Khi John Warnock, người đồng sáng lập Adobe, phát triển Định dạng tài liệu di động (PDF), ông muốn giúp mọi người phân phối tài liệu dễ dàng hơn mà không cần in ấn. Bất ngờ, nó không thân thiện với người dùng. Không chỉ tệp dung lượng lớn, định dạng không hỗ trợ siêu liên kết ngoài và chỉ xem được với trình xem PDF đặc biệt. Theo thời gian, cải tiến chức năng được đưa vào các phiên bản PDF khác nhau giúp dễ làm việc hơn.
Tuy nhiên, vẫn không dễ dàng thay đổi hoặc chỉnh sửa tài liệu PDF như hầu hết tài liệu văn bản khác, vì chúng không thực sự được thiết kế để chỉnh sửa. Hầu hết PDF bắt đầu từ tệp nguồn định dạng gốc khác như Word, và chuyển sang PDF để phân phối. Nếu bạn không phải tác giả gốc, sẽ khó chỉnh sửa hơn vì tệp nguồn không có sẵn, hoặc bạn không có ứng dụng phù hợp để chỉnh sửa.
Tin tốt là có vài cách chỉnh sửa tài liệu PDF. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn bốn công cụ tuyệt vời giúp điều đó trở nên khả thi.
Sử dụng Adobe Acrobat
Adobe Acrobat là công cụ rõ ràng nhất để chỉnh sửa PDF. Giống như hầu hết sản phẩm Adobe, bạn dễ dàng mua online bản Standard hoặc Pro của trình chỉnh sửa. Nếu không muốn trả tiền, bạn có thể đăng ký dùng thử miễn phí 7 ngày và truy cập tính năng mạnh mẽ của Acrobat DC.
Để bắt đầu chỉnh sửa PDF, mở tệp trong Adobe Acrobat.
Đi tới File > Open.
Chọn công cụ Edit PDF ở khung bên phải.
Nhấp vào văn bản hoặc hình ảnh bạn muốn chỉnh sửa. Acrobat sẽ hiển thị tất cả công cụ chỉnh sửa cần thiết để định dạng văn bản.
Lưu ý: Nếu có font chữ cụ thể bạn muốn dùng, và nó không cài đặt cũng không nhúng trong hệ thống, bạn không thể chỉnh sửa bất kỳ văn bản nào trong tài liệu PDF. Với font nhúng, bạn chỉ có thể thay đổi cỡ chữ và màu. Lưu tệp khi xong thay đổi.
Bạn có thể dùng Adobe Acrobat chỉnh sửa PDF trên Windows và Mac. Thêm vào đó, nếu có đăng ký Acrobat Pro DC, bạn có thể chỉnh sửa PDF trên Android và iOS từ bất kỳ đâu, trên bất kỳ thiết bị nào dùng ứng dụng Acrobat Reader mobile.
Sử dụng Microsoft Word
Nếu bạn đã sở hữu các phiên bản Microsoft Word gần đây (2013 trở lên), đó là cách dễ và nhanh nhất để chỉnh sửa tài liệu dựa trên PDF hiện có. Hai định dạng khác bản chất, nghĩa là một số thông tin như bảng với khoảng cách ô, hiệu ứng font, tính năng điền biểu mẫu và hơn nữa có thể mất khi chuyển đổi.
Đầu tiên, mở chương trình Microsoft Word và nhấp File.
Nhấp Open để chọn tệp PDF bạn muốn chỉnh sửa từ cửa sổ tài liệu.
Bạn sẽ nhận thông báo Word sẽ chuyển PDF thành tài liệu có thể chỉnh sửa, và nội dung thành định dạng Word hiển thị được. Nó không thay đổi PDF gốc.
Nhấp OK. Làm thay đổi bạn muốn trên tài liệu, và nhấp File > Save để lưu lại dưới định dạng PDF.
Sử dụng Google Docs
Đây là phương án thay thế nhanh và dễ dùng để chỉnh sửa tệp PDF. Các bước chỉnh sửa PDF trong Google Docs:
Đăng nhập Google Drive với tài khoản Google. Nhấp New (Mới) bên trên bên trái.
Chọn File Upload (Tải tệp lên).
Trong cửa sổ tài liệu, tìm tệp PDF muốn chỉnh sửa và nhấp Open. Sau khi tải xong, nhấp Recent (Gần đây) bên trái để tìm PDF vừa tải.
Chuột phải vào tên tệp PDF và chọn Open With > Google Docs.
Một tệp Docs có thể chỉnh sửa sẽ được tạo.
Nhấp đúp vào nó để làm thay đổi cần thiết và tải xuống dưới dạng PDF. Bạn cũng có thể email hoặc chia sẻ với người khác bằng liên kết chia sẻ.
Sử dụng trình chỉnh sửa PDF
Tìm trình chỉnh sửa PDF cho phép chỉnh sửa, thêm/sửa văn bản và hình ảnh, ký tên, điền biểu mẫu và hơn nữa không dễ. Tuy nhiên, có một số trình chỉnh sửa PDF trực tuyến bạn dùng qua trình duyệt web để chỉnh sửa tệp PDF rồi lưu lại máy hoặc đám mây, hoặc chia sẻ.
Không phải trình chỉnh sửa PDF nào cũng cung cấp cùng tính năng; một số hạn chế những gì bạn có thể và không thể làm, nhưng bạn có thể dùng nhiều công cụ để xử lý cùng một tài liệu PDF. Chúng cũng không đầy đủ tính năng như trình chỉnh sửa desktop như Acrobat nên chuyển đổi không hoàn hảo, nghĩa là bạn bị lại định dạng lạ và dịch sai.
Một trong nhiều trình chỉnh sửa PDF trực tuyến là Sejda PDF editor. Điểm cộng là nó chạy hoàn toàn trên trình duyệt web, hoặc bạn có thể lấy bản desktop.
Chỉ cần vào trang web Sejda PDF, nhấp PDF Editor dưới cột Edit & Sign.
Ở đó, tải tệp PDF bạn muốn chỉnh sửa. Nhấp nút xanh Upload PDF file để tải từ máy tính.
Bạn cũng có thể chọn vị trí bằng menu thả xuống và tải từ Google Drive, Dropbox, OneDrive hoặc Địa chỉ Web (URL).
Lưu ý: Bản desktop không cho thêm PDF bằng URL hoặc dịch vụ lưu trữ trực tuyến.
Bây giờ bạn có định dạng có thể chỉnh sửa của tài liệu. Giống Acrobat, Sejda PDF editor cung cấp menu công cụ chỉnh sửa để định dạng văn bản với font, màu, cỡ khác nhau.
Làm thay đổi bạn muốn rồi nhấp Apply Changes (nút xanh) ở giữa dưới màn hình.
Đừng lo tệp bị lưu trên Internet. Sejda tự động xóa tất cả tệp tải lên sau hai giờ. Bạn cũng có thể tự xóa bằng cách nhấp biểu tượng Delete Files.
Những phương pháp này là khởi đầu tốt cho chỉnh sửa PDF và đủ đáp ứng nhu cầu hầu hết người dùng.