Nếu bạn không thể nhận hoặc gửi email do lỗi "Hộp thư của bạn đã đầy" hoặc "Đã vượt quá giới hạn kích thước hộp thư" trong Outlook 2019, 2016, 2013 hoặc 2010, hãy tiếp tục đọc phần bên dưới để khắc phục sự cố.
Microsoft Outlook được cho là ứng dụng quản lý email phổ biến nhất vì nó là một ứng dụng mail hiệu quả và đáng tin cậy có thể được sử dụng cho mục đích cá nhân và kinh doanh. Nhưng đôi khi sự cố xảy ra ảnh hưởng đến hoạt động của Outlook.
Một trong những sự cố phổ biến nhất là khi Outlook không nhận được email trong hộp thư đến vì hộp thư đã đầy hoặc đã vượt quá giới hạn kích thước hộp thư. Nếu bạn đang gặp sự cố này, trong hướng dẫn này, bạn sẽ tìm thấy một số phương pháp để giải quyết nó.
Lưu ý:Các hướng dẫn này có thể áp dụng cho Outlook 2019, 2016, 2013 và 2010 cho Windows &Outlook cho Mac 2019, 2016 và 2011. Mặc dù bạn có thể nhận thấy những thay đổi nhỏ.
Cách khắc phục:Vượt quá giới hạn kích thước hộp thư Outlook hoặc Hộp thư đầy.
- Phương pháp 1:Làm trống email Rác và thư mục Các mục đã xóa.
- Phương pháp 2:Lưu trữ các mục cũ hơn.
- Phương pháp 3:Xóa các tệp đính kèm lớn.
- Phương pháp 4:Sử dụng Tính năng Công cụ Dọn dẹp Outlook.
- Phương pháp 5:Nén tệp Outlook PST.
- Phương pháp 6. Tăng Giới hạn Kích thước Tệp Outlook.
- Phương pháp 7:Xóa bộ nhớ cache của Outlook.
Phương pháp 1:Làm trống thư đã xóa &thư rác.
Một cách để giảm kích thước của hộp thư Outlook là làm trống thư mục Email rác và thư mục Các mục đã xóa.
Ngoài ra, bạn có thể loại bỏ các thư đã xóa của mình bằng cách làm trống thư mục Các mục đã xóa tự động khi bạn thoát khỏi Outlook. Để làm như vậy, hãy làm theo các bước bên dưới:
1. Trong Outlook, đi tới Tệp và chọn Tùy chọn.
2. Trong tùy chọn Outlook, chọn Nâng cao và trong Khởi động và thoát Outlook tùy chọn, hãy chọn hộp Làm trống thư mục Các mục đã Xóa khi thoát khỏi Outlook . Nhấp vào Ok để đăng ký.
3. Đóng và chạy lại Triển vọng.
Phương pháp 2:Lưu trữ các mục cũ hơn.
Một phương pháp khác để giảm kích thước hộp thư Outlook là lưu trữ các mục cũ hơn của bạn. Hãy làm theo các bước bên dưới để làm như vậy.
1. Đối với Outlook 2016, 2019, hãy chọn Tệp , sau đó chọn Thông tin > Công cụ > Dọn dẹp Đồ cũ… *
* Lưu ý:Trong Outlook 2010, 2013, hãy chuyển đến Tệp > Thông tin > Công cụ dọn dẹp > Lưu trữ .
2. Tại cài đặt Lưu trữ:
một. Chọn Lưu trữ thư mục này và tất cả các thư mục con và chọn thư mục mà bạn muốn lưu trữ. Trong trường hợp này, chúng tôi chọn Hộp thư đến .
b. Trong Lưu trữ các mục cũ hơn tùy chọn, chọn một ngày.
c. Chọn hộp Bao gồm các mục có chọn "Không tự động lưu trữ" để lưu trữ các thư mục riêng lẻ.
d. Nhấp vào OK nút.
Phương pháp 3:Xóa các email lớn (có tệp đính kèm).
Bạn có thể dễ dàng thoát khỏi lỗi Hộp thư ĐẦY ĐỦ nếu bạn xóa các tệp email lớn và tệp đính kèm. Để thực hiện việc này, hãy làm theo các bước bên dưới.
1. Nhấp vào Tìm kiếm thư mục và sau đó chọn thư mục Tìm kiếm Mới.
2. Tại cửa sổ thư mục Tìm kiếm Mới:
một. Cuộn xuống và chọn Thư lớn trong Thư sắp xếp .
b. Sau đó, nhấp vào Chọn trong Tùy chỉnh Thư mục Tìm kiếm để đặt kích thước của thư.
c. Chỉ định kích thước trong thẻ Hiển thị thư lớn hơn (ví dụ:"3000" KB), sau đó nhấp vào OK để tiếp tục.
* Lưu ý:Trong ví dụ này, tôi chỉ định 3000KB tương đương với khoảng 3MB.
d. Nhấp vào OK một lần nữa.
3. Một thư mục mới có tên " Lớn hơn xxx KB" sẽ được tạo trong Thư mục Tìm kiếm . Thư mục này sẽ được tự động cập nhật với các thư lớn hơn kích thước bạn đã chỉ định.
4. Khám phá các thư trên thư mục này và định kỳ xóa tất cả các email không cần thiết hoặc di chuyển email lớn trong Thư mục lưu trữ.
Phương pháp 4:Sử dụng Tính năng Công cụ Dọn dẹp Outlook.
Một cách khác để loại bỏ thông báo "Hộp thư đã đầy" trong Outlook là giảm kích thước hộp thư bằng cách sử dụng các công cụ Dọn dẹp Hộp thư.
1. Nhấp vào Tệp và sau đó tại Thông tin , nhấp vào Công cụ -> Dọn dẹp hộp thư…
2. Tại tùy chọn dọn dẹp Hộp thư này, bạn có thể thực hiện một trong các tác vụ sau để giảm kích thước Hộp thư:
một. Chọn để Tìm các mục cũ hơn “x” ngày hoặc tìm các mục lớn hơn “x” kilobyte và sau đó để xóa chúng. *
Ví dụ:Bạn có thể chọn tìm các thư cũ hơn 90 ngày rồi xóa tất cả hoặc xóa các email không cần thiết.
* Mẹo nhanh:Chỉ định khoảng thời gian từ 2 - 4 tháng là lý tưởng. Ngoài ra, kích thước tệp cần chỉ định có thể là 2000 Kilobyte hoặc lớn hơn.
b. Nếu bạn đã chỉ định quy tắc lưu trữ tùy chỉnh trong cài đặt Tự động lưu trữ (Tệp -> Tùy chọn -> Nâng cao -> trong Tự động lưu trữ> Cài đặt Tự động Lưu trữ) , nhấp vào Tự động lưu trữ để chuyển các mục cũ sang tệp lưu trữ.
c. Để Rỗng thư mục Các mục đã Xóa.
Phương pháp 5:Nén tệp Outlook PST.
1. Khởi chạy Outlook và nhấp vào Tệp tab.
2. Bây giờ đi tới Cài đặt tài khoản và sau đó nhấp vào Cài đặt tài khoản…
3. Tại cửa sổ Cài đặt Tài khoản, nhấp vào Tệp dữ liệu tab.
4. Bây giờ nếu bạn có nhiều tệp dữ liệu Outlook (địa chỉ email), hãy chọn tệp bạn muốn nén và nhấp vào Cài đặt
5. Nhấp vào Thu gọn ngay bây giờ để giảm kích thước của tệp dữ liệu Outlook.
Phương pháp 6. Tăng Giới hạn Tệp Dữ liệu Outlook.
Theo mặc định, tệp Dữ liệu Cá nhân Outlook (.pst) và Tệp Dữ liệu Outlook Ngoại tuyến (.ost), có giới hạn định cấu hình trước là 50 GB trong các phiên bản Outlook 2019, 2016, 2013 &2010 và 20 GB trong Outlook 2007 phiên bản.
Điều này thực tế có nghĩa là nếu tệp dữ liệu Outlook cục bộ đạt đến giới hạn 50GB, Outlook sẽ không thể lưu thư mới và sẽ hiển thị thông báo "Hộp thư Outlook đã đầy". Trong trường hợp như vậy, bạn có thể giải quyết vấn đề bằng cách tăng giới hạn kích thước cho tệp dữ liệu Outlook cục bộ trong Sổ đăng ký, như được mô tả bên dưới:
1. Đóng Triển vọng.
2. Mở Trình chỉnh sửa sổ đăng ký. Để làm điều đó:
1. Nhấn đồng thời Windows
+ R các phím để mở hộp lệnh chạy.
2. Trong hộp lệnh chạy, nhập: regedit và nhấn Enter.
3. Trong Registry Editor, điều hướng đến vị trí sau, theo phiên bản Outlook của bạn:*
- Triển vọng 2019, 2016 :HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office \ 16.0 \ Outlook \ PST
- Outlook 2013: HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office \ 15.0 \ Outlook \ PST
- Outlook 2010: HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office \ 14.0 \ Outlook \ PST
- Outlook 2007: HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office \ 12.0 \ Outlook \ PST
* Lưu ý:Nếu " PST khóa "không tồn tại trong Outlook , bạn phải tạo nó theo cách thủ công. Để làm điều đó:
a. Nhấp chuột phải trên Outlook và từ trình đơn xuất hiện, hãy chọn: Mới > Chìa khóa.
b. Đặt tên cho khóa mới: PST và nhấn Enter.
4a. Chọn PST và nhấp chuột phải tại một khoảng trống ở ngăn bên phải.
4b. Nhấp vào Mới > Giá trị DWORD (32-bit)
4c. Đặt cho giá trị mới là tên:
- Kích thước MaxLargeFileSize
5. Lặp lại các bước 4a &4b và tạo giá trị DWORD thứ hai với tên:
- WarnLargeFileSize
6. Bây giờ, hãy nhấp đúp vào tại MaxLargeFileSize giá trị, chọn Số thập phân và trong dữ liệu giá trị, hãy nhập kích thước tệp mới tính bằng Megabyte (MB). Nhấp vào Ok khi hoàn tất. *
* Lưu ý:Để tính kích thước mới theo MB, hãy nhớ rằng 1GB =1024MB. *
Ví dụ:Nếu bạn muốn tăng giới hạn kích thước của tệp dữ liệu Outlook từ 50GB lên 70GB (70 x 1024), hãy nhập "71680" vào hộp Dữ liệu giá trị.
7. Sau đó, nhấp đúp vào tại WarnLargeFileSize giá trị, chọn Số thập phân và trong dữ liệu giá trị, hãy nhập kích thước tệp cảnh báo mới bằng Megabyte (MB), xem xét rằng kích thước tệp cảnh báo phải bằng 95% của MaxLargeFileSize giá trị bạn đã chỉ định ở trên.
Ví dụ:Nếu giá trị của MaxLargeFileSize là 71680, thì giá trị WarnLargeFileSize phải là:71680 x 95% ="68096"
8. Đóng Registry Editor.
9. Mở Outlook và nhấn Gửi / Nhận. Vấn đề sẽ không còn nữa.
Phương pháp 7. Xóa bộ nhớ cache trong Outlook
Outlook lưu các bản sao cục bộ của email của bạn trên máy tính cục bộ của bạn để cải thiện hiệu suất và đôi khi những tệp này có thể là lý do khiến Outlook không thể nhận email. Để xóa bộ nhớ cache của Outlook:
* Lưu ý:Xóa bộ đệm ẩn Outlook không ảnh hưởng đến dữ liệu Outlook (ví dụ:email, danh bạ, v.v.) và Outlook sẽ tự động tạo lại các tệp bộ đệm khi bạn mở nó.
Để xóa bộ nhớ cache trong Outlook:
1. Đóng Triển vọng.
2. Đồng thời nhấn nút Windows + R các phím để mở hộp lệnh chạy.
3. Nhập nội dung sau và nhấn OK.
- % localappdata% \ Microsoft \ Outlook
4. Mở RoamCache thư mục.
5. Chọn tất cả các tệp trong thư mục này bằng cách nhấn Ctrl + Đ và sau đó nhấn Xóa trên bàn phím của bạn. *
* Lưu ý:Đồng thời đảm bảo xóa các tệp này khỏi Thùng rác cũng như để tiết kiệm không gian.
6. Mở Outlook.
Đó là nó! Phương pháp nào phù hợp với bạn?
Hãy cho tôi biết nếu hướng dẫn này có giúp ích cho bạn hay không bằng cách để lại nhận xét về trải nghiệm của bạn. Hãy thích và chia sẻ hướng dẫn này để giúp đỡ những người khác.