Microsoft Outlook, dù phổ biến, không phải là công cụ email hoàn hảo. Có nhiều vấn đề phổ biến mà người dùng gặp phải có thể làm hỏng trải nghiệm. Đây là danh sách các vấn đề phổ biến của Microsoft Outlook và các cách tiếp cận tốt nhất.
Lưu ý: do các phiên bản Outlook khác nhau trên thị trường, có các cách tiếp cận khác nhau để giải quyết các vấn đề phổ biến. Giải pháp của chúng tôi ở đây hoạt động tốt nhất với Outlook 2016 và mới hơn.
1. Lỗi Gửi/Nhận (Send/Receive Error) của Outlook
Lỗi Gửi/Nhận của Outlook là vấn đề khó chịu phổ biến nhất mà nhiều người dùng đã báo cáo. Theo trang web Microsoft Support, có nhiều giải pháp. Chúng tôi sẽ bao quát các cái hữu ích nhất dưới đây. Nhưng trước đó, hãy kiểm tra các giải pháp sau trước, vốn dễ dàng hơn và sẽ sửa lỗi trong hầu hết các trường hợp.
- Đảm bảo bạn đang kết nối Internet.
- Dọn dẹp bất kỳ tin nhắn nào bị kẹt trong Outbox (Hộp thư đi).
- Đảm bảo cài đặt email Outlook của bạn đúng.
Chỉ khi các giải pháp đơn giản này không hoạt động, bạn nên tiến hành một trong các phương pháp sau.
Giải pháp A: Sử dụng Công cụ Sửa Hộp thư đến (Inbox Repair Tool) của Microsoft Outlook
Đi đến Control Panel từ menu Start Windows 10 và thay đổi giao diện biểu tượng thành "small" (nhỏ). Bạn sẽ thấy tab File Explorer Options. Nhấp vào nó để mở cửa sổ mới.
Đi đến tab "View" (Xem) và kiểm tra "Show hidden files, folders, and drives" (Hiển thị tệp, thư mục và ổ ẩn).
Từ menu Start Windows 10, mở tệp "Scanpst.exe". Nó sẽ dẫn đến công cụ Sửa Hộp thư đến. Nhấp "Start" (Bắt đầu) để sửa client Outlook. Điều này giải quyết vấn đề Gửi/Nhận và nhiều vấn đề liên quan đến lỗi khác.
Giải pháp B: Mở Microsoft Outlook ở Chế độ An toàn (Safe Mode)
Cách khác để sửa lỗi Gửi/Nhận là mở Microsoft Outlook ở Chế độ An toàn. Nó sẽ giúp bỏ qua bất kỳ lỗi nào trong client sẽ không biến mất trước lần khởi động lại/cập nhật tiếp theo.
Đi đến menu Start và nhập outlook.exe /safe. Điều này sẽ khởi chạy Outlook ở Chế độ An toàn, đó là client Outlook cũ hơn.
Nhấp "Show Progress" (Hiển thị tiến trình) và "Download Preferences" (Tùy chọn tải xuống). Bạn có thể chọn tải tiêu đề rồi tải đầy đủ mục. Lỗi Gửi/Nhận nên được giải quyết bằng bước này.
Giải pháp C: Kết thúc và Khởi động lại ứng dụng Outlook
Là giải pháp cuối cùng, bạn có thể đi đến menu Start trong Windows 10 và tìm kiếm "Apps & Features" (Ứng dụng & Tính năng).
Chọn "Mail and Calendar" (Thư và Lịch) trong ứng dụng nếu Outlook đã được giữ làm mặc định. Nhấp "Terminate" (Kết thúc) và Khởi động lại ứng dụng.
Trong trường hợp cực hiếm không có phương pháp nào hoạt động, hãy đi đến "Bước 5", đó là cách tiếp cận mới nhất của Microsoft để làm cho Outlook không lỗi.
2. Không thể mở cửa sổ Outlook / Outlook không mở
Đây là lỗi phổ biến chỉ ra tệp dữ liệu nơi tất cả thông tin Outlook được lưu trữ không thể mở. Vấn đề có thể được sửa đơn giản bằng cách khởi động lại Outlook ở chế độ an toàn (xem trên).
Phương pháp khác là dùng "reset navigation pane" (đặt lại ngăn điều hướng), một tính năng đặt lại cài đặt ngăn điều hướng về mặc định. Điều này hiệu quả trong việc bắt đầu sạch cho client Outlook.
Nhập outlook.exe /resetnavpane trong menu Start để đặt lại ngăn điều hướng.
Bạn cũng có thể đóng cửa sổ hiển thị Taskbar của tệp Outlook.exe bằng Ctrl + Alt + Del đơn giản. Khi khởi động lại thành công, vấn đề nên được giải quyết.
3. Tăng kích thước tệp PST
Nếu bạn dùng Outlook thường xuyên, bạn có thể đã tích lũy một lượng lớn email. Điều này dẫn đến chậm chạp Outlook, vì client email phải xử lý tệp PST lớn hơn.
Để sửa vấn đề này trong Outlook 2016 và mới hơn, đi đến "File -> Account Settings -> Account Settings" (Tệp -> Cài đặt tài khoản -> Cài đặt tài khoản).
Một khi cửa sổ Cài đặt tài khoản mở, đi đến "Data Files -> Settings" (Tệp dữ liệu -> Cài đặt). Nhấp "Outlook Data File Settings" trong tab "Advanced" (Nâng cao), sau đó "Compact now" (Nén ngay). Chỉ trong một thời gian ngắn, kích thước PST sẽ trở về bình thường.
4. Chậm do ứng dụng Add-in
Thường thì, mà không hay biết, chúng ta cài đặt nhiều chương trình thêm cho Outlook gây ra vấn đề chậm. Nếu bạn không cần add-in, bạn có thể dễ dàng loại bỏ chúng để đảm bảo cửa sổ tin nhắn không bị lộn xộn và email mở nhanh.
Đi đến "File -> Options" (Tệp -> Tùy chọn), sẽ mở cửa sổ mới cho các tác vụ liên quan đến Outlook.
Điều hướng đến menu "add-ins" (tiện ích mở rộng) trong cửa sổ mới này. Ở đây bạn có thể thấy danh sách tất cả add-in đang hoạt động, không hoạt động, và bị vô hiệu hóa. Cuộn xuống "Manage -> COM Add-ins" (Quản lý -> COM Add-ins) và nhấp Go.
Trong hộp thoại mở ra, bạn có thể xóa bất kỳ add-in không cần thiết nào bằng cách kiểm tra nó. Mặt khác, nếu bạn bỏ chọn bất kỳ mục nào, chúng sẽ trở nên không hoạt động và sẽ không hiển thị khi khởi động client Outlook.
5. Outlook thường xuyên Crash (Sự cố)
Mặc dù hiếm hơn với Outlook 2016 và client Outlook 2019 mới nhất, lỗi này đôi khi vẫn xuất hiện, làm sập cửa sổ Outlook đột ngột, buộc bạn phải khởi động lại client. Để giải quyết vấn đề crash của Outlook, Microsoft gần đây đã giới thiệu một giải pháp cửa sổ đơn tuyệt vời mà họ hy vọng mở rộng cho tất cả các vấn đề Outlook có thể.
Tải xuống Microsoft's Outlook Advanced Diagnostics (Chẩn đoán nâng cao Outlook). Đóng client Outlook và Chạy công cụ chẩn đoán .exe ở chế độ Administrator.
Một khi cài đặt, công cụ sẽ chạy một bộ kiểm tra chẩn đoán và sau đó trả về một số giải pháp có thể để bạn thử sửa vấn đề kết nối Outlook.
Chọn "Outlook" trong các ứng dụng có vấn đề.
Chọn "Outlook crashing problem" (Vấn đề crash Outlook) liên quan từ menu. Ở bước tiếp theo, bạn sẽ phải xác thực tài khoản Outlook của bạn với thông tin đăng nhập Microsoft.
Đi qua các bước tiếp theo vài bước, và Outlook sẽ đã giải quyết bất kỳ vấn đề nào gây ra crash. Cùng công cụ này có thể dùng cho nhiều vấn đề khác bao gồm:
- Bất kỳ vấn đề Lịch Outlook nào
- Outlook liên tục hỏi mật khẩu
- Outlook liên tục cố gắng kết nối hoặc bị ngắt kết nối
Tất cả các vấn đề này hiếm khi gặp nếu bạn có Outlook 2016 và mới hơn. Nếu vì lý do nào đó bạn không hài lòng với hiệu suất Outlook, hãy xem một số lựa chọn thay thế của nó hoặc chuyển sang Mozilla Thunderbird.