Khắc phục lỗi hộp thư Outlook đầy và khôi phục chức năng email – Hướng dẫn sửa nhanh

Nếu bạn không thể nhận hoặc gửi email do lỗi "Hộp thư của bạn đã đầy", hoặc "Vượt quá giới hạn kích thước hộp thư" trong Outlook 2019, 2016, 2013 hoặc 2010, hãy tiếp tục đọc dưới đây để khắc phục vấn đề.

Microsoft Outlook là ứng dụng quản lý email phổ biến nhất vì nó là ứng dụng mail đáng tin cậy và hiệu quả cho cả mục đích cá nhân và kinh doanh. Nhưng có lúc các vấn đề xảy ra ảnh hưởng đến hoạt động của Outlook.

Một trong những vấn đề phổ biến nhất là khi Outlook không nhận email trong hộp thư đến vì hộp thư đầy hoặc đã vượt quá giới hạn kích thước hộp thư. Nếu bạn gặp vấn đề này, trong hướng dẫn này bạn sẽ tìm thấy một số phương pháp để giải quyết.

Lưu ý: Các hướng dẫn này áp dụng cho Outlook 2019, 2016, 2013, 2010 cho Windows & Outlook cho Mac 2019, 2016, 2011. Mặc dù bạn có thể nhận thấy một số thay đổi nhỏ.

Cách KHẮC PHỤC: Vượt quá giới hạn kích thước hộp thư Outlook hoặc Hộp thư đầy

• Phương pháp 1: Làm rỗng thư mục Email rác và Mục đã xóa.
• Phương pháp 2: Lưu trữ các mục cũ (Archive).
• Phương pháp 3: Xóa email lớn (có tệp đính kèm).
• Phương pháp 4: Sử dụng tính năng Dọn dẹp Outlook.
• Phương pháp 5: Nén tệp PST của Outlook.
• Phương pháp 6. Tăng giới hạn kích thước tệp Outlook.
• Phương pháp 7: Xóa bộ nhớ đệm Outlook.

Phương pháp 1: Làm rỗng thư mục Đã xóa & Email rác

Một cách để giảm kích thước hộp thư Outlook là làm rỗng thư mục Email rác và Mục đã xóa.

Ngoài ra, bạn có thể tự động loại bỏ tin nhắn đã xóa bằng cách làm rỗng thư mục Mục đã xóa khi thoát Outlook. Cách thực hiện:

1. Trong Outlook, vào tab File và chọn Tùy chọn.
2. Trong Tùy chọn Outlook chọn Nâng cao và dưới tùy chọn Khởi động và thoát Outlook, chọn ô Làm rỗng thư mục Mục đã xóa khi thoát Outlook. Nhấp nút OK để áp dụng.

3. Đóng và khởi động lại Outlook.

Phương pháp 2: Lưu trữ các mục cũ (Archive)

Phương pháp khác để giảm kích thước hộp thư Outlook là lưu trữ các mục cũ. Làm theo các bước dưới đây:

1. Đối với Outlook 2016, 2019, chọn tab File, sau đó chọn Thông tin > Công cụ > Dọn dẹp mục cũ…*

* Lưu ý: Trong Outlook 2010, 2013, vào File > Thông tin > Công cụ dọn dẹp > Lưu trữ.

2. Tại cài đặt Archive:

a. Chọn tùy chọn Lưu trữ thư mục này và tất cả thư mục con và chọn thư mục bạn muốn lưu trữ. Trong trường hợp này, chọn Hộp thư đến.

b. Dưới tùy chọn Lưu trữ mục cũ hơn, chọn một ngày.

c. Chọn ô Bao gồm mục có "Không tự động lưu trữ" được chọn để lưu trữ các thư mục riêng lẻ.

d. Nhấp nút OK.

Phương pháp 3: Xóa email lớn (có tệp đính kèm)

Bạn có thể dễ dàng khắc phục lỗi "Hộp thư ĐẦY" nếu xóa các email lớn và tệp đính kèm. Cách thực hiện:

1. Nhấp Thư mục tìm kiếm rồi chọn Thư mục tìm kiếm mới.

2. Trong cửa sổ Thư mục tìm kiếm mới:

a. Cuộn xuống và chọn Thư lớn dưới Tổ chức thư.

b. Sau đó, nhấp Chọn dưới Tùy chỉnh thư mục tìm kiếm để đặt kích thước thư.

3. Chỉ định kích thước trong ô Hiển thị thư lớn hơn (ví dụ: "3000" KB), sau đó nhấp OK để tiếp tục.
   * Lưu ý: Trong ví dụ này chỉ định 3000KB tương đương khoảng 3MB.

4. Nhấp OK một lần nữa.

3. Một thư mục mới tên "Lớn hơn xxx KB" sẽ được tạo dưới Thư mục tìm kiếm. Thư mục này sẽ tự động cập nhật với các tin nhắn lớn hơn kích thước bạn đã chỉ định.
4. Khám phá các tin nhắn trong thư mục này và định kỳ xóa tất cả email không cần thiết, hoặc di chuyển email lớn vào thư mục Lưu trữ.

Phương pháp 4: Sử dụng tính năng Dọn dẹp hộp thư Outlook

Cách khác để loại bỏ thông báo "Hộp thư đầy" trong Outlook, là giảm kích thước hộp thư bằng công cụ Dọn dẹp hộp thư.

1. Nhấp File rồi tại tab Thông tin, nhấp Công cụ -> Dọn dẹp hộp thư…

2. Tại tùy chọn Dọn dẹp hộp thư, bạn có thể thực hiện một trong các hành động sau để giảm kích thước hộp thư:

a. Chọn Tìm mục cũ hơn “x” ngày hoặc tìm mục lớn hơn “x” kilobyte và xóa chúng. *

Ví dụ: Bạn có thể chọn tìm tin nhắn cũ hơn 90 ngày rồi xóa tất cả hoặc xóa email không cần thiết.

* Mẹo nhanh: Chỉ định khoảng 2 – 4 tháng là lý tưởng. Kích thước tệp có thể chỉ định 2000 Kilobyte hoặc lớn hơn.

b. Nếu bạn đã chỉ định quy tắc lưu trữ tùy chỉnh trong cài đặt AutoArchive (File -> Tùy chọn -> Nâng cao -> dưới AutoArchive -> Cài đặt AutoArchive), nhấp nút AutoArchive để di chuyển mục cũ sang tệp lưu trữ.

c. Để Làm rỗng vĩnh viễn thư mục Mục đã xóa.

Phương pháp 5: Nén tệp PST của Outlook

1. Khởi chạy Outlook và nhấp tab File.
2. Vào Cài đặt tài khoản rồi nhấp Cài đặt tài khoản…

3. Trong cửa sổ Cài đặt tài khoản, nhấp tab Tệp dữ liệu.
4. Nếu bạn có nhiều tệp dữ liệu Outlook (địa chỉ email), chọn cái bạn muốn nén và nhấp Cài đặt

5. Nhấp nút Nén ngay để giảm kích thước tệp dữ liệu Outlook.

Phương pháp 6. Tăng giới hạn kích thước tệp dữ liệu Outlook

Mặc định, tệp Dữ liệu cá nhân Outlook (.pst) và Tệp dữ liệu Outlook ngoại tuyến (.ost), có giới hạn được cấu hình sẵn 50GB trong Outlook 2019, 2016, 2013 & 2010 và 20GB trong Outlook 2007.

Thực tế điều này có nghĩa là nếu tệp dữ liệu Outlook cục bộ đạt đến giới hạn 50GB, Outlook sẽ không thể lưu tin nhắn mới và sẽ hiển thị thông báo "Hộp thư Outlook Đầy". Trong trường hợp này, bạn có thể giải quyết bằng cách tăng giới限 kích thước cho tệp dữ liệu Outlook cục bộ trong Registry, như mô tả dưới đây:

1. Đóng Outlook.
2. Mở Registry Editor:
   • Nhấn đồng thời phím Windows + R để mở hộp lệnh Run.
   • Trong hộp lệnh Run, gõ: regedit và nhấn Enter.

3. Trong Registry Editor điều hướng đến vị trí sau, tùy phiên bản Outlook:*

• Outlook 2019, 2016: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\PST
• Outlook 2013: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\PST
• Outlook 2010: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook\PST
• Outlook 2007: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Outlook\PST

* Lưu ý: Nếu khóa "PST" không tồn tại dưới khóa Outlook, bạn phải tạo nó thủ công:

a. Chuột phải vào khóa Outlook và từ menu xuất hiện, chọn: Mới > Khóa.
b. Đặt tên khóa mới: PST và nhấn Enter.

4. Chọn khóa PST và chuột phải vào khoảng trống ở panel bên phải.
5. Nhấp Mới > DWORD (32-bit) Value

5. Đặt tên giá trị mới: MaxLargeFileSize
6. Lặp lại bước 4, tạo giá trị DWORD thứ hai tên: WarnLargeFileSize

6. Double-click vào MaxLargeFileSize, chọn Thập phân và nhập kích thước tệp mới tính bằng Megabyte (MB). Nhấp OK khi xong. *

* Lưu ý: Để tính kích thước mới bằng MB, nhớ 1GB = 1024MB.

Ví dụ: Muốn tăng giới hạn từ 50GB lên 70GB (70 x 1024), gõ "71680" vào hộp Dữ liệu giá trị.

7. Double-click vào WarnLargeFileSize, chọn Thập phân và nhập kích thước cảnh báo mới tính bằng MB, cân nhắc kích thước cảnh báo phải là 95% của giá trị MaxLargeFileSize bạn chỉ định ở trên.

Ví dụ: Nếu MaxLargeFileSize = 71680, thì WarnLargeFileSize = 71680 x 95% = "68096"

8. Đóng Registry Editor.
9. Mở Outlook và nhấn Gửi/Nhận. Vấn đề nên đã giải quyết.

Phương pháp 7. Xóa bộ nhớ đệm Outlook

Outlook lưu bản sao cục bộ email trên máy tính để cải thiện hiệu suất, và đôi khi các tệp này có thể là lý do Outlook không nhận được email. Để xóa bộ nhớ đệm Outlook:

* Lưu ý: Xóa bộ nhớ đệm Outlook không ảnh hưởng đến dữ liệu Outlook (email, liên hệ, v.v.) và Outlook sẽ tự động tạo lại tệp cache khi bạn mở nó.

Để xóa bộ nhớ đệm Outlook:

1. Đóng Outlook.
2. Nhấn đồng thời Windows + R để mở hộp lệnh Run.
3. Gõ sau và nhấn OK:

• %localappdata%\Microsoft\Outlook

4. Mở thư mục RoamCache.

5. Chọn tất cả tệp trong thư mục này bằng Ctrl + A rồi nhấn phím Delete.
   * Lưu ý: Cũng hãy xóa các tệp này khỏi Thùng rác để tiết kiệm dung lượng.

6. Mở Outlook.

Đó là tất cả! Phương pháp nào đã hiệu quả với bạn?
Hãy cho chúng tôi biết nếu hướng dẫn này hữu ích bằng cách để lại bình luận về trải nghiệm của bạn. Vui lòng like và chia sẻ để giúp đỡ người khác.