Ngày nay, đám mây (cloud) là nền tảng tiên tiến nhất để lưu trữ và chia sẻ file qua internet. Giữ bản sao lưu tất cả tài liệu quan trọng trên đám mây chắc chắn là thói quen tốt. Nói về Microsoft Office, nó hỗ trợ lưu file lên đám mây và cụ thể là Skydrive của Microsoft. Nhưng nếu bạn dùng dịch vụ đám mây Dropbox hoặc Google Drive, hướng dẫn này sẽ chỉ cách thêm Google Drive và Dropbox làm Vị trí lưu (Save locations) trong Microsoft Office.
Dưới đây là hướng dẫn từng bước với ảnh chụp màn hình:
Bước 1: Mở bất kỳ sản phẩm nào từ Office, sau đó vào File rồi Account (Tài khoản) và đăng nhập bằng Tài khoản Microsoft, bỏ qua bước này nếu đã đăng nhập.
Bước 2: Tải script SaveFolders từ TechNet. Giải nén nội dung file zip vào một thư mục.
Bước 3: Tải và cài đặt Dropbox từ đây hoặc Google Drive từ đây. Sau khi cài đặt, lấy đường dẫn đến thư mục Dropbox/Google Drive trên máy tính của bạn.
Bước 4: Bây giờ điều hướng đến thư mục nơi bạn giải nén file zip từ Bước 2. Nhấp chuột phải file 'SaveFolders.ps1' và chọn 'Run With Powershell' (Chạy với Powershell). Đợi cửa sổ Powershell hiện ra và bắt đầu thực thi script.
Bước 5: Bây giờ bạn sẽ gặp cửa sổ cần nhập đường dẫn cho thư mục đám mây từ Bước 3. Nhập đường dẫn vào các trường văn bản tương ứng hoặc nhấp 'Find My Folder' (Tìm thư mục của tôi) để tự động lấy đường dẫn nhưng tính năng này chỉ hỗ trợ Dropbox. Bây giờ nhấp nút 'Apply' (Áp dụng) và chờ một chút.
Bước 6: Khởi động lại Office và điều hướng đến 'File' rồi 'Account'. Nhấp 'Add a Service' (Thêm dịch vụ) rồi 'Storage' (Lưu trữ) và chọn dịch vụ đám mây bạn đã chọn.
Trong trường hợp của tôi là 'Google Drive', nếu bạn làm theo hướng dẫn cho Dropbox, bạn sẽ thấy tùy chọn 'Dropbox' thay vì Google Drive hoặc nếu làm cho cả hai thì sẽ thấy cả Google Drive và Dropbox trong danh sách.
Vậy bạn thấy, việc thêm Google Drive và Dropbox làm vị trí lưu vào Microsoft Office rất đơn giản và dễ dàng.
Lần tới khi bạn vào menu 'Save As' (Lưu dưới dạng) bạn sẽ thấy tùy chọn lưu file lên dịch vụ đám mây bạn đã chọn.
Việc thêm các thư mục này chỉ có thể nhờ script SaveFolders của Andreas Molin được lưu trữ trên TechNet.
Nếu bạn gặp khó khăn hiểu bất kỳ bước nào, hãy thoải mái đặt câu hỏi trong phần bình luận bên dưới.