Cuối năm ngoái, tôi gặp một cơn ác mộng với tài khoản email sau khi làm hỏng việc di chuyển web hosting. Tóm lại, tôi mất nhiều email và cả danh bạ liên quan. Chúng ta thường sao lưu máy tính định kỳ – PC, Mac, iPhone hay Android – nhưng không luôn chú trọng đến dữ liệu của từng phần mềm riêng lẻ.
Luôn đáng để xuất danh bạ và sao lưu email. Đây là việc nhanh gọn sẽ cứu vãn bạn sau này.
Xuất danh bạ Outlook
Vào Tệp > Mở & Xuất > Nhập/Xuất. Trong hộp thoại chọn Xuất ra tệp, tiếp theo chọn Giá trị phân cách bằng dấu phẩy (CSV). Màn hình tiếp theo cho phép duyệt qua các thư mục. Tìm thư mục Danh bạ, và đặt tên dễ nhớ cho tệp CSV xuất ra.
Bạn có thể bấm tiếp qua trường tiếp theo, hoặc thay đổi cài đặt Trường tùy chỉnh. Trường là tên gọi cho các biến trong danh sách danh bạ. Nếu chỉ muốn xuất một tập trường giới hạn, bấm Xóa trường. Sau đó có thể thêm tập trường khác. Hình ảnh dưới đây cung cấp một số mục danh bạ kinh doanh hữu ích cho tệp CSV – sau đó bạn có thể xóa các mục không khớp tham số, nhưng đó là chuyện khác.
Outlook còn có thêm hai định dạng xuất tệp khác:
- Tệp dữ liệu Outlook - .pst: Tệp dữ liệu chứa tin nhắn và dữ liệu khác có thể lưu trên máy tính. Email và dữ liệu quan trọng được tải xuống và lưu trữ, hoặc mail có thể được lưu trữ theo từng phần vào một tệp .pst duy nhất. Xuất hoặc lưu trữ email có thể cung cấp thêm dung lượng trên máy chủ thư, nếu đây là vấn đề. Thường dùng nhất cho tài khoản POP3.
- Tệp dữ liệu Outlook ngoại tuyến - .ost: Hầu hết các loại tài khoản email khác sẽ xuất tin nhắn và dữ liệu quan trọng ra tệp .ost, bao gồm Microsoft Exchange, Outlook, Google Gmail và tài khoản IMAP. Thông tin quan trọng của bạn đã được gửi đến và lưu trên máy chủ thư, trong khi một bản sao đồng bộ được lưu trên máy của bạn.
Tôi chưa từng nghĩ đến việc sao lưu kho email trước tai nạn hosting; bây giờ là mỗi hai tháng một lần, chỉ để chắc chắn. Đối với những bạn có dung lượng máy chủ thư hạn chế, lưu và xóa có thể giải phóng một số byte quý giá.
Nhập danh bạ Outlook
Nhập danh bạ vào Outlook cũng là tác vụ liền mạch. Quay lại Tệp > Mở & Xuất > Nhập/Xuất. Bạn có thể nhập từ VCard, .csv, .txt, hoặc .pst, trong số khác. Chọn Nhập từ chương trình hoặc tệp khác, tiếp theo chọn loại tệp bạn muốn. Tôi sẽ dùng .csv. Trình hướng dẫn nhập sau đó có thể thay thế bản trùng, hoặc cho phép bị thay thế bằng danh bạ đến, hoặc đơn giản bỏ qua bản trùng. Chọn tùy chọn phù hợp.
Tìm tệp danh bạ bạn sẽ nhập. Màn hình tiếp theo hỏi thư mục đích. Bạn nên duyệt các thư mục khả dụng cho đến khi tìm thấy Danh bạ. Chọn thư mục này, và bấm tiếp. Bạn sẽ thấy tùy chọn thay đổi trường nhập, giống như khi xuất danh bạ. Lần này chúng ta giữ mặc định.
Xuất danh bạ Gmail
Danh bạ Gmail ít vấn đề hơn vì được duy trì trực tuyến. Tuy nhiên, luôn tiện lợi khi thống nhất danh bạ giữa các đoạn hội thoại rời rạc trên nhiều trình khách.
Đăng nhập tài khoản Gmail bạn muốn xuất. Nhấp từ Gmail ở góc trên bên trái, rồi Danh bạ. Bạn sẽ được đưa đến màn hình mới chứa tất cả danh bạ từ Gmail, và có thể từ sổ điện thoại Android nếu đó là thiết bị ưa thích. Chọn Thêm để mở menu thả xuống – bạn sẽ thấy tùy chọn Xuất danh bạ.
Hộp thoại cung cấp nhiều tùy chọn lựa chọn. Bạn có thể xuất toàn bộ danh bạ, danh bạ đã gắn sao, danh bạ Vòng Google, hoặc danh sách người liên lạc thường xuyên nhất. Bạn cũng có thể xây dựng danh bạ tùy chỉnh để xuất trong Gmail bằng cách thêm từng bản ghi vào một danh bạ riêng. Làm điều này bằng cách chọn từng bản ghi, sau đó đến thanh tùy chọn danh bạ. Bạn có thể thêm chúng vào một nhóm duy nhất.
Khi đã sẵn sàng, chọn định dạng xuất. Trừ khi danh bạ chuyển từ tài khoản Google này sang tài khoản Google khác, hoặc xuất ra sản phẩm Apple, hãy chọn tùy chọn định dạng Outlook CSV. Đây sử dụng định dạng chuẩn hóa mà bạn có thể dùng với hầu hết trình khách email. Lưu lại, và xong!
Nhập danh bạ Gmail
Quá trình này rất giống xuất, trừ việc bạn chỉ cho Gmail tệp cần nhập. Khi đã ở trang Danh bạ Gmail, vào nút Thêm như trước, nhưng lần này chọn Nhập. Bạn sẽ gặp hộp thoại này:
Sau khi chọn tệp, bấm Nhập.
Xuất danh bạ Thunderbird
Mở Sổ địa chỉ, nằm trên thanh công cụ. Khi mở xong vào Công cụ > Xuất. Thao tác này đưa ra hộp thoại Lưu dưới dạng. Thunderbird có thể xuất ra .csv, .ldif, và .tab/.txt.
Tôi khuyên chọn .csv, hoặc .tab/.txt để xuất danh bạ Thunderbird, đặc biệt nếu chuyển sang Outlook. .ldif được hỗ trợ bởi cả Mozilla Thunderbird và Apple Address Books, nhưng không phải Outlook. Nếu bạn gặp tệp .ldif, hoặc không có phần mềm nào mở được, tệp .ldif có thể chuyển thành .csv bằng phần mềm miễn phí tìm kiếm được.
Nhập danh bạ Thunderbird
Để nhập danh bạ vào Thunderbird, chọn Nhập thay vì xuất, và làm theo tùy chọn hộp thoại trên màn hình – bạn không thể sai được!
Voilà. Sổ địa chỉ của bạn giờ đã tràn đầy người thân và đối tác kinh doanh.
Hy vọng bạn giờ đã tự tin nhập và xuất danh bạ dùng Outlook, Gmail, và Thunderbird – nhưng thực tế, hầu hết tính năng nhập/xuất khá phổ biến trên hầu hết trình khách email. Chúc may mắn!
Chúng tôi đã giúp được không? Bạn dùng trình khách email nào? Cho biết bên dưới!