Giữa các Web apps, xu hướng minimalistic (tối giản), phiên bản cắt giảm cho trẻ em của các chương trình phổ biến và bộ office KDE-centric (trung tâm KDE) trang trí quá đà, mà có lẽ đại diện cho cuối xa của quang phổ, người dùng phổ thông sẽ gặp khó khăn chọn chương trình tốt nhất để viết tài liệu và trình bày thứ gì. Nhưng làm lựa chọn đúng cho phần mềm yêu thích của bạn chỉ mới là đầu của vấn đề. Bất kể bạn quyết định gì, bạn vẫn bị buộc phải làm việc theo cách tương tự như luôn: confusing (rối rắm), frustrating (chán nản), inefficient (kém hiệu quả).
Trong bài viết này, tôi sẽ cố gắng đưa ra góc nhìn của mình về việc mọi thứ nên trông như thế nào, bộ office điển hình nên và không nên là gì, đi qua kho vũ khí các chương trình đã biết và sau đó nhánh ra tương lai dũng cảm và không chắc chắn. Chúng ta sẽ xem thế nào để cứu thế giới u ám của việc gõ phím (keyboard hammering) để ngay cả non-geeks (người không chuyên) cũng có thể viết bài trông tốt hơn "raccoon roadkill" (gấu mèo bị xe cán).
Menu hôm nay (Today's menu)
Chúng ta có một vài lựa chọn juicy (ngon ngập bàn), dripping (chảy nước), nhưng chúng đối với office giống như bít tết tartar đối với người ăn chay (veggie). Hãy dành một hoặc ba phút đọc về repertoire (kho vũ khí) office hàng đầu thế giới.
Microsoft Office, Giao diện Ribbon, nhiều shekels (tiền)
Nếu bạn thích UI thay đổi liên tục, xin mời. Tôi bị buộc dùng Office 2007 ở nơi làm việc và tôi đảm bảo nó kém trực quan (intuitive) một triệu lần so với các phiên bản cũ. Microsoft cố gắng giảm visual clutter (rối rắm trực quan), nên họ tách menu chính horrendous (khủng khiếp), superbusy (siêu bận rộn) thành một nắm nhỏ hơn, rồi đặt chúng lên một panel có tab gọi là Ribbon Interface (Giao diện Ribbon). Nắm chắc cương và ăn mỏ cày (eat your spurs), đó là năm năm quy trình lập trình. Last but not the loser (cuối cùng nhưng không phải kẻ thua), cái này tốn tiền.
Không rối rắm, bạn thấy đấy, chỉ super-tightly condensed (siêu nén chặt):
OpenOffice, LibreOffice và họ hàng
Trước đây là Sun, bây giờ là Oracle và Schism Ltd., các fork (nhánh) khác nhau của OpenOffice về cơ bản là cùng một sản phẩm nó luôn là. Giao diện không thay đổi nhiều trong thập kỷ qua, vừa tốt vừa archaic (cổ hủ), trong khi chưa bao giờ ideal (lý tưởng) từ đầu. Nếu bạn nghĩ về nó, tất cả bộ office hôm nay truy nguồn gốc về Lotus 1-2-3, khi chỉ kế toán và weirdos (người kỳ quặc) dùng biểu đồ và bảng trên máy tính cá nhân.
So với Microsoft Office 2003, OpenOffice luôn bận rộn (busier) hơn và kém trực quan hơn một chút, dù bạn không thể đánh bại price tag miễn phí (free price tag). Tôi không thích sự tích hợp Java quá chặt (too-tight Java integration), lóng lánh như chiếc spandex hồng thập niên 80 khắp nơi.
LibreOffice, hiện đã phát hành, có tiềm năng, nhưng một đứa trẻ không quá sáng (not so bright child) mà bố mẹ bạn không muốn flatter (làm hài lòng) cũng vậy. Hy vọng, LibreOffice sẽ trưởng thành thành sản phẩm tốt và hữu ích, hy vọng có giao diện revamped (được thiết kế lại).
Bạn cũng có thể quan tâm Go-oo, OpenOffice với nhiều extra, nhưng hầu hết thay đổi là functional (chức năng) chứ không phải visual (trực quan). Bottom line (tóm lại), tất cả fork và spoon (thìa) của OpenOffice đều khá giống nhau.
OpenOffice4Kids, bây giờ bạn đang nói chuyện nghiêm túc
OpenOffice4Kids – hay OOo4Kids. Trong tất cả các bộ suite cổ điển, cái này dường như là khái niệm thông minh nhất (smartest concept), nhưng nó chưa đủ trưởng thành (mature) để trở thành một contender (đối thủ) chính trong big league (giải lớn). Nỗ lực tuyệt vời, vì trẻ em có tiềm năng cao nhất để làm đúng điều. Người già quá cố chấp (set in their ways); làm cho người 40 tuổi dừng thói quen office xấu của họ gần như impossible (bất khả thi).
Nhưng rồi, OOo4Kids cũng là OpenOffice. Khi bạn bắt đầu đào (burrowing) vào menu, bạn cuối cùng lại gặp cùng vấn đề cũ: thiết kế lỗi thời (antiquated design) và sử dụng non-linear (phi tuyến tính). Thêm vào đó, không nhấn mạnh vào styles, thứ chính xác là cách công việc office nên được dạy cho trẻ em. Vẫn thế, chương trình dễ thương này có ý nghĩa nhiều hơn bất kỳ chương trình tương tự nào.
KOffice - Một menu để cai quản tất cả
KOffice là ứng dụng KDE. Như bạn có thể biết, trong khi Gnome là minimalistic (tối giản) và cố gắng trình bày chỉ giao diện spartan (giản dị) cho người dùng, KDE hoàn toàn maximalistic (tối đa hóa). Điều này có nghĩa là không menu nào bị ẩn, không tính năng nào bị để unexposed (không lộ ra). Một ví dụ điển hình của too much detail (quá nhiều chi tiết) là KOffice. Chương trình tuyệt vời, với đơn giản là quá nhiều tính năng và nút bấm.
Web apps, có lẽ sự cứu rỗi ở đó?
Có một tonel (ton) chúng. Tôi sẽ nhắc một vài, chủ yếu vì tôi đã review chúng rồi và có một nắm screenshot sẵn sàng. Hãy xem cái gì cho. Một kỷ nguyên mới của computing (máy tính), có lẽ những vết sẹo cũ đã lành ở đây.
Google Docs
Có lẽ lựa chọn overall (tổng thể) tốt nhất: giao diện clean (sạch) và khá đơn giản. Nó vẫn unattainable (không thể đạt được) cho hầu hết mọi người, nhưng hầu hết dirty stuff (việc bẩn) bị gác lại cho khi bạn không bao giờ cần nó. Nếu có gì, Google Docs quản lý ảo giác của trật tự (illusion of order), thứ mà tất cả các cái khác thất bại.
Zoho
Một bộ office web fully featured (đầy đủ tính năng), bạn chạy bên trong trình duyệt. Không tệ. Tuy nhiên, như phần còn lại của đám, có quá nhiều chi tiết. Di sản của cách các chương trình office được dùng ám ảnh ngay cả đám mây. Có vẻ như chúng ta bị condemned (định mệnh) phải tiếp tục dùng cùng giao diện cũ cho phần mềm chỉ vì mọi người expect (mong đợi) chúng phải như vậy, giống như đường ray tàu hỏa khớp chiều rộng xe cộ La Mã.
Tóm tắt (Summary)
Như bạn thấy, chúng ta có vấn đề. Không bộ office nào hôm nay làm việc properly (đúng cách). Quá nhiều clutter (rối rắm), quá nhiều geekiness (tính geek), quá nhiều margin for error (biên lỗi). Không có gì ngăn cản người dùng clueless (không am hiểu) làm sai lầm horrible (khủng khiếp) lại và lại. Nếu có gì, sự nhấn mạnh là trên thiếu hiệu quả (lack of efficiency) và sự hiểu potshot (phiến diện) về menuvast (vasti), complex (phức tạp), unreadable (không đọc được).
Một bộ office NÊN trông như thế nào (How an office suite SHOULD look like)
Cuối cùng, quan điểm của tôi về vấn đề ...
Predictive styling (Định kiểu dự báo)
TẤT CẢ – và tôi nói TẤT CẢ – bộ office phạm cùng một tội (sin) – chúng KHÔNG bắt buộc (force) người dùng dùng styles (kiểu dáng) trong tài liệu. Nếu bạn thắc mắc styles là gì, hãy nhánh ra một chút vào lãnh thổ tách nội dung khỏi style (separating content from style).
Lấy một trang web điển hình làm ví dụ. Bạn có mã HTML – và bạn có Cascading Style Sheet (CSS) xác định mỗi yếu tố nên trông như thế nào. Styles được áp dụng như một loại tag (thẻ) cho các yếu tố văn bản. Nếu bạn cần thay đổi layout trực quan, bạn thay đổi style; bạn KHÔNG CẦN thay đổi nội dung thực tế. Đó là styles tất cả về.
Chúng tồn tại trong office suits (bo office) – và đã tồn tại từ thượng cổ. Vấn đề duy nhất là, chúng bị chôn sâu trong menu, được trình bày theo cách obscure (mờ mờ) và non-intuitive (không trực quan) và rất ít người thực sự hiểu chúng là gì và cách dùng. Kết quả cuối, bài viết của plebes (người bình thường) khắp thế giới trông như một tập thể nôn mửa (collective vomit) của sự thiếu kỹ năng (unskill) của con người.
Cách ĐÚNG để soạn tài liệu là dùng LaTeX. Không chỉ bạn tận hưởng font superb (xuất sắc), bạn cũng tận hưởng sự tách biệt nội dung khỏi style BẮT BUỘC (mandatory), ép buộc bạn làm việc theo cách đúng đắn. Bây giờ, LaTeX là ultra hardcore (cực kỳ hardcore). OK, vậy bạn có thể dùng LaTeX với frontend stylish (thời thượng), như LyX. Nhưng ngay cả loại thứ này cũng quá nhiều cho hầu hết mọi người.
Một lựa chọn thay thế, Kile:
Kết quả cuối, perfection (hoàn hảo):
Nhưng không – điều này quá nhiều cho người dùng ordinary (bình thường). Bạn không thể expect (mong đợi) người dùng dùng LaTeX. Tuy nhiên, điều bạn CÓ THỂ làm là tạo một predictive styling engine (cơ chế định kiểu dự báo) trong mã phần mềm sẽ tự động tạo styles.
Ví dụ: Giả sử người dùng chọn một từ và làm đậm (bold) nó. Sau đó, người dùng chọn từ khác và làm đậm nó. Ở giai đoạn này, phần mềm nên đủ thông minh để nhận ra một dunce (người ngu ngốc) đang làm việc với chương trình. Engine (cơ chế) nên tạo một bold text class (lớp văn bản đậm) và giữ nó sẵn sàng cho bất kỳ việc dùng bold trong tương lai. Nếu và khi người dùng quyết định rằng anh ta nên thay đổi tất cả văn bản đậm thành văn bản đậm đỏ (red bold), một thay đổi đơn lẻ sẽ ảnh hưởng đến tất cả phần tử văn bản còn lại với cùng thuộc tính.
Tên và tiêu đề menu bình thường (Normal names and titles for menu entries)
Font có nghĩa là gì? Format có nghĩa là gì? Indentation (thụt lề) có nghĩa là gì? Tôi sẽ nói cho bạn biết. Đối với technical writers (kỹ thuật viên viết), đây là công cụ nghề nghiệp perfectly legitimate (hoàn toàn chính đáng). Đối với người như bạn và tôi, tốt, chủ yếu người như bạn thực sự, đây là từ 재미 (funny words). Chúng ta có thể phát âm chúng và thậm chí dùng chúng đúng đắn thỉnh thoảng, nhưng chúng ta không thực sự relate (liên hệ) đến chúng.
Tại sao dùng thuật ngữ font? Tại sao không dùng text (văn bản)?畢竟, mọi người áp dụng font cho text, phải không? Đối với người bình thường, cụm từ "text style" (kiểu văn bản) có ý nghĩa hơn "font".
Đây chỉ là một ví dụ innocent (vô hại). Toàn bộ collection (tập hợp) đòi hỏi một overhaul (cải tạo) hoàn toàn. Trong khi pivot tables (bảng xoay), inline formatting (định dạng nội dòng), justification (căn đều), embedded OLE, và những thứ nghe posh (sang trọng) và professional (chuyên nghiệp), chúng cách đây hai mươi năm và một whole sphere of reality (toàn cầu thực tại) xa xôi mới trở nên usable (có thể dùng).
Người bình thường không dùng 90% thứ trong menu office suite – vậy tại sao đặt chúng ở đó ngay từ đầu? Hơn nữa, thực tế 90% thứ bị wasted (lãng phí) có lẽ nghĩa là layout (bố cục) sai. Nếu người dùng có accessibility (khả năng tiếp cận) tốt hơn đến các item này, họ có thể trân trọng giá trị của chúng và thực sự dùng chúng.
Ví dụ khác: header and footer (đầu trang và chân trang). Tại sao? Có nghĩa là analogous (tương tự) với cơ thể người? Chúng ta có supposed to (nên) liên hệ đến chúng và cách nào đó hiểu chúng xác định các khu vực riêng biệt của trang ở trên và dưới khu vực văn bản chính? Thay vào đó, tại sao không gọi chúng là top-page and bottom-page decorations (trang trí đầu trang và chân trang)? Hoặc cái gì đó? Và đừng bắt đầu nói về spreadsheet (bảng tính) hay presentation (trình bày) tài liệu.
Format Painter (Bộ vẽ định dạng) thì sao? Có supposed to (nên) nghe friendly (thân thiện) hay intuitive (trực quan) không? Format Painter. Lặp lại vài lần xem có nghĩa gì không. Biểu tượng kiểu chổi, kiểu cọ cũng là một nice touch (điểm nhấn) vào sự confused (nhầm lẫn). Tôi không pick on (chỉ trích) Office 2007, dù tôi thường thích làm vậy, tôi chỉ cố gắng nhấn mạnh enormity (sự to lớn) của nhiệm vụ chúng ta đối mặt.
Thông báo lỗi (Error messages (nein = no))
Ôi, khi có gì sai sót ... Xin vui lòng. Armageddon (Cuối thế giới) ít verbosity (sự flng từ) hơn:
KHÔNG ĐƯỢC CÓ thông báo lỗi trong bộ office. Chấm. Người dùng không phải debug monkeys (khỉ gỡ lỗi). Họ muốn làm việc trên đồ vật của họ không bị interruption (ngắt quãng). Không thông báo cryptic (ẩn dụ), không excuses (lý do biện minh), không reference (tham chiếu) đến geek stuff online. Nó phải hoạt động (It has to work).
Giao diện đề xuất (Proposed interface)
Tôi từng cân nhắc làm một bài viết fun (vui) về này, lấy KOffice làm template và làm cho nó thậm chí còn bận rộn hơn. Nhưng tôi quyết định smother (nghẹn) cái parody (nhại) và đi cho practicality (thực tế) thay vào đó.
Giao diện cần đơn giản. Chỉ những item (mục) đơn giản vài cái mà người dùng cần. Mọi thứ khác có thể làm bởi geeks dùng phần mềm special (đặc biệt) của họ. Tất cả tên menu item phải đơn giản và human (con người). Vị trí item có thể sẽ đi left và right (trái và phải) của khu vực tài liệu chính. Phần trên và dưới nên free (trống).
Styling (định kiểu), numbering (đánh số), tagging (gắn thẻ), authoring (tác giả), references (tham chiếu), và các yếu tố miscellaneous (khác) khác nên tất cả được automatically pre-formatted (tự động định dạng trước) và thêm vào, nhưng không nhất thiết hiển thị trong phiên bản cuối cùng.
Công cụ trình bày (Presentation tools) nên có automatic preview (xem trước tự động). Hơn nữa, animations (hoạt hình) và embedded audio and video (nhúng âm thanh và video) nên bị severely limited (hạn chế nghiêm ngặt), vì hầu hết mọi người assume (giả định) glitter (lấp lánh) làm cho PowerPoint stuff (đồ PowerPoint) xấu xí của họ worthy of looking at (xứng đáng được nhìn). Giống như ứng dụng viết, styling sẽ tự động và transparent (trong suốt). Slideshow truyền thống được tách thành các slide would-be (giả định) cũng nên được thay thế bằng roll-over tabs (tab lướt).
Khi nói đến phần mềm spreadsheet (bảng tính), giao diện hiện tại phải đi. Một giao diện dual-pane (hai khung) với đồ thị bên phải và dữ liệu bên trái nghe tốt. Không còn worksheet (bảng tính) nữa. Drag and drop (kéo thả) là mandatory (bắt buộc) ở đây, để làm snazzy graphs (đồ thị bắt mắt) trong vài giây. Nhiều boring stuff (đồ nhàm chán) cũng phải die (chết) hoặc ít nhất được packaged separately (đóng gói riêng) trong một special geek add-on (tiện ích mở rộng geek đặc biệt) mà người dùng bình thường không cần. Top-ten calculations (tính toán top-ten) và statistical predictions (dự đoán thống kê) điển hình nên được automatically calculated (tự động tính toán).
Đây chỉ là một vài ý tưởng tôi có. Nothing fancy (không cầu kỳ), chỉ early concepts (khái niệm sớm) của việc ungeekifying (khử geek) horrible nerdonics (nerdonics kinh khủng) của thế giới office suite. Nếu trình duyệt đã dạy chúng ta bất cứ điều gì, đó là cách các yếu tố trực quan nên được dùng và hiển thị. Thay vì nhúng (embedding) chương trình office như cloud apps bên trong trang web, chúng ta nên làm việc để làm cho bộ office suite hành xử hơn như trình duyệt. Chương trình duy nhất cố gắng theo cách tiếp cận này là IBM Lotus Symphony, dù nó cũng đang trong dire need (cần gấp) một facelift (cải tạo giao diện).
Ý tưởng của bạn ... (Your ideas ...)
Nếu bạn muốn design (thiết kế) thứ revolutionary (cách mạng), bạn có thể muốn thử phần mềm sketching (phác thảo) và prototyping (nguyên mẫu) GUI như Pencil – và gửi đề xuất của bạn cho tôi. Ai biết, bạn có thể vấp phải thứ huge (khổng lồ) mà không ai từng nghĩ đến trước đây.
Tôi vẫn đang struggle (đấu tranh) với final visual layout (bố cục trực quan cuối cùng), nên stay tuned (theo dõi) cho updates.
Kết luận
Vậy là xong. Chúng ta đã thấy thị trường office suite cung cấp gì. Thẳng thắn, nó all good (đều tốt), nhưng không good enough (đủ tốt). Chúng ta bị ám ảnh bởi ma quỷ của quá khứ, máy đánh chữ thập niên 80 và kỹ sư thập niên 70, những người dùng để rack up (ghi chép) đọc telemetry của họ trên impact printers (máy in đập). Bộ office suite lớn, phình to (bloated), counterintuitive (ngược trực giác), và inefficient (kém hiệu quả). Ngay cả sản phẩm tốt nhất và hiện đại nhất hôm nay vẫn short of the mark (không đạt tiêu chuẩn). Một vài cái manage a moment of brilliance (quản lý một khoảnh khắc lấp lánh), như Google Docs, Lotus Symphony và OOo4Kids, nhưng rồi nó đi bonkerous (điên loạn) từ đó.
Thay đổi quan trọng nhất cần thiết trong bộ office hiện đại là thay đổi tâm thế (change of mind). Chúng ta phải loại bỏ legacy monkey effect (hiệu ứng khỉ thừa kế) và làm việc để làm cho phần mềm năng suất (productivity software) trở nên productive (năng suất). Chúng ta phải focus (tập trung) vào shedding away (loại bỏ) 90% crud (rác rưởi) làm ô nhiễm chương trình office, làm cho chúng lean và mean (gọn gàng và sắc bén), làm cho chúng integrated (tích hợp) thông minh hơn với rich media (đa phương tiện phong phú), enforce (thi hành) mandatory styling (định kiểu bắt buộc), cải thiện visibility (khả năng nhìn thấy) và design (thiết kế).
Browser-like tabs (tab giống trình duyệt), drag and drop features (tính năng kéo thả), instant graphics (đồ thị tức thì), tất cả nghe trivial (tầm thường) khi xem cái chúng ta có ở ngoài, nhưng không một tính năng nào trong số này đã đến domain (lĩnh vực) của office suite. Điều này PHẢI thay đổi – và SỚM.
Vâng đó là tất cả. Tôi đã làm xong rant (bài la óc) – và chia sẻ ý tưởng sagacious (sáng suốt) của tôi. Nếu bạn cảm thấy bạn có gì useful (hữu ích) để contribute (đóng góp), hãy thoải mái mail cho tôi dùng chương trình mail office suite của bạn. Chúng ta cần nói về những cái đó, nhưng đó là bài viết hoàn toàn khác.
Chào.