Bạn không có thời gian để nấu bữa trưa? Không sao, lấy một lon. Bạn cần một số thức ăn chow cắm trại không tệ? Bình tĩnh, kiếm một ít đồ hộp. Bạn cảm thấy mệt mỏi khi phải gõ cùng một email trả lời? Hãy thử email đóng hộp! Nghĩ rằng tôi đang đùa? Nghĩ lại. Câu trả lời soạn trước hoặc câu trả lời soạn trước, là một tính năng mà quá nhiều người dùng thậm chí chưa bao giờ thử, nhưng một khi bạn đã thử chúng, bạn sẽ không quay lại.
Bạn đã từng nghe đến phản hồi soạn trước trong Gmail nhưng chưa bao giờ thử? Bạn có đang nghe về nó lần đầu tiên không? Bất kể câu trả lời của bạn là gì, nếu bạn chưa từng thử tính năng tuyệt vời này trước đây, thì đã đến lúc bạn nên làm vậy và để làm rõ lý do tại sao bạn nên làm như vậy, bài đăng này sẽ cho bạn biết tất cả về các câu trả lời soạn trước, chính xác là những gì họ là, khi chúng hữu ích và như thế nào bạn có thể sử dụng chúng để tiết kiệm thời gian.
Câu trả lời soạn trước là gì?
Nếu bạn đã làm việc trong vài năm qua, rất có thể bạn đã ít nhất nghe nói về các câu trả lời soạn trước. Với cái tên gây cười, phản hồi đóng hộp thực sự hữu ích như đồ hộp và tốt cho sức khỏe gấp đôi. Nói một cách đơn giản, các câu trả lời soạn trước sẽ giúp bạn giải cứu khi bạn cần sử dụng lặp đi lặp lại cùng một văn bản trong một email. Có vô số cách sử dụng cho câu trả lời soạn trước, như chúng ta sẽ thấy ngay sau đây, nhưng trước khi đi sâu vào những điều này, điều quan trọng là phải hiểu chính xác câu trả lời soạn trước là gì.
Bất kể lý do là gì, hầu như tất cả mọi người đều có những email lặp đi lặp lại cùng một điều. Bạn có thể nhập những câu trả lời này lên mỗi lần bạn muốn gửi chúng đi, nhưng bạn cũng có thể viết chúng một lần, có thể không và lấy chúng ra khỏi hộp bất cứ khi nào bạn muốn sử dụng. Tính năng này có sẵn trên hầu hết mọi nền tảng email, nhưng có lẽ được biết đến nhiều nhất và dễ sử dụng nhất trên Gmail.
Tại sao tôi muốn sử dụng chúng?
Nói một cách đơn giản, tại sao bạn lại không? Dưới đây là một số công dụng tuyệt vời cho câu trả lời soạn trước:
Gửi cùng một email nhiều lần: Bạn có bán những thứ trên eBay, Amazon hoặc những thứ tương tự không? Sử dụng câu trả lời soạn trước để mô tả sản phẩm của bạn hoặc thông báo cho người mua rằng sản phẩm đã bán hết. Bạn cần gửi hợp đồng, câu hỏi hoặc thông tin chi tiết cho nhiều khách hàng? Có thể những email. Cần trả lời theo cùng một cách cho nhiều email? Đây là cách sử dụng hoàn hảo cho các câu trả lời soạn trước. Thay vì phải gõ lại những email này từ đầu hoặc sao chép và dán từ những email cũ, chỉ cần lưu một câu trả lời soạn trước. Đây là cách sử dụng cổ điển.
Tự động trả lời thông minh: Trong Gmail và trong bất kỳ ứng dụng khách nào khác cung cấp các bộ lọc phức tạp, bạn có thể sử dụng câu trả lời soạn trước để thiết lập trình trả lời tự động thông minh. Điều gì làm cho họ thông minh? Khi bạn đặt email trả lời tự động được gửi, email đó sẽ được gửi đến tất cả những người liên hệ với bạn, bất kể người đó là ai. Điều này không phải lúc nào cũng lý tưởng. Bạn có muốn khách hàng của mình nhận được một câu trả lời, gia đình của bạn nhận được một câu trả lời khác và hoàn toàn không trả lời phần còn lại? Chỉ cần thiết lập các câu trả lời soạn trước khác nhau và gắn chúng vào bộ lọc email của bạn.
Nhiều chữ ký: Nhiều ứng dụng email không cho phép bạn sử dụng nhiều chữ ký cho cùng một địa chỉ email. Với câu trả lời soạn trước, bạn có thể thiết lập một số chữ ký khác nhau và lưu chúng dưới dạng phản hồi soạn trước. Bây giờ, khi bắt đầu viết email, bạn có thể thêm chữ ký liên quan bằng một cú nhấp chuột.
Sử dụng quảng cáo: Không có giới hạn cho những gì bạn có thể làm với câu trả lời soạn trước, tất cả phụ thuộc vào mức độ sáng tạo mà bạn muốn trở thành. Bạn có một danh sách hàng tạp hóa không? Thiết lập để nó được gửi tự động khi chồng bạn gửi email yêu cầu bạn gửi. Bạn có cần giải thích điều tương tự lặp đi lặp lại với ai đó không? Đừng lãng phí thời gian, có thể giải thích cơ bản và điều chỉnh nó khi cần thiết. Chúc bạn vui vẻ với nó!
Thiết lập câu trả lời soạn trước trong Gmail
Mặc dù bạn có thể sử dụng các liên kết ở trên để tìm hiểu cách thiết lập câu trả lời soạn trước trong các nhà cung cấp và khách hàng khác nhau, bên dưới bạn sẽ tìm thấy chính xác cách thực hiện việc này trong Gmail. Tại sao sử dụng Gmail? Đối với những người mới bắt đầu, đó là những gì tôi sử dụng và nếu số liệu thống kê đáng tin cậy, nó hiện là dịch vụ email phổ biến nhất thế giới, sau khi vượt qua Hotmail vào đầu năm nay.
Đáng ngạc nhiên là các câu trả lời soạn trước vẫn không phải là một tính năng riêng của Gmail và bạn sẽ cần bật tính năng này trong tab Labs trước khi có thể bắt đầu sử dụng. Để thiết lập phản hồi soạn trước trong Gmail, hãy bắt đầu bằng cách soạn thư trong cửa sổ email mới. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào hình tam giác ở bên phải của cửa sổ soạn thư, chọn “ Câu trả lời soạn trước ”Rồi nhấp vào“ Câu trả lời soạn trước mới… ”.
Nếu bạn vẫn đang sử dụng bản soạn thư cũ của Gmail và tôi chắc rằng nhiều người trong số bạn cũng vậy, thì quá trình này hơi khác một chút. Sau khi soạn email, hãy tìm “ Câu trả lời soạn trước ”Dưới dòng tiêu đề. Bạn sẽ tìm thấy “ Câu trả lời soạn trước mới… ”Tùy chọn tại đây.
Xin chúc mừng! Bây giờ bạn có một câu trả lời soạn trước mới. Khi bạn tiếp tục thêm chúng, bạn sẽ thấy danh sách ngày càng dài ra. Tuy nhiên, hãy đảm bảo rằng bạn không bị nhầm lẫn. Danh sách xuất hiện dưới ba tiêu đề: Chèn, Lưu và Xóa . Câu trả lời đầu tiên và thứ ba là tự giải thích, nhưng nếu bạn chọn một trong các câu trả lời của mình trong phần Lưu , bạn sẽ ghi đè nó bằng bất cứ thứ gì bạn hiện có trong email nháp của mình.
Để tích hợp câu trả lời soạn trước với một bộ lọc, hãy tạo một bộ lọc mới thông qua cài đặt và khi chọn hành động của bộ lọc, hãy chọn hộp bên cạnh “Gửi câu trả lời soạn trước ”Và chọn câu trả lời bạn muốn gửi.
Kết luận
Phản hồi đóng hộp thực sự là một trong những phát minh tốt nhất kể từ thực phẩm đóng hộp. Nếu hôm nay bạn không làm gì khác, hãy tự giúp mình và tạo một câu trả lời soạn trước. Tôi hứa với bạn, bạn sẽ không hối tiếc.
Bạn sử dụng câu trả lời soạn trước như thế nào? Bạn có cách sử dụng sáng tạo để chia sẻ? Bạn có cảm hứng để thử tính năng này sau khi đọc bài viết này không? Hãy cho chúng tôi biết tất cả trong phần bình luận.
Tín dụng hình ảnh:Hình ảnh từ đóng hộp qua Shutterstock