Cho dù bạn đang làm việc với một doanh nghiệp nhỏ hay một tập đoàn lớn, rất có thể bạn cần một số công cụ năng suất để giúp bạn và đồng nghiệp của bạn theo kịp các nhiệm vụ đang chờ xử lý và thời hạn của dự án. Tuy nhiên, thực sự có hàng trăm ứng dụng quản lý tác vụ trên thị trường hiện nay và nhiều ứng dụng trong số đó không thực sự hữu ích như bạn nghĩ, đặc biệt là đối với các nhóm có quy mô khác nhau. Như đã nói, chúng tôi đã thu thập danh sách bảy công cụ quản lý dự án mà chúng tôi cảm thấy cung cấp các tính năng và tính thực tiễn bất kể quy mô nhóm của bạn hay ngành bạn làm việc.
1. Asana
Asana là một công cụ quản lý tác vụ rất linh hoạt giúp cho việc hợp tác giữa các nhóm ở mọi quy mô trở nên đơn giản. Thiết kế linh hoạt, hiện đại giúp các thành viên trong nhóm dễ dàng theo dõi thời hạn, theo dõi quy trình làm việc của dự án và giao tiếp về các dự án cụ thể. Mặc dù có một chút kinh nghiệm khi tìm ra các sắc thái của Asana, nhưng nhiều công ty nhận thấy nó là một trong những lựa chọn tốt nhất hiện có về mặt quản lý dự án.
Tính năng quản lý dự án Asana
Asana là một công cụ quản lý dự án khá linh hoạt, có thể dễ dàng điều chỉnh để làm việc cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô, bất kể họ thuộc ngành gì. Ứng dụng cho phép bạn thiết lập nhiều không gian làm việc trong tổ chức (công ty) của mình, sau đó bạn có thể thêm bất kỳ số lượng dự án trong mỗi không gian làm việc.
Asana cho phép bạn chia nhỏ các dự án thành các nhiệm vụ riêng lẻ và thậm chí thêm các nhiệm vụ phụ trong một nhiệm vụ để bạn có thể chia nhỏ mọi thứ thành các phần dễ hoàn thành. Nó cũng cho phép bạn thêm mô tả cho từng dự án và từng nhiệm vụ riêng lẻ, ngoài ra bạn có thể thêm nhận xét và các thông tin liên lạc khác (như liên kết và tệp đính kèm) trong chính dự án hoặc trong từng nhiệm vụ riêng lẻ.
Các thành viên trong nhóm cũng có thể xem các nhiệm vụ dự án theo bốn bố cục khác nhau:bảng, danh sách, tiến trình hoặc lịch. Điều này có thể giúp mỗi thành viên trong nhóm hình dung từng nhiệm vụ trong dự án theo cách có ý nghĩa nhất đối với họ, tùy thuộc vào việc họ cần xem bức tranh tổng thể hay xem xét các nhiệm vụ để hiểu quy trình công việc.
Asana cung cấp một loạt tích hợp ứng dụng mạnh mẽ có thể giúp các nhóm tự động hóa các tác vụ, chia sẻ tệp và hơn thế nữa. Trên thực tế, Asana cung cấp tổng cộng hơn 200 tích hợp ứng dụng, giúp nó tương thích với gần như bất kỳ ứng dụng kinh doanh nào khác mà bạn có thể mơ ước được sử dụng. Ngoài ra, Asana bao gồm một cái gì đó mà nó gọi là Hacks, về cơ bản là một loạt các phím tắt mà bạn có thể sử dụng để hoàn thành công việc nhanh chóng hoặc thêm một số tinh tế cho ngày của bạn.
Định giá cho Asana
Asana cung cấp ba cấp khác nhau, cùng với một tài khoản cấp doanh nghiệp. Ngay cả với phiên bản miễn phí, bạn có thể thêm tối đa 15 người dùng trong nhóm của mình và vạch ra các dự án và nhiệm vụ không giới hạn. Tuy nhiên, một số tính năng nâng cao hơn như tiến trình, quy tắc, sự kiện quan trọng, một số tích hợp yêu cầu một trong các cấp trả phí, bắt đầu từ $ 10,00 / tháng cho mỗi người dùng.
Asana có sẵn dưới dạng công cụ dựa trên web, ứng dụng dành cho máy tính để bàn cho macOS và Windows, cũng như các ứng dụng di động cho Android và iOS.
2. Thứ Hai
Monday.com cung cấp phần mềm quản lý dự án từng đoạt giải thưởng. Chương trình có thể giúp các công ty quản lý nhiều dự án, theo dõi lượng thời gian dành cho các nhiệm vụ và đánh giá hiệu suất bằng các tính năng báo cáo. Thứ hai cũng giúp cho việc cộng tác giữa các thành viên trong nhóm trở nên dễ dàng nhờ các tính năng giao tiếp được tích hợp trong ứng dụng.
Các tính năng quản lý dự án của Monday.com
Giao diện đơn giản, đầy màu sắc của Thứ Hai và khả năng kéo và thả giúp mọi người trong nhóm của bạn dễ dàng sử dụng. Các nhóm có thể liệt kê các dự án, quy trình và nhiệm vụ của họ sau đó chỉ định các thành viên trong nhóm riêng lẻ vào các phần của dự án. Bạn cũng có thể tạo lịch trình, theo dõi chính xác vị trí của từng thành viên trong nhóm trong nhiệm vụ của họ và xem thời hạn trong chế độ xem lịch.
Giao diện bao gồm các mẫu và tùy chọn bố cục để nhóm của bạn có thể quyết định chế độ xem nào phù hợp nhất với bạn. Trên thực tế, mỗi người dùng có thể chọn các chế độ xem khác nhau cho từng dự án mà họ được chỉ định. Mỗi người dùng cũng có thể thiết lập nhiều không gian làm việc và nhiều bảng trong không gian làm việc, điều này có thể hữu ích cho những người quản lý nhiều khách hàng hoặc giám sát nhiều nhóm trong một công ty.
Thứ hai cũng giúp cho việc giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm trở nên dễ dàng. Trong mỗi tác vụ, bạn có thể thêm mô tả, chia sẻ tệp, gửi tin nhắn và thậm chí đề cập đến những người khác bằng một thẻ đơn giản. Điều này giúp tất cả thông tin liên lạc về một dự án hoặc nhiệm vụ cụ thể trong một không gian, giúp mọi người cộng tác trong dự án dễ dàng theo kịp tiến độ của nhóm.
Về mặt tích hợp, Monday.com dễ dàng kết nối với các ứng dụng khác mà doanh nghiệp sử dụng, chẳng hạn như Lịch Google, Slack, Dropbox, Jira, Typeform và GitHub. Hơn nữa, các doanh nghiệp có thể sử dụng Zapier để tích hợp Thứ Hai với nhiều công cụ hơn nữa nhằm tối đa hóa việc quản lý tác vụ. Thứ hai cũng có thể được truy cập thông qua bất kỳ trình duyệt web nào hoặc thông qua một ứng dụng có thể tải xuống cho cả thiết bị Android và iOS.
Ngoài ra, người dùng có thể tự động hóa một số tác vụ trong Thứ Hai (giả sử bạn đã mua một cấp gói bao gồm tự động hóa). Các quá trình tự động hóa này khá dễ lập lịch và không yêu cầu bất kỳ mã hóa nào. Bạn chỉ cần truy cập Trung tâm tự động hóa để thiết lập chúng dựa trên thời gian, thay đổi trạng thái hoặc các tính năng khác.
Định giá cho Thứ Hai
Thật không may, Thứ Hai không phải là ứng dụng quản lý dự án hợp lý nhất trên thị trường. Mặc dù Monday.com có cung cấp phiên bản miễn phí, nhưng nó chỉ bao gồm quyền truy cập cho hai người dùng và chỉ cung cấp các tính năng cơ bản nhất. Nếu không, giá bắt đầu từ $ 8 / tháng cho mỗi người dùng và giá sẽ tăng dựa trên các tính năng bạn cần.
3. Trello
Trello là một công cụ quản lý dự án kiểu bảng Kanban đơn giản. Nó cho phép các nhóm tạo bảng nơi các nhiệm vụ có thể được di chuyển qua các nhãn danh sách khác nhau khi các thành viên tiến bộ. Mặc dù thiết kế đơn giản của nó không phù hợp với các dự án phức tạp, nhưng nó rất phù hợp với các quy trình làm việc đơn giản hoặc các nhóm thích cách tiếp cận Kanban để quản lý công việc.
Tính năng quản lý dự án Trello
Trello hoạt động thông qua một hệ thống bảng đơn giản, được hầu hết mọi người sử dụng để theo dõi tiến độ thực hiện một nhiệm vụ hoặc tổ chức các nhiệm vụ dựa trên loại công việc. Bạn có thể thêm bao nhiêu bảng tùy thích vào không gian làm việc của mình, sau đó thêm các nhiệm vụ hoặc thẻ riêng lẻ.
Trong mỗi thẻ tác vụ riêng lẻ, người dùng có thể thêm mô tả chi tiết, chỉ định ngày bắt đầu và ngày đến hạn hoặc thậm chí đính kèm tệp. Người dùng cũng có thể thêm các nhãn mã màu để giúp các thành viên trong nhóm xác định rõ ràng những gì đang diễn ra với nhiệm vụ hoặc thậm chí đề cập đến các thành viên trong nhóm trong phần nhận xét để cung cấp thông tin cập nhật.
Hơn nữa, các nhóm có thể thêm các tính năng tự động hóa để giúp di chuyển các nhiệm vụ qua hệ thống dễ dàng hơn. Các tính năng tự động này có thể tự động chuyển các nhiệm vụ riêng lẻ sang một danh sách khác sau khi thêm nhãn hoặc thực hiện một hành động khác hoặc chúng có thể đạt được các thẻ hoàn toàn sau khi các mục cụ thể được hoàn thành. Bạn cũng có thể đặt quy tắc cho các nhiệm vụ được thêm bởi các cá nhân cụ thể trong nhóm hoặc các nhiệm vụ được thêm qua email.
Thật không may, Trello có nhiều hạn chế, đặc biệt là so với các công cụ quản lý dự án phức tạp hơn trong danh sách này. Ví dụ:Trello không cung cấp đường bơi hoặc bất kỳ chế độ xem nào khác giúp các cá nhân dễ dàng hoàn thành nhiệm vụ được giao của riêng họ. Phiên bản miễn phí cũng không cho phép tích hợp và nhiều tính năng bổ sung của Trello cũng yêu cầu bạn trả tiền để có phiên bản cao cấp hơn.
Định giá
Ngoài gói miễn phí, Trello cung cấp ba cấp phiên bản trả phí:tiêu chuẩn, cao cấp và doanh nghiệp. Mỗi cấp trả phí bổ sung thêm nhiều tính năng và khả năng xem, cùng với không gian lưu trữ bổ sung và các tính năng khác. Các mức trả phí này có giá từ $ 5 đến $ 17,50 cho mỗi người dùng mỗi tháng, tùy thuộc vào mức bạn chọn. Trello cũng chạy qua trình duyệt web của bạn, ứng dụng máy tính để bàn có thể tải xuống hoặc ứng dụng di động.
4. Wrike
Wrike là một ứng dụng quản lý dự án mạnh mẽ chứa đầy các tính năng và tùy chọn để tùy chỉnh. Theo nhiều cách, Wrike thân thiện với người dùng và là một lựa chọn lý tưởng bất kể quy mô công ty hoặc loại công việc mà bạn sử dụng công cụ quản lý tác vụ.
Các tính năng của Wrike
Wrike cung cấp vô số trang tổng quan có thể tùy chỉnh có thể bao gồm các tiện ích con, ghi chú hoặc các tài nguyên khác để thúc đẩy sự cộng tác giữa các thành viên trong nhóm. Bảng điều khiển chính này cũng giúp bạn xem những nhiệm vụ nào đang cấp bách nhất, vì vậy bạn có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ dựa trên ngày đến hạn của chúng hoặc các yếu tố khác.
Ngoài bảng điều khiển chính, bạn có thể tạo không gian làm việc để lưu trữ các dự án và nhiệm vụ riêng lẻ. Mỗi không gian làm việc cho phép bạn thiết lập các dự án hoặc thư mục với nhiều dự án bên trong chúng. Bạn cũng có thể giao tiếp với các thành viên khác trong nhóm trong các nhiệm vụ hoặc dự án riêng lẻ, đính kèm tệp và thêm thông tin chi tiết cần thiết để các thành viên trong nhóm làm việc cùng nhau một cách hiệu quả.
Mặc dù nhiều hoặc các tính năng của Wrike tương tự như các công cụ quản lý dự án khác trong danh sách này, nhưng sự đa dạng của các chế độ xem mà bạn có thể sử dụng để xem xét các dự án và nhiệm vụ là một lợi thế lớn. Trong một dự án, bạn có tùy chọn để xem các nhiệm vụ ở định dạng danh sách, dưới dạng bảng, trong chế độ xem bảng, dưới dạng biểu đồ Gantt hoặc thông qua các tiêu chí được chỉ định khác. Điều này thực sự có thể giúp mỗi thành viên trong nhóm nhìn thấy tất cả các phần của câu đố và tập trung vào nhiệm vụ cá nhân của họ hoặc xem nhiệm vụ của họ kết nối với nhiệm vụ được giao cho những người khác trong nhóm như thế nào.
Định giá
Không giống như hầu hết các ứng dụng quản lý tác vụ khác trong danh sách này chỉ cung cấp hai hoặc ba mức giá, Wrike cung cấp tổng cộng năm tùy chọn gói khác nhau, cùng với các tùy chọn có thể tùy chỉnh cho các nhóm tiếp thị và các công ty dịch vụ chuyên nghiệp. Gói miễn phí cho phép người dùng không giới hạn nhưng giới hạn một số tính năng. Mỗi cấp bổ sung hoạt động theo định giá cho mỗi người dùng và bắt đầu ở mức khoảng $ 10 / tháng cho mỗi người dùng.
5. Bảng thông minh
Như tên cho thấy, Smartsheet là một ứng dụng quản lý dự án kiểu bảng tính có thể hoạt động cho các doanh nghiệp ở mọi quy mô. Mặc dù nó trông rất khác so với nhiều tùy chọn khác trong danh sách này, nhưng điều đó không có nghĩa là nó kém hiệu quả hơn trong việc quản lý tác vụ.
Tính năng của Smartsheet
Smartsheet về cơ bản là một phần mềm bảng tính giống như Google Trang tính hoặc Excel, nhưng với các tính năng và công cụ bổ sung giúp các nhóm quản lý công việc một cách cộng tác. Hệ thống đòi hỏi nhiều kiến thức hơn một chút so với các công cụ khác trong danh sách này như Trello hoặc Asana, nhưng bất kỳ ai có hiểu biết cơ bản về bảng tính đều có thể nhanh chóng tìm ra các sắc thái của công cụ quản lý dự án này.
Do có định dạng bảng tính nên việc báo cáo và phân tích dữ liệu nâng cao trở nên dễ dàng với Smartsheet. Với các báo cáo này, các nhóm có thể phát hiện các vấn đề trong dự án, đánh giá xu hướng hoàn thành nhiệm vụ và thực hiện các thay đổi cần thiết. Báo cáo cũng có thể được cập nhật theo thời gian thực, có nghĩa là bạn luôn làm việc với thông tin cập nhật nhất tại bất kỳ thời điểm nào.
Ngoài ra, Smartsheet cung cấp một loạt các tùy chọn tự động hóa. Thông qua hệ thống kéo và thả đơn giản, bạn có thể thiết lập tự động hóa dựa trên logic cơ bản, đường dẫn có điều kiện và trình kích hoạt hoặc sự kết hợp của chúng. Smartsheet cũng tích hợp với hơn 70 công cụ phổ biến tại nơi làm việc, có thể giúp quy trình làm việc của bạn hiệu quả hơn nữa.
Như đã nói, Smartsheet có thể khó đối với người mới để tìm hiểu thông tin chi tiết, vì vậy nó có thể không phải là giải pháp lý tưởng cho mọi doanh nghiệp. Nó cũng không lý tưởng cho các nhóm thích các tùy chọn chế độ xem khác nhau, vì quá trình thiết lập cho Smartsheet khá hạn chế.
Định giá
Ngoài việc thiết lập phức tạp, Smartsheet cũng là một trong những lựa chọn đắt tiền nhất trong danh sách này để quản lý dự án. Trên thực tế, Smartsheet chỉ cung cấp bản dùng thử miễn phí trong 30 ngày, sau đó giá bắt đầu từ $ 7 mỗi tháng cho mỗi người dùng. Tuy nhiên, tùy thuộc vào các tính năng bạn cần, bạn có thể sẽ cần đến cấp doanh nghiệp, có giá 25 đô la / tháng cho mỗi người dùng. Điều này thực sự có thể bị tắt khi có rất nhiều tùy chọn rẻ hơn cho các công cụ quản lý tác vụ.
6. Hive
Hive tự quảng cáo là “nền tảng quản lý dự án đầu tiên được người dùng xây dựng cho người dùng”. Trên thực tế, công ty lấy phản hồi thông qua một diễn đàn và sử dụng nó để phát hành các bản cập nhật cho nền tảng quản lý tác vụ khi cơ sở người dùng của nó tiếp tục phát triển. Với một loạt các bố cục và danh sách dài các tính năng được bao gồm, thật dễ hiểu tại sao Hive đang có động lực trở thành một công cụ quản lý dự án.
Tính năng Hive
Hive là một công cụ quản lý dự án hoàn chỉnh cung cấp cho người dùng mọi thứ họ có thể cần ở một nơi. Nó cung cấp khả năng quản lý tác vụ mở rộng, cùng với nhiều công cụ phân tích tuyệt vời có thể giúp người quản lý và các nhà lãnh đạo khác thực sự đo lường thành công của nhóm họ.
Về quản lý tác vụ, Hive cung cấp cho người dùng vô số tùy chọn bố cục để lựa chọn khi xem các dự án hoặc danh sách việc cần làm của họ. Trên thực tế, có các tùy chọn cho biểu đồ Gantt, bảng Kanban, bảng, danh mục đầu tư và chế độ xem lịch. Hơn nữa, thậm chí còn có một tùy chọn cho cái mà Hive gọi là chế độ xem nhóm, có thể giúp người quản lý xem liệu khối lượng công việc có được phân bổ đồng đều giữa các thành viên trong nhóm khác nhau hay không.
Tuy nhiên, Hive thực sự tỏa sáng khi nói đến các công cụ phân tích và quản lý thời gian. Ví dụ:các tính năng phân tích Hive cho phép các nhóm xây dựng tối đa ba trang tổng quan để theo dõi các chỉ số hiệu suất chính (KPI) và năng suất của các thành viên trong nhóm. Với điều này, người quản lý dự án có thể xác định các vấn đề với quy trình làm việc hoặc các thành viên trong nhóm cá nhân và thực hiện hành động ngay lập tức. Tương tự, các nhóm có thể sử dụng bảng chấm công để đo lường số giờ đang được dành cho các nhiệm vụ hoặc dự án khác nhau, điều này có thể giúp lập kế hoạch trước cho tương lai và củng cố thời hạn.
Không giống như nhiều ứng dụng quản lý dự án khác trong danh sách này, Hive thực sự cho phép bạn sử dụng các công cụ giao tiếp như Slack hoặc thậm chí email trong chính ứng dụng bằng cách liên kết các nền tảng hiện có của bạn. Nếu không, bạn cũng có tùy chọn sử dụng nền tảng nhắn tin riêng của Hive, điều này cũng giúp việc giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm khá dễ dàng.
Định giá
Hive cung cấp gói miễn phí trọn đời mà họ gắn nhãn là Hive Solo, nhưng nó chỉ cho phép 2 người dùng, điều này khó có thể sử dụng cho bất kỳ loại hình doanh nghiệp nhỏ nào với nhiều hơn một vài nhân viên. Nếu không, Hive cung cấp gói Hive Teams của họ với giá 12 đô la / tháng cho mỗi người dùng hoặc để sử dụng cho doanh nghiệp, bạn phải liên hệ với bộ phận dịch vụ khách hàng để biết giá cụ thể.
7. Lưu ý
Đối với các nhóm cần một ứng dụng độc đáo kết hợp các công cụ quản lý dự án với ghi chú, Notion có thể là ứng dụng nên thử. Ứng dụng quản lý tác vụ dựa trên web này hoạt động hơi khác so với hầu hết các ứng dụng khác, nhưng nó rất tốt cho một nhóm nhỏ, những người cần một cách để tăng năng suất.
Tính năng chú thích
Notion cung cấp một số tính năng quản lý tác vụ cơ bản nhưng quan trọng trong một thiết kế đơn giản. Phần mềm sắp xếp mọi thứ thành không gian làm việc, sau đó cho phép người dùng thêm những gì nó gọi là các trang vào không gian làm việc cho các dự án hoặc nhiệm vụ riêng lẻ. Các trang này gần giống như một wiki hơn là một ứng dụng quản lý tác vụ, nhưng điều này cho phép người dùng thoải mái khi thiết lập các tác vụ vì các khối, danh sách kiểm tra và thậm chí cả tệp đính kèm đều có thể dễ dàng chèn.
Từ đó, bạn có thể thêm các trang vào danh sách công việc của mình và xem chúng theo nhiều cách (tùy thuộc vào sở thích của bạn). Trên thực tế, bạn có thể xem các nhiệm vụ trong bảng Kanban, chế độ xem danh sách, định dạng lịch hoặc thậm chí trên dòng thời gian.
Tuy nhiên, Notion không cung cấp các tùy chọn phức tạp hơn như nhiều công cụ quản lý dự án phức tạp hơn trong danh sách này, như biểu đồ Gantt, theo dõi thời gian hoặc tích hợp ứng dụng. Mặc dù điều này có nghĩa là Notion không phù hợp với các công ty lớn hơn, nhưng nó giúp giữ mức giá khá thấp.
Định giá
Notion cung cấp tổng cộng bốn mức giá, bao gồm một tùy chọn miễn phí. Ngoại trừ cấp độ doanh nghiệp (yêu cầu bạn liên hệ với Notion để biết giá), bạn thực sự có thể nhận được bất kỳ cấp độ nào khác với giá dưới $ 10 / tháng cho mỗi người dùng. Đây có thể là một lợi thế lớn cho các doanh nghiệp nhỏ muốn bắt đầu với một ứng dụng quản lý tác vụ cơ bản và mở rộng quy mô sau này.
Công cụ quản lý dự án nào sẽ thực hiện công việc cho bạn?
Mỗi ứng dụng quản lý tác vụ được liệt kê ở trên đều có ưu điểm và nhược điểm riêng. Đối với hầu hết các nhóm, vấn đề chỉ là quyết định những tính năng nào bạn cần và bố cục nào sẽ hoạt động tốt nhất cho các dự án của bạn. Tuy nhiên, đôi khi các thành viên trong nhóm riêng lẻ cần trợ giúp thêm về năng suất, đó là lúc các ứng dụng năng suất như Microsoft To-Do có thể hữu ích.
Câu hỏi Thường gặp
1. Ứng dụng quản lý dự án là gì?
Ứng dụng quản lý dự án là các hệ thống phần mềm cụ thể giúp các nhóm làm việc cộng tác tổ chức, lập kế hoạch và hoàn thành các nhiệm vụ công việc, đặc biệt là các nhiệm vụ có thể là một phần của một dự án lớn hơn.
2. Bảng Kanban là gì?
Bảng Kanban là một công cụ phổ biến cho các nhà quản lý dự án, cho phép các nhóm hình dung công việc của họ hiện đang được thực hiện để tối đa hóa hiệu quả. Ban Kanban đặt các nhiệm vụ riêng lẻ trên các thẻ di chuyển khi các nhiệm vụ trải qua các bước cần thiết để hoàn thành và nhiều công cụ quản lý dự án phổ biến nhất sử dụng hệ thống này.
3. Biểu đồ Gannt là gì?
Biểu đồ Gannt là một bảng phức tạp phác thảo tất cả các yếu tố của một dự án ở dạng dòng thời gian để bạn có thể thấy sự chồng chéo, phụ thuộc và các vấn đề có thể xảy ra trong quy trình làm việc của mình trước khi chúng gây ra sự chậm trễ.