Gmail và Outlook.com là hai dịch vụ web mail phổ biến nhất, và mỗi cái mang lại lợi ích riêng. Hầu hết mọi người dùng cả hai nhà cung cấp email hoặc làm tài khoản chính hoặc phụ.
Vì rõ ràng có nhiều thứ để thích về cả Gmail và Outlook, việc so sánh chúng dựa trên tính năng và hiệu suất riêng lẻ sẽ hữu ích.
Để trả lời nào tốt hơn: Outlook.com hay Gmail, chúng tôi đã xem xét các tiêu chí sau.
1. Dễ Sử Dụng
Mặc dù Gmail thỉnh thoảng có vấn đề tải trang trên trình duyệt không phải Chrome, một khi đã đăng nhập, mọi thứ suôn sẻ từ đó. Có nhiều danh mục và tab hộp thư giúp bạn tổ chức email đúng cách.
Gmail cho phép bạn hành động trên bất kỳ email nào trực tiếp từ biểu tượng tắt ở trên. Dù bạn muốn đặt nhãn, tắt tiếng/chặn liên hệ, hoặc xóa email hàng loạt, chỉ mất một hoặc hai nhấp. Thanh tìm kiếm mang lại kết quả ngày chính xác dựa trên từ khóa. Rất dễ truy tìm email cũ, đã nhận hoặc gửi.
Sử dụng Gmail "smart compose" bạn có thể tiết kiệm nhiều thời gian nhờ tính năng machine learning đưa ra gợi ý khi bạn gõ.
Outlook.com, mặt khác, có cảm giác hơi retro, điều đó hợp với tôi, vì tôi có tài khoản từ thời Hotmail. Hộp soạn thảo gọn gàng, đó là điểm cộng lớn, nhưng kiểu font và hiệu ứng chưa theo kịp thời gian.
Bạn có thể mã hóa email ngay từ cửa sổ này, nhưng ngoài ra, không có tính năng mới thú vị nào.
So với Gmail, giao diện Outlook lỗi thời nghiêm trọng. Bạn phải thủ công thay đổi kích thước cửa sổ, và mất lâu hơn để đánh dấu nhiều email để xóa.
Tôi có hàng nghìn email chưa đọc trong Outlook webmail. Với Gmail, dễ dàng hơn nhiều để loại bỏ email rác làm rối hộp thư.
Kết quả: Gmail dễ dùng hơn nhờ tính năng tiên tiến hơn và phản hồi nhanh.
2. Tích Hợp (Integrations)
Cả Gmail và Outlook đều có ứng dụng di động sẵn sàng đồng bộ với Android, iOS và Chrome OS. Mặc dù Outlook có ứng dụng email desktop riêng, nó không tích hợp tài khoản Hotmail cá nhân với Thunderbird.
Gmail, mặt khác, hỗ trợ Thunderbird đúng cách. Thực tế, dùng Gmail trên Thunderbird có thể dễ chịu hơn, vì email luôn truy cập được từ client desktop thích hợp.
Gmail cũng hỗ trợ các email client khác bao gồm Mailbird, Apple Mail và thậm chí Windows Mail. Hơn nữa, bạn cũng có thể dùng loa Alexa kiểm tra Gmail. Outlook.com cũng hỗ trợ nhiều client này, nhưng thiếu truy cập thuận tiện với Thunderbird là nhược điểm lớn.
Kết quả: Gmail thắng vòng này nhưng chỉ chút xíu.
3. Trải Nghiệm Desktop
Một trong những tính năng tốt nhất của Outlook.com là client desktop trên Windows 10. Nó dễ dùng hơn nhiều so với webmail hoặc phiên bản ứng dụng di động tương ứng. Nhiều người dùng client Outlook tại nơi làm việc nhiều năm.
Thêm vào đó, dùng tài khoản Office 365, bạn có thể kết nối email Outlook với toàn bộ bộ Microsoft suite.
Dù là chỉnh sửa file Word trực tiếp, kết nối người liên hệ Skype qua email, di chuyển email đến OneDrive, hoặc quản lý đăng ký Office 365, bạn nhận được dịch vụ cửa sổ đơn lẻ.
Gmail, mặt khác, không cung cấp trải nghiệm desktop tương đương.
Kết quả: Outlook.com có trải nghiệm desktop vượt trội.
4. Tính Năng Cơ Bản
Một trong những tính năng hữu ích nhất bắt buộc trong dịch vụ email tốt là lịch. Lịch Outlook tinh vi và dễ dùng hơn nhiều với client desktop. Bạn có thể đặt cuộc họp trực tiếp và có nhắc nhở dựa trên lịch trình tự động chọn.
Gmail có lịch đẹp, nhưng truy cập không thẳng thắn. Ngoài ra, nó không hỗ trợ khả năng lập lịch nâng cao của Outlook.
Outlook có tính năng chữ ký rất hữu ích cho phép dùng template màu sắc với watermark và dấu ấn số. Tạo chữ ký Gmail chuyên nghiệp thường cần ứng dụng ngoài như "Wisestamp" hoặc "Hubspot". Gmail đã bỏ qua nhiều tính năng cơ bản để chuyển thẳng sang giai đoạn nâng cao.
Kết quả: Outlook.com có bao quát tốt hơn các tính năng email cơ bản.
5. Khả Năng Truy Cập (Accessibility)
Trên trình duyệt desktop, Gmail đôi khi khó truy cập, điều đó có thể gây khó chịu. Ngay lúc viết bài, tôi gặp "temporary error" khi cố truy cập Gmail thường từ Mozilla Firefox.
Đối với nhiều người dùng Gmail, đây đang trở thành vấn đề thường xuyên. Mặc dù họ luôn truy cập Gmail từ ứng dụng điện thoại, nó đôi khi không phản hồi trong trình duyệt desktop, đặc biệt nếu bạn không dùng Chrome.
Gmail cũng từ chối dùng VPN và luôn phân loại nó là hoạt động đáng ngờ. Khi điều đó xảy ra, bạn chỉ có thể đăng nhập sau khi nhận tin nhắn đến điện thoại, dù bạn có thể đã xóa số điện thoại khỏi tài khoản Google.
Outlook hầu như không bao giờ từ chối truy cập tài khoản email của bạn. VPN hay không VPN, tài khoản Outlook email luôn truy cập được trên mọi thiết bị desktop mọi lúc.
Kết quả: Outlook luôn dễ truy cập hơn Gmail và không bao giờ khóa bạn ngoài tài khoản của chính mình.
6. Thiết Kế Và Giao Diện
Thiết kế cửa sổ email ảnh hưởng đến mong muốn soạn thảo email. Trình soạn thảo văn bản Gmail hơi thiếu chuyên nghiệp vì nó bật lên từ đâu đó trên màn hình, gây phân tâm. Ngoài ra, nó chỉ bao ba phần tư cửa sổ ở chế độ toàn màn hình. Nếu bạn phải gõ nhiều email, sự sắp xếp này có thể tốn nhiều công sức.
Outlook.com, mặt khác, có trình soạn thảo rich text đơn giản truy cập từ bảng bên, hoạt động tốt nhất cho soạn thảo email.
Kết quả: Outlook có thiết kế hữu ích hơn.
7. Bảo Mật Và Quyền Riêng Tư
Cả Gmail và Microsoft đều cung cấp tính năng bảo mật mạnh mẽ. Từ góc độ quyền riêng tư, chính sách chia sẻ dữ liệu của Microsoft hơi minh bạch và thuận lợi hơn.
Điều tôi thích về Microsoft là bạn có thể truy cập tất cả thống kê mới nhất về thông tin họ chia sẻ với 집행 pháp. Rất ít dữ liệu (5-6%) liên quan đến nội dung thực tế của email.
Gmail không cung cấp cái nhìn thống kê như vậy.
Kết quả: Nếu bạn trân trọng quyền riêng tư, bạn có thể an toàn hơn với Outlook hơn Gmail.
8. Quản Lý Danh Bạ
Mở, chỉnh sửa và xóa danh bạ Gmail khó khăn hơn. Nó nên truy cập trực tiếp từ hộp bánh răng trong Settings. Thay vào đó, bạn phải trước đi đến biểu tượng chín chấm.
Outlook, mặt khác, có biểu tượng "Contacts" chuyên dụng mở ra cửa sổ mới. Bạn dễ dàng xóa liên hệ, thêm số điện thoại, nhập thẻ visita và nhiều hơn.
Kết quả: Dễ dàng quản lý danh bạ trên Outlook hơn.
9. Tính Năng Nâng Cao (Premium Features)
Gmail giúp bạn truy cập các tính năng Google khác từ cửa sổ của nó bao gồm Google Maps, YouTube, Play Store, Google Drive, Translate, Photos và GSuite. Mặc dù không liên quan trực tiếp đến email, chúng cung cấp nhiều chức năng hơn.
Bạn có thể truy cập nhiều tài khoản Gmail ủy quyền từ cùng một đăng nhập, thêm nhãn và chủ đề mới và đồng bộ mọi thứ trên thiết bị di động. Outlook tập trung chỉ vào email.
Kết quả: Gmail có nhiều tính năng nâng cao cùng với email cơ bản.
10. Dung Lượng Tài Khoản
Mặc dù tài khoản Gmail miễn phí giới hạn 15 GB, bạn có thể tăng dung lượng gấp 3-4 lần bằng cách thêm tài khoản Google mới. So với đó, tài khoản Outlook đi kèm 1 TB nhờ hỗ trợ OneDrive.
Kết quả: Outlook cung cấp dung lượng tài khoản nhiều hơn.
11. Office 365 So Với GSuite
Đây là danh mục rất chủ quan. Một số người thoải mái hơn trong hệ sinh thái Microsoft Office, trong khi người khác thích ứng dụng GSuite.
Kết quả: Chúng tôi coi vòng này hòa.
Kết Luận Cuối Cùng
Mặc dù có thể có lý do cá nhân thích Gmail hơn Outlook hoặc ngược lại, so sánh điểm-per-điểm này sẽ giúp bạn xem lại lựa chọn với góc nhìn mới.
Gmail chắc chắn dễ dùng hơn, hỗ trợ tích hợp nhiều hơn và đi kèm tính năng premium bao phủ toàn bộ hệ thống Google. Tuy nhiên, nếu bạn thích cài đặt email truyền thống hỗ trợ trải nghiệm desktop tốt hơn trong khi giúp bạn dễ dàng quản lý danh bạ với tính năng ổn định, Outlook cung cấp một thỏa thuận vững chắc hơn.
Theo đó, dựa trên tất cả tiêu chí trên, Outlook.com là nhà cung cấp email tốt hơn Gmail.