Nếu bạn quản lý cộng đồng lớn, có khả năng bạn cần cách giao tiếp cập nhật cho thành viên nhanh và hiệu quả. Newsletter email có thể là cách rất hiệu quả.
Trong bài này, tôi cung cấp mẹo và gợi ý tối đa tác động newsletter email: tỷ lệ mở (open rates), tỷ lệ nhấp (click-through rate), và không làm phiền người nhận.
Tôi cũng chia sẻ chi tiết kỹ thuật và cấu hình tối đa khả năng gửi thư (deliverability) newsletter email.
Cách Viết Dòng Chủ Đề Có Tác Động
Dòng chủ đề là thứ đầu tiên người đọc thấy khi email xuất hiện trong hộp thư. Nó quan trọng, vì vậy hãy dùng thứ thu hút khuyến khích họ đọc tin nhắn.
Những Gì Nên Có Trong Dòng Chủ Đề
Dòng chủ đề nên cung cấp tóm tắt ngắn gọn nội dung email hoặc nổi bật thông tin quan trọng. Ví dụ:
Học Cấu Trúc Dữ Liệu Và Thuật Toán [Khóa học lập trình 6 giờ miễn phí]
Tiêu đề này từ newsletter hàng tuần của Quincy, nổi bật bài đầu tiên trong danh sách 5 bài được tuyển chọn hàng tuần.
Cộng Đồng Đạt 3.000 Thành Viên - Đây Là Kế Tiếp Theo
Tiêu đề ở đây cung cấp tóm tắt rõ ràng nội dung email – cập nhật thành công cộng đồng và kế hoạch tương lai.
The Observatory #4: Trọng lực là chìa khóa tăng trưởng cộng đồng
Lấy từ newsletter Orbit, dòng chủ đề có hai lợi ích: Giống như các ví dụ khác, tóm tắt nội dung email. Nó cũng giúp người đọc nhận ra đây là newsletter định kỳ, và theo dõi số thứ tự đảm bảo không bỏ lỡ.
Những Gì Nên Tránh Trong Dòng Chủ Đề
Bạn muốn tránh tiêu đề mơ hồ, không cung cấp thông tin, hoặc có vẻ như spam.
Nhấp Vào Đây! Thông Tin Quan Trọng Bên Trong!
Tránh từ và cụm như click here, urgent (khẩn cấp), important (quan trọng), priority (ưu tiên). Loại tiêu đề này thường dùng trong email spam, khiến người đọc ngắt kết nối.
Cập Nhật Cộng Đồng Tháng 4 Năm 2020
Dù tiêu đề này không giống spam, nó cũng mơ hồ và không thông tin. Bạn muốn chủ đề thu hút sự chú ý và độc đáo.
Lựa Chọn Hàng Đầu Chỉ Dành Cho Bạn
Tiêu đề mơ hồ khác, cái này cũng tạo cảm giác "click-bait". Loại tiêu đề này không móc nối người đọc hay lôi cuốn họ đọc toàn bộ email.
Cách Soạn Thân Email Hiệu Quả
Thân email là nơi nội dung cốt lõi đi. Có thân email viết tốt và hiệu quả là thiết yếu.
HTML So Với Plain Text Trong Email
Dùng HTML trong email làm cho nó đẹp. Tuy nhiên, email HTML dễ bị gắn cờ spam bởi nhà cung cấp nhận.
Email plain text thường an toàn hơn, dù cung cấp ít chức năng hơn. Bên cạnh đó, email plain text đảm bảo tương thích tối đa với mọi thiết bị, và email có thể xem được ngay cả kết nối internet chậm.
HTML, mặt khác, cung cấp mức tùy chỉnh cao hơn nhiều về bố cục, nội dung, và chức năng. Bạn thậm chí có thể triển khai theo dõi tương tác để xem ai mở (open rate), đọc, và nhấp link trong email (click-through rate). Có đáng giá đánh đổi khả năng gửi thư hay không tùy bạn.
Cách Xử Lý Link Trong Email
Nói về link, có những cân nhắc đặc biệt khi xử lý link trong email. Ý tưởng chính là giữ link dễ đọc và xác minh.
Một khía cạnh quan trọng là tính minh bạch của link. Bạn muốn tránh dùng thứ như URL shortener giấu domain link trỏ đến. Giữ mục tiêu link rõ ràng đảm bảo người đọc tin an toàn link.
Nhiều nhà cung cấp gửi cung cấp tính năng click-tracking, nơi họ cung cấp metric số người đọc nhấp link trong email.
Dù metric này có vẻ hữu ích, chúng đi kèm chi phí – thường link bị làm mờ qua redirect qua domain nhà cung cấp. Điều này giảm cơ hội người đọc nhấp link.
Link Hủy Đăng Ký (Unsubscribe)
Nếu email được coi là tài liệu thương mại (marketing, quảng cáo, v.v.), có link hủy đăng ký là bắt buộc. Nếu là email giao dịch (hoá đơn, cập nhật tài khoản) hoặc mối quan hệ (giao tiếp với liên hệ hiện có), link hủy không bắt buộc nhưng khuyến khích mạnh.
Link hủy cho phép người nhận dễ dàng chọn không nhận thông báo sau. Dù có vẻ không lý tưởng mất độc giả, nhưng tốt hơn bị gắn cờ spam (có thể ảnh hưởng uy tín người gửi và khiến email tương lai bị chặn bởi nhà cung cấp email đó).
Link hủy không cần nổi bật hay nổi bật – link đơn giản với chữ "Unsubscribe" ở cuối email thường đủ.
Nội Dung Và Bố Cục Email
Nội dung và bố cục thân email cũng rất quan trọng. Nếu dùng plain text gửi email, cân nhắc lớn nhất là độ dài đoạn văn. Nói chung, đoạn ngắn dễ đọc hơn "tường văn bản", giúp người đọc gắn kết với nội dung.
Nếu dùng HTML, có rào cản thêm.
Ví dụ, đưa hình ảnh có vẻ rất hấp dẫn vì làm email đẹp hơn. Nhưng mỗi hình ảnh tăng thời gian render email trên thiết bị người đọc, và hình ảnh không dễ truy cập cho người dùng screen reader như plain text.
Nhớ rằng hình ảnh nên bổ sung nội dung, không làm giảm thông tin.
Khía cạnh khác cần cân nhắc khi dùng HTML là cấu trúc ngữ nghĩa (semantic structure). Để tránh lỗi render hoặc vấn đề truy cập, bạn muốn giữ HTML đúng ngữ nghĩa. Tôi khuyên dùng HTML Validator trước khi gửi để đảm bảo không lỗi.
Độ dài nội dung cũng quan trọng. Bạn không muốn làm choáng người đọc quá nhiều thông tin trong một email. Nếu có nhiều nội dung muốn chia sẻ, cân nhắc viết bài blog hoặc bài báo – sau đó link bài đó trong email với tóm tắt ngắn.
Cách Kết Thúc Email
Chữ ký email quan trọng như nội dung chính. Kết thúc email cho người đọc biết ai gửi, và cơ hội kết thúc nội dung.
Bạn nên đưa tên và vai trò trong tổ chức, để người đọc thấy email từ con người. Điều này tạo ấn tượng giao tiếp cá nhân hơn là email tự động tạo.
Cuối cùng, chữ ký và kết luận cũng cho cơ hội cảm ơn người đọc vì thời gian. Tốt khi nhận ra người đọc dành thời gian trong ngày đọc nội dung bạn. Thời gian quý giá, và người đọc đã cho bạn của họ.
Khía Cạnh Kỹ Thuật Của Newsletter Email
Sau khi soạn thảo newsletter đầu tiên, cần giải quyết vấn đề kỹ thuật. Cụ thể, cần xác định cách gửi newsletter này.
Chọn Nhà Cung Cấp Gửi
Câu hỏi đầu: bạn dùng gì gửi email? Hoàn toàn có thể tự thiết lập và chạy server Secure Mail Transfer Protocol (SMTP), nhưng đó là đầu tư thời gian và tài nguyên đáng kể.
Thay vào đó, có nhiều nhà cung cấp lo việc gửi email cho bạn. Ở freeCodeCamp chúng ta dùng SendGrid. Hầu hết nhà cung cấp cung cấp API yêu cầu gửi email, hoặc UI chuẩn bị email. Sau đó họ lo quy trình gửi thực tế.
Dù nhà cung cấp này đắt đỏ ở khối lượng lớn, thường chi phí đáng giá để truy cập tính năng thêm như xác thực email và theo dõi báo cáo bounce.
Thiết Lập Xác Thực Email
Khía cạnh kỹ thuật quan trọng khác là xác minh và xác thực email, đặc biệt nếu dùng tên miền tùy chỉnh.
Làm sao nhà cung cấp như Gmail xác nhận email thực sự đến từ tổ chức bạn không phải ai đó giả mạo bạn?
Có vài bước bảo mật đảm bảo email được gửi trong khi email giả mạo không.
- Sender Policy Framework (SPF): Bạn dùng cài đặt SPF xác thực mail server được phép gửi email từ domain email bạn. SPF bật qua bản ghi
TXTtrong cài đặt domain. Nội dung bản ghi phụ thuộc hệ thống bạn dùng gửi email. - DomainKeys Identified Mail (DKIM): Bạn dùng DKIM khẳng định tin nhắn email không bị sửa đổi trên đường truyền từ server gửi đến server nhận. Bản ghi DKIM thiết lập trong cài đặt domain hoặc dưới dạng
TXThoặcCNAME, tùy nhà cung cấp. Các bản ghi chỉ ra khóa công khai mã hóa/giải mã. - Domain Message Authentication, Reporting, and Conformance (DMARC): Bước cuối, sau bật SPF và DKIM, thiết lập bản ghi DMARC. Bản ghi DMARC nói với nhà cung cấp email làm gì nếu email từ domain bạn thất bại SPF hoặc DKIM, gửi báo cáo gửi thư đâu, và tần suất áp dụng chính sách DMARC. Bản ghi DMARC thêm như bản ghi
TXTvào cài đặt domain, như_dmarc.yourdomain.tld.
Chúc mừng. Bây giờ bạn đã đọc bài này, bạn nên có hiểu biết cơ bản cách tạo và gửi newsletter email đầu tiên. Tôi hy vọng bài viết hữu ích.