Trong bài viết này, chúng ta sẽ chỉ cách tìm Kết nối dữ liệu bên ngoài (External Data Connections) trong Excel. External Data Connections là tham chiếu đến dữ liệu trong sổ làm việc khác từ nơi dữ liệu được chèn vào sổ làm việc hiện tại. Điều này cho phép người dùng cập nhật tập dữ liệu theo dữ liệu từ sổ làm việc kia. Bài viết sẽ hướng dẫn cách theo dõi các kết nối ngoài đó.
Tìm Kết nối dữ liệu bên ngoài trong Excel: 5 Cách
Chúng ta sẽ thảo luận 5 cách tiện lợi tìm External Data Connections trong Excel. Thứ nhất, dùng tính năng Find (Tìm) để lấy liên kết. Thứ hai, dùng Name Manager (Quản lý tên). Thứ ba, dùng lệnh Edit Links (Chỉnh sửa liên kết). Thứ tư, dùng mã VBA. Thứ năm, dùng Macro Excel 4.0 (XML Macros) để tìm kết nối. Đây là bộ dữ liệu mẫu có dữ liệu kết nối từ 2 trang tính khác tên Number of Sale.xlsx và Unit Price.xlsx.
1. Áp dụng tính năng Find (Tìm kiếm)
Phương pháp này dùng tính năng Find của Excel để tìm External Connections của mọi ô trong bộ dữ liệu. Find cho phép tra cứu giá trị hoặc dữ liệu bất kỳ, cũng như tìm External Connections.
Các bước:
- Vào thẻ Home (Trang chủ).
- Chọn Editing (Chỉnh sửa) > Find & Select (Tìm & Chọn).
- Chọn Find (Tìm) từ menu thả xuống.
- Hộp thoại hiện ra.
- Trong hộp thoại: ô Find What nhập “.xl”.
- Chọn Within: Workbook (Toàn bộ sổ làm việc).
- Chọn Look in: Formulas (Công thức).
- Nhấp Find All (Tìm tất cả).
- Kết quả: ta được tất cả liên kết của mọi ô trong sổ làm việc.
Như vậy, ta tìm thấy tất cả External Data Connections trong Excel.
2. Sử dụng Name Manager (Quản lý tên)
Tùy chọn Name Manager quản lý tất cả Named Ranges (Phạm vi đặt tên) của sổ làm việc. Người dùng thường thêm phạm vi dữ liệu có Named Range từ sổ làm việc khác vào sổ làm việc hiện tại để áp dụng công thức hiệu quả. Trong ví dụ này, chúng ta cũng thêm một named range từ sổ làm việc khác.
Các bước:
- Mở sổ làm việc "Number of Sales.xlsx".
- Chọn vùng B5:B10.
- Đặt tên là Fruits trong Name Box (Hộp tên).
- Quay lại sổ làm việc hiện tại.
- Ở ô B5, liên kết với sổ làm việc "Number of Sales.xlsx" bằng cách gõ "=" và chọn phạm vi Fruits của sổ kia làm công thức.
- Vào thẻ Formulas (Công thức).
- Chọn Define Name (Định nghĩa tên).
- Hộp thoại hiện ra.
- Trong hộp thoại: Name đặt là Fruit_Items.
- Refers to (Tham chiếu đến) chọn phạm vi Fruits từ sổ "Number of Sales.xlsx".
- Nhấp OK.
- Vào thẻ Formulas.
- Chọn Name Manager dưới Defined Names.
- Hộp thoại hiện ra.
- Trong hộp thoại, ở cột Refers To, ta sẽ thấy External Data Connection của Named Range hiện tại.
Bạn có thể sao chép liên kết này dán vào thanh tìm Windows để mở vị trí sổ làm việc "Number of Sales.xlsx".
Đọc thêm: Cách tạo kết nối dữ liệu Excel đến tệp Excel khác
3. Sử dụng Edit Links (Chỉnh sửa liên kết)
Tùy chọn Edit Links là cách tốt để kiểm tra, chỉnh sửa, hoặc sửa đổi External Connections. Ở đây dùng để tìm liên kết.
Các bước:
- Chọn thẻ Data (Dữ liệu).
- Chọn Edit Links (Chỉnh sửa liên kết) từ nhóm Queries & Connections.
- Hộp thoại hiện ra.
- Trong hộp thoại, cột Source (Nguồn) hiển thị tên tệp nguồn dữ liệu.
- Bạn có thể nhấp Open Source (Mở nguồn) để mở sổ làm việc nguồn.
- Sổ làm việc "Number of Sales.xlsx" sẽ mở ra.
Đó là cách bạn tìm và mở External Data Connections trong Excel.
4. Áp dụng mã VBA
Mã VBA là cách tốt để làm nhiều việc cùng lúc. Ở đây dùng mã VBA đơn giản để lấy tất cả External Connections của sổ làm việc và hiển thị trên trang tính mới.
Các bước:
- Vào thẻ Developer (Nhà phát triển).
- Chọn Visual Basic.
- Cửa sổ mới mở ra.
- Trong cửa sổ Visual Basic, chọn Insert > Module.
- Mô-đun mới xuất hiện.
- Nhập mã sau vào mô-đun và lưu:
Sub FindExternalConnections()
Dim am_link As Variant
am_link = ActiveWorkbook.LinkSources(xlExcelLinks)
If Not IsEmpty(am_link) Then
Sheets.Add
For a = 1 To UBound(am_link)
Cells(a, 1).Value = am_link(a)
Next a
End If
End Sub
- Chạy mã bằng nút tam giác xanh (Run).
- Kết quả: danh sách External Connections liệt kê trên trang tính mới.
Giống phương pháp Edit Links, các liên kết này cũng dẫn đến vị trí các sổ làm việc.
Đọc thêm: Excel VBA: Cách làm mới tất cả kết nối dữ liệu
5. Trích xuất tất cả External Connections (Dùng Macro Excel 4.0)
Macro 4.0 trong Excel là tiền thân của VBA. Chúng cho phép thực hiện công việc lặp lại trước khi VBA ra đời. Ở đây dùng một trong những Macro 4.0/XML còn tồn tại để trích xuất External Data Connections. Sau đó, dùng hàm TRANSPOSE (Chuyển vị) để chuyển danh sách liên kết.
Các bước:
- Vào thẻ Formulas (Công thức).
- Chọn Name Manager từ nhóm Defined Names.
- Hộp thoại hiện ra.
- Từ hộp thoại Name Manager, chọn New (Mới).
- Đặt Name cho macro (ví dụ: MyLinks).
- Trong ô Refers to, nhập LINKS().
- Nhấp OK.
- Chọn ô B5 (hoặc ô bất kỳ) và nhập công thức: =TRANSPOSE(MyLinks).
- Nhấn Enter (hoặc Ctrl+Shift+Enter trên Excel cũ).
- Danh sách External Data Connections xuất hiện.
Bạn có thể dán các liên kết này vào ô tìm Windows để tìm vị trí Dữ liệu bên ngoài.
Đọc thêm: [Đã khắc phục!] External Data Connections Have Been Disabled in Excel
Tải tệp thực hành
Bạn có thể tải tệp thực hành ở đây.
Kết luận
Trong bài viết này, chúng ta đã trình bày nhiều cách tìm External Data Connections trong Excel. Điều này cho phép người dùng kiểm tra, cập nhật, ngắt hoặc xóa các liên kết hiện có hiệu quả. Nếu có thắc mắc, hãy để lại bình luận.
Các bài viết liên quan
- Cách làm mới Kết nối dữ liệu trong Excel mà không mở tệp
- Excel Connections vs Queries
- Cách tạo Nguồn dữ liệu trong Excel
- Kết nối dữ liệu không làm mới trong Excel
- Excel Queries and Connections Not Working
- Cách đóng Queries and Connections Pane trong Excel
<< Quay lại: Excel Data Connections | Importing Data in Excel | Learn Excel
Nhận miễn phí Bài tập Excel nâng cao có lời giải!