Microsoft Excel là một chương trình bảng tính – chương trình bảng tính tuyệt vời nhất – có sẵn cho máy tính. Excel là lựa chọn hàng đầu khi nói đến các chương trình bảng tính – nghĩa là nó làm mọi thứ mà một chương trình bảng tính trung bình làm và làm tốt hơn. Các chương trình bảng tính được thiết kế để giúp việc lưu trữ bản ghi và tính toán dễ dàng hơn cho người dùng, nên rất phù hợp khi Excel có khả năng thực hiện các phép trừ, cũng như rất nhiều phép toán học khác, hoàn toàn tự động. Tuy nhiên, máy tính không có tư duy, nên trong khi Excel có thể thực hiện các phép trừ, bạn sẽ phải nói cho nó biết khi nào muốn thực hiện phép trừ. Bạn nói cho Excel biết thực hiện phép toán cụ thể nào bằng cách tạo ra cái được gọi trong tiếng Excel là công thức. Dưới đây là các biến thể khác nhau của công thức trừ trong thực tế:
Công thức Excel: Hướng dẫn cơ bản
Công thức là phương tiện bạn dùng trong Excel để chỉ đạo chương trình thực hiện các phép toán nhất định, thường là toán học, và nói cho chương trình biết nơi cần thực hiện phép toán đó. Chúng ta chỉ sẽ xử lý các công thức trừ trong hướng dẫn này, và đây là tất cả chi tiết kỹ thuật bạn cần biết để tạo và sử dụng các công thức trừ trong Excel để chương trình thực hiện các phép trừ cho bạn:
- Để tạo công thức trong Excel, bạn sử dụng dấu bằng (=). Dấu bằng báo cho chương trình biết rằng bất cứ thứ gì theo sau ký hiệu đó là một công thức.
- Trong công thức Excel, bạn có thể sử dụng cả dữ liệu thực tế (ví dụ: số) cũng như tham chiếu ô (tham chiếu chữ số đến ô hoặc các ô của bảng tính chứa dữ liệu bạn muốn thực hiện phép toán).
- Trong Excel, công thức cho một phép toán bạn muốn chương trình thực hiện được gõ vào ô bạn muốn kết quả của phép toán được hiển thị.
- Chúng ta chỉ sẽ xử lý các công thức cho phép trừ trong hướng dẫn này, và ký hiệu cho phép trừ trong Excel là dấu gạch ngang (–).
- Excel coi một công thức là hoàn chỉnh khi người dùng nhấn phím Enter, nên bất kỳ phép toán nào bạn tạo công thức cho sẽ được thực hiện khi bạn gõ công thức và nhấn Enter.
Tạo công thức cho phép trừ
Có nhiều thứ cần biết về công thức Excel, nhưng khi bạn đã nắm vững khái niệm cơ bản, bạn đã sẵn sàng tạo công thức riêng và đưa vào sử dụng thực tế. Nếu bạn muốn tạo công thức trừ trong Excel để chương trình thực hiện phép trừ cho bạn, đây là cách bạn có thể làm:
Lưu ý: Các bước liệt kê và mô tả dưới đây dựa trên trường hợp người dùng muốn Excel trừ 5, dữ liệu chứa trong ô B2 của bảng tính, từ 10, dữ liệu mà ô A2 chứa. Các bước sẽ giữ nguyên bất kể hoàn cảnh chính xác của bạn là gì – bạn chỉ cần thực hiện các sửa đổi nhỏ đối với các yếu tố như dữ liệu hoặc tham chiếu ô mà công thức được thiết kế để hoạt động.
- Trước hết, điều hướng đến ô bạn muốn kết quả của phép trừ mà Excel sẽ thực hiện được hiển thị, sau đó nhấp vào ô đó để chọn.
- Gõ dấu bằng (=) vào ô để bắt đầu công thức.
- Chèn dữ liệu Excel sẽ thực hiện phép trừ vào ô đã chọn, đảm bảo thêm dấu gạch ngang (–) giữa hai lượng bạn muốn Excel thực hiện phép toán. Bạn có thể làm theo nhiều cách khác nhau – bạn có thể đơn giản gõ dữ liệu bạn muốn thực hiện phép toán (10 – 5, trong trường hợp này), bạn có thể gõ tham chiếu chữ số hướng Excel đến các ô chứa dữ liệu phép toán sẽ thực hiện (A2 – B2, trong trường hợp này), hoặc bạn có thể nhấp chuột vào các ô liên quan lần lượt để tự động thêm tham chiếu đến chúng vào công thức (nhấp vào ô A2, gõ dấu gạch ngang (–) rồi nhấp vào ô B2, trong trường hợp này).
- Nhấn phím Enter trên bàn phím để báo cho Excel biết công thức đã hoàn chỉnh và nó cần thực hiện phép toán đã chỉ định.
Ngay khi bạn nhấn Enter trên bàn phím, Excel sẽ thực hiện phép trừ đã chỉ định và kết quả (số 5, trong trường hợp này) sẽ xuất hiện trong ô đã chọn. Trong khi ô đã chọn sẽ hiển thị kết quả của phép trừ, nhấp vào nó sẽ hiển thị công thức bạn đã tạo trong Formula Bar của Excel.
Ví dụ về các công thức trừ
Nếu bạn vẫn chưa chắc công thức trừ trong Excel trông như thế nào, đây là một số ví dụ về các công thức trừ có thể giúp bạn hiểu rõ hơn khái niệm và chức năng của nó:
=10 – 5
=A2 – B2
=A2 – B2 – C2
=A2/C2 – B2
=(A2 – B2)/C2
Tham chiếu ô trong công thức > Dữ liệu thô trong công thức
Như đã nói trước, bạn có thể sử dụng cả dữ liệu thô và tham chiếu đến các ô chứa dữ liệu thô bạn muốn thao tác khi tạo các công thức trừ (hoặc bất kỳ loại công thức nào khác) trong Excel. Tuy nhiên, cách làm được khuyến khích là sử dụng tham chiếu ô trong bất kỳ công thức nào bạn tạo. Việc gõ chính xác tham chiếu ô hoàn toàn ổn, nhưng sử dụng tính năng nhấp chuột để tạo và chèn tham chiếu ô vào công thức gần như loại bỏ hoàn toàn rủi ro do lỗi con người và gõ sai.
Việc gõ tham chiếu ô có một lợi thế khổng lồ – nếu tại bất kỳ thời điểm nào, dữ liệu thô các ô đã chọn chứa thay đổi даже là không đáng kể, thay đổi đó sẽ tự động phản ánh trong ô chứa công thức ngay khi thay đổi được thực hiện trên dữ liệu thô trong các ô đã chọn và phím Enter được nhấn, mà không cần người dùng phải động ngón tay nào. Không cần thay đổi công thức nếu dữ liệu thô cần thay đổi khi bạn đã dùng tham chiếu ô trong công thức, và nói thật, việc chỉ nhấp chuột vào các ô chứa dữ liệu cần thao tác rõ ràng nhanh hơn so với gõ dữ liệu thô hoặc thậm chí tham chiếu chữ số thủ công. Đó là trường hợp, trừ khi bạn hoàn toàn chắc chắn rằng dữ liệu thô được thao tác sẽ không thay đổi bất kể điều gì xảy ra, tham chiếu ô là lựa chọn tối ưu khi tạo công thức. Có thêm tùy chọn luôn hiện hữu là sử dụng kết hợp cả dữ liệu thô và tham chiếu ô trong các công thức bạn tạo.
Xây dựng các công thức nâng cao hơn
Như đã đề cập nhiều lần trước đó, trừ không phải là phép toán học duy nhất Excel có thể thực hiện, và việc tạo các công thức phức tạp hơn đáng kể so với các công thức dùng để thực hiện phép trừ khá dễ dàng. Tất cả những gì bạn phải làm là gõ đúng dữ liệu thô hoặc tham chiếu ô theo sau là đúng toán tử toán học cho phép toán bạn muốn Excel thực hiện trên dữ liệu. Excel có thứ tự ưu tiên hoạt động cụ thể mà nó tuân theo khi được trình bày các công thức cho các phép toán toán học phức tạp hơn. Thứ tự ưu tiên của Excel như sau: các phép toán nằm trong dấu ngoặc đơn – ( và ) – trước bất kỳ phép toán nào khác, tiếp theo là tính toán lũy thừa (4^5, ví dụ), sau đó thực hiện nhân và chia (được biểu diễn bởi * và / tương ứng), tùy thứ tự nào đến trước, tiếp theo là cộng và trừ (được biểu diễn bởi các toán tử toán học + và –), tùy thứ tự nào đến trước. Về cơ bản, Excel tuân theo thứ tự ưu tiên BODMAS được chấp nhận và triển khai phổ biến.