Chọn dịch vụ lưu trữ đám mây có thể khó khăn. Bạn có Ba lớn (Big Three) — Dropbox, Google Drive, và OneDrive — cùng một vài lựa chọn ít biết khác. Có thể bạn đã dùng Dropbox hoặc Google Drive một thời gian, nhưng bực mình và thắc mắc OneDrive có tốt hơn cho nhu cầu bạn không.
Nếu vậy, bạn đã đến bài viết đúng. Khi bạn đọc đến cuối, bạn sẽ biết tất cả tính năng tốt nhất của OneDrive và cách thiết lập nó. Một điều chắc chắn: OneDrive luôn thay đổi, thường là tốt hơn.
Tính năng chính của OneDrive
Mặc dù OneDrive, như dịch vụ khác, có một đống tính năng nhỏ có thể hữu ích trong tình huống nhất định, chúng tôi chỉ nhắc đến tính năng cốt lõi thiết yếu cho lưu trữ đám mây và/hoặc làm OneDrive khác biệt so với đối thủ.
5GB Dung lượng miễn phí
Là người dùng miễn phí, bạn có thể lưu trữ lên đến 5GB dữ liệu trên tài khoản OneDrive. Đó có thể đủ hơn hoặc chút ít tùy thuộc vào cách bạn định dùng lưu trữ.
Nếu bạn chủ yếu lưu tài liệu văn phòng, bảng tính, file văn bản, scan PDF, ebook, hóa đơn điện tử, v.v. thì bạn có thể sẽ khó đạt đến giới hạn. Nhưng ngay khi bạn ném file hình ảnh, âm thanh, hoặc video vào, bạn sẽ chạm trần ngay lập tức.
Vì vậy, chúng tôi chỉ khuyên dùng OneDrive cho lưu trữ phi media — trừ khi bạn nâng cấp gói trả phí, bạn có thể tìm hiểu thêm ở cuối bài. Không muốn trả tiền? Đi với Google Drive, cho 15GB miễn phí.
Đồng bộ đa nền tảng (Cross-Platform Sync)
Lợi ích dùng OneDrive, và hầu hết dịch vụ lưu trữ đám mây khác, là tệp tin được lưu trên server OneDrive sau đó đồng bộ trên tất cả thiết bị của bạn. Nghĩa là, ví dụ, bạn có thể làm việc tài liệu trên laptop rồi kiểm tra dễ dàng sau trên máy tính bảng. Tất cả giữ đồng bộ.
Bạn cũng có thể truy cập và xem toàn bộ tài khoản OneDrive với trình duyệt web. Điều này tuyệt vời nếu bạn bỗng cần tải bản sao báo cáo hoặc báo cáo kỹ thuật số — nó có thể truy cập từ bất cứ đâu.
OneDrive có sẵn cho hệ thống Windows và Mac, cộng Android, iOS, và Windows Phone. Nó đi kèm tích hợp sẵn trên Windows 10, ngược lại, bạn sẽ phải cài đặt. Bạn có thể tải xuống trên trang tải OneDrive.
Truy cập tệp tin từ xa (Remote File Access)
Trên Windows 10, OneDrive cung cấp tính năng đặc biệt cho phép truy cập tất cả tệp tin và thư mục trên máy tính từ bất kỳ trình duyệt web nào. Đáng tiếc, tính năng Truy cập tệp tin từ xa (Remove File Access) không có nếu bạn vẫn trên Windows 8.1.
Bật tính năng này đơn giản như tích một tùy chọn trong cài đặt OneDrive. Một khi bật, tất cả bạn phải làm là truy cập trang web OneDrive, đăng nhập tài khoản, và chọn máy tính ở thanh bên. Bạn sẽ có truy cập đầy đủ toàn bộ hệ thống, bao gồm ổ C: và ổ ngoài kết nối.
Để tính năng này hoạt động, máy tính phải bật, kết nối internet, và chạy ứng dụng OneDrive desktop (không phải phiên bản Microsoft Store của ứng dụng).
Lịch sử tệp tin (File History)
Một lý do tuyệt vời lưu tệp tin trên OneDrive là OneDrive theo dõi snapshot (ảnh chụp nhanh) bất cứ khi nào thay đổi được làm cho tệp tin. Sau đó bạn có thể khôi phục bất kỳ tệp tin nào về một snapshot trước, tức thì hoàn tác thay đổi không mong muốn.
Trong khi tính năng Lịch sử tệp tin (File History) trước chỉ hoạt động với tài liệu và bảng tính Microsoft Office, nó bây giờ hoạt động với tất cả tệp tin. Khôi phục chỉ làm được trên trang web OneDrive, nhưng quy trình thực tế đủ dễ: nhấp chuột phải tệp tin, chọn Lịch sử phiên bản (Version History), chọn snapshot, và nhấp Khôi phục (Restore).
Tìm hiểu thêm trong tổng quan tính năng Lịch sử phiên bản OneDrive của chúng tôi.
Tệp tin theo yêu cầu (Files On-Demand)
Nhớ cách hầu hết dịch vụ lưu trữ đám mây hoạt động: tệp tin được tải lên server dịch vụ, sau đó đồng bộ trên tất cả thiết bị. Nghĩa là bạn cuối cùng giữ bản sao mọi tệp tin trên mọi thiết bị — nhiều không gian lãng phí.
Tính năng Tệp tin theo yêu cầu (Files On-Demand) cho phép bạn đánh dấu tệp tin là "chỉ trực tuyến" (online only), xóa chúng khỏi ổ đĩa nhưng giữ trên server OneDrive. Các tệp tin như vậy chỉ được tải xuống hệ thống khi bạn truy cập chúng, đánh dấu là "có sẵn cục bộ" (locally available). Sau đó, bạn có thể đánh dấu lại "chỉ trực tuyến" để giải phóng không gian.
Đây chỉ là một trong nhiều cách tiết kiệm không gian trên Windows 10.
Tìm kiếm thông minh (Intelligent Search)
Khi lưu hình ảnh, OneDrive sẽ phân tích mỗi cái tại thời điểm tải lên và trích xuất bất kỳ văn bản nào tìm thấy. Điều này cho phép bạn dùng tính năng Tìm kiếm thông minh (Intelligent Search) của OneDrive, tìm hình ảnh dựa trên truy vấn văn bản.
Điều này hữu ích hơn nghe. Bây giờ bạn có thể tải hóa đơn scan, ảnh bảng trắng, danh thiếp, chụp màn hình, v.v. và tìm chúng tức thì, ngay cả khi bạn không tổ chức chúng đúng cách. Tìm kiếm trong file này cũng hoạt động với tài liệu Office và PDF, cho phép tìm theo tiêu đề và nội dung.
Thiết lập OneDrive
Vậy bạn đã đến đây và quyết định OneDrive có thể đáng thử? Tuyệt vời! Thiết lập không thể dễ dàng hơn, đặc biệt trên Windows 10 đi kèm OneDrive tích hợp sẵn trong hệ điều hành.
- Mở Menu Bắt đầu và tìm kiếm OneDrive.
- Khởi chạy ứng dụng OneDrive.
- Trên màn hình "Chào mừng đến OneDrive", nhấp Bắt đầu (Get Started).
- Đăng nhập với Tài khoản Microsoft (Microsoft Account). Nếu bạn không có, tạo một (và bảo mật nó với các mẹo quan trọng này).
- Nếu bạn muốn lưu tệp tin OneDrive ở vị trí khác, nhấp nút Thay đổi (Change). Ngược lại, nhấp Tiếp theo (Next) dùng vị trí mặc định.
- Nếu bạn muốn đồng bộ tất cả lưu trữ OneDrive với PC Windows 10, giữ Đồng bộ tất cả tệp tin và thư mục trong OneDrive của tôi (Sync all files and folders in my OneDrive) tích. Ngược lại, chọn thư mục con để loại trừ khỏi đồng bộ. Nhấp Tiếp theo (Next).
- Nếu bạn định dùng tính năng Truy cập tệp tin từ xa, giữ Cho phép tôi dùng OneDrive để lấy bất kỳ tệp tin nào trên máy tính này (Let me use OneDrive to fetch any of my files on this PC) tích. Ngược lại, bỏ tích. Nhấp Xong (Done).
- Đó là nó! Đợi các tệp tin hiện có đồng bộ.
Bây giờ bất cứ khi nào bạn thêm hoặc di chuyển tệp tin đến thư mục OneDrive (hoặc bất kỳ thư mục con nào), nó sẽ tự động đồng bộ với tài khoản OneDrive và có sẵn trên bất kỳ thiết bị nào có OneDrive (giả sử bạn đã đăng nhập).
Gói OneDrive trả phí có đáng giá không?
Bạn có hai lựa chọn cho gói OneDrive nâng cấp.
- Gói 50GB: Tăng dung lượng OneDrive từ 5GB lên 50GB. Chi phí $2/tháng và không đi kèm lợi ích khác.
- Gói 1TB: Chỉ có với đăng ký Office 365, chi phí $7/tháng hoặc $70/năm. Ngoài dung lượng tăng, bạn có Word, Excel, PowerPoint, và Outlook trên một PC.
Nếu bạn làm bất kỳ việc văn phòng nào, đăng ký Office 365 rất đáng giá — và đúng, hầu hết người dùng tốt hơn lấy Office 365 thay vì Office 2016. Nếu bạn chỉ cần không gian lưu trữ, gói 50GB khá đắt. Ví dụ, bạn có thể lấy 100GB Google Drive cùng giá, nên bạn có thể đi đó thay thế.
Nếu bạn quyết định không dùng OneDrive, xem bài viết của chúng tôi về vô hiệu hóa và xóa OneDrive hoàn toàn khỏi Windows.
Bạn nghĩ sao về OneDrive? Về dịch vụ lưu trữ đám mây nói chung? Bạn thích giữ dữ liệu ở đâu? Cho chúng tôi biết trong bình luận bên dưới!