Quá nhiều năm, Google Docs đã trở thành một trong những cách phổ biến nhất để các công ty hợp tác và đồng bộ công việc trên tài liệu mọi loại. Ví dụ, các tác giả sau mỗi bài viết trên trang web này thường xuyên dùng Google Docs!
Một phần lớn của hợp tác là giao tiếp. Trong không gian làm việc từ xa, dù tại công việc hay trường học, khả năng làm rõ hoặc thêm bình luận vào tài liệu có thể cải thiện lớn cách cộng tác viên nhận nó.
May mắn thay, Google Docs hỗ trợ chức năng này. Bình luận có thể là phần quan trọng của một số tài liệu, và nếu không có, cộng tác viên và người đọc có thể thấy mình bối rối đến mức phải liên hệ xin làm rõ. Đó tạo ra rắc rối trong quy trình làm việc.
Bình luận trong Google Docs cũng có thể thiết lập như một nhiệm vụ để giải quyết. Gần như một việc cần làm (to-do task), cộng tác viên có thể đánh dấu bình luận là đã giải quyết (resolved) để xác nhận đã xử lý xong.
Trong bài này, hãy xem cách thêm và giải quyết bình luận trong Google Docs.
Cách Thêm Bình Luận Trong Google Docs
Để bắt đầu, mở hoặc tạo tài liệu Google Docs mới. Nếu bạn tạo tài liệu mới, bạn sẽ cần có văn bản để dùng bình luận. Tiếp theo, chọn văn bản bạn muốn tạo bình luận.
Khi đã chọn văn bản, bạn sẽ thấy biểu tượng xuất hiện ở bên phải tài liệu. Biểu tượng trông như bong bóng thoại với dấu cộng bên trong.
Nhấn vào biểu tượng này sẽ hiện trường nhập nơi bạn gõ bình luận.
Nhấn Enter hoặc nhấn nút Comment để gửi bình luận.
Vậy là xong! Bây giờ tài liệu sẽ làm nổi bật văn bản bạn đã bình luận. Bình luận sẽ hiển thị ở bên phải tài liệu, nhưng nhấn vào vùng văn bản được làm nổi bật sẽ đưa bình luận của bạn vào tiêu điểm và hiện các tùy chọn chúng ta sẽ nói tiếp.
Cách Giải Quyết Bình Luận Trong Google Docs
Khi bạn đã tạo bình luận, hoặc khi xem xét bình luận của người khác, bạn có một vài tùy chọn.
Bạn có thể nhấn vào bình luận bên phải tài liệu hoặc nhấn vào đoạn văn bản được làm nổi bật để đưa bình luận lên trước. Khi ở tiền cảnh, bạn có tùy chọn trả lời (reply) hoặc giải quyết (resolve) bình luận. Nếu có quyền, bạn cũng có thể chỉnh sửa hoặc xóa nó.
Nếu bạn thấy mình mắc lỗi khi thêm bình luận, bạn có thể chỉnh sửa hoặc xóa nó. Bình luận đã chỉnh sửa sẽ không được ghi chú để người khác biết đã sửa. Xóa bình luận sẽ xóa toàn bộ chuỗi (thread), bao gồm tất cả bình luận bên dưới nó.
Nút Resolve cũng sẽ xóa bình luận thực chất, nhưng có sự khác biệt đặc biệt. Bình luận đã xóa không được thêm vào lịch sử bình luận của Google Docs, nhưng bình luận đã giải quyết (resolved) thì có. Bình luận đã giải quyết cũng có thể đưa trở lại tài liệu.
Ở góc trên bên phải trang, gần ảnh hiển thị tài khoản Google, bạn sẽ thấy biểu tượng bong bóng thoại với ba gạch ngang bên trong. Nhấn vào biểu tượng này sẽ mở lịch sử bình luận của tài liệu.
Khu vực này sẽ theo dõi bình luận và việc giải quyết bình luận. Như bạn thấy trong ảnh chụp trên, thời gian giải quyết được ghi dấu thời gian (timestamp), rất hữu ích cho cộng tác viên.
Giải quyết bình luận cũng cho cơ hội người cộng tác khác mở lại thảo luận nếu họ xác định còn việc cần làm hoặc bình luận chưa được giải quyết. Lại nói, chỉ xóa bình luận khi bạn tin đã giải quyết sẽ không đưa ra các tùy chọn này và không ghi vào lịch sử bình luận tài liệu.
Như bạn thấy, tạo bình luận trong tài liệu Google Docs đơn giản như nó hữu ích. Bình luận cho phép tạo khu vực thảo luận nhỏ trong tài liệu, và đó có thể là yếu tố quyết định dự án hoàn thành hôm nay hay mai.
Nếu bạn không dùng Google Docs, đừng lo – Microsoft Word cũng hỗ trợ bình luận, bạn có thể xem bài viết cách hợp tác trên tài liệu Microsoft Word để biết thêm.