Bạn có phải người giữ mail? Bạn có giữ hầu như tất cả email phòng khi cần? Điều này có thể gây quá tải nếu không có nhắc nhở trực quan. Gmail có cách thêm thẻ màu cho email đến, để bạn biết ngay những tin nhắn đó cần xử lý như thế nào. Khi bạn màu sắc Gmail, màu sắc thu hút mắt và giúp bạn nhanh chóng xác định mục theo danh mục. Các màu đưa ra gợi ý và nhắc bạn nắm bắt mọi thứ. Hãy xem cách bạn có thể màu sắc Gmail.
Thêm Nhãn (Labels)
1. Để bắt đầu, bạn cần thêm nhãn vào tài khoản Gmail. Nhìn dưới nút "Compose" (Soạn thảo) bên trái màn hình và cuộn xuống cho đến khi tìm thấy nút "More" (Thêm).
2. Click vào nút đó và tiếp tục cuộn nếu cần để tìm "Create New Label" (Tạo nhãn mới).
3. Gõ tên cho danh mục. Nghĩ đến những thứ thường xuyên trong cuộc sống hoặc công việc cần sự chú ý của bạn. Click "Create" (Tạo).
4. Bạn sẽ muốn tạo hầu hết các nhãn bạn nghĩ ra ngay bây giờ vì nhãn phải tồn tại trước khi bạn áp dụng bộ lọc.
Thêm Bộ Lọc (Filters)
5. Sau khi tạo xong danh mục và nhãn của chúng, bạn có thể áp dụng nhãn cho email cụ thể bằng cách click vào mũi tên thả xuống ở cuối thanh tìm kiếm.
Gõ địa chỉ hoặc copy/paste vào trường "From" (Từ). Bạn có thể thêm tiêu chí khác mà email từ người gửi này nên chứa để yêu cầu bộ lọc. Ví dụ, tôi thêm từ "invoice" (hóa đơn) để mọi email nhận từ công ty này không đều được gán nhãn, chỉ những email là hóa đơn cho hàng tôi mua.
6. Khi xong, click để tạo bộ lọc.
7. Một hộp thoại khác sẽ hiện ra để hoàn tất tạo bộ lọc. Click bên cạnh "Apply the Label" (Áp dụng nhãn), và tất cả danh mục bạn tạo sẽ hiện ra. Chọn cái bạn muốn và click "Create Filter" (Tạo bộ lọc).
8. Nếu bạn muốn bộ lọc giống hệt cho email đã nhận, tick vào ô sẽ bảo Gmail gán nó cho tất cả hội thoại khớp.
Thêm Màu Sắc
9. Để màu sắc Gmail, click vào ba chấm bên cạnh danh mục và di chuột qua mũi tên bên cạnh "Label color" (Màu nhãn).
10. Chọn màu cho nhãn của bạn.
11. Bạn cũng có thể dùng một lượng giới hạn màu tùy chỉnh khác. Không có cách thêm mã màu RGB hay hex. Tạo tổ hợp màu khác nhau là có thể. Ví dụ, chấm màu ở dưới hình trên là xanh đậm với chữ vàng.
12. Hình dưới đây cho thấy giao diện inbox sau khi thêm màu.
13. Các danh mục này cũng có thể tổ chức thành thư mục bằng cách lồng nhãn dưới nhãn khác. Giờ email sẽ có hai thẻ.
14. Bạn có thể thấy nó trông như thế nào trong hình inbox dưới đây.
Gmail giờ sẽ tự động áp dụng những bộ lọc đó cho tất cả tin nhắn đến. Có thể mất thời gian để tinh chỉnh để tận dụng tối đa. Ví dụ, nếu bạn mua hàng từ vendor mới, bạn phải thêm bộ lọc "Receipts" (Hóa đơn) vào địa chỉ email của người bán.
Bạn có thể không muốn gán nhãn cho mọi email. Nếu bạn gán nhãn cho từng cái, đó chỉ là phiên bản rối rắm hơn của email clutter. Thêm nhãn màu sắc cũng giúp bạn bắt email đi vào hộp Promotions thay vì Primary inbox nơi chúng có thể thuộc về. Nhãn màu sẽ giúp chúng nổi bật.