Không có thời gian nấu trưa? Không sao, chụp một hộp. Cần đồ ăn cắm trại không hỏng? Dễ thôi, mua đồ hộp. Chán nản gõ những phản hồi email giống nhau? Thử email hộp! Nghĩ tôi đùa? Suy nghĩ lại. Canned responses, hay canned replies, là một tính năng quá nhiều người dùng chưa bao giờ thử, nhưng một lần bạn đã thử, không có đường quay lại.
Bạn luôn nghe về canned responses của Gmail nhưng chưa bao giờ thử? Bạn nghe về nó lần đầu hôm nay? Bất kể câu trả lời của bạn, nếu bạn chưa bao giờ thử tính năng tuyệt vời này, đã đến lúc bạn nên làm, và để làm rõ hoàn toàn tại sao bạn nên làm, bài viết này sẽ nói cho bạn biết tất cả về canned responses, chính xác cái gì chúng là, khi nào chúng hữu ích và như thế nào bạn có thể dùng chúng để tiết kiệm thời gian.
Canned Responses Là Gì?
Nếu bạn đã ở đây vài năm trở lại đây, có lẽ bạn ít nhất đã nghe về canned responses. Với cái tên vui vẻ, canned responses thực sự hữu ích như đồ hộp, và khỏe hơn gấp đôi. Đơn giản nói, canned responses đến giải cứu khi bạn cần dùng cùng một đoạn văn bản trong email lại và lại. Có vô số cách dùng canned responses, như chúng ta sẽ sớm thấy, nhưng trước khi đi sâu vào đó, quan trọng là hiểu chính xác canned responses là gì.
Không matter lý do, gần như mọi người đều có những email định kỳ nói cùng một điều lại và lại. Bạn có thể gõ những phản hồi này lên mỗi lần bạn muốn gửi, nhưng bạn cũng có thể viết chúng một lần, "cho vào hộp", và lấy ra khỏi hộp mỗi khi bạn muốn dùng. Tính năng này có sẵn trên hầu như mọi nền tảng email, nhưng có lẽ được biết đến nhiều nhất và dễ dùng nhất trên Gmail.
Tại Sao Tôi Muốn Dùng Chúng?
Đơn giản nói, tại sao không? Dưới đây là một số cách dùng tuyệt vời cho canned responses:
Gửi cùng một email nhiều lần: Bạn bán hàng trên eBay, Amazon hoặc tương tự? Dùng canned responses để mô tả sản phẩm, hoặc thông báo cho người mua đã hết hàng. Cần gửi hợp đồng, câu hỏi hoặc chi tiết cho nhiều khách hàng? "Cho vào hộp" những email đó. Cần phản hồi cùng một cách cho nhiều email? Đây là việc dùng hoàn hảo cho canned responses. Thay vì gõ email từ đầu mỗi lần, hoặc copy-paste từ email cũ, chỉ cần lưu một canned response. Đây là cách dùng kinh điển.
Auto-responder thông minh: Trong Gmail, và trong bất kỳ client nào cung cấp bộ lọc tinh vi, bạn có thể dùng canned responses để thiết lập auto-responder thông minh. Điều gì làm chúng thông minh? Khi bạn thiết lập email tự động trả lời, nó được gửi cho tất cả ai liên hệ bạn, bất kể ai. Điều này không phải lúc nào cũng lý tưởng. Bạn muốn khách hàng nhận một phản hồi, gia đình nhận cái khác, và không trả lời cho phần còn lại? Chỉ cần thiết lập các canned responses khác nhau, và gắn chúng vào bộ lọc email của bạn.
Nhiều chữ ký (Multiple signatures): Nhiều email client không cho bạn dùng nhiều chữ ký cho cùng một địa chỉ email. Với canned responses, bạn có thể thiết lập một vài chữ ký khác nhau và lưu mỗi cái như một canned response. Bây giờ, khi bắt đầu viết email, bạn có thể thêm chữ ký liên quan chỉ bằng một cú nhấp.
Cách dùng sáng tạo: Không có giới hạn những gì bạn có thể làm với canned responses, tất cả phụ thuộc vào bạn muốn sáng tạo đến đâu. Bạn có danh sách mua sắm cố định? Thiết lập nó để tự động gửi khi chồng bạn email hỏi. Bạn cần giải thích cùng một chuyện lại và lại cho ai đó? Đừng lãng phí thời gian, "cho vào hộp" giải thích cơ bản và điều chỉnh khi cần. Hãy vui vẻ với nó!
Thiết Lập Canned Responses Trên Gmail
Mặc dù bạn có thể dùng các link trên để học cách thiết lập canned responses ở các nhà cung cấp và client khác, dưới đây bạn sẽ tìm thấy chính xác cách làm trên Gmail. Tại sao Gmail? Để bắt đầu, đó là thứ tôi dùng, và nếu thống kê đáng tin cậy, nó hiện là dịch vụ email phổ biến nhất thế giới, sau khi vượt qua Hotmail đầu năm nay.
Ngạc nhiên, canned responses vẫn chưa phải tính năng gốc của Gmail, và bạn sẽ cần bật nó trong tab Labs trước khi bắt đầu dùng. Để thiết lập canned response Gmail, bắt đầu bằng cách soạn thảo nó trong cửa sổ soạn thư mới. Khi xong, nhấp vào tam giác bên phải cửa sổ soạn, chọn "Canned responses" và sau đó nhấp vào "New canned response…".
Nếu bạn vẫn dùng Gmail soạn thư cũ, và tôi chắc nhiều người trong bạn vẫn dùng, quy trình hơi khác. Sau khi soạn email, tìm link "Canned responses" dưới dòng chủ đề. Bạn sẽ tìm thấy tùy chọn "New canned response…" ở đây.
Chúc mừng! Bây giờ bạn có một canned response mới. Khi bạn tiếp tục thêm chúng, bạn sẽ thấy danh sách dài ra. Hãy chắc chắn bạn không bị nhầm lẫn. Danh sách xuất hiện dưới ba tiêu đề: Insert (Chèn), Save (Lưu) và Delete (Xóa). Hai cái đầu và cuối dễ hiểu, nhưng nếu bạn chọn một trong các phản hồi của bạn dưới menu Save, bạn sẽ ghi đè nó bằng bất cứ gì bạn hiện có trên email nháp.
Để tích hợp canned response với bộ lọc, tạo bộ lọc mới qua cài đặt, và khi chọn hành động của bộ lọc, tích hộp bên cạnh “Send canned response”, và chọn phản hồi nào bạn muốn gửi.
Kết Luận
Canned responses thực sự là một trong những phát minh tốt nhất kể từ đồ hộp. Nếu bạn không làm gì khác hôm nay, hãy làm ơn bản thân và tạo một canned response. Tôi hứa, bạn sẽ không hối hận.
Bạn dùng canned responses như thế nào? Bạn có cách dùng sáng tạo để chia sẻ? Bạn được truyền cảm hứng thử tính năng sau khi đọc bài này? Kể cho chúng tôi tất cả trong bình luận.
Rất cảm ơn hình ảnh: Hình ảnh từ khóa hộp qua Shutterstock