Thường thì bạn sẽ được yêu cầu điền vào một tệp PDF. Có thể bạn đang đăng ký một khoản vay, trả một món đồ cho cửa hàng, yêu cầu hoặc xin việc. Dù đó là gì, có khả năng tài liệu bạn cần điền là PDF. Điều này là do PDF là định dạng chung cho tài liệu và nó hoạt động trên Windows, macOS, Android hoặc iOS - và trông giống nhau trên bất kỳ nền tảng nào bạn mở.
Điều đó không sao cả, nhưng sẽ rất khó chịu khi bạn phải in nó ra, điền vào nó bằng bút (yêu cầu viết thực tế!) Và sau đó quét nó để bạn có thể gửi email hoặc đưa nó vào bài viết. Không ai muốn lãng phí thời gian của mình với những trò tai quái đó.
Vì vậy, bạn phải làm gì khi đối mặt với các biểu mẫu PDF. May mắn thay, bạn có thể dễ dàng điền vào một tệp PDF trên máy Mac và bạn không cần phải mua phần mềm đắt tiền để làm như vậy.
MacOS có các tính năng tích hợp giúp việc điền và thậm chí ký một tệp PDF dễ dàng. Tùy thuộc vào phiên bản macOS bạn đang sử dụng, các công cụ chỉnh sửa PDF được tích hợp sẵn trong Quick Look (hiển thị cho bạn bản xem trước của tài liệu khi bạn nhấn phím cách) hoặc bạn có thể mở PDF trong ứng dụng Xem trước và truy cập các công cụ để thêm văn bản vào PDF cũng như đánh dấu, gạch dưới và gạch ngang văn bản, xoay trang, thêm và xóa trang, thêm mũi tên và các hình dạng khác, đồng thời thêm nhận xét vào PDF.
Việc thêm chữ ký của bạn vào tệp PDF cũng thực sự đơn giản như chúng tôi giải thích ở đây:Cách ký tệp PDF trên máy Mac.
Nhưng nếu bạn muốn có một chút linh hoạt hơn khi chỉnh sửa PDF - bao gồm cả việc thay đổi văn bản hiện có - thì có một số ứng dụng chuyên dụng có thể đưa việc chỉnh sửa PDF của bạn lên một tầm cao mới. Chúng tôi xem xét một số trong số chúng ở đây:Các trình chỉnh sửa PDF tốt nhất cho Mac.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách chỉnh sửa miễn phí các tệp PDF trên máy Mac của bạn.
Cách chỉnh sửa PDF bằng QuickLook
Khi Apple cập nhật MacOS lên Mojave vào năm 2018, Apple đã bổ sung khả năng chỉnh sửa tệp PDF bằng Quick Look.
Quick Look là một công cụ tuyệt vời để mở bản xem trước của bất kỳ thứ gì trên máy Mac của bạn mà không cần mở phần mềm được liên kết với nó. Bạn có thể xem trước bất kỳ tài liệu nào bằng cách định vị tài liệu đó trong Finder (hoặc nếu tài liệu trên màn hình nền của bạn, bạn có thể truy cập tài liệu đó ở đó). Chỉ cần nhấp vào tệp để chọn và nhấn phím cách.
Dưới đây là cách sử dụng các công cụ chỉnh sửa trong Quick Look để điền vào một tệp PDF trên máy Mac:
- Tìm tệp PDF bạn muốn chỉnh sửa.
- Chọn nó và nhấn phím cách.
- Khi bạn nhấn phím cách, bản xem trước của tệp sẽ xuất hiện trên màn hình của bạn.
- Ở trên cùng bên phải của bản xem trước, hãy tìm biểu tượng trông giống như một cây bút chì. Nhấp vào nó.
- Bây giờ bạn sẽ thấy các công cụ chỉnh sửa (chúng tôi sẽ trình bày cách sử dụng tất cả các công cụ này chi tiết hơn bên dưới). Các công cụ này bao gồm công cụ vẽ, hình dạng và ở vị trí thứ ba là công cụ văn bản - chữ T trong hộp. Nhấp vào đó.
- Khi bạn nhấp vào công cụ văn bản, một hộp sẽ xuất hiện với từ Văn bản bên trong. Bạn có thể di chuyển nó đến vị trí trên màn hình và nhập bất cứ thứ gì bạn muốn thêm vào PDF. Bạn sẽ có thể di chuyển nó nếu bạn nhấp vào bên trong hộp để biểu tượng bàn tay xuất hiện biến thành nắm đấm.
- Văn bản có thể có màu đỏ theo mặc định - để thay đổi giao diện, hãy chọn hộp thả xuống bên cạnh chữ A và chọn màu sắc, phông chữ và kích thước của văn bản.
- Một số biểu mẫu được thiết kế để dễ điền hơn và bạn có thể thấy rằng các hộp văn bản tự động xuất hiện ở nơi bạn cần nhập. Thậm chí có trường hợp bạn có thể thêm dấu tích (hoặc dấu kiểm) chỉ bằng cách nhấp vào một hộp.
- Sau khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào Hoàn tất để lưu các thay đổi.
- Giờ đây, bạn có thể chia sẻ tệp PDF đã hoàn chỉnh.
Cách thêm đồ đạc bằng Quick Look
Bạn cũng có thể thêm tất cả chữ ký của mình từ trong bản xem trước Quick Look này. Để làm như vậy, hãy làm theo các bước sau:
- Nhấp vào biểu tượng Chữ ký trong menu.
- Chọn Tạo Chữ ký từ các tùy chọn.
- Sử dụng bàn di chuột của bạn để thêm chữ ký hoặc ký tên của bạn trên một mảnh giấy và giữ nó trước máy ảnh. Bạn sẽ đạt được kết quả tốt hơn nếu sử dụng bút đen dày.
- Bây giờ, chỉ cần nhấp vào chữ ký của bạn và chữ ký đó sẽ được thêm vào tài liệu.
- Kéo nó vào vị trí.
Cách chỉnh sửa tệp PDF bằng Xem trước
Nếu chưa cập nhật lên Mojave hoặc Catalina, bạn vẫn có thể chỉnh sửa miễn phí tệp PDF trên máy Mac của mình bằng ứng dụng Xem trước đi kèm với hệ điều hành Mac. (Có rất nhiều tính năng tuyệt vời trong Xem trước, bao gồm cả ứng dụng sơn ẩn.)
- Nếu bạn nhấp vào PDF, nó sẽ tự động mở ở chế độ Xem trước - trừ khi bạn đã cài đặt một trình xem PDF khác. Trong trường hợp đó, để đảm bảo rằng PDF sẽ mở ở dạng Xem trước, hãy nhấp chuột phải vào PDF, chọn Mở bằng> Xem trước.
- Nhấp vào biểu tượng trông giống như một cây bút chì trong một hình tròn, thao tác này sẽ mở ra các công cụ Đánh dấu bao gồm:công cụ chọn văn bản, công cụ chọn hình chữ nhật, công cụ phác thảo và vẽ, hình dạng, văn bản và ký hiệu, ghi chú, hình dạng kiểu và đường viền, màu tô và kiểu văn bản.
- Bạn có thể sử dụng các công cụ khác nhau trong Xem trước để thêm văn bản, gạch chân, tô sáng, vẽ trên và hơn thế nữa vào PDF. Chúng tôi sẽ hướng dẫn cách sử dụng các công cụ này bên dưới, nhưng để chỉ thêm văn bản vào tệp PDF, phương pháp này cũng giống như phương pháp được mô tả ở trên đối với Quick Look.
Cách thêm văn bản vào PDF trên máy Mac
Sau khi bạn mở tài liệu PDF ở chế độ Xem trước (hoặc Xem nhanh), hãy thử nhấp vào khoảng trống mà PDF cho biết bạn nên nhập một số dữ liệu. Có thể bạn sẽ nhập được ở đó - đôi khi các tệp PDF đã được thiết lập theo cách mà Xem trước có thể cho biết vị trí cần nhập văn bản. Nếu trường hợp đó xảy ra, việc thêm văn bản chỉ là một trường hợp đơn giản là nhấp vào đúng khu vực và nhập.
Nếu các hộp văn bản không được thiết lập đúng cách, bạn sẽ cần tự tạo một hộp văn bản, đây là cách thực hiện:
- Nhấp vào biểu tượng trông giống như một chữ T với một hộp xung quanh hoặc chọn Công cụ> Chú thích> Văn bản từ trình đơn Xem trước.
- Một hộp nhỏ sẽ xuất hiện ở giữa trang với từ Văn bản bên trong. Điều này có thể được di chuyển bằng cách kéo và thả nó ở bất kỳ đâu trên trang. Bạn cũng có thể thay đổi kích thước nó để phù hợp với bố cục của PDF. Khi bạn hài lòng với vị trí, chỉ cần bắt đầu nhập.
- Nếu bạn muốn thay đổi phông chữ, kích thước hoặc màu sắc của văn bản, hãy nhấp vào biểu tượng chữ A nghiêng ở ngoài cùng bên phải của các tùy chọn trong thanh công cụ. Thao tác này sẽ mở ra tùy chọn định dạng chuẩn để bạn có thể thay đổi văn bản và phần căn lề, ví dụ:nếu nó được căn giữa và bạn muốn nó được căn bên trái chẳng hạn.
- Nếu bạn muốn di chuyển các hộp văn bản xung quanh, chỉ cần nhấp vào chúng và kéo.
Cách đánh dấu (đánh dấu) vào một hộp trong PDF
Việc các tệp PDF có các hộp mà bạn phải thêm dấu chọn hoặc dấu gạch chéo vào đó là điều khá phổ biến.
Thật dễ dàng để thêm dấu thập - chỉ cần sử dụng phím X, nhưng nếu bạn muốn thêm dấu tích thì sao?
Đôi khi một tệp PDF được thiết lập theo cách mà dấu tích tự động xuất hiện (đôi khi bạn cần nhấp hai lần), nhưng nếu không, đây là cách đặt dấu chọn vào hộp:
- Nhấp vào hộp Văn bản (chữ T trong một hình vuông).
- Di chuyển hộp văn bản vào vị trí bạn cần thêm dấu tích.
- Nhập Option / Alt + V. Đây là cách nhập dấu kiểm trên bàn phím Mac.
- Nếu bạn không thích sự xuất hiện của dấu tích (dấu kiểm) đó, hãy thử thay đổi phông chữ cho đến khi bạn tìm thấy phông chữ mình thích.
- Khi bạn hài lòng với dấu tích của mình, hãy sao chép và dán nó vào mọi nơi bạn cần để sử dụng trong tài liệu.
Ngoài ra, bạn có thể cắt và dán cái này:√
Sao chép văn bản từ PDF
Đôi khi bạn sẽ muốn sao chép văn bản từ tài liệu này sang tài liệu khác, nhưng điều này có thể gây khó khăn trong các tệp PDF.
Mặc dù vậy, xem trước có một giải pháp dễ dàng. Biểu tượng đầu tiên trong thanh công cụ, có chữ A viết thường và viết hoa, cho phép tùy chọn chọn văn bản.
- Nhấp vào đây, sau đó tìm các từ bạn muốn lưu.
- Đánh dấu chúng rồi nhấn Command + C hoặc nhấp chuột phải để hiển thị tùy chọn Sao chép.
- Giờ đây, bạn có thể dán văn bản vào bất kỳ tài liệu nào hoặc bất kỳ nơi nào khác trong PDF (miễn là bạn tạo một hộp văn bản).
Thêm ghi chú và nhận xét vào tệp PDF
Một tính năng hữu ích khác được tìm thấy trong thanh công cụ của Xem trước là Ghi chú. Điều này cho phép bạn chọn một khu vực trên tài liệu - văn bản có lỗi, chẳng hạn - và đánh dấu nó để cảnh báo cho đồng nghiệp của bạn hoặc để lại lời nhắc cho chính bạn.
- Để truy cập Ghi chú, hãy nhấp vào biểu tượng hình vuông có ba dòng bên trong. Điều này sẽ tạo ra một hộp màu vàng trong khu vực bạn đã đánh dấu.
-
Bây giờ, hãy nhập bất kỳ suy nghĩ nào bạn có, nhấp vào một phần khác của tài liệu và hộp sẽ đóng thành một hình vuông màu vàng.
-
Nếu bạn muốn xem nội dung trong ghi chú, chỉ cần nhấp vào ghi chú và ghi chú sẽ mở rộng.
Tạo hình trong Xem trước
Xem trước cũng bao gồm khả năng tạo các hình dạng mà bạn có thể đánh dấu các khu vực nhất định mà bạn muốn nổi bật.
- Nhấp vào biểu tượng có Hình vuông và Hình tròn, sau đó chọn hình dạng của bạn từ menu.
- Hình dạng bao gồm hình vuông, bong bóng thoại, ngôi sao và hình lục giác trong số những hình dạng khác. Ngoài ra còn có một mũi tên và một dòng.
- Hình dạng sẽ xuất hiện trên tài liệu và có thể được di chuyển và thay đổi kích thước khi bạn thấy phù hợp bằng cách kéo một trong các vòng tròn màu xanh lam dọc theo các cạnh hoặc cuối, tùy thuộc vào hình dạng.
- Nếu bạn muốn thay đổi màu sắc của hình dạng, hãy chọn hình dạng và nhấp vào hộp có các đường kẻ dày xung quanh trong menu, thao tác này sẽ hiển thị bảng màu.
- Bạn cũng có thể thay đổi độ dày của các đường bằng cách nhấp vào ba đường - cũng có tùy chọn thêm bóng để làm cho hình dạng thực sự nổi bật.
- Nếu bạn muốn làm nổi bật điều gì đó cụ thể, bạn có thể chọn tùy chọn phóng đại ở cuối bảng xếp hình hình dạng. Bạn có thể làm cho vòng tròn này lớn hơn bằng cách kéo chấm xanh lam ra và phóng đại văn bản bên trong nó bằng cách kéo chấm xanh lục.
Cách sắp xếp lại và thêm các trang vào PDF
Nếu tệp PDF bạn đang chỉnh sửa có nhiều trang - hoặc nếu bạn muốn thêm nhiều trang vào đó - điều này có thể dễ dàng thực hiện trong Xem trước, đây là cách thực hiện:
- Bắt đầu bằng cách nhấp vào nút View Menu trong menu (phía trên công cụ Aa).
- Chọn Hình thu nhỏ. Điều này sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về tất cả các trang trong tài liệu.
- Để thêm một tệp PDF mới, bạn chỉ có thể kéo tệp đó từ Trình tìm kiếm vào thanh bên này.
- Để xóa một trang khỏi PDF, hãy nhấp vào hình thu nhỏ của trang đó để chọn và sau đó nhấn phím xóa.
- Để sắp xếp lại các trang trong PDF, chỉ cần nhấp vào hình thu nhỏ của trang và kéo nó để di chuyển nó lên hoặc xuống trong thanh bên.
Cách giảm kích thước tệp PDF
Nếu bạn đang cố gửi một tệp PDF qua email cho ai đó và kích thước tệp hơi lớn, bạn có thể muốn giảm kích thước. Đây là một ý tưởng hay nếu bạn cũng đang nghĩ đến việc nhắn tin PDF cho ai đó.
- Để giảm kích thước của tệp PDF, hãy nhấp vào Tệp> Lưu (hoặc Command + S).
- Nhấp vào trình đơn thả xuống bên cạnh Bộ lọc Thạch anh và chọn Giảm Kích thước Tệp.
- Nhấp vào Lưu.
- Tài liệu kết quả sẽ có kích thước nhỏ hơn nhiều.
Thêm chữ ký vào tệp PDF
Bạn có thể muốn ký vào tài liệu và điều này cũng có thể được thực hiện trong Xem trước. Chúng tôi có một hướng dẫn chi tiết hơn về cách thêm chữ ký vào PDF tại đây, nhưng các bước thực hiện như sau:
- Đi tới biểu tượng trên thanh công cụ trông giống như nét vẽ nguệch ngoạc và chọn Tạo chữ ký.
- Một cửa sổ sẽ xuất hiện nơi bạn có thể sử dụng bàn di chuột của mình như một sổ ghi chú ảo. Bằng ngón tay hoặc bút stylus, bạn chỉ cần vẽ chữ ký và nhấn vào phím bất kỳ sau khi hoàn tất.
- Nếu bạn không hiểu ngay lần đầu tiên, chỉ cần nhấp vào nút Xóa và thử lại. Sau khi bạn hài lòng, hãy nhấp vào nút Xong và chữ ký của bạn sẽ được lưu vào Xem trước, sẵn sàng sử dụng bất cứ khi nào bạn muốn ký tài liệu trong tương lai.
- Để thực sự chèn chữ ký, hãy nhấp vào biểu tượng nguệch ngoạc một lần nữa, sau đó nhấp vào chữ ký bạn đã tạo và nó sẽ xuất hiện trên tài liệu trong hộp văn bản.
- Bây giờ, hãy kéo chữ ký đến khu vực thích hợp, thay đổi kích thước nếu cần, sau đó nhấp vào bất kỳ nơi nào khác trên tài liệu và hộp sẽ biến mất, để lại chữ ký của bạn.
Ứng dụng của bên thứ ba
Xem trước là một giải pháp tuyệt vời để nhanh chóng thực hiện các thay đổi đối với tệp PDF, nhưng nếu bạn muốn nâng cao mọi thứ lên cấp độ chuyên nghiệp thì bạn có thể xem xét một gói chuyên dụng. Chúng tôi đã xem xét một số công cụ để chỉnh sửa tệp PDF tại đây.
Ví dụ:PDFelement cho Mac, đã được xây dựng nhằm mục đích tạo, chỉnh sửa và chú thích cho các tệp PDF. Nó có thể tự động chỉnh lại văn bản và sử dụng OCR để biến các tài liệu giấy hoặc bản quét kỹ thuật số thành các tệp PDF có thể chỉnh sửa; cộng với khả năng tạo các biểu mẫu tương tác từ tài liệu Microsoft Word và một loạt các tính năng khác.
Nếu bạn thường xuyên sử dụng hoặc tạo các tệp PDF thì nó chắc chắn đáng xem. Có một phiên bản dùng thử miễn phí của phần mềm để bạn có thể khám phá các khả năng của nó và nếu nó đáp ứng yêu cầu của bạn thì giá bắt đầu từ £ 64,99 / $ 69,99 cho giấy phép tiêu chuẩn một người dùng một năm từ Mac App Store tại đây, bạn có thể tải xuống bản dùng thử miễn phí tại đây.