Cuối năm ngoái, tôi đã gặp phải cơn ác mộng tuyệt đối với tài khoản email của mình sau khi tôi làm hỏng việc di chuyển máy chủ lưu trữ web của mình. Cái dài và cái ngắn của điều này là tôi đã mất rất nhiều email và rất nhiều địa chỉ liên hệ được liên kết với những email đó. Chúng tôi sao lưu máy của mình thường xuyên, có thể là PC, Mac, iDevice hoặc Android, nhưng chúng tôi không phải lúc nào cũng gây tranh cãi về các phần mềm riêng lẻ và dữ liệu ngữ cảnh của chúng.
Việc xuất danh bạ và sao lưu email của bạn luôn có giá trị. Đó là một công việc nhanh chóng sẽ giúp bạn tiết kiệm được thịt xông khói.
Xuất Danh bạ Outlook
Đi tới Tệp> Mở &Xuất> Nhập / Xuất . Trong hộp thoại, chọn Xuất sang tệp , theo sau là Giá trị được phân tách bằng dấu phẩy . Màn hình tiếp theo cho phép bạn cuộn qua các thư mục của mình. Tìm Danh bạ của bạn và nhập tên dễ nhớ cho tệp CSV đã xuất của bạn.
Bạn có thể nhấp qua trường tiếp theo nếu muốn hoặc thay đổi cài đặt Trường tùy chỉnh. Các trường là tên được đặt cho các biến trong danh sách liên hệ của bạn. Nếu bạn chỉ muốn xuất một tập hợp giới hạn các thông số trường, hãy nhấn Xóa trường . Sau đó, bạn có thể thêm một nhóm trường khác. Hình ảnh bên dưới cung cấp cho bạn một số danh sách doanh nghiệp hữu ích cho tệp CSV của bạn - sau đó bạn có thể xóa bất kỳ danh sách nào trong tệp CSV mà không có các thông số phù hợp đó, nhưng đó là một câu chuyện khác.
Outlook cũng có hai định dạng tệp xuất khác:
- Tệp Dữ liệu Outlook - .pst: Tệp dữ liệu chứa tin nhắn và dữ liệu khác có thể được lưu trữ trên máy tính của bạn. Thư email và dữ liệu quan trọng khác được tải xuống và lưu trữ, hoặc thư có thể được lưu trữ thành nhiều phần vào một tệp .pst. Xuất hoặc lưu trữ email của bạn có thể cung cấp thêm dung lượng trên máy chủ thư của bạn, đây có phải là một vấn đề. Tài khoản POP3 thường được sử dụng nhất.
- Tệp Dữ liệu Outlook Ngoại tuyến - .ost: Hầu hết các loại tài khoản email khác sẽ xuất thư và dữ liệu quan trọng của họ sang tệp .ost, bao gồm tài khoản Microsoft Exchange, Outlook, Google Gmail và IMAP. Thông tin quan trọng của bạn cũng đã được gửi và lưu trên máy chủ thư, trong khi một bản sao đồng bộ được lưu trữ trên máy của bạn.
Tôi chưa bao giờ cân nhắc việc sao lưu kho lưu trữ email của mình trước khi gỡ lỗi webhosting; bây giờ là cách tháng một lần, chỉ để chắc chắn. Đối với những người bạn có không gian máy chủ thư hạn chế, việc lưu và xóa có thể giải phóng một số byte có giá trị.
Nhập Danh sách Liên hệ trong Outlook
Nhập danh bạ vào Outlook cũng là một nhiệm vụ liền mạch. Quay lại Tệp> Mở &Xuất> Nhập / Xuất. Bạn có thể nhập từ VCard, .csv, .txt hoặc .pst, trong số những thứ khác. Chọn Nhập từ chương trình hoặc tệp khác , tiếp theo là loại tệp bạn chọn. Tôi sẽ sử dụng .csv. Sau đó, trình hướng dẫn nhập có thể thay thế các bản sao hoặc cho phép thay thế chúng bằng các liên hệ đến hoặc đơn giản là bỏ qua các bản sao. Chọn tùy chọn phù hợp với bạn.
Tìm tệp danh bạ bạn sẽ nhập. Màn hình tiếp theo yêu cầu thư mục đích. Bạn nên duyệt qua các thư mục có sẵn cho đến khi tìm thấy Danh bạ . Chọn mục này và nhấn tiếp theo. Bạn sẽ lưu ý các tùy chọn để thay đổi các trường nhập, cũng như chúng tôi có thể chỉnh sửa chúng khi xuất danh bạ của mình. Lần này, chúng tôi sẽ sử dụng mặc định.
Xuất Danh bạ Gmail
Danh bạ Gmail ít gặp vấn đề hơn vì chúng được duy trì trực tuyến. Tuy nhiên, luôn tiện lợi khi hợp nhất danh sách liên hệ của bạn giữa các cuộc trò chuyện phân mảnh giữa nhiều khách hàng.
Đăng nhập vào tài khoản Gmail mà bạn muốn xuất. Nhấp vào từ Gmail ở góc trên cùng bên trái, sau đó đến Danh bạ . Bạn sẽ được chuyển đến một màn hình mới chứa tất cả các địa chỉ liên hệ từ Gmail của bạn và có thể từ danh bạ Android của bạn, nếu đó là thiết bị ưa thích của bạn. Chọn Thêm để mở trình đơn thả xuống - bây giờ bạn sẽ thấy một tùy chọn để Xuất danh bạ của bạn.
Hộp thoại cung cấp một số tùy chọn lựa chọn. Bạn có thể xuất toàn bộ danh sách liên hệ, các liên hệ được gắn dấu sao, các liên hệ trong Vòng kết nối Google của bạn hoặc danh sách những người được liên hệ thường xuyên nhất của bạn. Bạn cũng có thể tạo danh sách liên hệ tùy chỉnh để xuất trong Gmail bằng cách thêm từng bản ghi vào một danh sách liên hệ riêng biệt. Thực hiện việc này bằng cách chọn từng bản ghi, sau đó chuyển đến thanh tùy chọn liên hệ. Bạn có thể thêm chúng vào một nhóm duy nhất.
Khi bạn đã sẵn sàng, hãy chọn định dạng xuất của bạn. Trừ khi các địa chỉ liên hệ của bạn đang chuyển từ tài khoản Google này sang tài khoản Google khác hoặc bạn đang xuất sang sản phẩm của Apple, hãy chọn Outlook CSV tùy chọn định dạng. Điều này sử dụng một định dạng được tiêu chuẩn hóa mà bạn sẽ có thể sử dụng với phần lớn các ứng dụng email. Lưu và bạn đã hoàn tất!
Nhập Danh sách Liên hệ trong Gmail
Quá trình này rất giống với quá trình xuất, ngoại trừ việc bạn hiển thị cho Gmail tệp bạn muốn nhập. Khi ở bên trong trang Danh bạ Gmail, hãy truy cập cùng một Thêm chúng tôi đã nhấn trước đó, nhưng lần này chọn Nhập . Bạn sẽ gặp hộp thoại này:
Khi bạn đã chọn tệp của mình, hãy nhấn Nhập .
Xuất danh bạ Thunderbird
Mở Sổ địa chỉ , nằm trên thanh công cụ trên cùng. Sau khi mở, đi tới Công cụ> Xuất . Thao tác này sẽ hiển thị Lưu dưới dạng Hộp thoại. Thunderbird có thể xuất sang .csv, .ldif và .tab / .txt.
Tôi sẽ chọn .csv hoặc .tab / .txt để xuất liên hệ Thunderbird của bạn, đặc biệt nếu di chuyển sang Outlook. .ldif được hỗ trợ bởi cả Mozilla Thunderbird và Sổ địa chỉ của Apple, nhưng không hỗ trợ Outlook. Nếu bạn gặp phải loại tệp .ldif hoặc bạn chưa cài đặt bất kỳ phần mềm nào có thể mở được, thì tệp .ldif có thể được chuyển đổi thành .csv bằng phần mềm có thể tìm kiếm miễn phí.
Nhập Danh bạ Thunderbird
Để nhập danh bạ vào Thunderbird, hãy chọn Nhập thay vì xuất và làm theo các tùy chọn đối thoại trên màn hình - bạn thực sự không thể làm sai!
Voilà. Sổ địa chỉ của bạn bây giờ sẽ xuất hiện với những người thân yêu và đối tác kinh doanh của bạn.
Hy vọng bây giờ bạn sẽ cảm thấy tự tin khi nhập và xuất danh bạ bằng Outlook, Gmail và Thunderbird - nhưng trên thực tế, hầu hết các tính năng nhập / xuất đều tương đối phổ biến trên hầu hết các ứng dụng email. Chúc bạn thành công!
Chúng tôi đã giúp gì chưa? Bạn sử dụng ứng dụng email nào? Hãy cho chúng tôi biết bên dưới!