Vẻ đẹp của định dạng PDF là bạn có thể mở nó trên mọi nền tảng, có thể là máy tính để bàn hoặc thiết bị di động. Dễ dàng tạo, gửi, chia sẻ, đọc và chỉnh sửa tài liệu PDF và hoạt động ở mọi nơi. Thật không may, một số tệp PDF quá lớn. Điều này đặt ra các vấn đề mà chúng tôi sẽ thảo luận bên dưới, cùng với giải pháp:nén tài liệu PDF trên Windows, macOS, Linux, Android và iOS.
Nhược điểm của Tài liệu PDF Lớn
Có một số vấn đề xảy ra khi bạn nén tài liệu PDF. Một số phổ biến nhất là:
- Không thể đính kèm tệp PDF lớn vào email vì hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ email, như Gmail, đều có giới hạn tệp đính kèm là 25 MB.
- Không thể đính kèm các tệp PDF lớn vào các ứng dụng nhắn tin như WhatsApp vì nó có giới hạn 16 MB.
- Mất nhiều thời gian hơn để tải lên và tải xuống, đặc biệt là ở băng thông chậm hơn và trong một số tình huống nhất định, chẳng hạn như đi du lịch ở các vùng sâu vùng xa.
- Tốn nhiều băng thông hơn, đây có thể là vấn đề trên các kết nối được đo lường như điện thoại thông minh hoặc gói dữ liệu của nhà cung cấp dịch vụ.
Trình nén PDF miễn phí (Windows)
Ứng dụng đầu tiên trong danh sách là Trình nén PDF miễn phí dành cho Windows.
- Sau khi cài đặt ứng dụng, nhấp vào nút “Duyệt qua” để chọn tệp PDF, sau đó chọn “Lưu dưới dạng” để chọn vị trí lưu đầu ra. Theo mặc định, nó sẽ chọn cùng một thư mục chứa tệp gốc.
Tôi đã chọn tùy chọn ebook để giữ chất lượng hình ảnh ở độ phân giải trung bình. Sách điện tử tôi đã chọn có kích thước 9,21MB. Bạn có thể thử với các cài đặt để xem liệu kết quả cuối cùng có phù hợp với nhu cầu của bạn hay không.
- Nhấp vào nút “Nén” để bắt đầu quá trình. Sẽ không mất quá nhiều thời gian để hoàn thành. Tệp đầu ra chỉ có 471KB, khá ấn tượng và chỉ mất ba giây. Văn bản sắc nét và hình ảnh sắc nét.
PDF Compressor (Windows)
PDF Compressor là một công cụ tiện ích khác của Windows để nén các tệp PDF.
- Mở ứng dụng và nhận thấy rằng giao diện người dùng hơi bận. Chúng tôi sẽ chuyển đổi tệp PDF sang thang độ xám (đen và trắng) để giảm thêm kích thước tệp PDF.
- Nhấp vào biểu tượng Thư mục để chọn tệp PDF. Chọn tùy chọn “Tài liệu đen trắng - bán sắc”.
- Chọn chất lượng của tệp đầu ra. Bên dưới, về phía dưới cùng, bạn cũng có thể đặt độ phân giải hình ảnh để kiểm soát hơn nữa kích thước đầu ra.
- Nhấp vào nút “Nén” để bắt đầu. Trong ví dụ của chúng tôi, tệp 9,21MB được thu nhỏ thành 181KB.
Cách Nén Tài liệu PDF trên macOS
Xem trước cung cấp tùy chọn gốc để giảm kích thước tệp khi xuất tệp dưới dạng PDF; tuy nhiên, kết quả thường kém khả quan. Có nhiều lựa chọn tốt hơn như chúng ta thảo luận bên dưới.
Một trong số đó là Bộ lọc thạch anh. Nó thêm các bộ lọc bổ sung vào các bộ lọc mặc định mà Apple cung cấp trong Bản xem trước để giảm kích thước tệp PDF. Quartz cũng phù hợp hơn với chất lượng và kích thước của các tệp được nén.
Ngoài ra còn có một số ứng dụng của bên thứ ba có sẵn trong App Store.
PDF nhẹ (macOS)
- Cài đặt và mở tệp PDF nhẹ và kéo và thả tệp PDF bạn muốn nén trong macOS.
- Quá trình nén sẽ bắt đầu ngay lập tức. Không có nút nào để nhấn hoặc các tùy chọn để chọn. Lưu ý rằng tệp nén mới sẽ ghi đè lên tệp hiện có, vì vậy bạn có thể muốn tạo một bản sao trước.
- Khi quá trình hoàn tất, ứng dụng sẽ hiển thị kết quả.
Thu nhỏ PDF (macOS)
PDF Shrink hoạt động giống như Lightweight PDF nhưng có một điểm khác biệt đáng chú ý:khi bạn thả tệp PDF, nó cho phép bạn chọn chất lượng và độ phân giải của đầu ra. Bạn có thể thử với các giá trị này để tìm sự cân bằng trong đó các tệp được nén với mức giảm chất lượng tối thiểu.
Không giống như Lightweight PDF, nó sẽ yêu cầu bạn chọn vị trí tải xuống thay vì ghi đè lên tệp hiện có.
Ghostscript (Linux)
- Mở công cụ Dòng lệnh, còn được gọi là Thiết bị đầu cuối. Nếu bạn không biết cách làm điều đó, hãy nhấp vào biểu tượng Ubuntu để mở Dash và nhập Terminal để tìm kiếm và mở nó.
- Sử dụng lệnh bên dưới để cài đặt Ghostscript.
sudo apt install ghostscript
- Lệnh dưới đây sẽ giảm kích thước của tệp PDF. Lưu ý rằng bạn sẽ cần thay đổi tên của tệp PDF trong lệnh cho phù hợp. Trong trường hợp của tôi, tệp đã được lưu trong thư mục Tải xuống. Đảm bảo rằng đường dẫn cũng chính xác, vì nó sẽ không thể phát hiện tệp PDF để nén nó.
gs -sDEVICE=pdfwrite -dCompatibilityLevel=1.4 -dPDFSETTINGS=/screen -dNOPAUSE -dQUIET -dBATCH -sOutputFile=compressed_PDF_file.pdf input_PDF_file.pdf
Trong ví dụ trên, tệp đầu vào là 4MB.
Và tệp đầu ra chỉ là 235KB.
Densify (Linux)
Densify là mã nguồn mở và được lưu trữ trên GitHub
- Mở ứng dụng và được chào đón bằng GUI đơn giản. Chọn tệp PDF bạn muốn nén và chọn Loại. Nếu không chắc chắn, hãy chọn “Màn hình” hoặc thử với các tùy chọn khác nhau cho đến khi bạn nhận được kết quả ưng ý.
- Nhấp vào nút “Nén ngay”.
- Bạn sẽ nhận được thông báo khi tệp PDF được nén.
Biểu đồ nhanh này giải thích các kiểu nén khác nhau mà Densify phải cung cấp và ý nghĩa của chúng để bạn tham khảo.
Nén tệp PDF (Android)
- Sau khi cài đặt Nén tệp PDF, hãy nhấn vào “Mở PDF” để chọn tệp, sau đó nhấp vào “Nén” để bắt đầu. Bạn có thể chọn mức độ nén, nhưng tôi thấy rằng các cài đặt được đề xuất đã đủ tốt.
- Bạn sẽ thấy một cửa sổ bật lên chia sẻ dung lượng bạn đã tiết kiệm được và hỏi bạn muốn lưu tệp PDF nén trên Android như thế nào.
PDF Compressor (iOS)
PDF Compressor hoạt động giống như phiên bản Android của nó.
- Nhấn vào nút “Chọn PDF” để chọn tài liệu PDF. Chọn một trong các cài đặt nén, sau đó nhấn vào “Nén PDF.”
- Bạn sẽ thấy một cửa sổ bật lên có thông tin chi tiết về quá trình nén. Bạn có thể tìm thấy tệp nén trong tab “Đã nén”.
Hạn chế của việc nén tài liệu PDF
Chúng tôi đã biết lý do tại sao cần nén tài liệu PDF và cách chúng tôi có thể nén các tệp PDF trên các hệ điều hành máy tính để bàn và điện thoại di động khác nhau. Nhưng những hạn chế của việc nén các tệp PDF là gì? Chúng bao gồm:
- Không phải tất cả các công cụ đều miễn phí. Một số được trả tiền và những người khác áp dụng mô hình freemium.
- Nén tệp PDF quá nhiều có thể làm giảm chất lượng của hình ảnh được đưa vào, làm hỏng trải nghiệm của người đọc.
- Nén quá nhiều cũng có thể làm vỡ văn bản và các phần tử khác, khiến tệp PDF không thể đọc được.
Câu hỏi Thường gặp
1. Điều gì xảy ra khi tôi nén tệp PDF?
Hình ảnh và các tài liệu đồ họa khác trong tệp PDF được thu nhỏ. Điều đó có nghĩa là chúng được tạo lại ở độ phân giải thấp hơn và chứa ít pixel hơn, do đó, chiếm ít dung lượng hơn.
2. Tôi có nên nén tệp PDF ngoại tuyến không?
Có rủi ro về quyền riêng tư và bảo mật khi bạn tải tệp trực tuyến lên máy chủ của nhà phát triển bên thứ ba. Nếu bạn cho rằng bản chất của tài liệu là nhạy cảm, tốt nhất bạn nên nén nó ngoại tuyến.
3. Mất bao lâu để nén tệp PDF?
Điều đó phụ thuộc vào kích thước của tệp PDF. Tuy nhiên, trong quá trình thử nghiệm ở đây, một tệp tin 20MB chỉ mất chưa đầy 5 giây để nén.
Kết thúc
Nếu tính năng nén không hiệu quả với bạn - chẳng hạn như chất lượng không đạt chuẩn - bạn có thể chia tệp PDF thành nhiều phần nhỏ hơn hoặc chia nhỏ. Hạn chế của phương pháp này là sẽ có nhiều tệp PDF và người dùng sẽ phải mở từng tệp riêng biệt.
Một tùy chọn khác là chuyển đổi PDF sang thang độ xám. Điều này rất hữu ích khi tệp PDF có quá nhiều hình ảnh. Chuyển đổi tệp PDF sang thang độ xám sẽ chuyển hình ảnh thành màu đen và trắng, cùng với phông chữ và tất cả các yếu tố màu khác, giảm kích thước tệp PDF mà không làm giảm chất lượng.
Xem danh sách các tùy chọn này để tìm hiểu cách chỉnh sửa tệp PDF trên máy tính để bàn và bằng các công cụ trực tuyến. Đồng thời tìm hiểu cách kết hợp các tệp PDF trên Windows và Linux.