Trong bài này, chúng tôi hướng dẫn cách khóa và bảo vệ một phần tài liệu Word để ngăn chặn chỉnh sửa và sao chép, sử dụng tùy chọn tích hợp sẵn. Nếu khóa một phần văn bản, bạn và người dùng khác không thể thay đổi định dạng và chỉnh sửa section đó trừ khi nhập mã truy cập. Hãy xem các bước thực hiện.
Rất đơn giản để đặt hạn chế chỉnh sửa trong Word và bảo vệ tài liệu Office bằng mật khẩu. Tuy nhiên, nếu làm theo các hướng dẫn đó, bạn có thể khóa toàn bộ tài liệu. Đôi khi bạn cần cho phép chỉnh sửa trang đầu nhưng ngăn chặn trang hai. Nếu vậy, hướng dẫn này sẽ hữu ích.
Khóa & ngăn chặn chỉnh sửa phần cụ thể trong tài liệu Word
Để khóa một phần cụ thể của tài liệu trong Word, làm theo các bước:
- Mở Microsoft Word và hoàn tất chỉnh sửa tài liệu.
- Chọn phần bạn muốn khóa.
- Đi đến tab Layout (Bố cục).
- Nhấp Breaks (Ngắt).
- Chọn Continuous (Liên tục) từ danh sách.
- Đi đến tab Review (Xem xét) > Restrict Editing (Hạn chế chỉnh sửa).
- Tích checkbox Limit formatting to a selection of styles (Giới hạn định dạng cho lựa chọn style).
- Tích checkbox Allow only this type of editing in the document (Chỉ cho phép loại chỉnh sửa này trong tài liệu).
- Chọn Filling in forms (Điền vào biểu mẫu) từ danh sách thả xuống.
- Nhấp Select sections (Chọn section) và chọn một section.
- Nhấp nút Yes, Start Enforcing Protection (Có, bắt đầu thực thi bảo vệ).
- Nhập mật khẩu hai lần.
- Nhấp nút OK.
Hãy kiểm tra chi tiết các bước.
Trước hết, mở Microsoft Word và hoàn tất chỉnh sửa tài liệu. Không quan trọng bạn tạo mới hay mở tài liệu có sẵn – bạn phải hoàn tất chỉnh sửa.
Bây giờ, bạn có thể chèn ngắt section để chọn phần/section nào muốn khóa bằng mật khẩu. Chọn phần tài liệu, vào tab Layout, nhấp Breaks, chọn Continuous.
Sau đó, đi đến tab Review và nhấp Restrict Editing.
Bây giờ bạn thấy bảng điều khiển bên phải. Ở đây có hai checkbox:
- Limit formatting to a selection of styles
- Allow only this type of editing in the documents
Bạn cần tích vào cả hai checkbox. Nếu nhấp nút Settings dưới Formatting restrictions, bạn thấy vài tùy chọn để chọn loại định dạng/style. Cũng có thể:
- Allow AutoFormat to override formatting restrictions (Cho phép AutoFormat ghi đè hạn chế định dạng)
- Block Theme or Scheme switching (Chặn chuyển đổi Theme/Scheme)
- Block Quick Style Set switching (Chặn chuyển đổi Quick Style Set)
Chỉ cần tích vào checkbox tương ứng. Sau đó, đến phần Editing restrictions (Hạn chế chỉnh sửa). Chọn Filling in forms từ danh sách thả xuống và nhấp nút Select sections.
Đây là nơi ngắt section bạn dùng trước trở nên hữu ích vì bạn có thể chọn section cụ thể để khóa bằng mật khẩu.
Nếu chưa thêm ngắt section, tùy chọn này vô hình. Chọn section muốn khóa, nhấp OK.
Thông tin: Nếu thêm nhiều ngắt section, bạn sẽ thấy Section 3, Section 4, Section 5, v.v.
Bây giờ, nhấp nút Yes, Start Enforcing Protection trong phần Start enforcement và nhập mật khẩu hai lần để xác nhận.
Sau khi nhấp OK, bạn không thể chỉnh sửa phần bị khóa trong tài liệu Word.
Với lý do rõ ràng, bạn vẫn chỉnh sửa được phần không được bảo vệ.
Xong! Hy vọng hữu ích.