Đây là tổng quan.
1. Sử dụng lệnh "Lưu dưới dạng" để xuất dữ liệu Excel sang tệp Văn bản hoặc CSV
Đây là tập dữ liệu mẫu.
Để xuất dữ liệu này sang tệp CSV:
- Nhấn thẻ Tệp .
- Nhấn Lưu dưới dạng> Duyệt.
- Chọn CSV (Phân cách bằng dấu phẩy) trong Loại lưu dưới dạng > Chọn vị trí thư mục> Nhập tên thư mục> Nhấn Lưu.
- Nếu bạn mở Notepad, bạn sẽ thấy dữ liệu đã xuất được phân cách bằng dấu phẩy.
Lưu ý: Nếu Sổ làm việc của bạn chứa nhiều bảng tính, nó chỉ xuất dữ liệu trong bảng tính đang hoạt động.
Khi hộp thoại này hiển thị, nhấn OK để tiếp tục xuất.
2. Xuất dữ liệu từ Excel sang PDF
2.1. Xuất toàn bộ dữ liệu Excel sang PDF
Để xuất toàn bộ bảng tính sang định dạng tệp PDF:
- Nhấn Tệp> Lưu dưới dạng> Duyệt.
- Chọn PDF trong Loại lưu dưới dạng > Chọn vị trí thư mục> Nhập tên thư mục> Nhấn Lưu.
- Bảng tính được lưu dưới dạng PDF.
2.2. Xuất một phần dữ liệu Excel sang PDF
Xuất lựa chọn (B5:E15) sang PDF.
- Chọn B5:E15.
- Chọn PDF trong Loại lưu dưới dạng> Chọn vị trí thư mục> Nhập tên thư mục> Nhấn Tùy chọn.
- Chọn Lựa chọn trong Xuất bản nội dung.> Nhấn OK.
- Nhấn Lưu.
Dữ liệu đã xuất sẽ hiển thị trong PDF.
2.3. Sử dụng Macro VBA để xuất toàn bộ dữ liệu Excel sang PDF
- Nhấn Nhà phát triển > Visual Basic trong Mã.
- Nhấn Chèn> Module.
- Trong module, sao chép và dán mã dưới.> Lưu tệp dưới dạng tệp hỗ trợ macro.> Nhấn F5.
Lưu ý: Trước khi dán mã vào module, hãy thay đổi đường dẫn tệp trong tên biến savePath. Ngoài ra, mã sẽ không chạy trong module.
Mã:
Sub SaveAsPDF() ' Define variables Dim ws As Worksheet Dim savePath As String ' Set the current worksheet Set ws = ActiveSheet ' Specify the path and filename for the PDF ' Change "C:\Path\to\save\file.pdf" to your desired path and filename savePath = "C:\Users\SHUVO\Desktop\HP\HP_02\Output File\Full PDF by VBA.pdf" ' Save the worksheet as PDF ws.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, Filename:=savePath, Quality:=xlQualityStandard ' Optional: Display a message when the PDF is saved MsgBox "PDF saved successfully!" End SubTrong hộp thoại Macro:
- Chọn
"SaveAsPDF"> Nhấn Chạy.
- Hộp thông báo sẽ hiển thị:
"PDF saved successfully".
PDF được tạo.
3. Xuất trang tính Excel sang Word
3.1. Sử dụng phương pháp Sao chép Dán
Xuất tập dữ liệu vào Microsoft Word:
- Chọn dữ liệu.> Chuột phải.> Nhấn Sao chép. (Hoặc nhấn Ctrl+C).
- Dán dữ liệu vào Word (Nhấn Ctrl+V). Dữ liệu đã xuất sẽ xuất hiện trong bảng. Điều chỉnh độ rộng cột cho phù hợp với dữ liệu dán.
3.2. Sử dụng phương pháp Chèn Đối tượng
Xuất tập dữ liệu dưới sang Word:
- Mở tệp Word> Đặt con trỏ ở trang muốn xuất dữ liệu.> Nhấn Chèn > Đối tượng.
- Nhấn Tạo từ tệp trong Đối tượng > Duyệt.
- Tìm và chọn bảng tính. (Đảm bảo sổ làm việc đang mở và đặt con trỏ trên tập dữ liệu bạn muốn xuất.)> Nhấn Chèn.
- Nhấn OK.
Tập dữ liệu được xuất từ Excel sang Word.
Lưu ý: Nếu Sổ làm việc của bạn có nhiều bảng tính. Bạn chỉ có thể nhập một trang tính (trang tính đang hoạt động) tại một thời điểm.
3.3. Nhúng Bảng tính vào Tài liệu Word
Để thêm bảng dữ liệu này vào tệp Word:
- Mở Word.> Nhấn Chèn> Bảng.> "Bảng tính Excel".
- Điều này sẽ kích hoạt giao diện bảng tính vào tệp Word của bạn. Sao chép và dán dữ liệu vào bảng này.
- Đây là kết quả.
4. Xuất dữ liệu từ Excel sang PowerPoint
Xuất tập dữ liệu sang PowerPoint dưới dạng hình ảnh.
- Chọn dữ liệu.> Chuột phải > Nhấn Sao chép.
- Mở PowerPoint.> Nhấn Ctrl+Alt+V.> Chọn Dán.> Chọn Hình ảnh (Windows Metafile) trong Dưới dạng:> Nhấn OK.
- Hoặc chuột phải > Nhấn Dán dưới dạng Hình ảnh.
Đây là kết quả.
5. Xuất dữ liệu từ Excel sang Google Sheets
Xuất tệp này:
- Đi đến liên kết sau để mở trang web Google Sheets.> Nhấn tùy chọn Trang trắng để mở trang tính trắng.
- Nhấn Tệp.> Nhập.
- Nhấn Tải lên.> Duyệt.
- Chọn tệp (Bảng tính khác).> Nhấn Mở.
- Nhấn Nhập dữ liệu> Mở ngay.
Dữ liệu đã xuất sẽ hiển thị trong Google Sheet.
Lưu ý:
Nếu bạn có nhiều trang, nó sẽ tải lên toàn bộ sổ làm việc.
Mất mát khi chuyển đổi tệp Excel sang Google Sheets:
- Macro và Mã VBA
- Điều khiển tương tác
- Biểu đồ, Trang tính tách, và Hình dạng liên kết.
Định dạng tương thích với Google Sheets:
Các định dạng được hỗ trợ của tệp Excel là:
.xls, .xlsx, .xlsm,.xlt, .ods, .csv, .tsv, .tab
6. Xuất trang tính Excel sang XML
Xuất tập dữ liệu này sang XML.
- Nhập lược đồ trong Notepad.
X=Số cột trong tập dữ liệu của bạn.
A, B, C là tên các cột.
Mã Lược đồ:
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?> <xs:schema xmlns:xs="https://www.w3.org/2001/XMLSchema"> <xs:element name="Projects"> <xs:complexType> <xs:sequence> <xs:element name="Project" maxOccurs="unbounded"> <xs:complexType> <xs:sequence> <xs:element name="ProjectID" type="xs:string"/> <xs:element name="ProjectName" type="xs:string"/> <xs:element name="StartDate" type="xs:date"/> <xs:element name="Analyst" type="xs:string"/> </xs:sequence> </xs:complexType> </xs:element> </xs:sequence> </xs:complexType> </xs:element> </xs:schema>
- Lưu dưới dạng ".xml" (Xuất sang XML.xml).> Nhấn Lưu.
- Nhấn Nhà phát triển > Nguồn.> Bản đồ XML> Thêm trong hộp thoại "Bản đồ XML".
- Chọn tệp.> Nhấn Mở.
- Nhấn OK.
- Chọn tiêu đề cột > Nhấn đúp "ProjectID".
Cột đầu tiên sẽ hiển thị.
- Lặp lại thủ tục cho mỗi cột và dữ liệu sẽ xuất hiện dưới dạng bảng.> Nhấn Nhà phát triển > Xuất.
- Chọn thư mục để xuất.> Nhấn Xuất.
Dữ liệu đã xuất sẽ hiển thị nếu bạn mở tệp trong Notepad.
7. Xuất dữ liệu từ Excel sang vCard
Chuyển đổi tập dữ liệu thành tệp VCF hoặc vCard.
Chuyển đổi dữ liệu thành tệp CSV:
- Nhấn Tệp.
- Nhấn Lưu dưới dạng> Duyệt.
- Chọn CSV (Phân cách bằng dấu phẩy) trong Loại lưu dưới dạng > Chọn vị trí thư mục> Nhập Tên thư mục (Danh bạ)> Nhấn Lưu.
Thông tin liên lạc được lưu dưới dạng tệp CSV.
Xuất dữ liệu sang tệp VCF:
- Nhấn biểu tượng Windows > Nhấn Chạy.
- Nhập Danh bạ vào hộp Mở trong hộp thoại Chạy.> Nhấn OK.
- Nhấn Nhập.
- Chọn CSV (Giá trị phân cách bằng dấu phẩy) trong hộp thoại "Nhập vào Danh bạ Windows".> Nhấn Nhập.
- Nhấn Duyệt.
- Chọn tệp. (Danh bạ).> Nhấn Mở.
- Nhấn Tiếp.
- Chọn Email.> Chọn 'Địa chỉ E-mail" trong hộp thoại "Thay đổi ánh xạ".> Nhấn OK.
- Chọn Email.> Chọn 'Địa chỉ E-mail" trong hộp thoại "Thay đổi ánh xạ".> Nhấn OK.> Hoàn tất.
- Nhấn Xuất.
- Chọn vCards(thư mục các tệp .vcf) trong hộp thoại.> Nhấn Xuất.
- Nhấn "Tạo thư mục mới".> Đổi tên: "Danh bạ VCF".> Nhấn OK.
- Nhấn OK.
- Chọn vCards(thư mục các tệp .vcf).> Nhấn Đóng.
Đây là kết quả.
Nhấn vào bất kỳ tệp VCF nào, nó sẽ hiển thị chi tiết về người đó trong vCard.
8. Xuất dữ liệu từ Excel sang SQL Server
SQL Server Management Studio'19 được sử dụng.
Xuất dữ liệu trên vào Database_A:
Để xuất dữ liệu sang SQL server:
- Mở SQL Server Management Studio'19.> Chuột phải Cơ sở dữ liệu> Nhấn Nhiệm vụ.> Nhập dữ liệu.
- Nhấn TIẾP THEO trong Trình thủ thuật Nhập và Xuất SQL Server.
- Chọn Microsoft Excel trong Nguồn dữ liệu> Nhấn Duyệt.
- Đi đến thư mục và chọn tệp Excel. > Nhấn Mở.
- Nhấn TIẾP THEO trong Trình thủ thuật.
- Chọn Microsoft OLE DB Driver cho SQL Server trong Đích > Nhấn Thuộc tính.
- Nhập Tên SQL Server của bạn trong "Chọn hoặc nhập tên máy chủ" > Chọn Xác thực Windows trong "Nhập thông tin để đăng nhập vào máy chủ".> Nhấn Kiểm tra kết nối.> OK trong hộp thoại hiển thị "Kiểm tra kết nối thành công".
- Chọn Database_A trong "Chọn cơ sở dữ liệu" > Nhấn OK trong "OLE DB Driver cho SQL Server Data Link" > Nhấn OK.
- Nhấn TIẾP THEO trong Trình thủ thuật.
- Chọn "Sao chép dữ liệu từ một hoặc nhiều bảng hoặc khung nhìn".> Nhấn TIẾP THEO.
- Chọn trang tính Dữ liệu (Cho SQL).> Nhấn Xem trước > OK. > TIẾP THEO.
- Chọn "Chạy ngay lập tức" trong Trình thủ thuật.> Nhấn TIẾP THEO.
- Nhấn HOÀN TẤT để hoàn thành nhiệm vụ.
- Thông báo "Thực thi thành công" được hiển thị.
- Nhấn Đóng.
- Chọn 'Dữ liệu (cho SQL)$' trong Database_A.
- Nhấn Truy vấn mới.> Nhập mã "select*from. ['data(for SQL)$'" trong truy vấn mới.> Nhấn Thực thi.
Điều này sẽ chạy mã và hiển thị xem trước cơ sở dữ liệu đã được xuất từ Excel.
Cách Xuất dữ liệu từ Excel và Tạo danh sách thư mục với File Explorer?
Tạo thư mục cho mỗi tên trong tập dữ liệu bằng tệp batch trong Notepad.
- Tạo cột mới và đặt tên "Tên thư mục".> Chọn C6.> Sử dụng công thức sau trong ô để thêm MD (Tạo thư mục) trước mỗi tên.
=”MD” &” “&B6
- Nhấn Enter.> Sao chép dữ liệu trong C6:C15.
- Mở Notepad.> Dán dữ liệu.
- Nhấn Tệp.> Lưu dưới dạng.> Chọn thư mục lưu.> Đặt tên tệp.> Dùng .bat (tạo tệp batch.) làm phần mở rộng ở cuối tên (Tạo Thư mục.bat).> Nhấn Lưu.
- Nhấn đúp tệp Create Folder.bat.
- Một thư mục được tạo cho mỗi tên như dưới đây.
Tải Sổ làm việc thực hành
Tải sổ làm việc.
Xuất dữ liệu từ Excel: Trung tâm Kiến thức
- Xuất Excel sang Txt
- Xuất Excel sang PDF
- Xuất Dữ liệu Excel sang PowerPoint
- Xuất Excel sang CSV
- Xuất Dữ liệu từ Excel sang Word
- Xuất Excel sang XML
- Xuất Dữ liệu từ Excel sang vCard
- Xuất Dữ liệu và Lưu dưới dạng Hình ảnh
<< Quay lại Học Excel
Nhận BÀI TẬP EXCEL NÂNG CAO MIỄN PHÍ kèm Giải pháp!