Bộ xử lý văn bản khiêm tốn luôn là yếu tố chính trong thế giới máy tính. Nếu muốn viết gì đó và cần khả năng vượt trội Notepad, bạn thường có bộ xử lý văn bản yêu thích sẵn sàng. Ngày nay có hai ông lớn xử lý văn bản tranh giành sự chú ý – Microsoft Word và Google Docs. Thằng nào thắng? Hãy phân tích cuộc tranh luận này thành vài lĩnh vực chính.
Chi phí
Dễ dàng, phải không? Google Docs không tốn chi phí dùng; chỉ cần tài khoản Google, bạn sẵn sàng. Office, mặt khác, đến như bộ phần mềm 2016 hoặc đăng ký hàng tháng Office 365. Về chi phí, Google Docs thắng rõ rệt vòng này.
Trước khi loại bỏ hoàn toàn Office, lưu ý có phiên bản chính thức miễn phí tên Office Online. Nó không mạnh như bộ Office chính, và luôn rủ rê bạn lấy Office 365, nhưng vẫn miễn phí. Google Docs vẫn thắng vì sản phẩm đầy đủ miễn phí, trong khi chỉ phiên bản online nhẹ của Office miễn phí.
Đám mây vs. Riêng tư
Chức năng đám mây là con dao hai lưỡi. Một số người yêu đám mây, người khác thấy lo ngại riêng tư. Do đó, chúng ta đánh giá các bộ ứng dụng dựa trên khả năng dùng đám mây lưu trữ, cũng như tùy chọn không dùng đám mây chút nào.
Có thể lưu và chỉnh sửa tài liệu trên đám mây với mỗi bộ không?
Cả hai đều được. Google Docs là dịch vụ dựa trên đám mây giữ tài liệu cập nhật bất kể bạn mở hoặc viết ở đâu. Chúng lưu trên Google Drive, miễn phí kèm tài khoản Google. Office 365 có khả năng chỉnh sửa và lưu trữ đám mây với OneDrive, dịch vụ lưu trữ của Microsoft. Cũng miễn phí.
Có thể lưu và chỉnh sửa tài liệu ngoài đám mây với mỗi bộ không?
Đây là nơi khác biệt. Google Docs tải tài liệu về ổ cứng chỉnh sửa tiếp, nhưng cần bộ xử lý văn bản khác mở (như Word, ví dụ!). Nếu muốn viết trong Google Docs nhưng không dùng đám mây, tùy chọn tốt nhất là bật chế độ ngoại tuyến (offline mode) trong Google Docs, ngoại tuyến, chỉnh sửa tài liệu đó, có vẻ rắc rơi không thực tế.
So sánh với khả năng không đám mây của Office, bạn chỉ cài phần mềm vào ổ cứng máy tính và khởi động khi muốn viết thứ gì đó ngoài đám mây. Điều này làm Office đặc biệt tốt xử lý tài liệu nhạy cảm bạn không muốn lơ lửng trên đám mây.
Khả năng ngoại tuyến
Điều này dẫn tự nhiên đến khả năng khi không có Internet. Google Docs có khả năng ngoại tuyến, nhưng cần đặt tùy chọn trước khi ngoại tuyến, và chỉ mở tài liệu bạn mở gần đây khi trực tuyến. Phần mềm máy tính để bàn của Office, tuy nhiên, tự nhiên không cần kết nối trực tuyến. Nghĩa là bạn lấy laptop bất kỳ lúc trong chuyến đi và làm việc, không lo chuẩn bị trước tài liệu cho ngoại tuyến.
Mẫu (Templates)
Không nghi ngờ, Office thắng về mẫu. Google Docs có lựa chọn khá tốt, nhưng Office thắng thuần túy vì bạn tự tạo mẫu dùng sản phẩm cơ bản. Google Docs, mặt khác, yêu cầu GSuite mở khóa khả năng tạo và lưu mẫu.
Hợp tác (Collaboration)
Google Docs từng là vua hợp tác trực tuyến: cho phép mọi người chỉnh sửa tài liệu cùng lúc, mang đến công chúng như cơn bão. Kể từ đó, Windows nâng cấp và cho phép cùng tính năng với Office 365. Về mặt này, không cái nào đánh bại cái kia về chức năng hợp tác; cả hai đều có.
Có một điểm nghiêng về Google Docs. Google Docs làm cho nó dễ bao gồm người dùng hơn. Vì mỗi cộng tác viên chỉ cần trình duyệt web mở Google Docs, bạn kéo người mọi hệ điều hành và ngân sách vào tài liệu. Trong khi hợp tác Office yêu cầu mỗi người viết có bản sao Office riêng, kém thực tế hơn.
Chức năng (Functionality)
Google Docs có chức năng hạn chế so với Office. Người chỉ dùng bộ xử lý văn bản ghi ý tưởng và làm việc cơ bản thấy Google Docs đủ hơn. Người muốn nhiều hơn từ bộ văn phòng, sẽ thấy Google Docs thiếu thốn.
Ai thắng?
Khi đến ai thắng cuộc chiến này, chỉ trả lời được bằng "tùy thuộc" khó chịu. Google Docs và Office là đối thủ triệt để, nhưng cả hai phục vụ ngách khác nhau làm mỗi cái tốt cho người nhất định. Không có "người thắng tuyệt đối" giữa hai bộ; tất cả归结为你想要 gì từ bộ xử lý văn bản. Nhưng ai tận dụng tốt nhất mỗi cái?
Google Docs thắng nếu bạn:
- Muốn bộ xử lý miễn phí không phải phiên bản "loãng" của sản phẩm trả phí
- Muốn cộng tác với người khác, bất kể hệ điều hành hoặc sẵn sàng trả tiền bộ xử lý văn bản
- Thích dùng đám mây chỉnh sửa tức thì không rắc rối trên nhiều thiết bị
Microsoft Office thắng nếu bạn:
- Muốn bộ xử lý xử lý mọi khối lượng công việc, mẫu tùy chỉnh, chức năng vượt trội, mảng lớn tùy chọn bật tắt và dùng
- Muốn lưu công việc nhạy cảm ngoài đám mây, đảm bảo không bị rò rỉ do vi phạm bảo mật ngoài ý muốn
- Muốn thứ hoạt động khi xa Internet, như khi đi du lịch
Bộ ứng dụng kinh doanh (Business Suites)
Google Docs và Microsoft Word đều có ưu/nhược điểm riêng đồng thời điền các ngách khác nhau. Bây giờ bạn biết cái nào phù hợp bạn và phong cách dùng.
Bạn thích cái nào? Bình luận bên dưới!