Triệu người dùng Google Docs hàng ngày để viết tiểu thuyết, luận án, sơ yếu lý lịch, công thức nấu ăn và hàng ngàn dự án khác. Trong tất cả những thứ đó, tổ chức — trong văn bản và bên ngoài — giúp bạn có thêm thời gian tập trung vào sáng tạo thay vì tìm kiếm đoạn cần chỉnh sửa. Bài viết xem xét các công cụ giúp định dạng tài liệu tốt hơn trên Google Docs.
Dàn Ý (Outlines)
Cách tốt nhất bắt đầu dự án dài là dàn ý. Trên Google Docs, nghĩa là xác định cấu trúc với kiểu Tiêu đề (Heading), 3 cái đầu có sẵn trên Thanh công cụ, mặc định hiển thị "Đoạn văn". Truy cập các cấp sâu hơn qua "Định dạng -> Kiểu đoạn văn".
Dàn ý hiển thị bên trái trang. Để xem, chọn "Xem -> Hiện dàn ý tài liệu". Trong khung Dàn ý, các tiêu đề tự động thành liên kết, cho phép nhảy giữa các phần không cần cuộn vô tận. Di chuột qua tiêu đề, biểu tượng X bên phải không xóa phần mà chỉ gỡ khỏi dàn ý.
Mục Lục (Table of Contents)
Cấu trúc tài liệu dùng cho dàn ý cũng tạo Mục lục. Khác biệt: Mục lục dành cho người đọc. Có 2 tùy chọn. In ấn: chọn tùy chọn đầu tại "Chèn -> Mục lục". Tạo danh sách và thêm số trang.
Phân phối trực tuyến: chọn tùy chọn 2, thêm siêu liên kết chuẩn đến từng phần. Nếu thay đổi lớn nội dung, nhớ làm mới Mục lục bằng biểu tượng xuất hiện khi chọn khung. Văn bản trong Mục lục định dạng như văn bản thường.
Đánh Dấu (Bookmarks)
Đánh dấu tài liệu tạo điểm neo trong văn bản, dùng để điều hướng trong công việc phân tán qua nhiều file, thư mục, tài khoản. Nếu có quyền truy cập, nhấn liên kết Đánh dấu sẽ đưa bạn đến vị trí chính xác. Rất tốt cho tài liệu lớn hoặc cộng tác.
Thêm: đặt con trỏ vị trí muốn liên kết, chọn "Chèn -> Đánh dấu". Biểu tượng xanh nhỏ xuất hiện, nhấn vào có tùy chọn sao chép liên kết hoặc xóa đánh dấu. Đánh dấu tuyệt vời khi cần quay lại làm việc một phần. Tôi dùng để nối ghi chú Google Keep với phần cần hoàn thiện.
Ngắt Tài Liệu (Document Breaks)
Có 3 cách thêm ngắt. Đầu tiên: ngắt trang (page break), đẩy nội dung sau sang trang mới. Hữu ích cho cuối chương hoặc tránh dòng mồ côi/dòng góa. Dùng xong, kiểm tra lại dòng trên các trang phòng ngừa ngắt trang gây lạ.
Ngắt trang đối xử như nội dung trang; xóa bằng cách đặt con trỏ dưới nó và nhấn Backspace.
Ngắt phần (Section breaks) hữu ích hơn: có thể "liên tục" (nội dung chảy trên cùng trang) hoặc "trang tiếp theo" (luôn ngắt trang trước phần mới). Phần cũng có thể cài lề riêng, đặc biệt hữu ích cho dự án kỹ thuật.
Ngắt phần bền hơn ngắt trang. Xóa: trước làm hiển thị ("Xem -> Hiện ngắt phần"), đặt con trỏ cuối dòng trên ngắt, nhấn phím Delete hai lần. Lưu ý: cũng xóa ký tự đầu tiên của phần tiếp theo.
Liên Kết Dự Án (Project Links)
Nếu dự án quá phức tạp, tốt hơn tách thành nhiều tài liệu, lúc này "Chèn -> Liên kết" rất hữu ích. Bôi đen văn bản, chọn, bạn sẽ thấy tùy chọn liên kết đến các yếu tố đã thiết lập (tiêu đề hoặc đánh dấu) hoặc phần tử web liên quan đến từ bôi đen, tuyệt vời cho nghiên cứu.
Hộp thoại cũng gợi ý liên kết đến tài liệu Drive của bạn liên quan đến từ bôi đen. Nhấn "Tìm thêm" mở khung bên phải với gợi ý từ Web, Google Images hoặc thư mục Drive. Tất nhiên, cũng dán URL trực tiếp, như từ công cụ Đánh dấu.
Ngoài làm việc và định dạng tài liệu, bạn còn có thể trích dẫn bài viết, thêm chữ ký, so sánh hai tài liệu trên Google Docs.
Xem thêm mẹo và thủ thuật Google Docs khác.