Nếu bạn sở hữu doanh nghiệp nhỏ, một trong những việc hữu ích nhất là gửi email hàng loạt đến khách hàng tiềm năng. Các dịch vụ như Mailchimp cung cấp giải pháp email marketing nhưng tốn chi phí thêm. Bạn cũng có thể gửi email hàng loạt và tài liệu marketing bằng tính năng mail merge trong Outlook hoặc Microsoft Word.
Tuy nhiên, Microsoft Publisher cho phép tạo thư email hoặc bản tin hàng loạt đẹp mắt, chuyên nghiệp hơn. Chúng tôi vẫn đang khám phá các tính năng của từng ứng dụng Office, và hôm nay sẽ hướng dẫn cách tạo email merge chuyên nghiệp với Publisher miễn phí thêm chi phí cùng đăng ký Office 365.
Khởi chạy Publisher và vào menu Mailings
Để bắt đầu, bạn có thể tạo file Publisher mới từ đầu với tùy chọn Blank 8.5 x 11", hoặc dùng một trong các mẫu có sẵn. Nếu không biết bắt đầu như thế nào, bạn có thể tìm mẫu trực tuyến từ trang new file. Gợi ý hay cho email hàng loạt là mẫu "newsletter", có nhiều khu vực văn bản và ảnh bạn thay thế hoặc tùy chỉnh bằng nội dung công ty mình.
Sau khi tùy chỉnh file/mẫu với thông tin công ty, vào menu trên cùng. Chọn tùy chọn Mailings. Bạn sẽ thấy tùy chọn E-mail Merge bên trái. Nhấp mũi tên xuống bên cạnh và chọn Step by Step Wizard.
Chọn tùy chọn người nhận
Trong wizard, bạn thấy danh sách tùy chọn và giải thích quy trình email merge. Bước đầu, chú ý Create Recipient List. Bạn có thể dùng danh sách liên hệ hiện có, chọn liên hệ từ Outlook, hoặc tạo danh sách mới. Thường tốt nhất là chọn liên hệ từ Outlook, nơi đã chứa hầu hết người bạn muốn liên lạc. Nếu chọn cách đó, bạn chọn choose a list of contacts và chọn liên hệ, sau đó bỏ qua bước tiếp theo.
Nếu không, bạn có thể tạo danh sách mới. Quay lại tab Mailings nhấp Select Recipients chọn Type a New List. Sau khi nhập tên và thông tin cá nhân, chọn vị trí lưu Address List, nhấp OK, sau đó Yes và Yes để lưu cho lần sau.
Chuẩn bị tài liệu cho email merge
Tiếp theo, quay lại wizard email merge bằng cách nhấp vào nó trên ribbon. Trong wizard, đảm bảo danh sách liên hệ đã chọn. Nếu chưa, quay lại bước trước nhấp Edit Recipient List. Từ đó, nhấp dưới Select an existing list để tải danh sách đã tạo.
Khi đã chọn, chuyển sang bước 2 bằng cách nhấp qua wizard. Bạn cần chuẩn bị tài liệu cho email merge. Trong quá trình, wizard hiển thị danh sách tùy chọn: tên, số, địa chỉ email và các loại thông tin khác. Đặt con trỏ nơi cần chèn và nhấp để chèn. Ví dụ chúng ta chỉ chèn tên hoặc địa chỉ. Có tùy chọn liên kết cá nhân hóa, ảnh, nhưng không đi sâu vào đó.
Chuẩn bị gửi email hàng loạt
Sau khi hoàn tất chèn trường vào Publisher, đến lúc gửi email! Bạn sẽ thấy tùy chọn xem trước email để đảm bảo đúng. Cũng có cảnh báo nếu có vấn đề tiềm ẩn, nhấp để sửa. Nếu không, nhấp Send Email để tiến hành.
Trong hộp thoại, nhấp vào To cuộn xuống chọn Email Address từ danh sách. Sau đó nhập chủ đề. Để tùy chỉnh tối đa, nhấp Options chọn CC, BCC, độ ưu tiên email. Bạn cũng có thể đính kèm tệp.
Khi hài lòng, nhấp Send. Publisher sẽ cảnh báo người nhận, nhấp OK xác nhận. Email hàng loạt sẽ được gửi.
Bạn sẽ tận dụng sức mạnh của Microsoft Publisher như thế nào?
Chúng tôi đã giải thích cách dùng Publisher gửi email hàng loạt/bản tin, nhưng còn nhiều công dụng khác. Ứng dụng Office 365 này tuyệt vời để tạo thiệp cảm ơn, thiệp sinh nhật, banner, poster, nhãn, danh thiếp, v.v. Khả năng vô tận, bạn có thể làm gần như mọi thứ với Publisher để làm cho doanh nghiệp nổi bật! Đừng ngần ngại cho chúng tôi biết bạn dùng Publisher như thế nào bằng cách bình luận bên dưới.