Dù bạn làm việc với doanh nghiệp nhỏ hay tập đoàn lớn, có khả năng bạn cần công cụ năng suất giúp bạn và đồng nghiệp theo dõi nhiệm vụ đang chờ và hạn chót dự án. Tuy nhiên, hiện có hàng trăm app quản lý nhiệm vụ trên thị trường, nhiều cái không thực sự hữu ích như bạn nghĩ, đặc biệt cho đội nhóm quy mô khác nhau. Với đó, chúng tôi tổng hợp 7 công cụ quản lý dự án cảm thấy cung cấp tính năng và thực tiễn bất kể quy mô đội nhóm hoặc ngành nghề bạn làm.
1. Asana
Asana là công cụ quản lý nhiệm vụ linh hoạt cao, làm cho cộng tác giữa đội nhóm mọi quy mô trở nên đơn giản. Thiết kế linh hoạt, hiện đại giúp thành viên theo dõi hạn chót, theo dõi quy trình dự án, và giao tiếp về dự án cụ thể. Mặc dù có chút đường cong học tập (learning curve) khi nắm sắc thái Asana, nhiều công ty thấy đây là một trong những lựa chọn tốt nhất về quản lý dự án.
Tính năng quản lý dự án Asana
Asana là công cụ quản lý dự án khá đa năng, dễ thích ứng cho doanh nghiệp mọi quy mô bất kể ngành nghề. App cho phép thiết lập nhiều không gian làm việc (workspaces) trong tổ chức (công ty), sau đó thêm bất kỳ số lượng dự án nào trong mỗi không gian làm việc.
Asana cho phép chia dự án thành từng nhiệm vụ riêng lẻ (tasks) và thêm nhiệm vụ con (subtasks) trong nhiệm vụ để chia nhỏ thành mảnh dễ hoàn thành. Cũng cho phép thêm mô tả cho từng dự án và từng nhiệm vụ riêng, thêm bình luận và giao tiếp khác (link, tệp đính kèm) trong chính dự án hoặc dưới từng nhiệm vụ.
Thành viên đội nhóm xem nhiệm vụ dự án trong 4 bố cục (layouts) khác nhau: bảng (boards), danh sách (lists), dòng thời gian (timelines), hoặc lịch (calendars). Giúp mỗi thành viên hình dung nhiệm vụ trong dự án theo cách phù hợp nhất, tùy họ cần xem bức tranh toàn cảnh (big picture) hay xem nhiệm vụ theo thứ tự hiểu quy trình.
Asana cung cấp lineup tích hợp app mạnh mẽ giúp đội nhóm tự động hóa nhiệm vụ, chia sẻ tệp, và hơn thế. Thực tế, Asana cung cấp hơn 200 tích hợp app tổng cộng, tương thích gần như mọi app kinh doanh bạn bao giờ mơ đến. Bên cạnh đó, Asana bao gồm thứ gọi là Hacks – về cơ bản là chuỗi phím tắt bàn phím dùng hoàn thành nhanh hoặc thêm chút "phong cách" cho ngày.
Giá cả Asana
Asana cung cấp 3 cấp độ (tiers) khác nhau, cộng cấp enterprise. Dù phiên bản miễn phí, thêm tới 15 người dùng đội nhóm và lập bản đồ dự án/nhiệm vụ không giới hạn. Tuy nhiên, tính năng nâng cao như timeline, quy tắc (rules), mốc (milestones), một số tích hợp yêu cầu gói trả phí, bắt đầu 10,00 USD/tháng/người dùng.
Asana dùng dạng web, app desktop macOS/Windows, app mobile Android/iOS.
2. Monday
Monday.com cung cấp phần mềm quản lý dự án đoạt giải. Chương trình giúp công ty quản lý nhiều dự án, theo dõi thời gian dành cho nhiệm vụ, đánh giá hiệu suất với tính năng báo cáo. Monday cũng làm cộng tác giữa thành viên dễ dàng nhờ tính năng giao tiếp tích hợp.
Tính năng quản lý dự án Monday.com
Giao diện đơn giản, nhiều màu và khả năng kéo-thả (drag-and-drop) của Monday làm cho nó dễ dùng cho bất kỳ ai trong đội. Đội nhóm liệt kê dự án, quy trình, nhiệm vụ, phân công thành viên cho từng phần dự án. Cũng tạo timeline, theo dõi chính xác mỗi thành viên ở đâu trên nhiệm vụ, xem deadline dạng lịch.
Giao diện bao gồm mẫu (templates) và tùy chọn bố cục để đội quyết định xem nào phù hợp nhất. Thực tế, mỗi người dùng chọn view khác nhau cho từng dự án được phân công. Mỗi người cũng thiết lập nhiều không gian làm việc và nhiều bảng (boards) trong không gian – tiện cho người quản lý nhiều khách hàng hoặc giám sát nhiều đội trong công ty.
Monday cũng làm giao tiếp giữa thành viên dễ dàng. Trong từng nhiệm vụ, thêm mô tả, chia sẻ tệp, gửi tin nhắn, thậm chí nhắc (mention) người khác bằng tag đơn giản. Giữ mọi giao tiếp về dự án/nhiệm vụ cụ thể ở một nơi, dễ dàng cho mọi người cộng tác theo dõi tiến độ đội.
Về tích hợp, Monday.com dễ kết nối app khác doanh nghiệp dùng: Google Calendar, Slack, Dropbox, Jira, Typeform, GitHub. Hơn nữa, doanh nghiệp dùng Zapier tích hợp Monday với thêm công cụ tối đa hóa quản lý nhiệm vụ. Monday truy cập qua trình duyệt web, hoặc app tải xuống Android/iOS.
Thêm vào đó, người dùng tự động hóa một số nhiệm vụ trong Monday (giả định mua gói plan bao gồm tự động hóa). Tự động hóa khá dễ lên lịch, không cần code. Chỉ truy cập Trung tâm Tự động hóa (Automation Center) thiết lập dựa trên thời gian, thay đổi trạng thái, hoặc tính năng khác.
Giá cả Monday
Thật không may, Monday không phải app quản lý dự án giá rẻ nhất. Mặc dù có phiên bản miễn phí, chỉ bao gồm 2 người dùng và tính năng cơ bản nhất. Còn lại giá từ 8 USD/tháng/người dùng, tăng theo tính năng cần.
3. Trello
Trello là công cụ quản lý dự án kiểu bảng Kanban đơn giản. Cho phép đội tạo bảng (boards) nơi nhiệm vụ di chuyển qua các nhãn danh sách (list labels) khi thành viên tiến độ. Mặc dù thiết kế đơn giản không làm nó tuyệt vời cho dự án phức tạp, nhưng tuyệt vời cho quy trình đơn giản hoặc đội thích cách tiếp cận Kanban.
Tính năng quản lý dự án Trello
Trello hoạt động qua hệ thống đơn giản bảng (boards), hầu hết dùng theo dõi tiến độ nhiệm vụ hoặc tổ chức nhiệm vụ theo loại công việc. Thêm bao nhiêu bảng muốn vào không gian làm việc, thêm nhiệm vụ riêng (cards).
Trong từng thẻ nhiệm vụ, người dùng thêm mô tả chi tiết, gán ngày bắt đầu và hạn chót, hoặc đính kèm tệp. Cũng thêm nhãn mã màu (color-coded labels) giúp thành viên nhận diện rõ tình trạng nhiệm vụ, hoặc nhắc thành viên trong bình luận để cập nhật.
Hơn nữa, đội thêm tự động hóa (automations) giúp di chuyển nhiệm vụ qua hệ thống dễ dàng hơn. Tự động hóa có thể tự động di chuyển nhiệm vụ sang danh sách khác sau khi thêm nhãn hoặc hành động khác, hoặc lưu trữ (archive) thẻ hoàn toàn khi mục cụ thể hoàn thành. Cũng thiết lập quy tắc cho nhiệm vụ thêm bởi người cụ thể trong đội hoặc thêm qua email.
Thật không may, Trello đi kèm nhiều hạn chế, nhất là so với công cụ quản lý dự án phức tạp hơn danh sách này. Ví dụ: Trello không cung cấp swimlanes (đường bơi) hay view khác giúp cá nhân dễ theo dõi nhiệm vụ được giao. Phiên bản miễn phí cũng không cho tích hợp, nhiều tính năng bổ sung Trello cũng yêu cầu trả phí phiên bản premium.
Giá cả
Ngoài gói miễn phí, Trello cung cấp 3 cấp trả phí: standard, premium, enterprise. Mỗi cấp thêm tính năng và khả năng view, cộng dung lượng lưu trữ và tính năng khác. Các cấp trả phí dao động 5 đến 17,50 USD/người dùng/tháng tùy cấp chọn. Trello chạy trình duyệt web, app desktop tải xuống, hoặc app mobile.
4. Wrike
Wrike là app quản lý dự án mạnh mẽ đầy tính năng và tùy chọn tùy chỉnh. Nhiều mặt, Wrike thân thiện người dùng và lựa chọn lý tưởng bất kể quy mô công ty hoặc loại công việc dùng công cụ quản lý nhiệm vụ.
Tính năng Wrike
Wrike cung cấp nhiều bảng điều khiển (dashboards) tùy chỉnh bao gồm widget, ghi chú, tài nguyên khác thúc đẩy cộng tác giữa thành viên. Bảng điều khiển chính cũng giúp thấy nhiệm vụ gấp nhất, ưu tiên nhiệm vụ dựa trên hạn chót hoặc yếu tố khác.
Ngoài bảng điều khiển chính, tạo không gian làm việc (workspaces) lưu dự án và nhiệm vụ riêng. Mỗi không gian cho phép thiết lập dự án hoặc thư mục với nhiều dự án bên trong. Cũng giao tiếp với thành viên khác trong nhiệm vụ/dự án riêng, đính kèm tệp, thêm chi tiết cần thiết để làm việc hiệu quả.
Mặc dù nhiều tính năng Wrike giống công cụ quản lý dự án khác danh sách này, đa dạng view (cách xem) dự án/nhiệm vụ là lợi thế lớn. Trong dự án, có tùy chọn xem nhiệm vụ dạng danh sách, bảng, bảng biểu (table view), biểu đồ Gantt (Gantt chart), hoặc tiêu chí chỉ định khác. Điều này thực sự giúp mỗi thành viên thấy tất cả mảnh ghép và tập trung nhiệm vụ riêng, hoặc xem nhiệm vụ mình kết nối nhiệm vụ người khác trong đội như thế nào.
Giá cả
Khác hầu hết app quản lý nhiệm vụ danh sách này chỉ 2-3 cấp giá, Wrike cung cấp tổng 5 lựa chọn plan khác nhau, cộng tùy chỉnh cho đội marketing và công ty dịch vụ chuyên nghiệp. Gói miễn phí cho phép người dùng không giới hạn nhưng giới hạn tính năng. Mỗi cấp thêm tính giá theo người dùng, bắt đầu khoảng 10 USD/tháng/người dùng.
5. Smartsheet
Như tên gợi ý, Smartsheet là app quản lý dự án kiểu bảng tính (spreadsheet-style) dùng cho doanh nghiệp mọi quy mô. Mặc dù trông rất khác nhiều lựa chọn danh sách này, không có nghĩa là kém hiệu quả quản lý nhiệm vụ.
Tính năng Smartsheet
Smartsheet về cơ bản là phần mềm bảng tính như Google Sheets hay Excel, nhưng với tính năng và công cụ bổ sung giúp đội quản lý nhiệm vụ cộng tác. Hệ thống yêu cầu đường cong học tập chút hơn công cụ khác như Trello hay Asana, nhưng ai có hiểu biết cơ bản bảng tính nhanh nắm sắc thái công cụ quản lý dự án này.
Nhờ định dạng bảng tính, báo cáo nâng cao và phân tích dữ liệu dễ dàng với Smartsheet. Với báo cáo này, đội phát hiện vấn đề trong dự án, đánh giá xu hướng hoàn thành nhiệm vụ, thay đổi cần thiết. Báo cáo cũng cập nhật thời gian thực – luôn làm việc với info mới nhất mọi lúc.
Thêm vào đó, Smartsheet cung cấp mảng rộng tùy chọn tự động hóa. Qua hệ thống kéo-thả đơn giản, thiết lập tự động hóa dựa trên logic cơ bản, đường đi có điều kiện (conditional paths), và trigger (kích hoạt), hoặc tổ hợp. Smartsheet cũng tích hợp 70+ công cụ làm việc phổ biến, giúp quy trình làm việc hiệu quả hơn.
Được nói vậy, Smartsheet có thể khó cho người mới học hiểu rõ, nên không phải giải pháp lý tưởng mọi doanh nghiệp. Cũng không lý tưởng cho đội thích tùy chọn view khác, vì thiết lập Smartsheet khá giới hạn.
Giá cả
Ngoài thiết lập phức tạp, Smartsheet cũng là lựa chọn đắt giá nhất danh sách cho quản lý dự án. Thực tế, Smartsheet chỉ dùng thử miễn phí 30 ngày, sau giá từ 7 USD/tháng/người dùng. Tùy tính năng cần, có thể cần gói business 25 USD/tháng/người dùng. Điều này thực sự chán nản khi có nhiều lựa chọn rẻ hơn cho công cụ quản lý nhiệm vụ.
6. Hive
Hive quảng cáo là "nền tảng quản lý dự án đầu tiên xây dựng bởi người dùng cho người dùng". Thực tế, công ty thu thập phản hồi qua diễn đàn và dùng phát hành cập nhật nền tảng quản lý nhiệm vụ khi cơ sở người dùng tăng. Với loạt bố cục rộng rãi và danh sách tính năng dài, dễ hiểu tại sao Hive đang lấy đà như công cụ quản lý dự án.
Tính năng Hive
Hive là công cụ quản lý dự án hoàn chỉnh cung cấp mọi thứ có thể cần ở một nơi. Cung cấp khả năng quản lý nhiệm vụ mở rộng, cộng công cụ phân tích tuyệt vời giúp quản lý và lãnh đạo khác thực sự đo lường thành công đội.
Về quản lý nhiệm vụ, Hive cung cấp nhiều tùy chọn bố cục xem dự án hoặc danh sách việc (to-do list). Thực tế, có tùy chọn biểu đồ Gantt, bảng Kanban, bảng (table), danh mục đầu tư (portfolio), và view lịch. Hơn nữa, có tùy chọn Hive gọi là "team view" (xem đội) giúp quản lý xem khối lượng việc phân bổ đều giữa thành viên không.
Tuy nhiên, Hive thực sự tỏa sáng về công cụ phân tích và quản lý thời gian. Ví dụ: tính năng phân tích Hive cho phép đội xây dựng tới 3 bảng điều khiển theo dõi chỉ số hiệu suất then chốt (KPIs) và năng suất thành viên. Với đó, quản lý dự án xác định vấn đề quy trình hoặc thành viên riêng và hành động ngay. Tương tự, đội dùng timesheet (bảng chấm giờ) đo giờ dành cho nhiệm vụ/dự án khác nhau, giúp lập kế hoạch tương lai và củng cố deadline.
Khác nhiều app quản lý dự án danh sách này, Hive thực sự cho phép dùng công cụ giao tiếp như Slack hay email trong chính ứng dụng bằng cách liên kết nền tảng hiện có. Ngay cả không, cũng có tùy chọn dùng nền tảng nhắn tin riêng Hive, cũng làm giao tiếp giữa thành viên khá dễ.
Giá cả
Hive cung cấp gói miễn phí trọn đời gọi là Hive Solo, nhưng chỉ 2 người dùng – khó dùng cho doanh nghiệp nhỏ hơn vài nhân viên. Còn lại, Hive cung cấp gói Hive Teams 12 USD/tháng/người dùng, hoặc dùng enterprise phải liên hệ hỗ trợ khách hàng định giá cụ thể.
7. Notion
Cho đội cần app độc đáo kết hợp công cụ quản lý dự án với ghi chú, Notion có thể là app thử. Ứng dụng quản lý nhiệm vụ dựa trên web này hoạt động hơi khác hầu hết, nhưng tuyệt vời cho đội nhỏ cần cách tăng năng suất.
Tính năng Notion
Notion cung cấp vài tính năng quản lý nhiệm vụ cơ bản nhưng quan trọng trong thiết kế đơn giản. Phần mềm tổ chức mọi thứ vào workspaces (không gian làm việc), cho phép người dùng thêm "pages" (trang) vào workspace cho dự án/nhiệm vụ riêng. Các trang này cảm giác giống wiki hơn app quản lý nhiệm vụ, nhưng cho tự do thiết lập nhiệm vụ vì block, checklist, đính kèm tệp... dễ chèn.
Từ đó, thêm trang vào danh sách nhiệm vụ, xem nhiều cách (tùy thích). Thực tế, xem nhiệm vụ bảng Kanban, danh sách, dạng lịch, hoặc timeline.
Tuy nhiên, Notion không cung cấp tùy chọn tinh vi như nhiều công cụ quản lý dự án phức tạp danh sách này: biểu đồ Gantt, theo dõi thời gian, tích hợp app. Mặc dù nghĩa là Notion không phù hợp công ty lớn, nhưng giúp giữ mức giá khá thấp.
Giá cả
Notion cung cấp tổng 4 cấp giá, bao gồm miễn phí. Trừ cấp enterprise (liên hệ Notion định giá), thực tế lấy bất kỳ cấp khác nào dưới 10 USD/tháng/người dùng. Lợi thế lớn cho doanh nghiệp nhỏ muốn bắt đầu app quản lý nhiệm vụ cơ bản và mở rộng sau.
Công cụ quản lý dự án nào làm việc cho bạn?
Mỗi app quản lý nhiệm vụ trên có ưu/nhược điểm riêng. Đối với hầu hết đội, chỉ việc quyết định tính năng cần và bố cục nào phù hợp dự án. Tuy nhiên, đôi khi thành viên riêng cần hỗ trợ thêm năng suất, đây là lúc app năng suất như Microsoft To-Do có ích.
Câu hỏi thường gặp
1. App quản lý dự án là gì?
App quản lý dự án là hệ thống phần mềm cụ thể giúp đội làm việc cộng tác tổ chức, lập kế hoạch, hoàn thành nhiệm vụ, nhất là nhiệm vụ có thể là phần dự án lớn hơn.
2. Bảng Kanban là gì?
Bảng Kanban là công cụ phổ biến cho quản lý dự án cho phép đội hình dung công việc đang tiến hành (work in progress) để tối đa hiệu quả. Bảng Kanban đặt nhiệm vụ riêng lên thẻ (cards) di chuyển khi nhiệm vụ qua các bước cần hoàn thành, và nhiều công cụ quản lý dự án phổ biến nhất dùng hệ thống này.
3. Biểu đồ Gantt là gì?
Biểu đồ Gantt là bảng tinh vi phác thảo tất cả yếu tố dự án dạng timeline để thấy chồng chéo (overlaps), phụ thuộc (dependencies), và vấn đề tiềm ẩn quy trình làm việc trước khi gây trễ.