Nếu bạn đã từng thử in tài liệu trong Windows 10, bạn biết nó sẽ không in trừ khi máy in trực tuyến. Thường thì, điều này chỉ liên quan đến bật máy in và chờ vài giây để trạng thái thay đổi từ ngoại tuyến sang trực tuyến.
Thật đáng tiếc, điều này không xảy ra mọi lúc. Thay vào đó, máy in sẽ vẫn ở trạng thái ngoại tuyến mặc dù máy in của bạn đang bật và kết nối với máy tính hoặc mạng. Có khá nhiều lý do tại sao Windows có thể không phát hiện máy in trực tuyến và tôi sẽ cố gắng bao gồm nhiều giải pháp nhất có thể.
Bước 1: Khởi Động Lại Thiết Bị
Điều đầu tiên cần làm trước khi đi sâu vào cài đặt và công cụ là đơn giản thử khởi động lại máy in và máy tính. Nhiều lần điều đó khắc phục vấn đề. Tắt máy in và tắt máy tính. Sau đó bật máy in và chờ cho đến khi nó kết nối với mạng. Nếu bạn dùng cáp USB, chỉ cần chờ máy in khởi động xong.
Bây giờ bật máy tính và xem máy in có còn hiển thị ngoại tuyến hay không. Đảm bảo máy in tắt hoàn toàn chứ không chỉ ở chế độ tiết kiệm điện. Nếu bạn không chắc, điều tốt nhất là rút phích cắm máy in hoàn toàn khoảng 30 giây.
Bước 2: Dùng Phần Mềm Máy In
Nếu máy in vẫn hiển thị ngoại tuyến, bạn có thể thử dùng phần mềm máy in đi kèm với máy in của bạn. Các tiện ích máy in thường có thể phát hiện máy in trên mạng và khắc phục các vấn đề khiến máy in xuất hiện ngoại tuyến.
Ví dụ, bạn có thể xem bài viết trước của tôi về dùng HP Print and Scan Doctor để giúp với vấn đề máy in HP. Đối với Canon, vào trang hỗ trợ của họ, nhập số mẫu và nhấn tab Phần mềm. Bạn có thể tải phần mềm My Printer của họ để quản lý và bảo trì máy in.
Điều này áp dụng cho hầu hết nhà sản xuất máy in. Nếu bạn có máy in Dell, vào trang driver và download Dell, tìm máy in của bạn và tải ứng dụng máy in.
Trên là ví dụ phần mềm Kyocera Print Center chạy trên máy Windows 10 của tôi. Nó sẽ cho bạn thấy trạng thái máy in và đưa ra chi tiết thêm như mức mực, v.v. Nếu bạn không chắc liệu phần mềm máy in đã cài trên máy hay chưa, bạn có thể kiểm tra bằng cách vào Cài đặt, sau đó nhấn Thiết bị và cuối cùng nhấn Máy in & Quét.
Windows 10 sẽ liệt kê máy in ở bên tay phải và nếu có gói phần mềm cài đặt để quản lý máy in, nó sẽ ghi Ứng dụng có sẵn cho thiết bị này. Nếu bạn nhấn vào máy in, sau đó nhấn Quản lý, bạn sẽ thấy nút Mở ứng dụng máy in.
Trong trường hợp của tôi, tôi thậm chí không biết mình đã cài phần mềm trên hệ thống, vì vậy điều này hữu ích.
Bước 3: Đặt Máy In Trực Tuyến
Đôi khi, mặc dù máy in trực tuyến và kết nối, cài đặt bị cấu hình sai. Mở hàng đợi in bằng cách vào Thiết bị và Máy in trong Control Panel và double-click vào máy in.
Ở đây bạn muốn nhấn vào Máy in trên thanh menu và đảm bảo bỏ chọn Tạm dừng in và Sử dụng máy in ngoại tuyến.
Bước 4: Chạy Trình Khắc Phục Sự Cố
Nếu vấn đề nằm ở subsystem in Windows, thì chạy trình khắc phục sự cố có thể giúp. Bạn có thể chạy trình khắc phục bằng cách làm theo các bước ở Bước 2 để đến màn hình Quản lý thiết bị cho máy in. Một khi ở đó, bạn sẽ thấy liên kết Chạy trình khắc phục sự cố. Nhấn vào đó và nó sẽ kiểm tra dịch vụ spooler, cài đặt mạng, v.v.
Trình khắc phục sự cố thường hoạt động nếu vấn đề liên quan đến Windows.
Bước 5: Kiểm Tra Cổng Máy In
Nếu chưa có gì hiệu quả cho đến giờ, vấn đề có thể liên quan đến cấu hình cổng. Điều này sẽ khả năng cao chỉ áp dụng cho máy in mạng, có địa chỉ IP. Nguyên nhân có thể là địa chỉ IP của máy in đã thay đổi, nhưng cấu hình cổng vẫn trỏ đến địa chỉ IP cũ.
Đầu tiên, tìm địa chỉ IP cho máy in bằng cách in trang cấu hình mạng. Nếu bạn không biết làm thế nào, xem bài viết trước của tôi về cách dùng công cụ đơn giản miễn phí để quét mạng và xem địa chỉ IP của tất cả thiết bị trên mạng.
Khi đã có địa chỉ IP, vào Control Panel, Thiết bị và Máy in và chuột phải vào máy in. Chắc chắn chọn Thuộc tính máy in, không phải Thuộc tính ở dưới cùng.
Nhấn tab Cổng và cuộn xuống danh sách cho đến khi thấy cổng được tích chọn. Chọn nó và nhấn Cấu hình cổng.
Hộp thoại này sẽ nói cho bạn địa chỉ IP hiện tại mà nó nghĩ máy in có. Nếu địa chỉ IP của máy in khác với cái liệt kê ở đây, đó là vấn đề của bạn. Chỉ cần cập nhật địa chỉ IP ở đây và bạn nên tốt để đi.
Nếu bạn nhận được bất kỳ lỗi nào, như cái hiển thị dưới đây, khi cố gắng cấu hình cổng, thì có thể là vì nó được cấu hình là cổng WSD.
Đã xảy ra lỗi trong cấu hình cổng. Hoạt động này không được hỗ trợ.
Cổng WSD, viết tắt của Dịch vụ Web cho Thiết bị, là cổng được cấu hình tự động mà bạn không thể chỉnh sửa. Nếu đây là trường hợp và bạn không thể kết nối với máy in, bạn phải thêm cổng TCP/IP mới (qua nút Thêm cổng). Bạn có thể đọc bài viết trước của tôi về thêm máy in mạng bằng cách tạo cổng TCP/IP. Bạn cũng có thể đọc bài viết của tôi về cách khắc phục máy in không dây, đưa ra một vài mẹo thêm.
Tùy chọn ít kỹ thuật hơn là làm theo Bước 6, là xóa máy in và thêm lại nó, từ đó tự động dùng địa chỉ IP mới.
Bước 6: Xóa Và Thêm Lại Máy In
Nếu bạn không thể làm máy in hoạt động, thì tùy chọn tốt nhất có thể là xóa nó và cài lại. Khi Windows cài máy in, nó sẽ phát hiện nó, kiểm tra tất cả cài đặt, và đảm bảo driver cho máy in được cài đúng.
Bạn có thể xóa máy in bằng cách vào Control Panel, Thiết bị và Máy in, chuột phải vào máy in và chọn Xóa thiết bị.
Cũng là ý tưởng tốt để khởi động lại máy tính một lần trước khi cài lại máy in. Lưu ý rằng điều này sẽ không xóa driver máy in khỏi hệ thống. Nếu có vấn đề với driver, làm theo Bước 7.
Khi đã khởi động lại, nhấn Thêm máy in và Windows nên tự động phát hiện máy in kết nối cục bộ hoặc kết nối với mạng của bạn.
Bước 7 – Cài Lại Driver Máy In
Đôi khi vấn đề có thể liên quan đến driver in hiện tại. Nếu đây là trường hợp, bạn nên tải driver mới nhất cho máy in từ trang web nhà sản xuất. Tuy nhiên, trước khi làm đó, là ý tưởng tốt để xóa driver in hiện tại.
Đọc hướng dẫn của tôi về cách xóa driver máy in từ Windows. Lưu ý bài viết vẫn áp dụng cho Windows 10.
Hy vọng bạn đã có thể in được ngay bây giờ. Nếu không, tôi khuyên đọc hướng dẫn chung của tôi về khắc phục sự cố máy in. Ngoài mọi thứ ở trên, luôn là ý tưởng tốt để cài đặt các bản cập nhật Windows mới nhất vì chúng thường chứa driver in mới hơn, có thể làm máy in hoạt động tốt hơn với Windows 10. Nếu bạn có câu hỏi, đăng bình luận. Thưởng thức!