Hàng triệu người sử dụng Google Tài liệu mỗi ngày để viết tiểu thuyết, luận văn, sơ yếu lý lịch, công thức nấu ăn và hàng nghìn dự án khác. Trong tất cả những điều này, tổ chức - trong các tài liệu và hơn thế nữa - có thể cho bạn nhiều thời gian hơn để tập trung vào hành động sáng tạo hơn là tìm kiếm phần đó chỉ cần thêm một lần chỉnh sửa để làm cho nó trở nên hoàn hảo. Bài viết này xem xét các công cụ để giúp bạn định dạng tốt hơn tài liệu của mình trong Google Documents.
Đề cương
Cách tốt nhất để bắt đầu một dự án dài hơn là với một bản phác thảo. Đối với Google Tài liệu, điều này có nghĩa là bắt đầu xác định cấu trúc của bạn với các kiểu Tiêu đề, ba kiểu đầu tiên có sẵn trên Thanh công cụ, nơi theo mặc định, nó nói Đoạn. Truy cập các lớp bổ sung bằng cách sử dụng “Định dạng -> Kiểu đoạn văn.”
Đường viền có sẵn ở bên trái trang của bạn. Để xem nó, hãy chọn “Xem -> Hiển thị đường viền tài liệu.” Trong ngăn Dàn bài, các tiêu đề của bạn tự động trở thành các liên kết, cho phép bạn di chuyển xung quanh tài liệu mà không cần cuộn liên tục. Khi bạn di chuột qua một tiêu đề, biểu tượng X ở bên phải sẽ không xóa phần đó nhưng sẽ xóa phần đó khỏi dàn bài của bạn.
Mục lục
Cấu trúc tài liệu tương tự được sử dụng cho dàn ý cũng có thể được sử dụng để tạo Mục lục. Sự khác biệt ở đây là ToC được tạo ra để người đọc sử dụng. Có hai tùy chọn có sẵn. Đối với phân phối in, hãy chọn tùy chọn đầu tiên tại “Chèn -> Mục lục.” Điều này tạo ra danh sách và thêm số trang.
Đối với phân phối trực tuyến, hãy chọn tùy chọn thứ hai, tùy chọn này sẽ thêm các siêu liên kết tiêu chuẩn vào từng phần. Nếu bạn thực hiện các thay đổi lớn đối với văn bản của mình, hãy nhớ quay lại và làm mới ToC bằng cách sử dụng biểu tượng xuất hiện khi bạn chọn khung. Văn bản trong Mục lục có thể được định dạng giống như bất kỳ văn bản nào khác.
Dấu trang
Dấu trang tài liệu tạo các điểm neo trong tài liệu và có thể được sử dụng để điều hướng xung quanh công việc có thể được phân phối trên các tệp, thư mục hoặc tài khoản khác nhau. Nếu bạn có quyền truy cập vào tài liệu, nhấp vào liên kết Dấu trang sẽ đưa bạn đến vị trí cụ thể đó. Điều này rất tốt cho việc tạo tài liệu quy mô lớn hoặc cộng tác.
Để thêm một, hãy đặt con trỏ vào nơi bạn muốn liên kết đến và chọn “Chèn -> Dấu trang”. Một biểu tượng nhỏ màu xanh lam sẽ xuất hiện bên cạnh và nhấp vào biểu tượng này sẽ cung cấp tùy chọn để sao chép liên kết hoặc xóa dấu trang. Dấu trang rất hữu ích khi bạn cần quay lại và làm việc trên một phần. Tôi sử dụng chúng để kết nối các ghi chú trong Google Keep với các phần cần thao tác nhiều hơn.
Ngắt tài liệu
Có ba cách bạn có thể thêm ngắt trong tài liệu. Đầu tiên trong số này là ngắt trang và chỉ cần đưa bất kỳ nội dung nào theo sau nội dung đó lên một trang mới. Nó có thể hữu ích cho một chương kết thúc hoặc để tránh những dòng góa bụa hoặc mồ côi trong văn bản của bạn. Khi sử dụng tính năng này, bạn nên quay lại và kiểm tra điểm rơi của các dòng trên các trang của mình trong trường hợp việc ngắt trang của bạn đã làm điều gì đó kỳ lạ.
Ngắt trang được coi như bất kỳ nội dung trang nào; chúng có thể bị xóa bằng cách đặt con trỏ bên dưới nó và nhấn phím xóa lùi.
Ngắt phần hữu ích hơn ở chỗ chúng có thể “liên tục”, nghĩa là nội dung sẽ chảy trên cùng một trang với phần ngắt hoặc “trang tiếp theo”, sẽ luôn đặt ngắt trang trước phần tiếp theo. Các phần cũng có thể có cài đặt ký quỹ riêng, điều này đặc biệt hữu ích trong các dự án kỹ thuật.
Ngắt phần liên tục hơn ngắt trang. Để loại bỏ một dấu ngắt, trước tiên hãy hiển thị chúng (“Xem -> Hiển thị ngắt phần”), sau đó đặt con trỏ của bạn vào cuối dòng phía trên dấu ngắt và nhấn vào Xóa phím hai lần. Lưu ý rằng thao tác này cũng sẽ xóa chữ cái đầu tiên của phần tiếp theo của bạn.
Liên kết dự án
Nếu dự án của bạn quá phức tạp, tốt hơn là bạn nên chia nó thành nhiều tài liệu, trong trường hợp đó, tùy chọn “Chèn -> Liên kết” sẽ rất hữu ích. Đánh dấu một đoạn văn bản và chọn phần này và bạn sẽ được cung cấp tùy chọn để liên kết với bất kỳ phần tử nào bạn đã thiết lập trước đó (tiêu đề hoặc dấu trang) hoặc một số phần tử Web liên quan đến văn bản được đánh dấu của bạn, điều này rất tuyệt vời để nghiên cứu.
Hộp thoại này cũng sẽ đưa ra một số đề xuất về các liên kết đến tài liệu của riêng bạn trên Drive liên quan đến từ được đánh dấu. Bạn cũng có thể nhấp vào “Tìm thêm”, ngăn này sẽ mở ra một ngăn ở bên phải với các đề xuất từ Web, Google Hình ảnh hoặc các thư mục Drive của riêng bạn. Tất nhiên, bạn cũng có thể chỉ cần dán vào một URL, chẳng hạn như một URL được tạo từ công cụ Dấu trang ở trên.
Ngoài việc làm việc và định dạng tài liệu của bạn trong Google Tài liệu, bạn cũng có thể trích dẫn các bài báo trong tài liệu của mình, thêm chữ ký và so sánh hai tài liệu trong Google Tài liệu.
Ngoài ra, hãy xem thêm các mẹo và thủ thuật trên Google Tài liệu.