Cách chỉnh sửa PDF trên Mac

Thường bạn sẽ được yêu cầu điền vào một PDF. Có thể bạn đang xin vay, trả hàng cho cửa hàng, yêu cầu gì đó, hoặc xin việc. Dù là gì, tài liệu bạn cần điền có thể là PDF. Điều này là vì PDF là định dạng phổ biến cho tài liệu và hoạt động trên Windows, macOS, Android hay iOS - và trông giống nhau trên bất kỳ nền tảng nào bạn mở.

Điều đó ổn, nhưng có thể phiền toái phải in ra, điền bằng bút (đòi hỏi viết tay thật!) và sau đó quét để email, hoặc gửi bưu chính. Không ai muốn lãng phí thời gian cho những trò đó.

Vậy, khi đối mặt với biểu mẫu PDF, bạn làm gì? May mắn thay, dễ dàng điền PDF trên Mac, và bạn không cần mua phần mềm đắt tiền.

macOS có tính năng tích hợp giúp điền và thậm chí ký PDF dễ dàng. Tùy phiên bản macOS bạn dùng, công cụ chỉnh sửa PDF hoặc tích hợp trong Quick Look (hiển thị xem trước tài liệu khi nhấn phím cách), hoặc bạn có thể mở PDF trong ứng dụng Xem trước (Preview) và truy cập công cụ để thêm văn bản vào PDF cũng như highlight, gạch chân, gạch ngang văn bản, xoay trang, thêm/xóa trang, thêm mũi tên và hình dạng khác, và thêm bình luận vào PDF.

Cũng rất đơn giản để thêm chữ ký vào PDF như chúng tôi giải thích ở đây: Cách ký PDF trên Mac.

Nhưng nếu bạn muốn linh hoạt hơn khi chỉnh sửa PDF - bao gồm thay đổi văn bản hiện có - có một số ứng dụng chuyên dụng có thể đưa việc chỉnh sửa PDF lên cấp độ mới. Chúng tôi xem xét một số ở đây: Các trình chỉnh sửa PDF tốt nhất cho Mac.

Trong bài này, chúng tôi chỉ cho bạn cách chỉnh sửa PDF trên Mac miễn phí.

Cách chỉnh sửa PDF dùng Quick Look

Khi Apple cập nhật macOS lên Mojave năm 2018, nó thêm khả năng chỉnh sửa PDF dùng Quick Look.

Quick Look là công cụ tuyệt vời để mở xem trước bất cứ thứ gì trên Mac mà không cần mở phần mềm liên kết. Bạn có thể xem trước bất kỳ tài liệu nào bằng cách tìm nó trong Finder (hoặc nếu nó trên Màn hình desktop, bạn có thể truy cập đó). Chỉ cần nhấp vào file để chọn và nhấn phím cách (spacebar).

Cách dùng công cụ chỉnh sửa trong Quick Look để điền PDF trên Mac:

1. Tìm PDF bạn muốn chỉnh sửa.
2. Chọn nó và nhấn phím cách.
3. Khi nhấn phím cách, xem trước file sẽ xuất hiện trên màn hình.
4. Ở góc trên phải của xem trước, tìm biểu tượng hình cây viết. Nhấp vào nó.
5. Bây giờ bạn sẽ thấy công cụ chỉnh sửa (chúng tôi nói chi tiết cách dùng tất cả công cụ này bên dưới). Công cụ bao gồm công cụ vẽ, hình dạng, và ở vị trí thứ ba công cụ văn bản - chữ T trong hộp. Nhấp vào đó.
6. Khi nhấp vào công cụ văn bản, một hộp sẽ hiện ra với chữ "Text" bên trong. Bạn có thể di chuyển nó để đặt vị trí trên màn hình và gõ bất cứ gì bạn muốn thêm vào PDF. Bạn có thể di chuyển nó nếu nhấp vào trong hộp để biểu tượng bàn tay biến thành nắm đấm.
7. Văn bản có thể đỏ mặc định - để thay đổi giao diện, chọn menu thả xuống bên cạnh chữ A và chọn màu, font và cỡ chữ.
8. Một số biểu mẫu được thiết kế để dễ điền hơn và bạn có thể thấy hộp văn bản tự động xuất hiện nơi bạn cần gõ. Có thể thậm chí bạn có thể thêm dấu tích (check) chỉ bằng cách nhấp vào ô.
9. Khi xong, nhấp vào Xong (Done) để lưu thay đổi.
10. Bây giờ bạn có thể chia sẻ PDF đã hoàn thành.

Cách thêm chữ ký dùng Quick Look

Bạn cũng có thể thêm chữ ký ngay trong xem trước Quick Look này. Để làm vậy, làm theo các bước:

1. Nhấp vào biểu tượng Chữ ký (Signature) trong menu.
2. Chọn Tạo Chữ ký (Create Signature) từ các tùy chọn.
3. Dùng trackpad để ký, hoặc ký tên trên giấy và đưa đó lên camera. Bạn sẽ có kết quả tốt hơn nếu dùng bút đen dày.
4. Bây giờ chỉ cần nhấp vào chữ ký của bạn và nó sẽ được thêm vào tài liệu.
5. Kéo nó vào vị trí phù hợp.

Cách chỉnh sửa PDF dùng Preview

Nếu bạn chưa cập nhật lên Mojave hoặc Catalina, bạn vẫn có thể chỉnh sửa PDF trên Mac miễn phí dùng ứng dụng Preview đi kèm hệ điều hành Mac. (Có nhiều tính năng hay trong Preview, bao gồm ứng dụng vẽ ẩn.)

1. Nếu bạn nhấp vào PDF, nó sẽ tự động mở trong Preview - trừ khi bạn đã cài trình xem PDF khác. Trong trường hợp đó, để đảm bảo PDF mở trong Preview, nhấp chuột phải vào PDF chọn Mở với > Preview.

   

2. Nhấp vào biểu tượng hình cây viết trong vòng tròn, điều này sẽ mở công cụ Chú thích (Markup) bao gồm: công cụ chọn văn bản, công cụ chọn hình chữ nhật, vẽ phác thảo và vẽ, hình dạng, văn bản và ký, ghi chú, kiểu hình dạng, và viền, màu nền, và kiểu văn bản.
3. Bạn có thể dùng các công cụ trong Preview để thêm văn bản, gạch chân, highlight, vẽ, và nhiều hơn cho PDF. Chúng tôi sẽ đi qua cách dùng các công cụ này bên dưới, nhưng chỉ để thêm văn bản vào PDF, phương pháp giống như mô tả cho Quick Look ở trên.

Cách thêm văn bản vào PDF trên Mac

Khi bạn đã mở tài liệu PDF trong Preview (hoặc Quick Look), thử nhấp vào khoảng trống nơi PDF chỉ nơi bạn nên nhập dữ liệu. Có thể bạn sẽ gõ được đó - đôi khi PDF được thiết lập sao cho Preview biết nơi nên nhập văn bản. Nếu vậy, thêm văn bản đơn giản là nhấp vào khu vực đúng và gõ.

Nếu hộp văn bản không được thiết lập đúng, bạn cần tự tạo hộp văn bản, đây là cách:

1. Hoặc nhấp vào biểu tượng hình chữ T có hộp quanh, hoặc chọn Công cụ > Chú thích > Văn bản từ menu Preview.
2. Một hộp nhỏ sẽ hiện ở giữa trang với chữ "Text" bên trong. Có thể di chuyển bằng kéo thả đến bất kỳ đâu trên trang. Bạn cũng có thể thay đổi kích thước cho phù hợp bố cục PDF. Khi hài lòng với vị trí, chỉ cần bắt đầu gõ.
3. Nếu bạn muốn thay đổi font, cỡ hoặc màu văn bản, nhấp vào biểu tượng chữ A nghiêng ở cuối cùng bên phải các tùy chọn trong thanh công cụ. Điều này sẽ mở tùy chọn định dạng chuẩn để bạn thay đổi văn bản và căn lề, nếu nó căn giữa và bạn muốn căn trái, ví dụ.
4. Nếu bạn muốn di chuyển hộp văn bản, chỉ cần nhấp vào chúng và kéo.

Cách tích (checkmark) vào ô trong PDF

Phổ biến PDF có ô bạn cần thêm tích hoặc chéo.

Dễ dàng thêm chéo - chỉ dùng phím X, nhưng nếu bạn muốn thêm tích?

Đôi khi PDF được thiết lập để dấu tích tự động xuất hiện (đôi khi cần nhấp hai lần), nhưng nếu không, đây là cách đặt tích vào ô:

1. Nhấp vào hộp Văn bản (chữ T trong vuông).
2. Di chuyển hộp văn bản đến nơi bạn cần thêm tích.
3. Gõ Option/Alt + V. Đây là cách gõ dấu tích trên bàn phím Mac.
4. Nếu bạn không thích hình dạng dấu tích đó, thử đổi font cho đến khi tìm được cái bạn thích.
5. Khi hài lòng với dấu tích, sao chép và dán nó vào mọi nơi bạn cần dùng trong tài liệu.

Thay vào đó, bạn có thể cắt và dán này: √

Sao chép văn bản từ PDF

Có lúc bạn muốn sao chép văn bản từ tài liệu này sang tài liệu khác, nhưng điều này có thể khó khăn trong PDF.

Preview có giải pháp dễ dàng. Biểu tượng đầu tiên trong thanh công cụ, có chữ thường và hoa A, kích hoạt tùy chọn chọn văn bản.

1. Nhấp vào này sau đó tìm từ bạn muốn lưu.
2. Highlight chúng sau đó Command + C, hoặc nhấp chuột phải để đưa ra tùy chọn Sao chép (Copy).
3. Bây giờ bạn có thể dán văn bản vào bất kỳ tài liệu nào, hoặc bất kỳ đâu khác trong PDF (miễn là bạn tạo hộp văn bản).

Thêm ghi chú và bình luận vào PDF

Tính năng hữu ích khác tìm thấy trong thanh công cụ Preview là Ghi chú (Notes). Điều này cho phép bạn chọn khu vực trên tài liệu - văn bản chứa lỗi, ví dụ - và highlight để cảnh báo đồng nghiệp, hoặc để lại nhắc nhở cho mình.

1. Để truy cập Ghi chú, nhấp vào biểu tượng vuông có ba dòng bên trong. Điều này sẽ tạo hộp vàng ở khu vực bạn đã highlight.

   

2. Bây giờ gõ bất kỳ suy nghĩ nào bạn có, nhấp vào phần khác của tài liệu, và hộp sẽ đóng lại thành vuông vàng.

3. Nếu bạn muốn xem gì trong ghi chú, chỉ cần nhấp vào nó và nó sẽ mở rộng.

Tạo hình dạng trong Preview

Preview cũng bao gồm khả năng tạo hình dạng nơi bạn có thể highlight khu vực bạn muốn nổi bật.

1. Nhấp vào biểu tượng có Vuông và Tròn rồi chọn hình dạng từ menu.
2. Hình dạng bao gồm vuông, bong bóng hội thoại, ngôi sao và lục giác trong số khác. Cũng có mũi tên và đường thẳng.
3. Hình dạng sẽ xuất hiện trên tài liệu và có thể di chuyển và thay đổi kích thước như bạn thấy phù hợp bằng cách kéo một trong hai chấm xanh dọc cạnh hoặc đầu, tùy hình dạng.
4. Nếu bạn muốn đổi màu hình dạng, chọn hình dạng và nhấp vào hộp có đường dày quanh nó trong menu, điều này sẽ đưa ra bảng màu.
5. Bạn cũng có thể đổi độ dày đường nét bằng cách nhấp vào ba dòng - cũng có tùy chọn thêm bóng để hình dạng thực sự nổi bật.
6. Nếu bạn muốn highlight thứ gì cụ thể, bạn có thể chọn tùy chọn phóng to (magnify) ở dưới cùng bảng hình dạng. Bạn có thể làm tròn này lớn hơn bằng cách kéo chấm xanh ra, và phóng to văn bản bên trong bằng cách kéo chấm xanh lá.

Cách sắp xếp lại và thêm trang vào PDF

Nếu PDF bạn đang chỉnh sửa có nhiều trang - hoặc nếu bạn muốn thêm trang vào nó - điều này dễ dàng làm trong Preview, đây là cách:

1. Bắt đầu bằng cách nhấp vào nút Menu Xem (View Menu) trong menu (trên công cụ Aa).
2. Chọn Hình thu nhỏ (Thumbnails). Điều này sẽ cho bạn cái nhìn tổng quan tất cả trang trong tài liệu.
3. Để thêm PDF mới, bạn chỉ cần kéo nó từ Finder vào thanh bên này.
4. Để xóa trang khỏi PDF, nhấp vào hình thu nhỏ trang để chọn và nhấn phím xóa (delete).
5. Để sắp xếp lại trang trong PDF, chỉ cần nhấp vào hình thu nhỏ trang và kéo nó để di chuyển lên hoặc xuống trong thanh bên.

Cách giảm dung lượng file PDF

Nếu bạn đang cố gắng email PDF cho ai đó và dung lượng file hơi lớn, bạn có thể muốn giảm kích thước. Đây là ý tưởng tốt nếu bạn nghĩ về việc nhắn tin PDF cho ai đó.

1. Để giảm kích thước PDF, nhấp File > Lưu (hoặc Command + S).
2. Nhấp vào menu thả xuống bên cạnh Bộ lọc Quartz (Quartz Filter) và chọn Giảm kích thước file (Reduce File Size).
3. Nhấp vào Lưu.
4. Tài liệu kết quả sẽ có kích thước nhỏ hơn nhiều.

Thêm chữ ký vào PDF

Bạn có thể muốn ký tài liệu, và điều này cũng có thể làm trong Preview. Chúng tôi có hướng dẫn chi tiết hơn về thêm chữ ký vào PDF ở đây, nhưng các bước như sau:

1. Đi đến biểu tượng trong thanh công cụ trông như cái vẽ bừa và chọn Tạo Chữ ký (Create Signature).
2. Một cửa sổ sẽ xuất hiện nơi bạn có thể dùng trackpad như bản ghi chú ảo. Bằng ngón tay hoặc bút stylus, bạn chỉ cần vẽ chữ ký và nhấp bất kỳ phím nào khi xong.
3. Nếu không đúng lần đầu, chỉ cần nhấp nút Xóa (Clear) và thử lại. Khi hài lòng, nhấp nút Xong (Done) và chữ ký của bạn sẽ được lưu vào Preview, sẵn sàng dùng khi bạn muốn ký tài liệu trong tương lai.
4. Để thực sự chèn chữ ký, nhấp biểu tượng vẽ bừa một lần nữa, sau đó nhấp vào chữ ký bạn đã tạo và nó sẽ xuất hiện trên tài liệu trong hộp văn bản.
5. Bây giờ kéo chữ ký đến khu vực thích hợp, thay đổi kích thước nếu cần, sau đó nhấp bất kỳ đâu khác trên tài liệu và hộp sẽ biến mất, để lại chữ ký của bạn.

Ứng dụng bên thứ ba

Preview là giải pháp tuyệt vời để nhanh chóng thay đổi PDF, nhưng nếu bạn muốn đưa mọi thứ lên cấp độ chuyên nghiệp, bạn có thể cân nhắc gói chuyên dụng. Chúng tôi đã xem xét một số công cụ chỉnh sửa PDF ở đây.

PDFelement cho Mac, ví dụ, được xây dựng chuyên dụng để tạo, chỉnh sửa và chú thích PDF. Nó có thể tự động reflow văn bản và dùng OCR để biến tài liệu giấy hoặc bản quét số thành PDF có thể chỉnh sửa; ngoài ra có khả năng tạo biểu mẫu tương tác từ tài liệu Microsoft Word, và hàng loạt tính năng khác.

Nếu bạn thường xuyên dùng hoặc tạo PDF, chắc chắn đáng để xem. Có phiên bản dùng thử miễn phí của phần mềm nơi bạn có thể khám phá khả năng, và nếu nó đáp ứng yêu cầu, giá bắt đầu từ £64.99/$69.99 cho giấy phép một năm một người dùng tiêu chuẩn từ Mac App Store tại đây, bạn có thể tải bản dùng thử miễn phí tại đây.