Khi John Warnock, đồng sáng lập Adobe, phát triển Định dạng tài liệu di động (PDF), ông muốn giúp mọi người phân phối tài liệu dễ dàng hơn mà không cần in chúng. Đáng ngạc nhiên là nó không hề thân thiện với người dùng.
Các tệp không chỉ có kích thước lớn mà định dạng này còn không hỗ trợ các siêu liên kết bên ngoài và chỉ có thể xem được bằng trình xem PDF đặc biệt. Theo thời gian, các cải tiến chức năng đã được đưa vào các phiên bản khác nhau của định dạng tệp PDF để làm việc dễ dàng hơn.
Tuy nhiên, việc thay đổi hoặc chỉnh sửa tài liệu PDF vẫn không dễ dàng như hầu hết các tài liệu văn bản khác, vì chúng không thực sự dành cho việc chỉnh sửa.
Hầu hết các tệp PDF bắt đầu từ tệp nguồn ở định dạng gốc khác như Word và được chuyển đổi sang định dạng tệp PDF để phân phối. Nếu bạn không phải là tác giả gốc, sẽ khó chỉnh sửa tệp hơn một chút vì tệp nguồn không có sẵn cho bạn hoặc bạn không có ứng dụng phù hợp để chỉnh sửa.
Tin tốt là có một số cách để chỉnh sửa tài liệu PDF. Chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn bốn công cụ tuyệt vời giúp bạn có thể thực hiện được điều đó.
Sử dụng Adobe Acrobat
Adobe Acrobat là công cụ rõ ràng nhất để chỉnh sửa tệp PDF. Giống như hầu hết các dịch vụ của Adobe, bạn có thể dễ dàng tải nó trực tuyến bằng cách mua phiên bản Chuẩn hoặc Pro của trình chỉnh sửa.
Nếu không muốn trả tiền, bạn có thể đăng ký dùng thử miễn phí 7 ngày và truy cập các tính năng mạnh mẽ của Acrobat DC.
Để bắt đầu chỉnh sửa tệp PDF của bạn, bạn cần mở tệp trong AdobeAcrobat.
Đi tới Tệp > Mở.
Chọn Chỉnh sửa PDF trong ngăn bên phải.
Nhấp vào văn bản hoặc hình ảnh bạn muốn chỉnh sửa. Acrobat sẽ hiển thị tất cả công cụ chỉnh sửa bạn sẽ cần định dạng văn bản của mình.
Lưu ý: Nếu có một phông chữ cụ thể nào đó bạn muốn sử dụng và nó chưa được cài đặt cũng như không được nhúng vào hệ thống của bạn, bạn không thể chỉnh sửa bất kỳ văn bản nào trong tài liệu PDF của mình. Đối với phông chữ nhúng, bạn chỉ có thể thay đổi kích thước và màu sắc phông chữ.
Lưu tệp của bạn sau khi bạn thực hiện xong các thay đổi.
Bạn có thể sử dụng Adobe Acrobat để chỉnh sửa tài liệu PDF trong máy khách Windows và Mac. Ngoài ra, nếu bạn có đăng ký Acrobat Pro DC, bạn có thể chỉnh sửa tệp PDF trên Android và iOS từ mọi nơi, trên mọi thiết bị bằng ứng dụng di động Acrobat Reader.
Sử dụng Microsoft Word
Nếu bạn đã sở hữu các phiên bản gần đây của Microsoft Word (2013 trở lên), thì đó là cách dễ nhất và nhanh nhất để chỉnh sửa tài liệu dựa trên tệp PDF hiện có.
Hai định dạng này khác nhau về bản chất, có nghĩa là một số thông tin như bảng có khoảng cách giữa các ô, hiệu ứng phông chữ, tính năng điền biểu mẫu và nhiều thông tin khác có thể bị mất khi dịch.
Trước tiên, hãy mở Microsoft Word và nhấp vào Tệp.
Nhấp vào Mở để chọn tệp PDF bạn muốn chỉnh sửa từ cửa sổ tài liệu.
Bạn sẽ nhận được thông báo cho biết Word sẽ chuyển đổi tệp PDF của bạn thành tài liệu có thể chỉnh sửa và nội dung của nó thành định dạng mà Word có thể hiển thị. Tuy nhiên, nó sẽ không thay đổi tệp PDF gốc.
Nhấp vào OK . Thực hiện các thay đổi bạn muốn trên tài liệu và nhấp vào Tệp> Lưu để lưu nó trở lại định dạng PDF.
Sử dụng Google Tài liệu
Đây là một giải pháp thay thế nhanh chóng và dễ sử dụng để chỉnh sửa các tệp PDF. Dưới đây là các bước bạn cần thực hiện để chỉnh sửa tệp PDF trong Google Tài liệu.
Đăng nhập vào Google Drive bằng tài khoản Google của bạn. Nhấp vào Mới ở phía trên bên trái.
Chọn Tải lên tệp .
Trong cửa sổ tài liệu, tìm tệp PDF bạn muốn chỉnh sửa và nhấp vào Mở . Sau khi quá trình tải lên hoàn tất, hãy nhấp vào Gần đây trên ngăn bên trái để tìm tệp PDF bạn vừa tải lên.
Nhấp chuột phải vào tên tệp PDF và chọn Mở bằng> Google Tài liệu .
Một tệp Tài liệu mới, có thể chỉnh sửa sẽ được tạo.
Nhấp đúp vào nó để thực hiện các thay đổi cần thiết và tải xuống dưới dạng PDF. Bạn cũng có thể gửi email hoặc chia sẻ nó với những người khác bằng liên kết có thể chia sẻ.
Sử dụng Trình chỉnh sửa PDF
Tìm một trình chỉnh sửa PDF cho phép bạn chỉnh sửa, thêm hoặc sửa đổi văn bản và hình ảnh, ký tên, điền vào biểu mẫu và hơn thế nữa là điều không dễ dàng. Tuy nhiên, có một số trình chỉnh sửa PDF trực tuyến mà bạn có thể sử dụng với trình duyệt web của mình để chỉnh sửa tệp PDF và sau đó lưu lại vào máy tính hoặc bộ nhớ đám mây của bạn hoặc chia sẻ với người khác.
Không phải tất cả các chỉnh sửa PDF đều cung cấp các tính năng giống nhau; một số có hạn chế về những gì bạn có thể và không thể làm, nhưng bạn có thể sử dụng nhiều công cụ để xử lý cùng một tài liệu PDF. Chúng cũng không có đầy đủ tính năng như các trình chỉnh sửa PDF trên máy tính để bàn như Acrobat, vì vậy chúng sẽ không chuyển đổi hoàn hảo, có nghĩa là bạn bị bỏ lại với các kiểu định dạng kỳ quặc và bản dịch không chính xác.
Một trong nhiều trình chỉnh sửa PDF trực tuyến mà bạn có thể sử dụng là trình chỉnh sửa PDF Sejda. Một thực tế bổ sung là nó có thể chạy hoàn toàn trên trình duyệt web của bạn hoặc bạn có thể tải xuống phiên bản dành cho máy tính để bàn.
Chỉ cần truy cập trang web của Sejda PDF và nhấp vào Trình chỉnh sửa PDF trong Chỉnh sửa và ký cột.
Tại đó, tải lên tệp PDF bạn muốn chỉnh sửa. Bạn có thể nhấp vào Tải lên tệp PDF màu xanh lục để tải tệp của bạn lên từ máy tính của bạn.
Bạn cũng có thể chọn một vị trí bằng cách nhấp vào trình đơn thả xuống và tải lên từ Google Drive, Dropbox, OneDrive hoặc Địa chỉ web (URL).
Lưu ý: Phiên bản dành cho máy tính để bàn không cho phép bạn thêm tệp PDF theo URL hoặc các dịch vụ lưu trữ trực tuyến.
Bây giờ bạn có một định dạng có thể chỉnh sửa cho tài liệu của mình. Giống như Acrobat, trình chỉnh sửa PDF Sejda cung cấp một menu với công cụ chỉnh sửa bạn có thể sử dụng để định dạng văn bản của mình bằng các phông chữ, màu sắc hoặc kích thước khác nhau.
Thực hiện các thay đổi bạn muốn và sau đó nhấp vào Áp dụng các thay đổi (nút màu xanh lục) ở dưới cùng giữa màn hình của bạn.
Đừng lo lắng về việc các tệp của bạn được lưu trữ trên Internet. Sejda sẽ tự động xóa tất cả các tệp đã tải lên sau hai giờ. Bạn cũng có thể tự xóa bằng cách nhấp vào Xóa tệp biểu tượng.
Những phương pháp này là một bước khởi đầu tốt để chỉnh sửa PDF và phải đủ để đáp ứng nhu cầu của hầu hết người dùng.