Computer >> Hướng Dẫn Máy Tính >  >> Phần Mềm >> Office

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

Trong hướng dẫn này, bạn sẽ tìm hiểu mọi thứ về Xác thực dữ liệu từ mục đích của nó đến cách áp dụng nó trong bảng tính Excel của bạn.

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

Trong hình ảnh trên, chúng tôi đã áp dụng xác thực dữ liệu trong cột có tên “Số lượng hàng tồn kho” nên nó sẽ chỉ lưu trữ các số làm đầu vào trong các ô. Nếu bạn nhập bất kỳ giá trị văn bản nào, nó sẽ hiển thị hộp thông báo có nội dung:“Giá trị này không khớp với các hạn chế xác thực dữ liệu được xác định cho ô này”. Đó là cách xác thực dữ liệu hoạt động.

⏷Xác thực dữ liệu trong Excel
⏷Mục đích sử dụng xác thực dữ liệu
⏷Các loại đầu vào xác thực dữ liệu
⏷1. Làm cách nào để áp dụng xác thực dữ liệu trong Excel?
   ⏵1.1. Áp dụng xác thực dữ liệu trong ô Excel
   ⏵1.2. Áp dụng nhiều quy tắc xác thực dữ liệu trong một ô
   ⏵1.3. Áp dụng xác thực dữ liệu dựa trên một ô khác
   ⏵1.4. Áp dụng xác thực dữ liệu bằng hộp kiểm
⏷2. Tạo danh sách thả xuống với xác thực dữ liệu
⏷3. Sử dụng Xác thực dữ liệu trong Excel bằng màu sắc
⏷4. Ứng dụng xác thực dữ liệu tùy chỉnh trong Excel
   ⏵4.1. Chỉ cho phép nhập các ký tự chữ và số khi xác thực dữ liệu
   ⏵4.2 Chỉ cho phép số với xác thực dữ liệu tùy chỉnh
   ⏵Quy tắc xác thực dữ liệu Excel tùy chỉnh không hoạt động
⏷5. Chỉnh sửa xác thực dữ liệu
⏷6. Sao chép xác thực dữ liệu sang các ô Excel khác.
⏷Tìm ô chứa quy tắc xác thực dữ liệu
⏷Xóa xác thực dữ liệu trong Excel?
⏷Mẹo hữu ích để áp dụng xác thực dữ liệu
⏷Hạn chế của việc xác thực dữ liệu
⏷Các vấn đề về xác thực dữ liệu và cách giải quyết chúng

Trong suốt bài đăng trên blog Excel này, bạn sẽ học cách

  • Áp dụng xác thực dữ liệu (Trong ô, Nhiều quy tắc, Quy tắc dựa trên một ô khác, Có hộp kiểm)
  • Tạo danh sách thả xuống bằng Xác thực dữ liệu
  • Sử dụng xác thực dữ liệu
  • Áp dụng xác thực dữ liệu tùy chỉnh (Chỉ ký tự chữ và số, Chỉ số)
  • Chỉnh sửa xác thực dữ liệu
  • Tìm xác thực dữ liệu
  • Xóa xác thực dữ liệu

Lưu ý: Chúng tôi đã sử dụng Microsoft 365 để chuẩn bị dữ liệu cho bài viết này. Bạn có thể áp dụng các phương pháp nêu trên ở các phiên bản từ Excel 2007 trở đi.

Xác thực dữ liệu trong Excel là gì?

Xác thực dữ liệu trong Excel là tính năng cho phép bạn kiểm soát loại dữ liệu được nhập vào một ô. Nó giúp duy trì độ chính xác và nhất quán bằng cách đặt ra các quy tắc cho những gì có thể được nhập vào. Ví dụ:bạn có thể hạn chế các mục nhập ở số nguyên, số thập phân, ngày tháng hoặc danh sách được xác định trước.

Mục đích sử dụng xác thực dữ liệu trong Excel là gì?

Chúng ta có thể sử dụng Xác thực dữ liệu trong bảng tính Excel của mình vì nó-

  • ngăn chúng tôi nhập dữ liệu sai vào ô.
  • Giữ cho dữ liệu của chúng tôi được định dạng thống nhất.
  • Đơn giản hóa và tăng tốc độ nhập dữ liệu của chúng tôi.
  • Nâng cao độ tin cậy dữ liệu tổng thể của chúng tôi.
  • Tạo trải nghiệm tích cực cho người dùng.
  • Cho phép các quy tắc tùy chỉnh sử dụng công thức cho các yêu cầu riêng của chúng tôi.

Tất cả các loại dữ liệu đầu vào xác thực dữ liệu trong Excel là gì?

1 – Tab Cài đặt
Có hai hộp nhập:Cho phép Dữ liệu . Họ thiết lập các quy tắc để xác thực dữ liệu.

a) Hộp cho phép:
Bạn có thể chọn loại xác thực dữ liệu:

  • Số nguyên: Chỉ cho phép số nguyên.
  • Thập phân: Cho phép số thập phân với độ chính xác đã đặt.
  • Danh sách: Tạo danh sách thả xuống cho phép bạn chọn từ danh sách.
  • Ngày: Đảm bảo các mục nhập nằm trong phạm vi ngày được chỉ định.
  • Thời gian: Chỉ cho phép thời gian.
  • Độ dài văn bản: Kiểm soát số lượng ký tự được phép.
  • Tùy chỉnh: Điều này cho phép bạn đặt các quy tắc duy nhất bằng công thức.

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

b) Hộp dữ liệu:
Trong Dữ liệu tab, bạn phải xác định tiêu chí dựa trên xác thực bạn đã chọn trong Cho phép tab.

  • Số nguyên: Chỉ định giá trị tối thiểu và tối đa.
  • Thập phân: Đặt số chữ số thập phân được phép.
  • Danh sách: Tạo danh sách các mục được chấp nhận.
  • Ngày/Giờ: Thiết lập giá trị ngày hoặc giờ tối thiểu và tối đa.
  • Độ dài văn bản: Xác định số ký tự tối thiểu và tối đa.
  • Tùy chỉnh: Nhập công thức tùy chỉnh để xác thực.

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

2 – Tab Thông báo đầu vào:
Bạn có thể sử dụng tab này để tùy chỉnh thông báo của mình nhằm đưa ra bất kỳ hướng dẫn nào.

Hiển thị thông báo đầu vào khi ô được chọn”: Hiển thị thông báo khi người dùng chọn ô đã xác thực.

Hộp “Tiêu đề và thông báo nhập”: Tùy chỉnh tiêu đề và nội dung thông báo.

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

3 – Tab Cảnh báo Lỗi:

a) “Hiển thị cảnh báo lỗi sau khi nhập dữ liệu không hợp lệ”: Đảm bảo rằng người dùng nhận được thông báo nếu họ nhập thông tin không hợp lệ.

b) Phong cách:
Chọn loại cảnh báo lỗi từ hộp này:

  • Dừng lại (ngăn nhập cảnh)
  • Cảnh báo (thông báo mà không chặn)
  • Thông tin (cung cấp thông tin mà không bị chặn).

c)Tiêu đề và thông báo lỗi: Tùy chỉnh tiêu đề và thông báo cho cảnh báo lỗi.

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

Hướng dẫn 1 – Cách áp dụng xác thực dữ liệu trong Excel

  • Chọn ô hoặc dải ô nơi bạn muốn xác thực.
  • Đi tới “Dữ liệu tab ”.
  • Nhấp vào “Xác thực dữ liệu ” và chọn loại xác thực bạn cần.
  • Định cấu hình tiêu chí trong tất cả các tab dựa trên yêu cầu của bạn và nhấp vào “OK ” để áp dụng xác nhận.

Đọc tiếp để biết thêm ví dụ cụ thể.

Trường hợp 1.1 – Cách áp dụng xác thực dữ liệu trong ô Excel

Chúng tôi có tập dữ liệu như bên dưới, trong đó chúng tôi sẽ áp dụng Xác thực dữ liệu trong cột có tên “Ngày sinh ” chỉ để lưu trữ ngày tháng.

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

  • Chọn phạm vi F6:F19 .
  • Nhấp vào Dữ liệu và chọn Xác thực dữ liệu.

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

  • Chọn Ngày trong Cho phép cái hộp.
  • Chọn “lớn hơn ” vào hộp Dữ liệu.
  • Đặt 1/1/1900 (mm/dd/yyyy) làm Ngày bắt đầu .
  • Nhấp vào OK .

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

  • Các ô trong cột sẽ chấp nhận ngày làm dữ liệu đầu vào ở định dạng mm/dd/yyyy. Nếu không, Excel sẽ hiển thị thông báo lỗi cho biết “Giá trị này không khớp với các hạn chế xác thực dữ liệu được xác định cho ô này”.

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

  • Nếu bạn nhập dữ liệu phù hợp, nó sẽ cho phép.

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

Trường hợp 1.2 – Cách áp dụng quy tắc xác thực nhiều dữ liệu trong một ô

Chúng tôi có tập dữ liệu bên dưới nơi chúng tôi sẽ lấy dữ liệu đầu vào và xác thực nó trong ô E6 dựa trên Tiêu chí 1 (Giá lớn hơn 50) và Tiêu chí 2 (Chỉ sản phẩm trong danh sách).

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

  • Chọn ô E6 .
  • Nhấp vào Dữ liệu và đi tới Xác thực dữ liệu.

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

  • Chọn Tùy chỉnh cho Cho phép.
  • Sử dụng công thức sau trong Công thức hộp:

=OR(E6>$B$6, COUNTIF($B$9:$B$12,E6)=1)

  • Nhấp vào OK.

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

  • Điều này sẽ kích hoạt Xác thực dữ liệu trong ô E6 . Khi bạn nhập 40 vào, nó sẽ ngay lập tức hiển thị thông báo lỗi vì nó không đáp ứng bất kỳ tiêu chí nào.

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

  • Khi bạn nhập 70 (lớn hơn 50), nó sẽ chấp nhận giá trị này là dữ liệu hợp lệ vì nó đáp ứng Tiêu chí 1.

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

  • Khi bạn nhập Coconut vào ô E6 , nó cũng sẽ chấp nhận vì nó đáp ứng Tiêu chí 2.

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

Trường hợp 1.3 – Cách áp dụng xác thực dữ liệu dựa trên một ô khác trong Excel

Giả sử chúng ta có dữ liệu trong các ô F6:F11 . Chúng tôi sẽ sử dụng nó để xác thực các giá trị trong cột có tên “Chỉ định”.

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

  • Chọn phạm vi F5:F11 .
  • Nhấn Ctrl + T.
  • Kiểm tra Bảng của tôi có tiêu đề  tùy chọn.
  • Nhấp vào OK .

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

  • Chọn bảng đã tạo.
  • Nhấp vào Thiết kế bảng.
  • Đặt Tên bảng là “Thông tin”.

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

  • Chọn phạm vi D6:D16 .
  • Chèn Xác thực dữ liệu .

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

  • Chọn Danh sách dành cho Cho phép.
  • Sử dụng công thức được liệt kê bên dưới trong hộp Nguồn:

=INDIRECT(“Info [Designation]”)

  •  Nhấp vào OK .

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

  • Thao tác này sẽ tạo danh sách thả xuống dựa trên bảng. Bây giờ trong cột “Chỉ định”, hãy sử dụng danh sách để nhập dữ liệu.

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

  • Bạn có thể chọn các giá trị theo ý muốn.

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

Trường hợp 1.4 – Cách áp dụng xác thực dữ liệu bằng hộp kiểm trong Excel

Nếu bạn sử dụng hộp kiểm, bạn phải nhấp vào hộp kiểm để kích hoạt xác thực dữ liệu cho mục nhập.

Hãy xem xét tập dữ liệu bên dưới nơi chúng tôi sẽ áp dụng Xác thực dữ liệu trong hai cột có tên “Tên” và “Rời khỏi (Đã thực hiện)” bằng cách sử dụng hộp kiểm.

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

  • Đi tới Nhà phát triển,  Chèn và  Hộp kiểm.

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

  • Chọn hộp kiểm.
  • Nhấp chuột phải và chọn Chỉnh sửa văn bản.

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

  • Đổi tên thành “Xác thực tên”.

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

  • Lặp lại để thêm một hộp kiểm khác và đổi tên nó thành “Xác thực nghỉ phép (Đã thực hiện)”.

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

  • Chọn hộp kiểm đầu tiên.
  • Nhấp chuột phải và chọn Kiểm soát định dạng .

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

  • Nhấp vào Điều khiển trong Đối tượng định dạng hộp thoại.
  • Chọn ô $G$6 trong Liên kết ô .
  • Nhấp vào OK .

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

  • Dựa vào hộp kiểm, kết quả sẽ trả về TRUE hoặc SAI trong ô liền kề G6.
  • Liên kết G7 bằng hộp kiểm khác có tên “Xác thực nghỉ phép (Đã thực hiện)”.

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

  • Chọn phạm vi C6:C16 .
  • Chèn Xác thực dữ liệu .

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

  • Chọn Tùy chỉnh trong hộp Cho phép.
  • Sao chép công thức này vào Hộp công thức:

=IF($G$6, ISTEXT(C5:C16),FALSE)

  • Nhấp vào OK .

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

  • Xác thực dữ liệu được kích hoạt. Nếu bạn cố gắng nhập “Marylin Pittaman” vào cột “Tên”, nó sẽ trả về hộp thông báo lỗi vì chúng tôi chưa chọn hộp kiểm “Xác thực tên”.

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

  • Khi bạn chọn hộp kiểm “Xác thực tên”, nó sẽ lấy ‘Marylin Pittaman” làm đầu vào. Đó là cách hộp kiểm xác thực dữ liệu đã nhập trong các ô của cột “Tên”.

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

  • Chọn phạm vi D6:D16 .
  • Chèn Xác thực dữ liệu mới .
  • Chọn Tùy chỉnh trong Cho phép cái hộp.
  • Sao chép công thức sau trong Công thức cái hộp.

=IF($G$7, ISNUMBER(D6:D16),FALSE)

  • Nhấp vào OK .

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

  • Khi bạn bỏ chọn hộp kiểm thứ hai, bạn không thể nhập bất kỳ số nào vào cột “Rời khỏi (Đã thực hiện)”.

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

  • Nếu bạn chọn hộp kiểm “Xác thực nghỉ phép (Đã thực hiện)”, nó sẽ cho phép bạn nhập bất kỳ số nào vào các ô.

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

  • Bằng cách chọn cả hai hộp kiểm, bạn có thể nhập dữ liệu vào các cột. Kết quả sẽ như hình bên dưới.

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

Hướng dẫn 2 – Cách tạo danh sách thả xuống với xác thực dữ liệu trong Excel

Giả sử chúng ta muốn tạo một danh sách thả xuống như trong hình bên dưới từ dữ liệu hiện có trong trang tính.

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

  • Chọn phạm vi D6:D16 .
  • Chèn Xác thực dữ liệu .

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

  • Chọn Danh sách trong Cho phép cái hộp.
  • Nhấp vào Nguồn biểu tượng.

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

  • Chọn phạm vi F6:F11 . Những mục này sẽ được thêm vào danh sách thả xuống.

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

  • Nhấp vào OK .

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

  • Nhấp vào ô bất kỳ.
  • Chọn biểu tượng thả xuống ở bên phải.
  • Một danh sách thả xuống sẽ xuất hiện và bạn có thể chọn các mục mong muốn.

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

  • Chúng tôi đã sử dụng danh sách thả xuống để điền vào cột như trong hình bên dưới.

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

Hướng dẫn 3 – Cách sử dụng xác thực dữ liệu trong Excel bằng màu sắc

Giả sử chúng ta có một tập dữ liệu dưới đây. Trong cột “Số có được”, chúng tôi sẽ chỉ cho phép nhập số nguyên (lớn hơn 40) và đánh dấu các giá trị đó dựa trên điều kiện bằng cách sử dụng Định dạng có điều kiện.

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

  • Chọn phạm vi D6:D16 .
  • Chèn Xác thực dữ liệu.
  • Chọn Số nguyên trong Cho phép cái hộp.
  • Chọn giữa trong hộp Dữ liệu.
  • Đặt 40 ở mức Tối thiểu và 100 là Tối đa.
  • Nhấp vào OK .

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

  • Điều này sẽ kích hoạt Xác thực dữ liệu cho phạm vi này. Bạn có thể nhập một số từ 40 đến 100. Nếu bạn nhập bất kỳ số nào nhỏ hơn 40 (tức là 34), nó sẽ trả về cho bạn một hộp thông báo lỗi.

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

  • Chọn phạm vi D6:D16.
  • Nhấp vào Định dạng có điều kiện và chọn Quy tắc mới.

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

  • Nhấp vào “Chỉ định dạng các ô chứa ”.
  • Chọn giữa.
  • Nhập số 40 và 59 vào các ô bên dưới “Chỉ định dạng các ô bên trong ” tùy chọn.
  • Nhấp vào Định dạng để thêm màu sắc.

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

  • Nhấp vào Điền trong Định dạng ô hộp thoại.
  • Chọn màu bạn muốn.
  • Nhấp vào OK .

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

  • Nhấp vào OK .

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

  • Trong cột, nó sẽ đánh dấu các số nhỏ hơn 60 bằng màu đã chọn.

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

  • Lặp lại trong phạm vi từ 60 đến 100 với Quy tắc định dạng có điều kiện mới.

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

  • Chọn màu tô khác.

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

  • Thao tác này sẽ làm nổi bật các số lớn hơn 60 bằng màu đã chọn như trong hình bên dưới.

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

Hướng dẫn 4 – Ứng dụng xác thực dữ liệu tùy chỉnh trong Excel

Chúng tôi đã đặt các quy tắc/công thức cho dữ liệu từ Quy tắc tùy chỉnh trong hộp thoại Xác thực dữ liệu như trong hình.

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

Trường hợp 4.1 – Cách chỉ cho phép nhập ký tự chữ và số khi xác thực dữ liệu

Ký tự chữ và số là sự kết hợp của các ký tự chữ cái (chữ cái) và số (số). Chúng tôi có tập dữ liệu bên dưới và sẽ thêm các ký tự chữ và số vào cột “Mẫu”.

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

  • Chọn phạm vi D6:D16.
  • Đi tới Xác thực dữ liệu .
  • Chọn Tùy chỉnh trong Cho phép cái hộp.
  • Sử dụng công thức sau:

=ISNUMBER(SUMPRODUCT(SEARCH(MID(B5, ROW(INDIRECT("1:"&LEN(D6))),1),"0123456789abcdefghijklmnopqrstuvwxyzABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ")))

  • Nhấp vào OK .

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

  • Điều này sẽ chỉ cho phép các ký tự chữ và số trong phạm vi.

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

  • Chúng tôi chỉ có thể lưu trữ các ký tự chữ và số trong các ô.

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

Trường hợp 4.2 – Chỉ cho phép số khi xác thực dữ liệu tùy chỉnh trong Excel

Giả sử chúng ta có một tập dữ liệu như hình ảnh bên dưới.  Chúng tôi muốn chỉ cho phép số trong cột “Số lượng hàng tồn kho”.

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

  • Chọn phạm vi D6:D14.
  • Chèn Xác thực dữ liệu .
  • Chọn Tùy chỉnh trong Cho phép cái hộp.
  • Sử dụng công thức sau trong Công thức hộp:
  • Nhấp vào OK .

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

  • Điều này sẽ chỉ cho phép số vào ô của cột. Nếu không, nó sẽ hiển thị thông báo lỗi.

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

  • Chúng tôi đã hoàn thành tập dữ liệu trong đó cột “Số lượng hàng tồn kho” chỉ chứa số.

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

Quy tắc xác thực dữ liệu Excel tùy chỉnh không hoạt động:Lý do và giải pháp

  • Đảm bảo rằng công thức tùy chỉnh bạn đã nhập là chính xác. Kiểm tra kỹ xem có lỗi cú pháp hoặc lỗi đánh máy nào trong công thức không.
  • Nếu công thức tùy chỉnh của bạn tham chiếu đến các ô khác, hãy đảm bảo tham chiếu ô chính xác và các ô được tham chiếu chứa giá trị mong đợi.
  • Xác minh rằng bạn đã chọn đúng phạm vi ô để áp dụng quy tắc xác thực dữ liệu.
  • Kiểm tra xem bạn đã thiết lập cảnh báo lỗi chính xác chưa trong trường hợp quy tắc xác thực bị vi phạm. Đôi khi, cảnh báo lỗi có thể không hiển thị hoặc kiểu cảnh báo đã chọn có thể không phù hợp với tình huống.
  • Đảm bảo rằng định dạng ô phù hợp với quy tắc xác thực. Ví dụ:nếu quy tắc của bạn kiểm tra ngày thì ô phải được định dạng là ngày.
  • Nếu bạn đang làm việc với phiên bản Excel cũ hơn, hãy lưu ý các vấn đề về chế độ tương thích. Một số tính năng nhất định có thể không hoạt động như mong đợi ở chế độ tương thích.
  • Nếu trang tính được bảo vệ, hãy kiểm tra xem có cho phép thay đổi xác thực dữ liệu hay không. Đôi khi, cài đặt bảo vệ có thể hạn chế việc áp dụng các quy tắc mới.
  • Kiểm tra mọi xung đột với quy tắc định dạng có điều kiện. Các quy tắc xung đột có thể ghi đè lên nhau.

Hướng dẫn 5 – Cách chỉnh sửa xác thực dữ liệu trong Excel

Chúng tôi có tập dữ liệu như bên dưới, với danh sách thả xuống hiện có bằng cách sử dụng Xác thực dữ liệu. Chúng tôi sẽ chỉnh sửa nó và thêm mục mới “Đại diện” vào danh sách thả xuống.

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

  • Chọn ô bất kỳ trong cột “Chỉ định”.
  • Thêm “, Người đại diện” vào hộp Nguồn (bao gồm dấu phẩy).
  • Kiểm tra “Áp dụng những thay đổi này cho các ô khác có cùng cài đặt ” để áp dụng cho các ô khác.
  • Nhấp vào OK .

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

  • Thao tác này sẽ thêm mục mới “Đại diện” vào danh sách.

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

  • Bạn có thể sử dụng danh sách này để hoàn tất việc nhập dữ liệu vào ô.

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

Hướng dẫn 6 – Cách sao chép xác thực dữ liệu sang các ô Excel khác

Chúng tôi có một tập dữ liệu trong đó cột “Số lượng hàng tồn kho” chứa Xác thực dữ liệu chỉ với quy tắc là số nguyên. Chúng tôi sẽ sao chép Xác thực dữ liệu này vào cột có tên “Số lượng đã bán”.

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

  • Chọn bất kỳ ô nào trong “Số lượng hàng tồn kho”.
  • Nhấn Ctrl + C .
  • Chọn tất cả các ô trong cột “Số lượng đã bán”.
  • Nhấp chuột phải, sau đó nhấp vào Dán Đặc biệt từ menu.

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

  • Nhấp vào Xác thực trong Dán và chọn OK .

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

  • Nếu bạn nhập số vào ô “Số lượng đã bán”, nó sẽ cho phép điều đó. Nhưng nếu bạn nhập bất kỳ văn bản nào, một hộp thông báo lỗi sẽ bật lên.

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

  • Bạn có thể nhập số vào các ô của cột.

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

Cách tìm ô chứa quy tắc xác thực dữ liệu

Trong hình ảnh bên dưới, chúng tôi có tập dữ liệu chứa Xác thực dữ liệu nhưng chúng tôi không biết ở cột nào.

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

  • Nhấp vào Trang chủ và đi tới Tìm &Chọn .
  • Chọn Xác thực dữ liệu  từ danh sách.

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

  • Thao tác này sẽ chọn cột hoặc ô chứa Xác thực dữ liệu. (tức là D6:D16 ).

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

Cách xóa xác thực dữ liệu trong Excel

Chúng tôi có tập dữ liệu bên dưới chứa Xác thực dữ liệu trong cột “Chỉ định”. Hãy loại bỏ nó.

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

  • Chọn phạm vi D6:D16 trong cột.
  • Nhấp vào Dữ liệu và đi tới Xác thực dữ liệu .
  • Nhấp vào “Xóa tất cả ” trong hộp thoại Xác thực dữ liệu.
  • Chọn OK .

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

  • Thao tác này sẽ xóa Xác thực dữ liệu hiện có trong các ô đã chọn.

Làm chủ xác thực dữ liệu Excel:Hướng dẫn từng bước toàn diện

Mẹo hữu ích để áp dụng xác thực dữ liệu trong Excel

  • Sử dụng danh sách thả xuống để có các mục nhập nhất quán và không có lỗi.
  • Cung cấp thông tin hữu ích để hướng dẫn người dùng.
  • Định cấu hình cảnh báo cho các mục nhập không hợp lệ.
  • Sử dụng các phạm vi được đặt tên cho danh sách thả xuống linh hoạt.
  • Sử dụng công thức để xác thực cụ thể.
  • Hãy cân nhắc việc bảo vệ trang tính để thực thi các quy tắc.
  • Kiểm tra kỹ lưỡng trước khi hoàn thiện các quy tắc.

Hạn chế của việc xác thực dữ liệu trong Excel là gì?

  • Lỗi chỉ được phát hiện sau khi chuyển sang ô tiếp theo.
  • Các quy tắc cần được thiết lập riêng cho từng trang tính.
  • Quy tắc áp dụng ở cấp ô chứ không phải trên nhiều ô.
  • Danh sách thả xuống không tự động cập nhật nếu danh sách nguồn thay đổi.
  • Các tùy chọn phạm vi ngày tích hợp có phần hạn chế.
  • Các tùy chọn tùy chỉnh cho cảnh báo lỗi bị hạn chế.
  • Không có tùy chọn tích hợp nào để hạn chế hoặc cho phép các ký tự đặc biệt cụ thể.

Các vấn đề về xác thực dữ liệu và cách giải quyết chúng

Có một số vấn đề khác như Xác thực dữ liệu không hoạt động bình thường đối với tính năng Sao chép &Dán và Xác thực dữ liệu bị chuyển sang màu xám trong Excel. Bạn có thể xem qua các bài viết để tìm hiểu về những vấn đề thường gặp này và tìm hiểu cách khắc phục.

Tải xuống Sách bài tập thực hành

Xác thực dữ liệu trong Excel:Trung tâm kiến thức

  • Cách đặt giới hạn trong ô Excel
  • Công thức Excel không vượt quá một giá trị nhất định
  • Danh sách xác thực dữ liệu từ bảng trong Excel
  • Danh sách xác thực dữ liệu từ một trang tính khác
  • Xác thực dữ liệu Excel cho định dạng ngày
  • Cách sử dụng xác thực dữ liệu trong Excel bằng màu sắc
  • Khoanh tròn dữ liệu không hợp lệ trong Excel
  • Xác thực dữ liệu bằng Kiểm soát hộp kiểm trong Excel
  • [Đã sửa] Xác thực dữ liệu không hoạt động khi sao chép và dán trong Excel
  • Xác thực dữ liệu Excel bị mờ đi
  • Xác thực nhiều dữ liệu trong một ô
  • Cách sao chép xác thực dữ liệu trong Excel
  • Xóa khoảng trống khỏi danh sách xác thực dữ liệu trong Excel
  • Xóa các hạn chế xác thực dữ liệu trong Excel
  • Xác thực dữ liệu tùy chỉnh Excel 

<

Nhận MIỄN PHÍ Bài tập Excel nâng cao có Giải pháp!