Xuất dữ liệu Excel sang các định dạng DOC, PDF, CSV, XML và vCard được thực hiện dễ dàng

Đây là cái nhìn tổng quan.

1. Sử dụng lệnh “Save As” để xuất dữ liệu Excel sang văn bản hoặc tệp CSV

Đây là tập dữ liệu mẫu.

Để xuất dữ liệu này sang tệp CSV:

• Nhấp vào Tệp tab.

• Nhấp vào Lưu dưới dạng> Duyệt qua .

• Chọn CSV (Được phân cách bằng dấu phẩy ) trong Lưu dưới dạng > Chọn Vị trí thư mục> Nhập tên thư mục> Nhấp vào Lưu .

• Nếu mở Notepad, bạn sẽ thấy dữ liệu được xuất được phân tách bằng dấu phẩy.

Lưu ý: Nếu Sổ làm việc của bạn chứa nhiều trang tính, nó sẽ chỉ xuất dữ liệu trong trang tính Đang hoạt động.

Khi hộp thoại này hiển thị, hãy nhấp vào OK để tiếp tục xuất.

2. Xuất dữ liệu từ Excel sang PDF

2.1. Xuất toàn bộ dữ liệu Excel sang PDF

Để xuất toàn bộ bảng tính sang định dạng tệp PDF:

• Nhấp vào Tệp> Lưu dưới dạng> Duyệt qua .

• Chọn PDF trong Lưu dưới dạng> Chọn Vị trí thư mục> Nhập tên thư mục> Nhấp vào Lưu .

• Trang tính được lưu dưới dạng PDF.

2.2. Xuất một phần dữ liệu Excel sang PDF

Xuất vùng chọn (B5:E15 ) sang PDF.

• Chọn B5: E15 .

• Chọn PDF trong Lưu dưới dạng> Chọn Vị trí thư mục> Nhập tên thư mục> Nhấp vào Tùy chọn .
• Kiểm tra Lựa chọn trong Xuất bản cái gì .> Nhấp vào OK .

• Nhấp vào Lưu .

Dữ liệu đã xuất sẽ được hiển thị dưới dạng PDF.

2.3. Sử dụng macro VBA để xuất dữ liệu Excel đầy đủ sang PDF

• Nhấp vào Nhà phát triển > Trực quan cơ bản trong Mã . 

• Nhấp vào Chèn> Mô-đun .
• Trong mô-đun, sao chép và dán mã bên dưới.> Lưu tệp dưới dạng tệp hỗ trợ macro.> Nhấn F5 .

Lưu ý: Trước khi dán mã vào mô-đun, hãy thay đổi đường dẫn tệp bằng tên của biến savePath. Nếu không, mã sẽ không chạy trong mô-đun.

Mã:

Sub SaveAsPDF()
' Define variables
Dim ws As Worksheet
Dim savePath As String
' Set the current worksheet
Set ws = ActiveSheet
' Specify the path and filename for the PDF
' Change "C:\Path\to\save\file.pdf" to your desired path and filename
savePath = "C:\Users\SHUVO\Desktop\HP\HP_02\Output File\Full PDF by VBA.pdf"
' Save the worksheet as PDF
ws.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, Filename:=savePath, Quality:=xlQualityStandard
' Optional: Display a message when the PDF is saved
MsgBox "PDF saved successfully!"
End Sub

Trong hộp thoại Macro:

• Chọn "SaveAsPDF" > Nhấp vào Chạy.

• Hộp thông báo sẽ hiển thị:"PDF saved successfully" .

Tệp PDF đã được tạo.

3. Xuất bảng tính Excel sang Word

3.1. Sử dụng phương pháp Sao chép Dán

Xuất tập dữ liệu sang Microsoft Word:

• Chọn dữ liệu.> Nhấp chuột phải.> Nhấp vào Sao chép . (Hoặc nhấn Ctrl+C ).

• Dán dữ liệu vào Word (Nhấn Ctrl+V ). Dữ liệu được xuất sẽ xuất hiện trong một bảng. Điều chỉnh độ rộng cột để vừa với dữ liệu được dán.

3.2. Sử dụng phương pháp chèn đối tượng

Xuất tập dữ liệu bên dưới sang Word:

• Mở tệp Word> Đặt con trỏ lên trang bạn muốn xuất dữ liệu.> Nhấp vào Chèn > Đối tượng .

• Nhấp vào Tạo từ tệp trong Đối tượng > Duyệt qua .

• Tìm và chọn trang tính. (Đảm bảo sổ làm việc của bạn đang mở và đặt con trỏ lên tập dữ liệu bạn muốn xuất.)> Nhấp vào Chèn .

• Nhấp vào OK .

Tập dữ liệu được xuất từ Excel sang Word.

Lưu ý: Nếu Workbook của bạn có nhiều bảng tính. Bạn chỉ có thể nhập một trang tính (Trang tính hoạt động) tại một thời điểm.

3.3. Nhúng bảng tính vào tài liệu Word

Để thêm bảng dữ liệu này vào file Word:

• Mở Từ .> Nhấp vào Chèn> Bảng .> “Bảng tính Excel ”.

• Điều này sẽ kích hoạt giao diện bảng tính trong tệp Word của bạn. Sao chép và dán dữ liệu vào bảng này.

• Đây là đầu ra.

4. Xuất dữ liệu từ Excel sang PowerPoint

Xuất tập dữ liệu sang PowerPoint dưới dạng ảnh.

• Chọn dữ liệu.> Nhấp chuột phải> Nhấp vào Sao chép .

• Mở PowerPoint.> Nhấn Ctrl+Alt+V.> Kiểm tra Dán .> Chọn Hình ảnh (Siêu tệp Windows) trong Như:> Nhấp vào OK .

• Hoặc nhấp chuột phải> Nhấp vào Dán dưới dạng ảnh .

Đây là đầu ra.

5. Xuất dữ liệu từ Excel sang Google Trang tính

Xuất tệp này:

• Truy cập liên kết sau để mở trang web Google Trang tính.> Nhấp vào tùy chọn Trang trống để mở một trang tính trống.

• Nhấp vào Tệp .> Nhập .

• Nhấp vào Tải lên .> Duyệt qua .

• Chọn tệp (Bảng tính khác).> Nhấp vào Mở .

• Nhấp vào Nhập dữ liệu> Mở ngay.

Dữ liệu đã xuất sẽ được hiển thị trong Google Sheet.

Lưu ý:

Nếu bạn có nhiều trang tính, nó sẽ tải lên toàn bộ sổ làm việc.

Mất mát khi chuyển đổi tệp Excel sang Google Trang tính:

• Mã macro và VBA
• Kiểm soát tương tác
• Biểu đồ, bảng tính phân chia và hình dạng được liên kết.

Các định dạng tương thích với Google Trang tính:

Các định dạng được hỗ trợ của tệp Excel là:

.xls, .xlsx, .xlsm,.xlt, .ods, .csv, .tsv, .tab

6. Xuất trang tính Excel sang XML

Xuất tập dữ liệu này sang XML.

• Nhập lược đồ vào Notepad.

X=Số cột trong tập dữ liệu của bạn.

A, B, C là tên các cột.

Mã lược đồ:

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<xs:schema xmlns:xs="http://www.w3.org/2001/XMLSchema">
<xs:element name="Projects">
<xs:complexType>
<xs:sequence>
<xs:element name="Project" maxOccurs="unbounded">
<xs:complexType>
<xs:sequence>
<xs:element name="ProjectID" type="xs:string"/>
<xs:element name="ProjectName" type="xs:string"/>
<xs:element name="StartDate" type="xs:date"/>
<xs:element name="Analyst" type="xs:string"/>
</xs:sequence>
</xs:complexType>
</xs:element>
</xs:sequence>
</xs:complexType>
</xs:element>
</xs:schema>

• Lưu dưới dạng “.xml ” (Xuất sang XML.xml).> Nhấp vào Lưu .

• Nhấp vào Nhà phát triển > Nguồn .> Bản đồ XML> Thêm trong “Bản đồ XML ” hộp thoại.

• Chọn tệp.> Nhấp vào  Mở .

• Nhấp vào OK .

• Chọn tiêu đề Cột> Nhấp đúp vào “ProjectID ”.

Cột đầu tiên sẽ được hiển thị.

• Lặp lại quy trình cho từng cột và dữ liệu sẽ xuất hiện dưới dạng bảng.> Nhấp vào Nhà phát triển > Xuất .

• Chọn thư mục để xuất.> Nhấp vào Xuất .

Dữ liệu đã xuất sẽ được hiển thị nếu bạn mở tệp trong Notepad.

7. Xuất dữ liệu từ Excel sang vCard

Chuyển đổi tập dữ liệu thành tệp VCF hoặc vCard.

Chuyển đổi dữ liệu thành tệp CSV:

• Nhấp vào Tệp.
• Nhấp vào Lưu dưới dạng> Duyệt qua .
• Chọn CSV (Được phân cách bằng dấu phẩy ) trong Lưu dưới dạng> Chọn Vị trí thư mục> Nhập tên thư mục (Danh bạ)> Nhấp vào Lưu .

Thông tin liên hệ được lưu dưới dạng tệp CSV.

Xuất dữ liệu sang tệp VCF:

• Nhấp vào Windows biểu tượng> Nhấp vào Chạy .

• Nhập Danh bạ vào hộp Mở trong hộp thoại Chạy.> Nhấp vào OK .

• Nhấp vào Nhập .

• Chọn CSV (Giá trị được phân tách bằng dấu phẩy) trong “Nhập vào Danh bạ Windows hộp thoại ”.> Nhấp vào Nhập .

• Nhấp vào Duyệt .

• Chọn tệp. (Danh bạ).> Nhấp vào Mở .

• Nhấp vào Tiếp theo .

• Kiểm tra email.> Chọn ‘Địa chỉ email ” trong phần “Ánh xạ thay đổi hộp thoại ”.> Nhấp vào OK .

• Kiểm tra email.> Chọn ‘Địa chỉ email ” trong phần “Ánh xạ thay đổi hộp thoại ”.> Nhấp vào OK .> Kết thúc .

• Nhấp vào Xuất .

• Chọn vCards(thư mục chứa tệp .vcf) trong hộp thoại.> Nhấp vào Xuất .

• Nhấp vào “Tạo thư mục mới ”.> Đổi tên thành:“Liên hệ với VCF ”.> Nhấp vào OK .

• Nhấp vào OK .

• Chọn vCards(thư mục chứa tệp .vcf).> Nhấp vào Đóng .

Đây là đầu ra.

Nhấp vào bất kỳ tệp VCF nào, nó sẽ hiển thị thông tin chi tiết về người trong vCard.

8. Xuất dữ liệu từ Excel sang SQL Server

SQL Server Management Studiol'19 đã được sử dụng.

Xuất dữ liệu trên vào Database_A :

Để xuất dữ liệu sang máy chủ SQL:

• Mở SQL Server Management Studio’19.> Nhấp chuột phải Cơ sở dữ liệu> Nhấp vào Công việc .> Nhập dữ liệu .

• Nhấp vào TIẾP THEO trong Trình hướng dẫn Xuất và Nhập Máy chủ SQL.

• Chọn Microsoft Excel trong Nguồn dữ liệu> Nhấp vào Duyệt qua .

• Vào thư mục và chọn tệp Excel.> Nhấp vào Mở .

• Nhấp vào TIẾP THEO trong Trình hướng dẫn.

• Chọn Trình điều khiển Microsoft OLE DB cho SQL Serve r ở Đích > Nhấp vào Thuộc tính .

• Nhập Tên máy chủ SQL của bạn vào “Chọn hoặc nhập tên máy chủ ”> Chọn Xác thực Windows trong “Nhập thông tin để đăng nhập vào máy chủ ”.> Nhấp vào Kiểm tra kết nối.> Được trong hộp thoại hiển thị “Kiểm tra kết nối thành công ”.

• Chọn Cơ sở dữ liệu_A trong “Chọn cơ sở dữ liệu ”> Nhấp vào OK trong “Trình điều khiển OLE DB cho liên kết dữ liệu máy chủ SQL ”> Nhấp vào OK .

• Nhấp vào TIẾP THEO trong Trình hướng dẫn.

• Chọn “Sao chép dữ liệu từ một hoặc nhiều bảng hoặc dạng xem ”.> Nhấp vào TIẾP THEO .

• Chọn trang tính Dữ liệu (Dành cho SQL) .> Nhấp vào Xem trước > Được .> TIẾP THEO .

• Kiểm tra “Chạy ngay lập tức ” trong Trình hướng dẫn.> Nhấp vào TIẾP THEO .

• Nhấp vào Hoàn tất để hoàn thành nhiệm vụ.

• Thông báo “Việc thực thi đã thành công ” được hiển thị.
• Nhấp vào Đóng .

• Chọn 'Dữ liệu (cho SQL)$' trong Cơ sở dữ liệu_A.

• Nhấp vào Truy vấn mới.> Nhập mã “select*from. ['data(for SQL)$' ” trong truy vấn mới.> Nhấp vào Thực thi .

Thao tác này sẽ chạy mã và hiển thị bản xem trước của cơ sở dữ liệu đã được xuất từ Excel.

Làm cách nào để xuất dữ liệu từ Excel và tạo danh sách thư mục bằng File Explorer?

Tạo thư mục cho mỗi tên trong tập dữ liệu bằng tệp bó trong Notepad.

• Tạo cột mới và đặt tên là “Tên thư mục ”.> Chọn C6 .> Sử dụng công thức sau trong ô để thêm MD (Tạo thư mục) trước mỗi tên.

=”MD” &” “&B6

• Nhấn Enter .> Sao chép dữ liệu trong C6: C15 .

• Mở Notepad.> Dán dữ liệu.

• Nhấp vào Tệp .> Lưu dưới dạng .> Chọn Thư mục để lưu.> Đặt tên cho tệp.> Sử dụng .bat (nó tạo các tệp bó.) dưới dạng phần mở rộng ở cuối tên (Tạo Thư mục.bat ).> Nhấp vào Lưu .

• Nhấp đúp vào  Tạo tệp Folder.bat.
• Một thư mục được tạo cho mỗi tên như hiển thị bên dưới.

Tải xuống sổ tay thực hành

Tải sổ làm việc xuống.

Xuất dữ liệu từ Excel:Trung tâm kiến thức

• Xuất Excel sang Txt
• Xuất Excel sang PDF
• Xuất dữ liệu Excel sang PowerPoint
• Xuất Excel sang CSV
• Xuất dữ liệu từ Excel sang Word
• Xuất Excel sang XML
• Xuất dữ liệu từ Excel sang vCard
• Xuất dữ liệu và lưu dưới dạng hình ảnh

<