Trong những năm qua, Google Tài liệu đã trở thành một trong những cách phổ biến nhất để các công ty cộng tác và đồng bộ hóa các loại tài liệu công việc của họ. Ví dụ:những người viết đằng sau mỗi bài viết trên trang web này thường sử dụng Google Tài liệu!
Một phần chính của sự cộng tác là thông tin liên lạc. Trong không gian làm việc từ xa, có thể là tại cơ quan hoặc trường học của bạn, việc có thể giải thích rõ hoặc thêm nhận xét vào tài liệu có thể cải thiện đáng kể cách các cộng tác viên tiếp nhận tài liệu đó.
May mắn thay, Google Documents hỗ trợ chức năng này. Nhận xét có thể là một phần quan trọng của một số tài liệu, và nếu không, các cộng tác viên và độc giả có thể thấy mình bối rối đến mức họ phải liên hệ để làm rõ. Điều đó tạo ra một đường gấp khúc trong quy trình làm việc.
Nhận xét trong Google Tài liệu cũng có thể được thiết lập sau khi phân công để giải quyết. Gần giống như một nhiệm vụ phải làm, cộng tác viên có thể đánh dấu một nhận xét là đã giải quyết để thừa nhận rằng việc đó đã được giải quyết.
Trong bài viết này, hãy xem cách chúng tôi có thể thêm và giải quyết các nhận xét trong Google Tài liệu.
Cách thêm nhận xét trong GoogleDocs
Để bắt đầu, hãy mở hoặc tạo một Google Docdocument mới. Nếu bạn đã tạo một tài liệu mới, bạn sẽ cần phải có một số văn bản trong đó để sử dụng các nhận xét. Tiếp theo, chọn văn bản mà bạn muốn tạo nội dung.
Khi bạn đã chọn văn bản, bạn sẽ nhận thấy rằng một biểu tượng sẽ xuất hiện ở phía bên phải của tài liệu. Biểu tượng trông bong bóng thoại likea với dấu cộng bên trong.
Nhấp vào biểu tượng này sẽ xuất hiện trường nhập liệu để bạn có thể nhập nhận xét của mình.
Nhấn Enter hoặc nhấp vào Nhận xét để gửi bình luận của bạn.
Nó đơn giản mà! Bây giờ, tài liệu của bạn sẽ làm nổi bật văn bản mà bạn đã nhận xét. Nhận xét của bạn sẽ hiển thị ở phía bên phải của tài liệu, nhưng việc nhấp vào một vùng của văn bản được tô sáng sẽ đưa nhận xét của bạn vào tiêu điểm và đưa ra các tùy chọn mà chúng ta sẽ nói tiếp theo.
Cách giải quyết các nhận xét trong GoogleDocs
Khi bạn đã tạo một nhận xét hoặc khi bạn đang xem xét các nhận xét của những người khác, bạn sẽ có một số tùy chọn.
Bạn có thể nhấp vào nhận xét ở bên phải của tài liệu hoặc nhấp vào phần được đánh dấu trong văn bản của tài liệu để đưa nhận xét lên nền trước. Khi ở phía trước, bạn sẽ có quyền trả lời hoặc giải quyết nhận xét. Nếu bạn có quyền, bạn cũng có thể chỉnh sửa hoặc xóa nó.
Nếu bạn nhận thấy rằng mình đã mắc lỗi khi chèn nhận xét, bạn có thể chỉnh sửa hoặc xóa nhận xét đó. Nhận xét đã chỉnh sửa sẽ không thông báo cho người khác biết rằng nó đã được chỉnh sửa. Xóa nhận xét sẽ xóa toàn bộ chuỗi, bao gồm tất cả các nhận xét bên dưới nó.
Giải quyết nút cũng sẽ xóa nhận xét một cách hiệu quả, nhưng nó có những điểm khác biệt đặc biệt. Các nhận xét đã xóa không được thêm vào lịch sử nhận xét của Google Tài liệu, nhưng các nhận xét đã giải quyết thì có. Các nhận xét đã giải quyết cũng có thể được đưa trở lại tài liệu.
Ở trên cùng bên phải của trang, gần hình ảnh hiển thị của GoogleAccount, bạn sẽ thấy biểu tượng bong bóng thoại với ba đường kẻ ngang bên trong. Nhấp vào biểu tượng này sẽ mở lịch sử thông báo của tài liệu.
Khu vực này sẽ theo dõi các bình luận và các nghị quyết. Như bạn có thể thấy trong ảnh chụp màn hình ở trên, thời gian giải quyết của bạn được đánh dấu thời gian, điều này có thể rất hữu ích cho các cộng tác viên.
Việc giải quyết các nhận xét cũng mang lại cho các cộng tác viên khác cơ hội mở lại cuộc thảo luận nếu họ xác định rằng cần phải làm thêm hoặc nhận xét đó chưa được giải quyết. Một lần nữa, chỉ cần xóa một nhận xét khi bạn tin rằng bạn đã giải quyết, nó sẽ không hiển thị những người khác với các tùy chọn này và sẽ không ghi nó vào lịch sử nhận xét trên tài liệu của bạn.
Như bạn có thể thấy, việc đưa ra nhận xét trong Google Docdocuments đơn giản vì nó rất hữu ích. Nhận xét cho phép bạn tạo các khu vực bộ gõ trong tài liệu của mình và đó có thể là điểm khác biệt chính xác định xem dự án của bạn đã hoàn thành hôm nay hay ngày mai.
Tuy nhiên, nếu bạn không phải là người dùng Google Documents, đừng lo lắng — Microsoft Word cũng hỗ trợ nhận xét và bạn có thể xem bài viết của chúng tôi về cách cộng tác trên tài liệu Microsoft Word để biết thêm thông tin.