Excel có thể nhập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau. Nhập dữ liệu từ Microsoft Access vào Excel cho phép người dùng phân tích, trực quan hóa và chia sẻ thông tin cơ sở dữ liệu dễ dàng hơn. Bạn có thể thực hiện các phép tính, xây dựng biểu đồ và tạo bảng thông tin từ dữ liệu Access. Bạn cũng có thể chia sẻ dữ liệu với những người dùng không rành về kỹ thuật và kết hợp dữ liệu Access với các tập dữ liệu Excel khác.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi trình bày cách nhập dữ liệu từ Microsoft Access vào Excel.
Điều kiện tiên quyết:
- Tệp cơ sở dữ liệu Microsoft Access (.accdb hoặc .mdb)
- Microsoft Excel (khuyên dùng Excel 2016 trở lên)
- Quyền truy cập tệp cơ sở dữ liệu
Phương pháp 1:Nhập dữ liệu truy cập bằng Công cụ dữ liệu tích hợp của Excel
Các bước:
- Mở sổ làm việc Excel của bạn
- Đi tới Dữ liệu tab>> nhấp vào Nhận dữ liệu>> chọn Từ cơ sở dữ liệu>> chọn Từ cơ sở dữ liệu Microsoft Access
- Duyệt qua và chọn tệp Access (.accdb hoặc .mdb)
- Nhấp vào Nhập
Excel mở Bộ điều hướng cửa sổ.
- Chọn một bảng hoặc truy vấn
- Nhấp vào Tải
- Bảng Access xuất hiện dưới dạng bảng Excel
- Dữ liệu vẫn được kết nối với nguồn (có thể làm mới)
Nhập và làm sạch dữ liệu bằng Power Query
Phương pháp này phù hợp nhất để làm sạch, lọc và tự động hóa dữ liệu.
Các bước:
- Thay vì chọn Tải , chọn Chuyển đổi dữ liệu
- Trình soạn thảo Power Query mở ra:
- Xóa các cột không cần thiết
- Đặt loại dữ liệu phù hợp
- Lọc hàng
- Hợp nhất nhiều bảng
- Nhấp vào Đóng và tải để nhập dữ liệu vào Excel
Dữ liệu Access được làm sạch, chuyển đổi và nhập vào Excel.
Sử dụng Power Query — nó có thể xử lý các tập dữ liệu lớn một cách hiệu quả. Nó giúp các bước chuyển đổi có thể tái sử dụng được và lý tưởng cho các báo cáo định kỳ.
Liên kết các bảng truy cập trong Excel
Việc liên kết tạo ra một kết nối động trong đó Excel xử lý dữ liệu Access dưới dạng bảng bên ngoài, cập nhật khi làm mới.
Các bước:
- Thay vì tải vào một trang tính, hãy đặt nó làm kết nối
- Nhấp vào Tải>> chọn Tải vào…
- Chọn Chỉ tạo kết nối>> nhấp vào OK
- Để xem dữ liệu, hãy truy cập Dữ liệu>> chọn Truy vấn &Kết nối ngăn
- Nhấp chuột phải vào kết nối>> chọn Tải vào…
- Chọn Bảng>> nhấp vào OK
- Bây giờ bạn có thể xem dữ liệu trong Excel
Ngoài ra, đối với các phiên bản Excel cũ hơn không có Power Query:
- Đi tới Dữ liệu tab>> chọn Từ các nguồn khác>> chọn Từ Microsoft Query
- Chọn Cơ sở dữ liệu MS Access làm nguồn dữ liệu, sau đó chọn tệp của bạn
- Làm theo trình hướng dẫn để chọn bảng/cột và nhập
Ghi chú:
- Dữ liệu được liên kết yêu cầu phải có thể truy cập được tệp Access; nếu nó được di chuyển, hãy cập nhật đường dẫn kết nối qua Dữ liệu>> Kết nối>> Thuộc tính
- Các chỉnh sửa trong Excel sẽ không ảnh hưởng đến Access trừ khi sử dụng các thiết lập nâng cao
Tải nhiều bảng cùng một lúc
Nếu bạn cần nhập nhiều bảng từ cùng một cơ sở dữ liệu Access, bạn có thể chọn nhiều mục trong cửa sổ Điều hướng.
Các bước:
- Trong cửa sổ Điều hướng, chọn Chọn nhiều mục hộp kiểm ở trên cùng
- Chọn các hộp bên cạnh mỗi bảng hoặc truy vấn bạn muốn nhập
- Khách hàng
- Đơn đặt hàng
- Nhấp vào Tải để nhập tất cả các bảng đã chọn
Excel sẽ tạo một bảng tính riêng cho từng bảng hoặc bạn có thể chọn Tải vào để chỉ định vị trí của mỗi bảng.
Phương pháp 2:Xuất từ Access sang Excel
Phương pháp này bắt đầu với Access và xuất dữ liệu trực tiếp sang tệp Excel, lý tưởng cho việc chuyển dữ liệu một lần.
Các bước:
- Mở cơ sở dữ liệu Access của bạn
- Trong ngăn Điều hướng, chọn bảng hoặc truy vấn bạn muốn xuất
- Đi tới Dữ liệu bên ngoài tab>> trong phần Xuất nhóm>> nhấp vào Excel
- Trong phần Xuất – Bảng tính Excel hộp thoại:
- Duyệt qua để chọn tệp Excel đích (.xlsx hoặc .xls) hoặc tạo tệp mới
- Kiểm tra Xuất dữ liệu có định dạng và bố cục nếu bạn muốn giữ nguyên định dạng Access (ví dụ:độ rộng cột)
- Kiểm tra Mở tệp đích sau khi thao tác xuất hoàn tất để xem nó ngay lập tức
- Nhấp vào OK để xuất
- Access sẽ thông báo cho bạn khi quá trình xuất hoàn tất
Tùy chọn nâng cao:
- Đối với các truy vấn có tham số, hãy chạy truy vấn trước để tạo kết quả, sau đó xuất
- Để xuất nhiều đối tượng, hãy sử dụng trình hướng dẫn Xuất nhiều lần hoặc viết macro/VBA để tự động hóa
Ghi chú:
- Dữ liệu được xuất là tĩnh; những thay đổi trong Access sẽ không tự động cập nhật tệp Excel
- Nếu bảng có hơn 1 triệu hàng, Excel có thể cắt bớt bảng đó (giới hạn hàng trong các phiên bản mới hơn là 1.048.576)
Phương pháp 3:Nhập dữ liệu truy cập bằng Copy-Paste (Nhanh chóng &Đơn giản)
Các bước:
- Mở Microsoft Access
- Mở bảng hoặc truy vấn
- Chọn toàn bộ bảng hoặc nhấn Ctrl + A
- Nhấn Ctrl + C
- Mở Excel và nhấn Ctrl + V
Hạn chế:
- Không có kết nối trực tiếp
- Yêu cầu cập nhật thủ công
- Không phù hợp cho việc nhập khẩu số lượng lớn hoặc thường xuyên
Phương pháp 4:Nhập dữ liệu truy cập bằng ODBC (Người dùng nâng cao)
Phương pháp này hữu ích khi bạn làm việc với các hệ thống cũ hơn hoặc sử dụng kết nối cơ sở dữ liệu tùy chỉnh.
Các bước:
- Thiết lập nguồn dữ liệu ODBC (ví dụ:“Trình điều khiển Microsoft Access (*.mdb, *.accdb)”)
- Mở Excel
- Đi tới Dữ liệu tab>> chọn Nhận dữ liệu>> chọn Từ các nguồn khác>> chọn Từ ODBC
- Chọn trình điều khiển Access ODBC
- Chọn bảng hoặc truy vấn
Làm mới dữ liệu
- Nhấp chuột phải vào bất kỳ ô nào trong bảng đã nhập> > chọn Làm mới
- Hoặc truy cập Dữ liệu tab>> chọn Làm mới tất cả
- Thao tác này lấy dữ liệu mới nhất từ Access mà không cần nhập lại theo cách thủ công
Các vấn đề thường gặp và cách khắc phục
- Tệp truy cập không hiển thị: Đảm bảo đã đóng Access trước khi nhập. Tệp Access không được mở ở chế độ độc quyền.
- Loại dữ liệu không chính xác: Sử dụng Power Query để đặt loại dữ liệu chính xác
- Tệp lớn tải chậm: Chỉ nhập các bảng hoặc hàng được yêu cầu. Đối với các tập dữ liệu lớn, việc tải vào Mô hình Dữ liệu sẽ ngăn ngừa tình trạng quá tải trang tính.
- Lỗi Microsoft.ACE.OLEDB: Tải xuống và cài đặt Microsoft Access Database Engine Redistributable từ trang web của Microsoft
Kết luận
Bằng cách làm theo các phương pháp trên, bạn có thể nhập dữ liệu từ Microsoft Access vào Excel. Những phương pháp này cho phép bạn đưa dữ liệu Access vào Excel một cách liền mạch để phân tích, báo cáo và trực quan hóa. Các phương pháp dựa trên kết nối mang đến cho bạn sự linh hoạt để giữ cho dữ liệu Excel được đồng bộ hóa với cơ sở dữ liệu Access, giúp quy trình công việc của bạn hiệu quả hơn và dữ liệu của bạn đáng tin cậy hơn. Bắt đầu nhập dữ liệu từ Access, sau đó phân tích trong Excel.
Nhận MIỄN PHÍ Bài tập Excel nâng cao có Giải pháp!