Nếu bạn quản lý một cộng đồng lớn, rất có thể bạn cần một cách để thông báo thông tin cập nhật cho các thành viên của mình một cách nhanh chóng và hiệu quả. Bản tin email có thể là một cách rất hiệu quả để làm như vậy.
Trong bài viết này, tôi sẽ cung cấp một số mẹo và đề xuất để tối đa hóa tác động của bản tin email của bạn:tỷ lệ mở, tỷ lệ nhấp và không gây khó chịu cho người nhận của bạn.
Tôi cũng sẽ chia sẻ một số chi tiết kỹ thuật và cấu hình mà bạn có thể sử dụng để tối đa hóa khả năng gửi bản tin email của mình.
Cách viết dòng chủ đề có tác động
Dòng chủ đề của bạn là thứ đầu tiên người đọc của bạn sẽ thấy khi email xuất hiện trong hộp thư đến của họ. Do đó, điều quan trọng là bạn sử dụng thứ gì đó bắt mắt để khuyến khích họ đọc tin nhắn.
Những gì cần bao gồm trong dòng chủ đề
Dòng chủ đề của bạn nên cung cấp một bản tóm tắt ngắn gọn về nội dung email hoặc làm nổi bật thông tin chính. Một số ví dụ sẽ là:
Tìm hiểu Cấu trúc Dữ liệu và Thuật toán [khóa học viết mã miễn phí trong 6 giờ]
Dòng tiêu đề này xuất phát từ một trong những bản tin email của Quincy và đưa ra bài báo đầu tiên trong danh sách năm bài báo được tuyển chọn hàng tuần.
Cộng đồng của chúng tôi đã đạt 3.000 thành viên - Đây là điều tiếp theo
Ở đây dòng tiêu đề cung cấp một bản tóm tắt rõ ràng về nội dung của email - một bản cập nhật về sự thành công của cộng đồng và các kế hoạch trong tương lai.
Đài quan sát # 4:Lực hấp dẫn là chìa khóa để phát triển cộng đồng
Được lấy từ bản tin Orbit, dòng tiêu đề này có hai lợi ích:Giống như những dòng khác, nó tóm tắt nội dung của email. Nó cũng giúp người đọc nhận ra email này là một bản tin nối tiếp và theo dõi số lượng để đảm bảo họ không bỏ lỡ một email nào.
Loại trừ những gì khỏi Dòng Chủ đề
Bạn muốn tránh những tiêu đề mơ hồ, không thông tin hoặc có vẻ giống như spam.
Nhấp vào đây! Thông tin quan trọng trong vòng!
Tránh các từ và cụm từ như click here , urgent , important và priority . Những loại dòng tiêu đề này thường được sử dụng trong email spam và có thể khiến người đọc của bạn không thích.
Cập nhật cộng đồng tháng 4 năm 2020
Mặc dù chủ đề này sẽ không có vẻ giống như thư rác, nhưng nó cũng rất mơ hồ và thiếu thông tin. Bạn muốn chủ đề của mình thu hút sự chú ý của người đọc và là duy nhất.
Những lựa chọn hàng đầu chỉ dành cho bạn
Một dòng tiêu đề mơ hồ khác, dòng tiêu đề này cũng mang lại cảm giác "nhấp chuột vào mồi". Loại dòng tiêu đề này không thu hút người đọc của bạn hoặc lôi kéo họ đọc toàn bộ email của bạn.
Cách tạo nội dung email hiệu quả
Phần nội dung email của bạn là nơi nội dung cốt lõi của bạn sẽ đi đến. Có một nội dung email được viết tốt và hiệu quả là điều cần thiết.
HTML so với Văn bản thuần túy trong email
Sử dụng HTML trong email của bạn có thể làm cho nó trông đẹp, chắc chắn. Tuy nhiên, các email HTML có nhiều khả năng bị các nhà cung cấp nhận gắn cờ là spam hơn.
Email văn bản thuần thường an toàn hơn, mặc dù chúng cung cấp ít chức năng hơn. Ngoài ra, một email văn bản thuần túy sẽ đảm bảo khả năng tương thích tối đa với tất cả các thiết bị và đảm bảo rằng email của bạn có thể được xem ngay cả khi kết nối internet chậm hơn.
Mặt khác, HTML cung cấp mức độ tùy chỉnh cao hơn nhiều về bố cục, nội dung và chức năng. Bạn thậm chí có thể triển khai những thứ như theo dõi tương tác để xem ai đang mở (tỷ lệ mở), đọc và nhấp vào các liên kết trong email của bạn (tỷ lệ nhấp). Việc các tính năng này có đáng để ảnh hưởng đến việc phân phối hay không là tùy thuộc vào bạn.
Cách Xử lý Liên kết trong Email
Nói về liên kết, có một số cân nhắc đặc biệt khi nói đến việc xử lý các liên kết trong email của bạn. Ý tưởng chính là giữ cho các liên kết của bạn dễ đọc và có thể xác minh được.
Một khía cạnh quan trọng là tính minh bạch của các liên kết của bạn. Bạn muốn tránh sử dụng những thứ như trình rút ngắn URL ẩn tên miền mà liên kết trỏ đến. Giữ mục tiêu liên kết của bạn rõ ràng đảm bảo rằng người đọc của bạn có thể tin tưởng vào sự an toàn của liên kết.
Nhiều nhà cung cấp dịch vụ gửi thư cung cấp các tính năng theo dõi lần nhấp, nơi họ sẽ cung cấp số liệu về số lượng người đọc nhấp vào các liên kết trong email của bạn.
Mặc dù các số liệu này có vẻ hữu ích, nhưng chúng phải trả giá - thường thì các liên kết bị xáo trộn thông qua chuyển hướng qua miền của nhà cung cấp. Điều này làm giảm cơ hội mà người đọc của bạn sẽ nhấp vào liên kết.
Hủy đăng ký Liên kết
Nếu email của bạn được coi là tài liệu thương mại (tiếp thị, quảng cáo, v.v.), thì việc có liên kết hủy đăng ký là bắt buộc . Nếu đó là email giao dịch (biên nhận, cập nhật tài khoản) hoặc email quan hệ (giao tiếp với các liên hệ hiện có) thì không nhất thiết phải có liên kết hủy đăng ký nhưng vẫn được khuyến nghị.
Có một liên kết hủy đăng ký cho phép người nhận của bạn nhanh chóng và dễ dàng từ chối nhận các liên lạc trong tương lai. Mặc dù có vẻ không lý tưởng để đánh mất cơ sở người đọc của bạn, nhưng điều đó tốt hơn nhiều so với việc email của bạn bị gắn cờ là spam (điều này có thể ảnh hưởng đến danh tiếng người gửi của bạn và khiến các email trong tương lai đến bất kỳ ai có nhà cung cấp dịch vụ email đó bị chặn).
Liên kết hủy đăng ký của bạn không cần phải nổi bật hoặc nổi bật - một liên kết đơn giản với văn bản "Hủy đăng ký" ở cuối email của bạn thường là đủ.
Nội dung và Bố cục Email của Bạn
Nội dung và bố cục của nội dung email của bạn cũng rất quan trọng. Nếu bạn đang sử dụng văn bản thuần túy để gửi email, thì điều bạn cần cân nhắc nhất sẽ là độ dài của các đoạn văn. Nói chung, các đoạn văn ngắn hơn dễ đọc hơn một "bức tường văn bản" và sẽ giúp người đọc của bạn gắn bó với nội dung.
Nếu bạn đang sử dụng HTML, thì bạn có một số trở ngại khác cần xem xét.
Ví dụ:bao gồm hình ảnh có vẻ rất hấp dẫn vì chúng có thể làm cho email trông hấp dẫn hơn về mặt hình ảnh. Nhưng mỗi hình ảnh làm tăng thời gian để email hiển thị trên thiết bị của người đọc và hình ảnh không thể truy cập được đối với những người sử dụng trình đọc màn hình như văn bản thuần túy.
Hãy nhớ rằng hình ảnh phải bổ sung vào nội dung, không làm giảm thông tin.
Một khía cạnh khác cần xem xét khi sử dụng HTML là cấu trúc ngữ nghĩa. Để tránh bất kỳ lỗi hiển thị nào hoặc các mối quan tâm về khả năng tiếp cận, bạn sẽ muốn giữ cho HTML của mình chính xác về mặt ngữ nghĩa. Tôi khuyên bạn nên sử dụng Trình xác thực HTML trước khi gửi email để đảm bảo bạn không có bất kỳ lỗi nào.
Bản thân độ dài nội dung cũng rất quan trọng. Bạn không muốn khiến người đọc choáng ngợp với quá nhiều thông tin trong một email. Nếu bạn có nhiều nội dung muốn chia sẻ, hãy cân nhắc tạo một bài đăng trên blog hoặc tin bài - sau đó, hãy liên kết bài viết đó trong email của bạn với một bản tóm tắt ngắn gọn về nội dung.
Cách Đăng xuất trong Email
Chữ ký trong email của bạn cũng quan trọng như nội dung chính. Đăng xuất khỏi email của bạn cho phép người đọc của bạn biết ai đã gửi nó và cho bạn cơ hội để đóng nội dung.
Bạn nên bao gồm tên và vai trò của mình trong tổ chức của mình để người đọc thấy rằng email đến từ một người. Điều này tạo ấn tượng rằng đây là một thông tin liên lạc mang tính cá nhân hơn chứ không phải là một email được tạo tự động.
Cuối cùng, chữ ký và kết luận cũng giúp bạn có cơ hội cảm ơn độc giả đã dành thời gian cho họ. Thật tốt khi nhận ra rằng độc giả của bạn đã dành thời gian trong ngày để đọc nội dung của bạn. Thời gian có giá trị và độc giả của bạn đã trao cho bạn của họ.
Các khía cạnh kỹ thuật của Bản tin Email
Bây giờ bạn đã soạn thảo bản tin đầu tiên của mình, bạn cần giải quyết các mối quan tâm kỹ thuật. Cụ thể, bạn sẽ cần phải tìm ra cách bạn sẽ gửi bản tin này.
Chọn một nhà cung cấp gửi thư
Câu hỏi đầu tiên cần trả lời là bạn sẽ sử dụng gì để gửi email này? Bạn hoàn toàn có thể thiết lập và chạy máy chủ Giao thức truyền thư bảo mật (SMTP) của riêng mình, nhưng đó có thể là một khoản đầu tư đáng kể về thời gian và tài nguyên.
Thay vào đó, có một số nhà cung cấp sẽ xử lý việc gửi email cho bạn. Ở đây tại freeCodeCamp, chúng tôi sử dụng SendGrid. Hầu hết các nhà cung cấp sẽ cung cấp một API để yêu cầu gửi email hoặc một giao diện người dùng để chuẩn bị email của bạn. Sau đó, họ sẽ xử lý quá trình gửi thực tế cho bạn.
Mặc dù những nhà cung cấp này có thể đắt với số lượng lớn hơn, nhưng thường thì chi phí đáng giá để truy cập vào các tính năng bổ sung như xác thực email và theo dõi báo cáo số trang không truy cập.
Thiết lập Xác thực Email
Một khía cạnh kỹ thuật quan trọng khác là xác minh và xác thực email, đặc biệt nếu bạn đang sử dụng miền tùy chỉnh.
Làm cách nào để một nhà cung cấp như Gmail xác nhận rằng email đến từ tổ chức của bạn một cách hợp pháp chứ không phải ai đó giả mạo bạn?
Có một số bước bảo mật bạn có thể thực hiện để đảm bảo rằng email của bạn được gửi đi trong khi email giả mạo thì không.
- Khung chính sách người gửi (SPF): Bạn có thể sử dụng cài đặt SPF để xác thực rằng máy chủ thư được phép gửi email từ miền email của bạn. SPF được bật qua
TXTghi lại trong cài đặt miền của bạn. Nội dung của hồ sơ đó sẽ phụ thuộc vào hệ thống bạn đang sử dụng để gửi những email đó. - Thư được nhận dạng DomainKeys (DKIM): Bạn có thể sử dụng DKIM để xác nhận rằng thư email không bị sửa đổi khi chuyển từ máy chủ gửi đến máy chủ nhận. Bản ghi DKIM được thiết lập trong cài đặt miền của bạn dưới dạng
TXTghi lại hoặc mộtCNAMEghi lại, tùy thuộc vào nhà cung cấp của bạn. Các bản ghi này sẽ chỉ ra các khóa mã hóa / giải mã công khai. - Xác thực, báo cáo và tuân thủ thông báo miền (DMARC): Bước cuối cùng, sau khi bật SPF và DKIM, là thiết lập bản ghi DMARC. Bản ghi DMARC cho nhà cung cấp dịch vụ email biết phải làm gì nếu email từ miền của bạn bị lỗi SPF hoặc DKIM, nơi gửi báo cáo gửi và tần suất áp dụng chính sách DMARC. Bản ghi DMARC được thêm dưới dạng
TXTghi vào cài đặt miền của bạn, dưới dạng_dmarc.yourdomain.tld.
Xin chúc mừng. Bây giờ bạn đã đọc bài viết này, bạn sẽ có hiểu biết cơ bản về cách tạo và gửi bản tin email đầu tiên của bạn. Tôi hy vọng bạn thấy bài viết này hữu ích.