Google, gã khổng lồ công nghệ lớn thống trị hầu hết thông tin và kiến thức qua một công cụ tìm kiếm duy nhất, hiện đã 진출 vào mọi thứ có sẵn trên internet. Từ marketing, dịch vụ thư, hỗ trợ, Google đã mở rộng dịch vụ đến mạng xã hội, blogging và lưu trữ đám mây. Bên cạnh việc sở hữu thư viện chia sẻ video lớn nhất thế giới và có cơ sở lớn các ứng dụng khác (sẽ mất một trang để liệt kê tất cả), Google còn vận hành một bộ xử lý văn bản tên Google Docs, thứ đã giành được sự phổ biến khổng lồ và cơ sở người dùng lớn và được ưa chuộng hơn Word của Microsoft. Google Docs có thể cung cấp gì cho bạn hơn Word, khiến bạn chuyển đổi ngay lập tức? Và bạn có thực sự nên gắn bó với nó? Hãy tìm hiểu xem bộ xử lý văn bản được ưa chuộng nhất trong hai cái nào sẽ phù hợp với bạn hơn.
1. Miễn Phí So Với Trả Phí: Cuộc Chiến Kinh Doanh
Microsoft Office là một gói ứng dụng mở rộng được thiết kế để thực hiện nhiều nhiệm vụ như chuẩn bị thuyết trình, ghi chú, tài liệu, biểu đồ và cơ sở dữ liệu khác. Đây là một trong những dự án sớm nhất của Microsoft và do đó, bạn không thể dùng nó tự do. Thứ nhất, Microsoft không cho phép bạn chỉ lấy Word mà cung cấp nó kết hợp với toàn bộ bộ gọi là Office 365.
Bây giờ, bạn phải trả giá để có tất cả những thứ này cùng nhau, cụ thể:
- Office 365 Home: 99,99 USD/năm
- Office 365 Personal: 69,99 USD/năm
- Office Student: 149,99 USD (mua một lần chỉ có MS-Word, Excel và PowerPoint)
Đoán xem bạn trả bao nhiêu cho Google Docs. Không có gì. Nó hoàn toàn miễn phí, truy cập qua tên miền (docs.google.com), và bạn có thể tạo, chỉnh sửa và tái tạo tài liệu chỉ trong một bước.
Vì vậy, tại sao phải trả tiền cho MS Office, khi bạn chỉ cần truy cập Word, và hơn nữa khi bạn có một giải pháp miễn phí? Dù mất kết nối internet và mất tín hiệu có thể hạn chế năng lực của Docs, bạn không thể bỏ qua chữ "MIỄN PHÍ!".
2. Thanh Công Cụ/Thanh Công Cụ Cơ Bản Hơn Của Docs
Google Docs có thanh công cụ khá đơn giản và chỉ có các công cụ chính trên thanh công cụ được sử dụng thường xuyên nhất để chuẩn bị bất kỳ loại tài liệu nào.
Nửa đầu tiên của thanh công cụ/công việc của Google Docs có tất cả các tùy chọn cơ bản như trong Word. Thanh công cụ cho phép bạn thay đổi phông chữ, kích thước và kiểu dáng của nội dung được viết và mở rộng thêm các tùy chọn như In đậm, In nghiêng, v.v. để tạo kiểu thêm cho tài liệu viết.
Thanh công cụ sau đó chứa các công cụ bổ sung cho căn chỉnh văn bản, khoảng cách, dấu đầu dòng và thụt lề. Hơn nữa, có các tùy chọn chèn hình ảnh, bình luận và liên kết (được đánh dấu bằng màu xanh).
Tuy nhiên, trong trường hợp này, MS-Word cung cấp một thanh công cụ/nhiệm vụ mở rộng hơn với nhiều tùy chọn hơn. Hãy xem:
Ngoài các công cụ tạo kiểu, có các tùy chọn cho chỉ số dưới, chỉ số trên, sắp xếp, làm nổi bật và đường viền. Vì các tùy chọn này có thể truy cập chỉ bằng một cú nhấp chuột, Word ở đây dễ sử dụng hơn.
Vì vậy, nếu bạn muốn giao diện đơn giản với các công cụ thiết yếu nhất (bỏ qua các công cụ bổ sung) chỉ bằng một cú nhấp chuột, Google Docs có thể phù hợp. Nhưng Word vượt trội hơn Docs khi nói đến việc làm phong phú nội dung với làm nổi bật, đường viền và các thứ khác. Hãy lựa chọn theo nhu cầu của bạn!
3. Khó Khăn Online/Offline
MS-Word được thiết kế hoàn toàn để hoạt động offline và cài đặt trong bộ nhớ máy tính để cho phép người dùng truy cập vĩnh viễn mà không gặp vấn đề máy chủ. Mặt khác, Google Docs chủ yếu là một bộ xử lý/ứng dụng trực tuyến và phù hợp nhất cho người dùng dưới kết nối internet ít nhất ở mức cơ bản.
Tuy nhiên, Google Docs mang lại tùy chọn chỉnh sửa và truy cập file ngoại tuyến. Bạn chỉ cần thực hiện quy trình đơn giản nhấp chuột vài chỗ, và tài khoản Google Docs của bạn có thể được đồng bộ vào máy tính bạn đang làm việc. Tuy nhiên, khuyến nghị bạn chỉ làm điều đó trên máy tính cá nhân.
Vậy là bạn lại có một bộ xử lý văn bản miễn phí, mà bạn cũng có thể đồng bộ ngoại tuyến chỉ trong vài bước đơn giản, cho phép bạn làm việc mà không cần kết nối internet và tiết kiệm rất nhiều tiền. Do đó, Docs thắng ở đây.
4. Tương Thích Hệ Điều Hành
Windows, MacOS, Linux, Ubuntu hoặc bất kỳ hệ điều hành miễn phí hoặc mã nguồn mở nào đều cho phép bạn truy cập Google Docs mà không gặp rắc rối. Vì nó có thể truy cập trực tuyến, bạn có thể mở nó trên bất kỳ trình duyệt nào và bắt đầu chuẩn bị tài liệu. Trường hợp của MS-Word không như vậy. Quay lại điểm 1. Vâng. Để làm nó chạy trên một hệ điều hành riêng biệt, bạn đơn giản phải mua nó. Mua sắm không vui, phải không? Đoán xem Microsoft làm gì để giải quyết vấn đề này. Nó bước ngay vào giày của Google và đi trực tuyến. Vâng, Microsoft ra mắt Word Online, nhưng với số lượng công cụ và tùy chọn chỉnh sửa hạn chế hơn. Hãy xem Word Online.
Vậy, yup, Docs lại ghim Word xuống một lần nữa.
5. Lưu Ngay Lập Tức
Giả sử bạn đang sâu trong tưởng tượng và đặt trải nghiệm của cung điện trí tuệ lên màn hình. Hoặc bạn đang chìm đắm trong một công việc mà bạn không thể nghĩ đến điều gì khác. Và giữa tất cả những điều này, bạn đơn giản quên nhấn nút "Lưu" nhỏ, do đó rủi ro mất hết công sức do lỗi hệ thống hoặc khởi động lại ứng dụng hoặc có thể khởi động lại tự động hệ thống để cập nhật.
Docs cứu bạn trong kịch bản đó. Vì Docs được kết nối với Tài khoản Google của bạn, mà lại được kết nối với Google Drive, tài liệu được đồng bộ ngay lập tức lên đám mây ngay sau bất kỳ chỉnh sửa, thêm hoặc xóa nội dung nào. Nhìn vào phần được khoanh đỏ.
Vậy là lại có thêm một thương vụ có lợi nếu bạn liên kết mình với Docs.
6. Định Dạng File
Docs và Word, cả hai đều đi đôi với nhau khi nói đến tương thích với nhiều định dạng file. Cả hai bộ xử lý đều cho phép bạn tải file xuống theo nhiều định dạng bao gồm PDF, ODT, RTF, HTML và DOCX.
Menu tải xuống cho Google Docs cung cấp cho bạn:
Mặt khác, Word cũng cung cấp cho bạn một số tùy chọn:
Vậy ở đây là hòa. Với nhiều định dạng có sẵn để tải xuống trên cả hai nền tảng, cả hai đều đáp ứng nhu cầu của người dùng.
7. Chia Sẻ và Chỉnh Sửa File
Docs cung cấp ba loại quyền chia sẻ file: chỉnh sửa, gợi ý và chỉ xem. Tùy chọn chia sẻ có sẵn ở góc trên bên phải màn hình Docs, trông như sau:
Ở chế độ Chỉnh sửa, bạn cho phép người dùng khác chỉnh sửa hoàn toàn bất cứ thứ gì theo ý muốn trong tài liệu. Vì vậy, nếu người dùng khác xóa thứ gì đó, nó là vĩnh viễn. Quyền Xem chỉ cho phép người dùng thứ cấp chỉ nhìn vào nội dung.
Cuộc cạnh tranh thực sự nằm ở Chế Độ Gợi Ý. Khi người dùng thứ cấp muốn chỉnh sửa một số nội dung, Docs chỉ gạch ngang nó thay vì xóa nó để cho bạn một ý tưởng toàn diện hơn về gợi ý. Cũng giống như:
Mặt khác, Chia Sẻ Word hơi phức tạp. Để chia sẻ, bạn cần đăng nhập vào Tài khoản Microsoft của mình. Sau khi được mời, không có tùy chọn gợi ý như vậy và tùy chọn duy nhất là chỉnh sửa. Do đó, người dùng chỉ có thể thực hiện thay đổi vĩnh viễn trong tài liệu.
Một lần nữa, một tính năng bổ sung trong Docs, thiếu trong Word.
8. Tiện Ích Mở Rộng
Docs cung cấp nhiều tiện ích mở rộng để hỗ trợ tài liệu bao gồm DocuSign. DocuSign cho phép gửi và yêu cầu chữ ký điện tử trên tài liệu được chuẩn bị trên Google Docs, từ đó làm cho nó tương thích cho sử dụng chuyên nghiệp và xác minh tài liệu.
Tính năng này tuy nhiên không có sẵn trong Word. Nhưng Word vượt trội hơn Docs trong tiện ích mở rộng Grammarly. Trong khi Grammarly có thể được tải riêng như một ứng dụng để hỗ trợ tài liệu Word; trong Docs, Grammarly chỉ cung cấp hỗ trợ Beta cho đến nay.
Vì vậy, nếu bạn là một "Nazi ngữ pháp", Word là thương vụ tốt hơn cho bạn.
Phân tích tất cả các sự thật, không nghi ngờ gì Google Docs đang thắng Word về hầu hết các tiêu chí và bằng cách cung cấp quyền truy cập miễn phí cho tất cả người dùng trên mọi loại hệ điều hành, Google Docs sẵn sàng dethrone Microsoft Word từ vị trí thống trị vĩnh cửu, vị trí số 1 trong các bộ xử lý văn bản và ứng dụng văn phòng.