Microsoft Excel là một trong những chương trình sắp xếp và phân tích dữ liệu hàng đầu. Nhưng để phân tích dữ liệu trong Excel, trước tiên bạn cần nhập dữ liệu. Dữ liệu có thể có nhiều loại khác nhau. Dựa trên các kiểu dữ liệu, có các kỹ thuật khác nhau để chèn chúng vào Microsoft Excel. Trong bài viết này, tôi sẽ thảo luận về các loại nhập dữ liệu trong Excel.
Bạn có thể tải xuống tệp Excel từ liên kết sau và thực hành cùng với nó.
Các loại dữ liệu trong Excel
Dữ liệu là trái tim của MS Excel. Nó xử lý dữ liệu và tạo ra một đầu ra. Bạn sẽ tìm thấy 4 loại dữ liệu trong Excel. Họ là,
- Văn bản
- Giá trị
- Ngày
- Công thức
Dữ liệu kiểu văn bản: Chúng chủ yếu là chữ và số. Điều này có nghĩa là cả bảng chữ cái và số đều bao gồm kiểu dữ liệu này. Ví dụ:Alexi Laiho, Khu vực 51, v.v. .
Dữ liệu loại giá trị: Giá trị dữ liệu kiểu hoàn toàn đề cập đến dữ liệu số. Ví dụ:5, 7, 343.556, v.v. .
Dữ liệu loại ngày: Chúng có thể là một ngày ngắn cũng như một định dạng ngày dài. Ví dụ:13/6/2022, Thứ Hai, ngày 23 tháng 5 năm 2016, v.v. .
Dữ liệu loại công thức:Giá trị , Chức năng và Nhà khai thác tạo công thức. Ví dụ:=SUM (A2:H2) +92 .
Tổng quan về 4 kiểu nhập dữ liệu trong Excel
Chỉ cần nhìn vào tập dữ liệu sau. Ở đây, tôi đã sử dụng tất cả 4 loại dữ liệu có sẵn trong Excel.
Trong suốt bài viết, tôi sẽ chỉ cho bạn các cách và quy tắc liên quan đến 4 loại nhập dữ liệu này trong Excel.
1. Nhập dữ liệu kiểu văn bản
Dữ liệu kiểu văn bản bao gồm cả số và giá trị. Một ô trong Excel hỗ trợ tối đa 32.000 ký tự.
Khi bạn muốn chèn các chữ cái, bạn không cần phải suy nghĩ về bất cứ điều gì. Nhưng khi bạn muốn chèn giá trị dưới dạng văn bản, bạn phải chèn dấu nháy đơn trước các số.
Hãy để tôi chỉ cho bạn cách chèn Văn bản nhập dữ liệu trước.
❶ Nhấp vào một ô, sau đó nhấn F2 để cho phép chỉnh sửa.
Hoặc, chỉ cần nhấp đúp vào một ô để bật chỉnh sửa.
❷ Sau đó nhập dữ liệu văn bản.
❸ Sau đó, nhấn ENTER để chèn Văn bản nhập dữ liệu.
Để chèn các giá trị số dưới dạng Văn bản nhập dữ liệu,
Chỉ cần sử dụng dấu nháy đơn (‘) trước số và nhấn ENTER .
Excel sẽ tự động định dạng giá trị dưới dạng dữ liệu kiểu văn bản.
Dấu nháy đơn không xuất hiện trong ô.
Nếu bạn nhấp vào ô, một biểu tượng lỗi sẽ xuất hiện. Nhấp vào biểu tượng thả xuống lỗi và nó sẽ hiển thị ‘ Số trong ô này được định dạng dưới dạng văn bản hoặc đứng trước dấu nháy đơn. '
Để bỏ qua lỗi, hãy nhấp vào biểu tượng thả xuống lỗi. Sau đó, chọn Bỏ qua lỗi .
Đọc thêm: Cách tạo biểu mẫu nhập dữ liệu bằng danh sách thả xuống trong Excel (2 phương pháp)
2. Nhập dữ liệu kiểu giá trị
Phương thức nhập của dữ liệu kiểu giá trị cũng giống như phương thức nhập của dữ liệu kiểu văn bản.
Tuy nhiên, tôi đang chỉ cho bạn cách chèn dữ liệu kiểu giá trị.
❶ Nhấp vào một ô, sau đó nhấn F2 để cho phép chỉnh sửa.
Hoặc, chỉ cần nhấp đúp vào một ô để bật chỉnh sửa.
❷ Sau đó nhập các giá trị bên trong ô.
❸ Sau đó, chỉ cần nhấn ENTER để chèn dữ liệu vào ô.
Để định dạng các giá trị, trước tiên hãy chọn ô.
Sau đó đi tới Trang chủ ➤ Số .
Sau đó, chọn bất kỳ loại định dạng nào từ Số nhóm.
Đối với trường hợp này, tôi đang chọn Kế toán loại định dạng.
Bạn cũng có thể tự động điền dữ liệu loại giá trị bằng cách sử dụng Xử lý điền .
Chỉ cần giữ con trỏ chuột ở góc dưới cùng bên phải của ô mà bạn đã chèn dữ liệu loại giá trị.
Con trỏ sẽ chuyển thành biểu tượng dấu cộng ‘+’ .
Nhấn và giữ nút chuột trái. Sau đó, kéo nó xuống hết cỡ.
Nó sẽ tự động điền phần còn lại của các ô trong cùng một cột.
Đọc thêm: Cách tạo biểu mẫu có thể điền trong Excel (5 ví dụ phù hợp)
3. Nhập dữ liệu loại ngày
Excel lưu trữ dữ liệu kiểu ngày tháng dưới dạng giá trị thập phân. Đó là lý do tại sao ngày tháng có thể được sử dụng bên trong các hàm và công thức.
Để chèn dữ liệu kiểu ngày,
❶ Nhấp vào một ô, sau đó nhấn F2 để cho phép chỉnh sửa.
Hoặc, chỉ cần nhấp đúp vào một ô để bật chỉnh sửa.
❷ Sau đó nhập ngày tháng bên trong ô.
❸ Để chèn ngày vào ô, nhấn ENTER .
Để thêm các định dạng khác cho ngày, hãy nhấn CTRL + 1 với dữ liệu đã chọn.
Định dạng ô sẽ xuất hiện.
- Bây giờ, hãy chuyển đến Số ➤ Ngày .
- Từ Loại , chọn bất kỳ định dạng nào bạn muốn.
- Sau đó, nhấp vào OK đăng ký.
Bạn cũng có thể tự động điền dữ liệu loại ngày bằng cách sử dụng Xử lý điền .
Chỉ cần giữ con trỏ chuột ở góc dưới cùng bên phải của ô mà bạn đã chèn dữ liệu loại ngày.
Con trỏ sẽ chuyển thành biểu tượng dấu cộng ‘+’ .
Nhấn và giữ nút chuột trái. Sau đó, kéo nó xuống hết cỡ.
Excel sẽ tự động điền vào phần còn lại của các ô bằng một chuỗi ngày tháng.
Đọc thêm: Cách tự động chèn mục nhập dữ liệu dấu thời gian trong Excel (5 phương pháp)
4. Nhập dữ liệu kiểu công thức Excel
Dữ liệu kiểu công thức bao gồm Hàm, giá trị và toán tử.
Để chèn ngày kiểu công thức,
❶ Nhấp vào một ô, sau đó nhấn F2 để cho phép chỉnh sửa.
Hoặc, chỉ cần nhấp đúp vào một ô để bật chỉnh sửa.
❷ Sau đó nhập công thức.
Đối với trường hợp này, tôi đã sử dụng công thức sau có ROUND , NGÀY & NGAY BÂY GIỜ chức năng.
=ROUND(DAYS(NOW(),D5)/365,0) Công thức này tính tổng thời gian làm việc kể từ ngày kết hợp của mỗi nhân viên.
Bạn cũng có thể tự động điền dữ liệu loại công thức bằng cách sử dụng Xử lý điền .
Chỉ cần giữ con trỏ chuột ở góc dưới cùng bên phải của ô mà bạn đã chèn dữ liệu kiểu công thức.
Con trỏ sẽ chuyển thành biểu tượng dấu cộng ‘+’ .
Nhấn và giữ nút chuột trái. Sau đó, kéo nó xuống hết cỡ.
Xử lý điền sẽ sao chép toàn bộ công thức. Và bạn sẽ thấy kết quả công thức như sau:
Bạn cũng có thể làm nhiều việc với các công thức.
Ví dụ:bạn có thể thêm văn bản và công thức cùng một lúc bằng cách sử dụng hàm CONCAT .
=CONCAT(ROUND(DAYS(NOW(),D5)/365,0), " Years")
Các công thức không bị giới hạn đối với những điều này, Excel cung cấp nhiều Văn bản , Toán học , Ngày và giờ và nhiều hơn nữa.
Đọc thêm: Cách hạn chế nhập dữ liệu trong ô Excel (2 phương pháp đơn giản)
Những điều cần nhớ
- Dữ liệu kiểu giá trị chỉ hỗ trợ các ký tự sau: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 + - (), / $%. E đ .
- Để chèn một ngày trong Excel, hãy đảm bảo bạn chèn tháng trước, sau đó là ngày và năm tương ứng.
Kết luận
Tóm lại, chúng ta đã thảo luận về các kiểu nhập dữ liệu trong Excel. Và đừng ngần ngại đặt bất kỳ câu hỏi nào trong phần bình luận bên dưới. Chúng tôi sẽ cố gắng trả lời tất cả các truy vấn có liên quan càng sớm càng tốt. Và vui lòng truy cập trang web của chúng tôi ExcelDemy để khám phá thêm.
Các bài viết liên quan
- Cách Tự động Nhập Dữ liệu trong Excel (2 Cách Hiệu quả)
- Tạo Nhật ký Dữ liệu trong Excel (2 Cách Thích hợp)
- Cách điền Bảng tính Excel từ Biểu mẫu Web
- Tạo Biểu mẫu Tự động điền trong Excel (Hướng dẫn Từng bước)
- Cách tạo Biểu mẫu nhập dữ liệu Excel mà không có UserForm