Các Vấn Đề Phổ Biến Của Máy In & Giải Pháp Chứng Minh Cho Nhà & Văn Phòng

Có máy in tại nhà hoặc văn phòng mang lại vô số lợi ích. Bạn không cần đi tiệm in hoặc nhờ bạn bè in tài liệu, vé, thậm chí ảnh. Tuy nhiên, như mọi thiết bị điện tử, máy in có thể hỏng hóc nếu không bảo dưỡng đúng cách. Những vấn đề máy in phổ biến nhất mà hầu hết chúng ta gặp phải bao gồm: kẹt giấy, in chậm, in không đều, màu sai. Nếu bạn dùng máy in thường xuyên, chúng tôi hiểu việc gặp sự cố liên tục là bao nhiêu phiền toái.

Dù máy in bị kẹt giấy hay hết mực, chúng tôi đã bao quát các vấn đề phổ biến nhất cùng giải pháp dưới đây.

Các Vấn Đề Phổ Biến Nhất Của Máy In & Giải Pháp

1. Máy In Hoạt Động Rất Chậm

Điều này phụ thuộc vào loại máy in bạn dùng. Một số máy (như máy in ảnh) in chậm để tạo ấn phẩm chất lượng cao, trong khi máy khác in nhanh nhưng chất lượng thấp. Nếu bạn dùng máy in thường xuyên và nhận thấy máy in chậm hơn trước, có thể cần thay đổi chất lượng in trong cài đặt máy in.

Để thay đổi cài đặt trên Windows:

1. Trong ô tìm kiếm thanh tác vụ, gõ Control Panel. Mở Control Panel và chọn Devices and Printers (Thiết Bị Và Máy In).
2. Chuột phải vào máy in đang dùng và chọn 'Printing Preferences' (Tùy Chọn In).
3. Bấm tùy chọn 'Paper/Quality' (Giấy/Chất Lượng) và chọn chế độ in từ các tùy chọn dưới 'Quality Settings' (Cài Đặt Chất Lượng).

Nếu không tìm thấy cách thay đổi cài đặt cho máy in của bạn, hãy xem hướng dẫn cho dòng máy in đó trong sách hướng dẫn. Cũng có thể do roa máy in bị trục trặc, dẫn đến in chậm hơn.

2. Ấn Phẩm Có Màu Nhạt (Faded Colours)

Chất lượng in không chỉ phụ thuộc máy in mà còn mực hoặc cartridge toner. Cartridge mực dùng cho máy phun mực (inkjet) chứa lỏng, cartridge toner máy in laser chứa bột. Mực bên trong cartridge inkjet có thể là dye-based hoặc pigment-based tùy máy in. Nếu máy dùng cartridge mực và ấn phẩm màu nhạt, có thể mực đã khô và cần thay.

Bạn có biết loại giấy bạn dùng cũng ảnh hưởng chất lượng in?

Đảm bảo bạn dùng đúng loại giấy: có phủ (coated) hoặc không phủ (uncoated). Giấy không phủ là giấy in không phản quang, giấy có phủ có mặt mờ (matte) hoặc bóng (gloss). Nếu giấy không phải vấn đề, toner có thể là nguyên nhân. Thử lấy toner ra, lắc nhẹ vài lần và đặt lại. Tránh chạm vào cuộn toner để tránh vết tay. Điều này giúp khắc phục sự cố.

Nếu bạn không in thường xuyên, đôi khi toner lắng đọng và cần được "kích hoạt".

3. Một Trang Giấy Trắng Xuất Hiện Sau Mỗi Tài Liệu Được In

Lý do in thêm trang trắng là do cài đặt in hoặc driver máy in cũ/hỏng. Để khắc phục, thử cài lại hoặc cập nhật driver máy in. Cài đặt này thường dùng ở văn phòng in nhiều, hữu ích khi nhiều người dùng chung máy in. Trang trắng thêm được tạo trước mỗi bản in để nhận diện tài liệu và chủ sở hữu. Những trang này gọi là 'Separator Pages' (Trang Phân Cách).

Khi chèn trang phân cách giữa số bản in, bạn có thể chỉ định chèn trước hoặc sau mỗi chồng. Nếu không muốn trang trắng sau mỗi lần in, chọn tùy chọn 'Print Directly To The Printer' (In Trực Tiếp Ra Máy In) theo các bước:

1. Trong ô tìm kiếm thanh tác vụ, gõ Control Panel. Bấm Control Panel và chọn Devices and Printers.
2. Chuột phải máy in đang dùng, chọn Printer Properties (Thuộc Tính Máy In).
3. Bấm tab Advanced (Nâng Cao), chọn tùy chọn Print Directly To The Printer. Bấm Apply, rồi OK.

Cách Cài Lại Driver Máy In?

1. Nhấn Windows Key + X và chọn Device Manager (Trình Quản Lý Thiết Bị).
2. Tìm driver máy in, chuột phải chọn Uninstall Device (Gỡ Thiết Bị).
3. Nếu có, tích Remove Driver Software (Gỡ Phần Mềm Driver) cho thiết bị và bấm Uninstall.
4. Sau khi gỡ driver, khởi động lại PC, cắm máy in và bật máy. Windows sẽ cài driver mặc định cho máy in.

Cách Cập Nhật Driver Máy In?

Để cập nhật driver, truy cập website hãng máy in và tải driver mới nhất cho dòng máy in của bạn. Nếu không chắc chắn dòng máy in, xem sách hướng dẫn. Sách hướng dẫn sẽ chỉ cách cập nhật driver, dù bạn dùng Windows hay macOS.

4. Chỉ In Được Nửa Trang, Nửa Kia Trắng

Vấn đề phổ biến với hầu hết máy in USB. Nếu chỉ in nửa trang, chắc chắn có vấn đề. Rút cắm máy in, tắt máy tính, khởi động lại cả hai. Sau khi khởi động xong, in trang tự kiểm tra (self-test page). Nếu vẫn không in đúng, vấn đề có thể ở máy in, toner, đơn vị trống (drum unit), hoặc roa. Thông báo lỗi sẽ giải thích vấn đề. Nếu không, gọi chuyên gia sửa chữa.

5. Ấn Phẩm Rất Nhạt Màu

Điều này có thể nghĩa là đầu in (print head) bị tắc. Vấn đề thường gặp với máy in phun mực (inkjet) và máy in bình mực (ink tank) khi để máy không dùng vài tháng dẫn đến mực khô và cartridge tắc.

Quan trọng: làm sạch đầu in bằng chương trình tiện ích của máy in. Nếu khó tìm chương trình, thử truy cập từ thiết bị máy in trên máy tính. Chạy vài lần rồi in trang test xem có in tốt không. Vấn đề mực/toner có thể bao gồm vết sọc, nhạt (thường do đầu in bẩn) hoặc toner máy laser đang thấp.

Đối với máy phun mực, đầu in cần làm sạch kỹ. App tiện ích máy in đi kèm sẽ có tùy chọn làm sạch. Thường có 2 loại: làm sạch nhẹ (light clean) và làm sạch sâu (heavy clean). Thử làm sạch nhẹ trước vì không tốn nhiều mực. Nếu không khắc phục, thử làm sạch sâu.

Đối với máy in laser, vấn đề nhiều khả năng do toner thấp, nghĩa là đến lúc thay toner. Nếu không có cartridge toner dự phòng, bạn có thể kéo dài tuổi cartridge hiện tại bằng cách lấy toner ra khỏi máy in và nghiêng cartridge nhẹ từ trái sang phải. Điều này phân bố lại toner bên trong cartridge và cho đủ bản in tạm thời.

6. Thiếu Một Số Màu Trên Ẩn Phẩm

Vấn đề thường gặp và nhiều người nghĩ do hết mực. Tuy nhiên, có nhiều nguyên nhân khác. Hãy kiểm tra cartridge trước khi thay. Nếu cartridge còn đầy, có thể do đầu phun (nozzle) bị tắc. Máy in dùng tổ hợp màu RGB (Đỏ, Xanh Lá, Xanh Dương) hoặc CMYK (Cyan, Magenta, Yellow, Key/Đen). Nếu đầu phun chịu trách nhiệm truyền một trong các màu này bị tắc, sẽ dẫn đến màu sai hoặc thiếu màu trên tài liệu/ảnh in.

Nguyên nhân khác: mực khô do không dùng thường xuyên. Mực khô nhanh nếu không dùng thường xuyên. Thử thay mực.

7. In Wi-Fi Rất Chậm

Vấn đề này có thể xuất hiện nếu máy in đặt quá xa router hoặc quá nhiều thiết bị trên mạng Wi-Fi. Đảm bảo router Wi-Fi đủ mạnh và firmware cập nhật. Nên hỗ trợ 802.11 b/g/n và cung cấp dải 5GHz cũng như 2.4GHz cho hoạt động không dây nhanh hơn. Có thể thêm bộ mở rộng không dây (wireless extender) để cải thiện hiệu suất nếu cần.

8. Giấy Luôn Kẹt Bên Trong Máy In

Nguyên nhân phổ biến nhất là giấy không căn chỉnh đúng. Đảm bảo bạn đặt giấy đúng cách trong khay và tránh nhét quá đầy. Nếu không khắc phục, xem mục troubleshooting trong sách hướng dẫn máy in. Nếu không được, gọi chuyên gia kiểm tra. Nguyên nhân phổ biến nhất là roa lấy giấy vào máy qua khay giấy bị gãy hoặc lệch. Thay hoặc sửa chữa roa giúp giải quyết.

9. Tác Vụ In Được Gửi Đến Máy In Khác

Nếu máy tính chọn máy in mặc định mới (máy tự động gửi tác vụ in đến), có thể xảy ra sau khi nâng cấp từ phiên bản hệ điều hành này sang phiên bản khác.

Để khắc phục trên Windows:

1. Bấm nút Start (biểu tượng Windows góc dưới bên trái) và chọn Devices and Printers.
2. Dưới Printers and Faxes, chuột phải máy in muốn đặt làm mặc định và chọn Set As Default Printer (Đặt Làm Máy In Mặc Định).

Câu Hỏi Thường Gặp Về Máy In Được Giải Đáp

C. Nên Chọn Loại Máy In Nào?

T.L. Tùy thuộc vào loại tài liệu/ảnh bạn dự định in. Bạn in thường xuyên như thế nào và chi phí in quan trọng đến mức nào? Máy in chia thành 2 loại chính: mực lỏng (inkjet hoặc ink tank) hoặc bột (laser). Cũng được phân theo tính năng (máy in không dây, đa chức năng) hoặc nhiệm vụ phù hợp (máy in nhà, máy in văn phòng). Bạn có thể đọc bài chuyên biệt liệt kê các máy in có dây và không dây tốt nhất mua được tại Ấn Độ.

C. Máy In Phun Mực (Inkjet) Là Gì?

T.L. Máy in phun mực xử lý tốt tài liệu nhiều văn bản như biên bản họp, cũng in ảnh và làm tốt hơn máy laser. Chiếm ít diện tích bàn hơn máy laser. Tuy nhiên, máy phun mực thường tốn kém hơn máy laser về chi phí vận hành, vì mực trên mỗi trang in đắt hơn toner laser.

• Ưu điểm: Nhỏ và rẻ hơn máy laser, tạo ấn phẩm màu chất lượng tốt.
• Nhược điểm: Chi phí vận hành cao hơn.

Chi phí in trang máy phun mực cao hơn máy laser màu, nhưng máy laser màu và cartridge đắt hơn ban đầu. Nếu in nhiều, máy laser màu sẽ rẻ hơn theo thời gian.

C. Máy In Laser Là Gì?

T.L. Máy in laser xuất sắc khi in nhiều văn bản đen. Máy laser màu có sẵn nhưng rất đắt, đặc biệt so với máy phun mực màu. Thường in nhanh hơn máy phun mực và chịu tải nặng hơn nếu in nhiều trang mỗi tháng.

Hơn nữa, cartridge toner dù đắt nhưng in được nhiều trang hơn cartridge inkjet, nên chi phí thực tế mỗi trang đen/trắng hoặc màu thường ít hơn. Tuy nhiên, máy laser thường cồng kềnh và to tiếng hơn máy phun mực, chiếm nhiều diện tích bàn. Mặc dù in tốt biểu đồ, biểu mẫu, máy laser màu không phải tốt nhất để in ảnh. Nên dùng máy phun mực nếu thường in ảnh du lịch.

• Ưu điểm: In nhanh, giá trị tốt cho trang đen trắng.
• Nhược điểm: Đắt hơn, cồng kềnh và thường to tiếng hơn máy phun mực.

C. Máy In Đen Trắng Hay Màu? Nên Mua Loại Nào?

T.L. Máy phun mực đen trắng gần như tuyệt chủng, nhưng bạn vẫn tiết kiệm một chút bằng cách chọn máy laser 'mono' (đen trắng). Chúng rẻ hơn mẫu màu và nếu chủ yếu in chữ đen trên giấy trắng, cũng rẻ hơn vận hành. Màu làm máy in linh hoạt hơn. Nhưng nếu cần in ảnh hoặc tài liệu màu, máy in màu đáng tiền.

C. Nên Cân Nhắc Máy In Không Dây?

T.L. Kết nối Wi-Fi cực kỳ phổ biến ngày nay, và là tính năng tuyệt vời cho máy in mới. Cho phép kết nối internet không cần dây, nghĩa là bạn đặt máy in bất kỳ đâu ở nhà.

Sau khi kết nối máy in không dây với internet, bạn truy cập nhiều dịch vụ trực tuyến, như app in di động miễn phí của các hãng lớn – HP, Epson, Canon.

C. Nên Mua Gói Bảo Hành Mở Rộng Cho Máy In?

T.L. Có, nên mua! Gói bảo hành mở rộng bao gồm tất cả lỗi và sự cố trong bảo hành hãng tiêu chuẩn. Giúp kéo dài tuổi thọ máy in thêm vài năm. Bấm vào đây để biết thêm thông tin gói bảo hành mở rộng máy in.