Microsoft Excel là phần mềm tổ chức, phân tích dữ liệu hàng đầu. Nhưng để phân tích, trước hết phải nhập dữ liệu. Dữ liệu có nhiều loại. Dựa trên kiểu dữ liệu, có kỹ thuật nhập khác nhau. Bài viết thảo luận các loại nhập liệu (data entry) trong Excel.
Tải file Excel thực hành theo link.
Các loại dữ liệu trong Excel
Dữ liệu là cốt lõi của MS Excel. Xử lý dữ liệu ra kết quả. Có 4 loại dữ liệu chính:
- Văn bản (Text)
- Số (Value)
- Ngày tháng (Date)
- Công thức (Formula)
Dữ liệu kiểu Văn bản: Chủ yếu là chữ số kết hợp (chữ cái và số). Ví dụ: Alexi Laiho, Area 51, v.v.
Dữ liệu kiểu Số (Value): Chỉ bao gồm chữ số. Ví dụ: 5, 7, 343.556, v.v.
Dữ liệu kiểu Ngày tháng: Có định dạng ngày ngắn hoặc ngày dài. Ví dụ: 6/13/2022, Monday, May 23, 2016, v.v.
Dữ liệu kiểu Công thức: Tạo bởi Giá trị, Hàm, Toán tử. Ví dụ: =SUM(A2:H2)+92.
Tổng quan 4 loại nhập liệu trong Excel
Xem bộ dữ liệu mẫu sử dụng đủ 4 loại dữ liệu.
1. Nhập liệu kiểu Văn bản (Text)
Dữ liệu văn bản gồm cả chữ và số. Một ô Excel hỗ trợ tối đa 32.000 ký tự.
Nhập chữ bình thường: không cần lo ngại. Nhập số nhưng muốn lưu dạng văn bản: thêm dấu nháy đơn (') trước số.
Cách nhập Text:
- Chọn ô, nhấn F2 để chỉnh sửa. Hoặc double-click ô.
- Gõ nội dung văn bản.
- Nhấn ENTER để xác nhận.
Nhập số dạng văn bản:
Gõ dấu nháy đơn ' trước số → nhấn ENTER.
Excel tự định dạng thành kiểu văn bản. Dấu nháy không hiển thị trong ô.
Click vào ô → biểu tượng lỗi hiện ra. Click mũi tên lỗi → thông báo: 'Số trong ô này được định dạng là văn bản hoặc có dấu nháy đơn ở đầu.'
Bỏ qua lỗi: click biểu tượng lỗi → chọn Ignore Error.
Xem thêm: Tạo Form nhập liệu có Drop Down List trong Excel (2 phương pháp)
2. Nhập liệu kiểu Số (Value)
Cách nhập giống kiểu văn bản.
Các bước:
- Chọn ô, nhấn F2 hoặc double-click.
- Gõ số.
- Nhấn ENTER.
Định dạng số: Chọn ô → Tab Home → Number → chọn định dạng (ví dụ: Accounting - Kế toán).
Tự động điền (AutoFill) dữ liệu số: Dùng Fill Handle (dấu + ở góc dưới phải ô). Kéo chuột xuống để điền tiếp.
Xem thêm: Cách tạo Form điền được trong Excel (5 ví dụ phù hợp)
3. Nhập liệu kiểu Ngày tháng (Date)
Excel lưu ngày tháng dưới dạng giá trị thập phân → dùng được trong hàm, công thức.
Cách nhập:
- Chọn ô, nhấn F2 hoặc double-click.
- Gõ ngày tháng.
- Nhấn ENTER.
Thêm định dạng ngày: Chọn ô → nhấn CTRL + 1 → hộp thoại Format Cells → Tab Number → Date → chọn kiểu → OK.
AutoFill chuỗi ngày: Dùng Fill Handle kéo xuống → Excel tự điền chuỗi ngày liên tiếp.
Xem thêm: Tự động chèn dấu thời gian nhập liệu trong Excel (5 phương pháp)
4. Nhập liệu kiểu Công thức (Formula)
Công thức gồm Hàm, Giá trị, Toán tử.
Cách nhập:
- Chọn ô, nhấn F2 hoặc double-click.
- Gõ công thức. Ví dụ:
=ROUND(DAYS(NOW(),D5)/365,0)– tính thâm niên từ ngày gia nhập (cột D).
AutoFill công thức: Dùng Fill Handle kéo xuống → công thức sao chép tự động điều chỉnh tham chiếu.
Kết quả công thức.
Nâng cao: Ghép văn bản với công thức dùng CONCAT:
=CONCAT(ROUND(DAYS(NOW(),D5)/365,0), " Years")
Công thức không giới hạn ở đây, Excel cung cấp nhiều hàm: Văn bản, Toán học, Ngày & Giờ...
Xem thêm: Cách hạn chế nhập liệu trong ô Excel (2 phương pháp đơn giản)
Lưu ý quan trọng
- Dữ liệu kiểu Số chỉ hỗ trợ ký tự: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 + – ( ) , / $ % . E e.
- Nhập ngày trong Excel: đảm bảo thứ tự Tháng trước, Ngày sau, Năm cuối.
Kết luận
Tóm lại, bài viết đã trình bày các loại nhập liệu trong Excel. Đừng ngần ngại hỏi ở phần bình luận. Sẽ phản hồi sớm nhất. Ghé website ExcelDemy khám phá thêm.
Bài viết liên quan
- Cách tự động hóa nhập liệu trong Excel (2 cách hiệu quả)
- Tạo nhật ký dữ liệu trong Excel (2 cách phù hợp)
- Điền bảng tính Excel từ Web Form
- Tạo Form tự động điền trong Excel (Hướng dẫn từng bước)
- Cách tạo Form nhập liệu Excel không dùng UserForm