Cách Chia Sẻ Vị Trí Và Mời Mọi Người Tham Dự Sự Kiện Với Google Calendar

Khi bạn tổ chức một sự kiện lớn, việc gom tất cả thông tin khách mời cần vào một sự kiện lịch là ý tưởng hay. Như vậy, người được mời sẽ biết sự kiện diễn ra khi nào, ở đâu, và bất kỳ tài liệu bổ sung nào họ cần trước đó. Bạn có biết mình có thể làm tất cả điều đó với Google Calendar? Chỉ cần thiết lập sự kiện và chia sẻ với khách mời, Google sẽ lo phần còn lại! Hãy khám phá cách thiết lập sự kiện riêng, hoàn chỉnh với vị trí và file đính kèm, ngay trong Google Calendar trên máy tính hoặc điện thoại.

Cách Tạo Sự Kiện Với Google Calendar

Để tạo sự kiện, truy cập trang web Google Calendar trên trình duyệt bạn thích. Sau đó làm theo các bước dưới đây để bắt đầu.

1. Nếu lịch không tải ở chế độ xem ưa thích, nhấp menu thả xuống góc trên phải và chọn chế độ phù hợp. "Tháng" (Monthly) là lựa chọn tốt để nhanh chóng tạo sự kiện trong tương lai gần.

2. Chọn ngày cho sự kiện và nhấp vào nó.

3. Chọn giờ ước tính buổi họp bắt đầu.

4. Cửa sổ sự kiện chuyên biệt mới sẽ bật lên.

5. Ở trên cùng, nhập tên sự kiện. Bạn cũng có thể đặt giờ bắt đầu và kết thúc. Nếu sự kiện không có giờ bắt đầu/kết thúc cố định, tích "Cả ngày" (All-day) để đặt kéo dài 24h.

Trên di động, bạn cần ứng dụng Google Calendar (đã cài sẵn trên hầu hết Android hiện nay) để bắt đầu thiết lập sự kiện.

1. Mở ứng dụng Google Calendar, nhấp menu hamburger góc trên trái để chuyển sang xem theo tháng.

2. Chọn ngày sự kiện của bạn.

3. Nhấp lại vào ngày để tạo sự kiện.

4. Thêm tên sự kiện và đặt giờ ước tính bắt đầu. Nếu là sự kiện "Cả ngày", bật tùy chọn đó.

Cách Thêm Vị Trí Cho Sự Kiện

Bây giờ hãy thêm vị trí cho sự kiện nếu bạn dùng Google Calendar trên máy tính. Tính năng này hoàn hảo nếu bạn tổ chức sự kiện tại địa điểm cụ thể, vì khách mời có thể xem vị trí và lấy chỉ đường đến chính sự kiện.

1. Để bắt đầu, thêm vị trí sự kiện vào ô "Vị trí" (Location). Nếu đi đến tòa nhà hoặc chuỗi cửa hàng cụ thể, gõ tên ở đây, Google sẽ hiểu ý bạn.

2. Bạn có thể nhấp vào biểu tượng bản đồ nhỏ bên cạnh trường Vị trí và Calendar sẽ mở Google Maps bên phải màn hình.
3. Từ đó bạn có thể nhấp nút "Chỉ đường" (Directions) để xem cách đến đó, hoặc duyệt ảnh nơi đó để biết gì sẽ chờ đón bạn.

Trên di động, quy trình khá tương tự, như bạn thấy dưới đây.

1. Sau khi tạo thẻ sự kiện, cuộn xuống cho đến khi thấy tùy chọn "Thêm vị trí" (Add Location) và nhấp vào nó.

2. Cấp quyền Calendar truy cập vị trí thiết bị, sau đó nhập vị trí.

3. Địa chỉ nơi đó sẽ xuất hiện trong phần Vị trí.

4. Nhấp vào hình ảnh bên dưới để "Hiển thị trên bản đồ" (Show in map) trong ứng dụng Google Maps và lấy chỉ đường đến vị trí.

Cách Thêm File Đính Kèm Cho Sự Kiện

Bây giờ bạn đã có tiêu đề, thời gian, vị trí, bạn có thể thêm file đính kèm tùy chọn cho sự kiện. Điều này cực kỳ hữu ích để chia sẻ tài liệu với người tham dự, như lịch trình, thiệp mời, vé, hoặc thực đơn.

1. Để làm điều này, nhìn gần dưới cùng cửa sổ tạo sự kiện, dưới phần Vị trí. Bạn sẽ thấy hộp văn bản ghi "Thêm mô tả hoặc đính kèm" (Add a description or attachments).
2. Nhấp vào "Đính kèm" (Attachments).

3. Mặc định, Google Calendar sẽ yêu cầu tải file từ Google Drive. Nếu file trên Drive, ổn; nhưng nếu file trên máy, bạn cần nhấp "Tải lên" (Upload) ở trên cùng.

4. Sau khi tải file, hãy thêm mô tả ngắn để khách mời biết đó là gì.

Trên di động, đây là cách thêm đính kèm cho sự kiện.

1. Trên thẻ sự kiện, cuộn xuống dưới cùng và nhấp vào biểu tượng ghim (paper clip) ghi "Thêm đính kèm" (Add attachment).

2. Tiếp theo, chọn nơi bạn muốn tải tài liệu hoặc hình ảnh. Khác với máy tính, ở đây bạn không có tùy chọn tải từ thiết bị. Thay vào đó, bạn phải tải file lên Drive trước.

Cách Mời Khách Đến Sự Kiện

Bây giờ mọi thứ đã sẵn sàng, đã đến lúc mời mọi người đến sự kiện.

1. Trên thẻ sự kiện, dưới ngày, bạn sẽ thấy phần "Khách" (Guests). Để bắt đầu thêm người, hãy gõ tên hoặc địa chỉ email. Đừng lo, bạn không thực sự gửi email khi thêm họ. Bạn vẫn có thời gian hoàn thiện danh sách khách trước khi gửi mời.

2. Ở dưới cùng, bạn sẽ thấy tùy chọn cho những gì khách có thể làm. Mặc định, khách có thể mời bạn bè và xem danh sách khách, bỏ tích nếu bạn không muốn.

3. Vì đây là bước cuối trong hướng dẫn, bạn có thể nhấp nút "Lưu" (Save) dưới cùng. Google sẽ hỏi bạn có muốn gửi email mời đến khách không. Bạn có thể đồng ý hoặc chọn không gửi.

4. Đảm bảo cấp quyền cần thiết cho khách và nhấp "Mời" (Invite).

Từ email, khách mời có thể xem sự kiện diễn ra khi nào, nhấp link bản đồ xem vị trí, và duyệt các đính kèm bạn thêm trước đó – tất cả những gì cần để khởi động sự kiện! Họ cũng có thể xác nhận hoặc từ chối lời mời.

Sau khi thêm sự kiện dùng Calendar máy tính, nó cũng sẽ xuất hiện trong ứng dụng di động (và ngược lại). Nếu bạn muốn mời mọi người qua Google Calendar di động, đây là cách.

1. Trên thẻ sự kiện trong ứng dụng Google Calendar, nhấp nút "Thêm người" (Add people).

2. Bắt đầu thêm tên và email. Nhấn "Xong" (Done) sau khi thêm xong mọi người.

3. Nhấp "Lưu" (Save).

4. Google sẽ hỏi bạn có muốn gửi lời mời không. Nhấn "Gửi" (Send) nếu đồng ý.

Xong, lời mời chứa tất cả chi tiết sự kiện đang trên đường đến hộp thư của mọi người.

Tổ chức sự kiện có thể khó khăn, nên bất cứ thứ gì gom quy trình vào một nơi đều đáng để tìm hiểu. Bây giờ bạn biết cách tạo sự kiện trên Google Calendar, thêm vị trí, đính kèm tài liệu hữu ích, và gửi cho khách mời.

Bộ ứng dụng của Google luôn là lựa chọn tốt cho các tác vụ hàng ngày. Ví dụ, với Google Maps bạn dễ dàng lưu lộ trình. Mặt khác, Google Assistant có thể giúp tăng năng suất công việc.

Câu Hỏi Thường Gặp

1. Làm sao chia sẻ Google Calendar của tôi?

Chia sẻ Google Calendar có thể tiện lợi. Ví dụ, người tổ chức sự kiện có thể truy cập Calendar của bạn xem bạn có rảnh ngày nào không. Nếu muốn học cách làm, chúng tôi có hướng dẫn hoàn chỉnh dạy bạn bắt đầu chia sẻ lịch.

2. Tôi không thích Google Calendar. Có lựa chọn thay thế?

Nếu vì lý do gì đó bạn không thích Google Calendar, lựa chọn là Outlook Calendar, Zoho Calendar, Nextcloud Calendar, và Teamup. Xem so sánh các dịch vụ này.

3. Có thể liên kết Google Calendar với Amazon Alexa?

Có, bạn có thể. Dù bạn muốn thêm lịch Google, Microsoft hay Apple vào thiết bị Alexa, các bước ban đầu luôn giống nhau:

1. Mở ứng dụng Amazon Alexa trên điện thoại hoặc máy tính bảng.
2. Góc trên trái, nhấp biểu tượng "Menu".
3. Nhấp "Cài đặt → Lịch & Email" (Settings → Calendar & Email).
4. Nhấp "Thêm tài khoản" (Add Account).

Bây giờ bạn có thể chọn ứng dụng lịch nào để thêm vào tài khoản Alexa. Đọc bài viết đầy đủ để tìm hiểu thêm về đồng bộ lịch với Alexa.