Computer >> Hướng Dẫn Máy Tính >  >> Phần Mềm >> Office

Làm chủ Cơ sở dữ liệu Excel: Các loại, Mẫu & Cách tạo dễ dàng

Cơ sở dữ liệu trong Excel nghĩa là việc thu thập và sắp xếp thông tin về cá nhân, sản phẩm, nhu cầu, giao dịch, v.v. Trong hướng dẫn Excel này, bạn sẽ học cách tạo nhiều loại cơ sở dữ liệu khác nhau trong Excel. Năm mẫu cơ sở dữ liệu Excel phổ biến và thường dùng nhất (bao gồm thư viện, sinh viên và nhân viên) cũng được đính kèm.

Chúng tôi đã tạo một UserForm tên là "Nhập liệu". Chúng tôi đang nhập thông tin cho một khách hàng cụ thể tên là "Mino" vào bảng tính Excel bằng biểu mẫu nhập dữ liệu.

Làm chủ Cơ sở dữ liệu Excel: Các loại, Mẫu & Cách tạo dễ dàng

Cơ sở dữ liệu trong Excel là gì?

Cơ sở dữ liệu là công cụ hiệu quả để thu thập và sắp xếp thông tin. Cơ sở dữ liệu có thể bao gồm dữ liệu về cá nhân, sản phẩm, nhu cầu, giao dịch, và nhiều hơn nữa. Nhiều cơ sở dữ liệu bắt đầu dưới dạng danh sách trong bảng tính hoặc ứng dụng chỉnh sửa văn bản. Một số loại cơ sở dữ liệu là: Cơ sở dữ liệu khách hàng, Cơ sở dữ liệu sinh viên, Cơ sở dữ liệu nhân viên, v.v. Khi danh sách trở nên dài hơn, sự trùng lặp và không nhất quán có thể bắt đầu xuất hiện. Khi các vấn đề này nảy sinh, việc chuyển dữ liệu sang hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (DBMS), như Microsoft Access, là một ý tưởng tốt.

Khác biệt giữa Cơ sở dữ liệu và Excel

Excel và Cơ sở dữ liệu chia sẻ một số khía cạnh chính khác nhau, như cấu trúc, khả năng và mục đích:

  • Excel là ứng dụng bảng tính dùng cho tính toán, tổ chức dữ liệu và quản lý cơ sở dữ liệu đơn giản, trong khi Cơ sở dữ liệu được thiết kế rõ ràng để lưu trữ, truy xuất và quản lý lượng lớn dữ liệu có cấu trúc.
  • Excel tổ chức dữ liệu trong bảng tính (hàng và cột), phù hợp cho tập dữ liệu nhỏ. Nó dựa trên tệp và lưu trữ dữ liệu trong một tệp duy nhất. Ngược lại, cơ sở dữ liệu sử dụng bảng, hàng và cột trong khung có cấu trúc (ví dụ: cơ sở dữ liệu SQL) để quản lý lượng lớn dữ liệu liên kết. Thường dựa trên máy chủ và cho phép nhiều người dùng truy cập cùng lúc.
  • Excel hoạt động tốt với tập dữ liệu nhỏ đến trung bình nhưng có thể gặp vấn đề hiệu suất với dữ liệu lớn do giới hạn bộ nhớ và xử lý. Cơ sở dữ liệu mở rộng hiệu quả để xử lý khối lượng dữ liệu khổng lồ mà không giảm hiệu suất đáng kể vì được thiết kế cho lưu trữ và truy xuất dữ liệu hiệu quả.
  • Excel có tính năng bảo mật hạn chế và dễ gặp lỗi do con người và sửa đổi ngẫu nhiên. Cơ sở dữ liệu cho phép phân quyền người dùng và kiểm soát truy cập để đảm bảo an ninh dữ liệu.
  • Excel thường được dùng bởi cá nhân hoặc nhóm nhỏ. Chia sẻ tệp Excel có thể dẫn đến vấn đề kiểm soát phiên bản. Cơ sở dữ liệu được thiết kế cho làm việc cộng tác giữa các tổ chức, nhóm và tập thể.
  • Excel cung cấp công cụ tính toán và trực quan hóa mạnh mẽ phù hợp cho phân tích dữ liệu cơ bản và báo cáo. Tuy nhiên, cơ sở dữ liệu thường tích hợp với các ứng dụng khác cho nhiều mục đích.

Cách tạo Cơ sở dữ liệu cơ bản trong Excel

Bạn sẽ học cách tạo cơ sở dữ liệu cơ bản trong Excel. Cơ sở dữ liệu cơ bản thường đề cập đến tập dữ liệu được tổ chức thành bảng, thường với các phạm vi. Nó lưu trữ các bản ghi riêng lẻ. Chúng ta sẽ tạo cơ sở dữ liệu của 10 bộ phim hay nhất theo danh sách IMDB. Cơ sở dữ liệu cơ bản sẽ chứa thông tin về: Xếp hạng, Tên phim, Năm, Đánh giá, Đạo diễn, Thể loại, Thời lượng, Danh mục, Ngôn ngữ, Diễn viên chính và Tóm tắt.

  • Mở sổ làm việc Excel và chuyển đến một bảng tính.

Làm chủ Cơ sở dữ liệu Excel: Các loại, Mẫu & Cách tạo dễ dàng

  • Chèn tiêu đề cho cơ sở dữ liệu.

Làm chủ Cơ sở dữ liệu Excel: Các loại, Mẫu & Cách tạo dễ dàng

Nhấn vào đây để phóng to hình ảnh

  • Thêm dữ liệu lần lượt từng bản ghi.

Làm chủ Cơ sở dữ liệu Excel: Các loại, Mẫu & Cách tạo dễ dàng

Nhấn vào đây để phóng to hình ảnh

  • Sau đó, chọn B3:L12 và chọn Bảng Hộp thoại Tạo Bảng sẽ xuất hiện. Bạn sẽ thấy phạm vi dữ liệu đã có trong trường nhập liệu.
  • Kiểm tra Bảng của tôi có tiêu đề => OK.

Làm chủ Cơ sở dữ liệu Excel: Các loại, Mẫu & Cách tạo dễ dàng

Nhấn vào đây để phóng to hình ảnh

Phạm vi sẽ được chuyển đổi thành Bảng Excel.

Làm chủ Cơ sở dữ liệu Excel: Các loại, Mẫu & Cách tạo dễ dàng

Nhấn vào đây để phóng to hình ảnh

  • Thêm dữ liệu bổ sung ở hàng thứ 13 sẽ tự động kết nối với bảng.

Làm chủ Cơ sở dữ liệu Excel: Các loại, Mẫu & Cách tạo dễ dàng

Nhấn vào đây để phóng to hình ảnh

Cách tạo Cơ sở dữ liệu có thể Tìm kiếm trong Excel

Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách tạo cơ sở dữ liệu có thể tìm kiếm trong Excel bằng công cụ Bộ lọc, hàm FILTER và danh sách thả xuống. Bằng cách chọn tiêu chí, bạn có thể lấy bất kỳ thông tin nào theo ý muốn. Chúng tôi sẽ áp dụng một số phương pháp để hiển thị dữ liệu cho thể loại Drama.

Sử dụng công cụ Bộ lọc cơ bản

Công cụ Bộ lọc là công cụ thuận tiện và cơ bản nhất để tạo cơ sở dữ liệu có thể tìm kiếm.

  • Chọn phạm vi B5:L5 và nhấn theo thứ tự: Trang chủ => Sắp xếp & Bộ lọc => Bộ lọc.

Lưu ý: Bạn có thể chọn công cụ Bộ lọc từ thẻ Dữ liệu. Vào: Dữ liệu => Sắp xếp & Bộ lọc => Bộ lọc.

Làm chủ Cơ sở dữ liệu Excel: Các loại, Mẫu & Cách tạo dễ dàng

Nhấn vào đây để phóng to hình ảnh

  • Bạn sẽ nhận được Danh sách thả xuống Bộ lọc. Nhấn theo: Danh sách thả xuống Bộ lọc => Chọn Drama => OK.

Làm chủ Cơ sở dữ liệu Excel: Các loại, Mẫu & Cách tạo dễ dàng

Nhấn vào đây để phóng to hình ảnh

  • Bạn sẽ có thể thu thập dữ liệu cho thể loại Drama đồng thời ẩn hai thể loại khác.

Làm chủ Cơ sở dữ liệu Excel: Các loại, Mẫu & Cách tạo dễ dàng

Nhấn vào đây để phóng to hình ảnh

Áp dụng hàm FILTER

Hàm FILTER cũng áp dụng được để tạo cơ sở dữ liệu có thể tìm kiếm trong Excel. Hàm FILTER tái tạo việc sử dụng công cụ Bộ lọc.

  • Sử dụng công thức FILTER trong ô B18, bạn sẽ nhận được cơ sở dữ liệu được lọc cho thể loại Drama.

=FILTER(B6:L15, G6:G15="Drama")

Làm chủ Cơ sở dữ liệu Excel: Các loại, Mẫu & Cách tạo dễ dàng

Nhấn vào đây để phóng to hình ảnh

Tạo danh sách thả xuống

Bạn cũng có thể tạo danh sách thả xuống với công cụ Xác thực dữ liệu để tạo cơ sở dữ liệu có thể tìm kiếm trong Excel. Chọn thể loại từ danh sách thả xuống và cơ sở dữ liệu sẽ được lọc tự động.

  • Chèn công thức FILTER sau vào ô B30.

=FILTER(B6:L15, G6:G15=C29)

  • Bạn sẽ được phép thu thập cơ sở dữ liệu được lọc của thể loại Hành động bằng cách chọn từ danh sách thả xuống.

Làm chủ Cơ sở dữ liệu Excel: Các loại, Mẫu & Cách tạo dễ dàng

Nhấn vào đây để phóng to hình ảnh

Cách tạo Cơ sở dữ liệu có Hình ảnh trong Excel

Bây giờ chúng ta sẽ tạo cơ sở dữ liệu bao gồm hình ảnh trong Excel bằng lệnh Hình ảnh. Hình ảnh là không thể thiếu trong cơ sở dữ liệu để nhận dạng và xác thực. Chèn bìa phim cho từng Tên phim trong một cột riêng biệt.

  • Chọn ô D4 và nhấn theo: Chèn => Hình ảnh => Đặt trong ô => Thiết bị này.
  • Hộp thoại Chèn Hình ảnh sẽ hiện ra.
  • Chọn hình ảnh của bạn, ví dụ Dark Knight => Chèn.

Làm chủ Cơ sở dữ liệu Excel: Các loại, Mẫu & Cách tạo dễ dàng

Nhấn vào đây để phóng to hình ảnh

  • Bạn sẽ thấy hình ảnh được chèn vào ô D4 như sau.

Làm chủ Cơ sở dữ liệu Excel: Các loại, Mẫu & Cách tạo dễ dàng

Nhấn vào đây để phóng to hình ảnh

  • Bạn có thể thêm tất cả các bìa phim tương tự.

Làm chủ Cơ sở dữ liệu Excel: Các loại, Mẫu & Cách tạo dễ dàng

Nhấn vào đây để phóng to hình ảnh

Cách tạo Cơ sở dữ liệu Tự động cập nhật trong Excel

Trong phần này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách tạo cơ sở dữ liệu tự động cập nhật trong Excel. Sử dụng công cụ Power Query của Excel. Nhập Danh sách các bang và lãnh thổ của Hoa Kỳ từ Wikipedia.

  • Đi đến Dữ liệu => Từ Web => chèn URL => OK.

Làm chủ Cơ sở dữ liệu Excel: Các loại, Mẫu & Cách tạo dễ dàng

  • Hộp thoại Truy cập nội dung Web sẽ xuất hiện.
  • Vì chúng ta sử dụng liên kết Wikipedia, bạn sẽ nhận được liên kết https://en.wikipedia.org/ trong trường Chọn cấp độ áp dụng cài đặt này.
  • Nhấn lệnh Kết nối.

Làm chủ Cơ sở dữ liệu Excel: Các loại, Mẫu & Cách tạo dễ dàng

  • Hộp thoại Trình điều hướng xuất hiện.
  • Chọn bảng Các bang của Hoa Kỳ => Tải => Tải vào.

Làm chủ Cơ sở dữ liệu Excel: Các loại, Mẫu & Cách tạo dễ dàng

  • Hộp thoại Nhập dữ liệu sẽ hiện ra.
  • Chọn Bảng => Bảng tính hiện có => chọn ô B5 => OK.

Làm chủ Cơ sở dữ liệu Excel: Các loại, Mẫu & Cách tạo dễ dàng

  • Tất cả dữ liệu sẽ được thu thập ở định dạng Bảng từ trang web.

Làm chủ Cơ sở dữ liệu Excel: Các loại, Mẫu & Cách tạo dễ dàng

Nhấn vào đây để phóng to hình ảnh

Chúng ta sẽ cập nhật dữ liệu sau mỗi 60 phút. Vì vậy, chúng ta phải làm mới bảng.

  • Đi đến Dữ liệu => menu thả xuống Làm mới tất cả => Thuộc tính kết nối.

Làm chủ Cơ sở dữ liệu Excel: Các loại, Mẫu & Cách tạo dễ dàng

  • Hộp thoại Thuộc tính truy vấn sẽ xuất hiện.
  • Kiểm tra Làm mới mỗi 60 phút => OK.

Làm chủ Cơ sở dữ liệu Excel: Các loại, Mẫu & Cách tạo dễ dàng

Cách sử dụng UserForm để thêm bản ghi vào Cơ sở dữ liệu

Khác với các phương pháp trước, chúng ta sẽ nhập bản ghi để tạo cơ sở dữ liệu trong Excel bằng cách tạo biểu mẫu, cụ thể là UserForm. UserForm yêu cầu kỹ năng VBA. Nếu bạn mới bắt đầu với VBA, đừng lo lắng. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn, chỉ rõ từng bước một cách rõ ràng.

  • Nhấn Nhà phát triển => Visual Basic.

Làm chủ Cơ sở dữ liệu Excel: Các loại, Mẫu & Cách tạo dễ dàng

  • Hộp thoại Visual Basic for Applications sẽ xuất hiện.
  • Nhấn: Chèn => UserForm.

Làm chủ Cơ sở dữ liệu Excel: Các loại, Mẫu & Cách tạo dễ dàng

  • Bạn sẽ nhận được UserForm để thiết kế. Thay đổi và ghi chú Nhập liệu.

Làm chủ Cơ sở dữ liệu Excel: Các loại, Mẫu & Cách tạo dễ dàng

  • Thêm khung và đặt tên là Thông tin cá nhân từ trường Caption.

Làm chủ Cơ sở dữ liệu Excel: Các loại, Mẫu & Cách tạo dễ dàng

  • Thêm hai khung khác tên là Địa chỉ và Thông tin liên hệ.

Làm chủ Cơ sở dữ liệu Excel: Các loại, Mẫu & Cách tạo dễ dàng

  • Thêm Nhãn tên Tên khách hàng.

Làm chủ Cơ sở dữ liệu Excel: Các loại, Mẫu & Cách tạo dễ dàng

  • Thêm các Nhãn như Công ty, Thành phố, Tiểu bang, Số điện thoại, và Email.

Làm chủ Cơ sở dữ liệu Excel: Các loại, Mẫu & Cách tạo dễ dàng

  • Thêm TextBox từ Toolbox bên dưới Tên khách hàng
  • Đổi tên thành C_Name. Điều này rất quan trọng khi thực thi mã VBA vì bạn sẽ nhập dữ liệu vào textbox và nó sẽ lưu dữ liệu vào bảng tính Excel.

Làm chủ Cơ sở dữ liệu Excel: Các loại, Mẫu & Cách tạo dễ dàng

  • Chèn thêm 5 TextBox. Tên các TextBox là: Company, City, State, Phone_no, và Email.

Làm chủ Cơ sở dữ liệu Excel: Các loại, Mẫu & Cách tạo dễ dàng

  • Thêm CommandButton. Đặt tên CommandButton1_OK và đổi caption thành OK.

Làm chủ Cơ sở dữ liệu Excel: Các loại, Mẫu & Cách tạo dễ dàng

  • Thêm CommandButton khác. Đặt tên CommandButton2_Cancel và đổi caption thành Hủy.

Làm chủ Cơ sở dữ liệu Excel: Các loại, Mẫu & Cách tạo dễ dàng

  • Viết mã VBA. Nhấn Double-Click vào lệnh OK.

Làm chủ Cơ sở dữ liệu Excel: Các loại, Mẫu & Cách tạo dễ dàng

  • Viết mã VBA trong UserForm1 và Lưu Macro.
Private Sub CommandButton1_OK_Click() Dim ws As Worksheet Dim lastRow As Long Dim i As Long Set ws = ThisWorkbook.Sheets("UserForm") lastRow = ws.Cells(ws.Rows.Count, "B").End(xlUp).Row i = lastRow + 1 With ws .Cells(i, 2).Value = Me.C_Name.Value .Cells(i, 3).Value = Me.Company.Value .Cells(i, 4).Value = Me.City.Value .Cells(i, 5).Value = Me.State.Value .Cells(i, 6).Value = Me.Phone_no.Value .Cells(i, 7).Value = Me.Email.Value End With i = i + 1 Me.C_Name.Value = "" Me.Company.Value = "" Me.City.Value = "" Me.State.Value = "" Me.Phone_no.Value = "" Me.Email.Value = "" Unload Me MsgBox "Data added" End Sub Private Sub CommandButton2_Cancel_Click() Unload Me End Sub

Làm chủ Cơ sở dữ liệu Excel: Các loại, Mẫu & Cách tạo dễ dàng

  • Đi đến Chèn => Module.

Làm chủ Cơ sở dữ liệu Excel: Các loại, Mẫu & Cách tạo dễ dàng

  • Viết mã VBA khác để hiển thị UserForm và Lưu Macro.
Sub Database_in_Excel() UserForm1.Show End Sub

Làm chủ Cơ sở dữ liệu Excel: Các loại, Mẫu & Cách tạo dễ dàng

  • Tạo hình dạng và gán Macro để hiển thị UserForm.
  • Chọn theo: Chèn => Hình minh họa => Hình dạng => Hình chữ nhật: Góc bo tròn.
  • Vẽ hình dạng trong Bảng tính và đặt tên Nhập dữ liệu.
  • Định dạng Nhập dữ liệu Bây giờ chúng ta sẽ gán Macro.
  • Chuột phải => Gán Macro => Database_in_Excel.

Làm chủ Cơ sở dữ liệu Excel: Các loại, Mẫu & Cách tạo dễ dàng

Nhấn vào đây để phóng to hình ảnh

  • Chúng ta sẽ kiểm tra UserForm.
  • Nhấn vào hình dạng Nhập dữ liệu để lấy Nhập liệu UserForm.
  • Nhập thông tin cần thiết và nhấn OK.
  • Nhận tất cả thông tin được đưa vào bảng tính Excel.

Làm chủ Cơ sở dữ liệu Excel: Các loại, Mẫu & Cách tạo dễ dàng

Cách tạo Cơ sở dữ liệu Quan hệ trong Excel

Bây giờ chúng ta sẽ thảo luận về việc tạo cơ sở dữ liệu quan hệ trong Excel. Cơ sở dữ liệu quan hệ trong Excel đề cập đến thiết lập nơi nhiều bảng được liên kết hoặc kết nối dựa trên các trường hoặc khóa tiêu chuẩn. Điều này cho phép bạn thiết lập mối quan hệ giữa các tập thông tin khác nhau. Giống như chúng ta có hai tập dữ liệu trong một bảng tính. Một chứa Nhân viên bán hàng và Sản phẩm, và cái kia chứa Nhân viên bán hàng và Doanh thu thuần. Chúng ta sẽ thiết lập mối quan hệ giữa Sản phẩm và Doanh thu thuần bằng công cụ Bảng Pivot.

  • Chuyển đổi phạm vi dữ liệu thành bảng. Vì vậy, chọn: Chèn => Bảng.
  • Hộp thoại Tạo Bảng sẽ hiện ra.
  • Chọn phạm vi $B$5:$C$10 => Kiểm tra Bảng của tôi có tiêu đề => OK.

Làm chủ Cơ sở dữ liệu Excel: Các loại, Mẫu & Cách tạo dễ dàng

  • Chuyển đổi hai tập dữ liệu này thành Bảng Excel.

Lưu ý: Từ thẻ Thiết kế Bảng bạn có thể điều hướng tên bảng. Ví dụ, tên bảng của chúng ta là Bảng2 và Bảng3.

Làm chủ Cơ sở dữ liệu Excel: Các loại, Mẫu & Cách tạo dễ dàng

  • Để tạo cơ sở dữ liệu quan hệ, chúng ta sẽ tạo Bảng Pivot.
  • Chọn Bảng2 => Bảng Pivot. Sau đó hộp thoại Bảng Pivot từ Bảng hoặc Phạm vi sẽ xuất hiện.
  • Đặt Bảng Pivot trong Bảng tính hiện có. Chọn Bảng tính hiện có => B12
  • Kiểm tra tùy chọn Thêm dữ liệu này vào Mô hình dữ liệu => OK.
  • Khu vực Các trường Bảng Pivot sẽ hiện ra. Chọn Sản phẩm của Bảng2 từ Đang hoạt động
  • Thêm Doanh thu thuần từ khu vực Các trường Bảng Pivot , vào Tất cả => Bảng3 => Doanh thu thuần.

Để làm rõ, một GIF được đính kèm bên dưới.

Làm chủ Cơ sở dữ liệu Excel: Các loại, Mẫu & Cách tạo dễ dàng

Lưu ý: Bảng Pivot không tự động cập nhật. Vì vậy, bạn phải nhấn lệnh Làm mới để cập nhật dữ liệu mỗi lần.

Cách tạo Cơ sở dữ liệu Khách hàng trong Excel

Hướng dẫn bạn cách tạo cơ sở dữ liệu khách hàng trong Excel. Cơ sở dữ liệu khách hàng thường chứa: ID Khách hàng, Tên khách hàng, Công ty, Giới tính, Tuổi, Tình trạng hôn nhân, Thành phố, Tiểu bang, Số liên lạc, Email, v.v. Điều này thiết yếu cho bất kỳ tổ chức nào để duy trì mối quan hệ với khách hàng.

  • Chèn các tiêu đề cơ sở dữ liệu khách hàng.

Làm chủ Cơ sở dữ liệu Excel: Các loại, Mẫu & Cách tạo dễ dàng

Nhấn vào đây để phóng to hình ảnh

  • Thêm thông tin lần lượt vào các trường cụ thể.

Làm chủ Cơ sở dữ liệu Excel: Các loại, Mẫu & Cách tạo dễ dàng

Nhấn vào đây để phóng to hình ảnh

Cách tạo Cơ sở dữ liệu Sinh viên trong Excel

Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn việc tạo cơ sở dữ liệu sinh viên trong Excel. Cơ sở dữ liệu sinh viên thiết yếu cho bất kỳ cơ sở giáo dục nào. Cơ sở dữ liệu sinh viên chứa: ID Sinh viên, Tên, Họ, Giới tính, Ngày sinh, Email, Số điện thoại, Địa chỉ, Thành phố, v.v.

  • Chèn các tiêu đề cơ sở dữ liệu sinh viên.

Làm chủ Cơ sở dữ liệu Excel: Các loại, Mẫu & Cách tạo dễ dàng

Nhấn vào đây để phóng to hình ảnh

  • Thêm thông tin lần lượt như hình ảnh sau, bạn có thể tạo cơ sở dữ liệu sinh viên.

Làm chủ Cơ sở dữ liệu Excel: Các loại, Mẫu & Cách tạo dễ dàng

Nhấn vào đây để phóng to hình ảnh

Cách tạo Cơ sở dữ liệu Thư viện trong Excel

Bây giờ bạn sẽ học cách tạo cơ sở dữ liệu thư viện trong Excel. Gần như mọi cộng đồng đều có ít nhất một thư viện. Bên cạnh đó, trường học, cao đẳng và tổ chức có thư viện riêng. Vì vậy, việc tạo cơ sở dữ liệu là thiết yếu. Cơ sở dữ liệu thư viện chứa: ID Sách, Tên sách, Tác giả, ID Thành viên, Tên thành viên, Ngày mượn, Ngày đến hạn, Địa chỉ, Số điện thoại, v.v. Giống như hai cơ sở dữ liệu trước, bạn có thể dễ dàng tạo cơ sở dữ liệu thư viện, như hình dưới đây, với các trường thích hợp để nhập liệu.

Làm chủ Cơ sở dữ liệu Excel: Các loại, Mẫu & Cách tạo dễ dàng

Nhấn vào đây để phóng to hình ảnh

Các điểm chính khi tạo Cơ sở dữ liệu trong Excel

Đây là những điểm chính tuyệt vời để bạn tham khảo khi tạo cơ sở dữ liệu trong Excel. Hãy tóm tắt chúng để rõ ràng:

  • Bạn có thể tải tệp Excel lên MS Access để tăng cường bảo mật và khả năng sao lưu.
  • Công thức và hàm của Excel hỗ trợ tính toán và phân tích thống kê dễ dàng.
  • Công cụ Bộ lọc và hàm Filter của Excel cho phép lọc dữ liệu hiệu quả dựa trên tiêu chí cụ thể.
  • Tổ chức dữ liệu theo thời gian theo ngày cho phép theo dõi và phân tích dễ dàng hơn.
  • Hiệu suất có thể chậm đáng kể khi lượng dữ liệu tăng lên.
  • Bạn có thể dùng Bảng Pivot Excel để phân tích và trình bày dữ liệu theo nhiều định dạng.
  • Việc sử dụng UserForm sẽ giúp bạn nhập dữ liệu tự động bằng hộp thoại. Nhưng nó yêu cầu kỹ năng và kiến thức VBA.

Cách Sao chép hoặc Xuất Cơ sở dữ liệu từ Excel sang Access

Có một tập dữ liệu trong Excel, và chúng ta sẽ xuất cơ sở dữ liệu Excel sang Microsoft Access. Bên cạnh đó, bạn có thể trao đổi dữ liệu giữa Excel và Access.

Làm chủ Cơ sở dữ liệu Excel: Các loại, Mẫu & Cách tạo dễ dàng

Nhấn vào đây để phóng to hình ảnh

  • Chọn theo: Dữ liệu bên ngoài => Nguồn dữ liệu mới => Từ tệp => Excel.

Làm chủ Cơ sở dữ liệu Excel: Các loại, Mẫu & Cách tạo dễ dàng

  • Hộp thoại Lấy dữ liệu bên ngoài sẽ xuất hiện.
  • Chèn Tên tệp => Liên kết đến nguồn dữ liệu bằng cách tạo bảng liên kết => OK.

Làm chủ Cơ sở dữ liệu Excel: Các loại, Mẫu & Cách tạo dễ dàng

  • Phép thuật Liên kết Bảng tính sẽ hiện ra.
  • Chọn tùy chọn Hiển thị Bảng tính => Excel sang Access bảng tính => Tiếp.

Làm chủ Cơ sở dữ liệu Excel: Các loại, Mẫu & Cách tạo dễ dàng

  • Kiểm tra Hàng đầu tiên chứa tiêu đề cột => Tiếp.

Làm chủ Cơ sở dữ liệu Excel: Các loại, Mẫu & Cách tạo dễ dàng

  • Chèn Excel sang Access vào trường Tên bảng liên kết => Hoàn tất.

Làm chủ Cơ sở dữ liệu Excel: Các loại, Mẫu & Cách tạo dễ dàng

  • Chọn bảng tính Excel sang Access, chúng ta sẽ có thể thu thập tất cả dữ liệu từ bảng tính Excel.

Làm chủ Cơ sở dữ liệu Excel: Các loại, Mẫu & Cách tạo dễ dàng

Nhấn vào đây để phóng to hình ảnh

Các hàm Cơ sở dữ liệu trong Excel là gì?

Các hàm cơ sở dữ liệu trong Excel là một nhóm hàm được thiết kế để làm việc cụ thể với dữ liệu có cấu trúc được tổ chức trong bảng hoặc phạm vi Excel. Các hàm này giúp thực hiện tính toán, phân tích và truy xuất dữ liệu dựa trên tiêu chí được chỉ định trong cơ sở dữ liệu Excel.

  • Chọn hàm Cơ sở dữ liệu, nhấn Công thức => Chèn hàm.
  • Hộp thoại Chèn hàm sẽ mở ra.
  • Chọn Cơ sở dữ liệu làm Danh mục => Chọn hàm mong muốn => OK.

Làm chủ Cơ sở dữ liệu Excel: Các loại, Mẫu & Cách tạo dễ dàng

Dưới đây là một số hàm cơ sở dữ liệu thường dùng trong Excel:

DCOUNT: Đếm giá trị số.
DCOUNTA: Đếm giá trị không phải số.
DCOUNTBLANK: Đếm giá trị trống trong cơ sở dữ liệu.
DSUM: Tính tổng giá trị trong cơ sở dữ liệu.
DAVERAGE: Tính trung bình giá trị trong cơ sở dữ liệu.
DMIN: Trả về giá trị tối thiểu từ cơ sở dữ liệu.
DMAX: Trả về giá trị tối đa từ một cột trong cơ sở dữ liệu.
DGET: Truy xuất một giá trị đơn lẻ từ cơ sở dữ liệu dựa trên tiêu chí chỉ định.
DPRODUCT: Nhân các giá trị trong trường hoặc cột được chỉ định.
DSTDEV, DSTDEVP: Tính độ lệch chuẩn của tổng thể hoặc mẫu trong cơ sở dữ liệu.
DVAR, DVARP: Tính phương sai của tổng thể hoặc mẫu trong cơ sở dữ liệu.

Tải miễn phí Mẫu Cơ sở dữ liệu Excel của chúng tôi

Chúng tôi đã đính kèm 5 mẫu cơ sở dữ liệu Excel hữu ích. Tất cả đều miễn phí để tải xuống & sẵn sàng sử dụng. Vui lòng xem qua.

Cơ sở dữ liệu Khách hàng
Tải mẫu Cơ sở dữ liệu Khách hàng

Làm chủ Cơ sở dữ liệu Excel: Các loại, Mẫu & Cách tạo dễ dàng

Nhấn vào đây để phóng to hình ảnh

Cơ sở dữ liệu Sinh viên
Tải mẫu Cơ sở dữ liệu Khách hàng

Làm chủ Cơ sở dữ liệu Excel: Các loại, Mẫu & Cách tạo dễ dàng

Nhấn vào đây để phóng to hình ảnh

Cơ sở dữ liệu Nhân viên
Tải mẫu Cơ sở dữ liệu Khách hàng

Làm chủ Cơ sở dữ liệu Excel: Các loại, Mẫu & Cách tạo dễ dàng

Nhấn vào đây để phóng to hình ảnh

Cơ sở dữ liệu Thư viện
Tải mẫu Cơ sở dữ liệu Khách hàng

Làm chủ Cơ sở dữ liệu Excel: Các loại, Mẫu & Cách tạo dễ dàng

Nhấn vào đây để phóng to hình ảnh

Cơ sở dữ liệu Thành viên
Tải mẫu Cơ sở dữ liệu Khách hàng

Làm chủ Cơ sở dữ liệu Excel: Các loại, Mẫu & Cách tạo dễ dàng

Nhấn vào đây để phóng to hình ảnh

Tải Sổ làm việc thực hành
Tải sổ làm việc thực hành mà chúng tôi đã dùng để chuẩn bị bài viết này.

Tóm lại, chúng tôi đã giải thích cách tạo cơ sở dữ liệu trong Excel. Chúng tôi đã chỉ cách tiếp cận từng bước để tạo cơ sở dữ liệu cơ bản, khách hàng, sinh viên và thư viện. Bạn có thể dùng công cụ Bộ lọc, hàm FILTER và danh sách thả xuống để tạo cơ sở dữ liệu có thể tìm kiếm. Bên cạnh đó, Power Query có thể là công cụ hữu ích để tạo cơ sở dữ liệu động nhập dữ liệu từ trang web. Mặt khác, việc sử dụng Bảng Pivot sẽ giúp bạn tạo cơ sở dữ liệu quan hệ. UserForm có thể là công cụ tuyệt vời để nhập dữ liệu vào bảng tính Excel khi tạo cơ sở dữ liệu. Cuối cùng, chúng tôi đã mô tả cách xuất dữ liệu từ Excel sang Microsoft Access.
Hãy để lại suy nghĩ, câu hỏi cũng như góp ý của bạn trong phần bình luận.

Cơ sở dữ liệu trong Excel: Trung tâm Kiến thức

  • Tạo Cơ sở dữ liệu Nhân viên trong Excel
  • Tạo Cơ sở dữ liệu đơn giản trong Excel VBA
  • Tạo Cơ sở dữ liệu Thành viên trong Excel
  • Tạo Cơ sở dữ liệu Công thức nấu ăn trong Excel

<< Quay lại Học Excel

Xem Từ đồng nghĩa và Định nghĩa

Nhận BÀI TẬP EXCEL NÂNG CAO MIỄN PHÍ kèm Giải pháp!