Nếu bạn thấy mình viết cùng những email lại và lại và ước gì bạn có thể lên lịch nhắc nhở và theo dõi (follow-up), có lẽ đã đến lúc thiết lập phản hồi tự động và email lên lịch. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách làm điều này trong Mozilla Thunderbird, ứng dụng email máy tính để bàn đa nền tảng, miễn phí, và mã nguồn mở.
Lưu ý: Chúng tôi đã dùng phiên bản Windows của Thunderbird. Tuy nhiên, hướng dẫn của chúng tôi như nhau áp dụng cho phiên bản Mac và Linux, mặc dù giao diện có thể khác một chút.
Bộ Lọc Phản Hồi Tự Động
Bộ lọc phản hồi tự động cho phép bạn xác định bộ lọc cho email đến và ghép chúng với tin nhắn mẫu. Khi email kích hoạt bộ lọc, người gửi sẽ tự động nhận được phản hồi mẫu. Dưới đây là ví dụ nơi bộ phản hồi tự động có thể hữu ích:
- Trả lời các câu hỏi phổ biến.
- Thiết lập bộ phản hồi ngoài văn phòng khi bạn đang nghỉ phép (cách làm trong Outlook).
- Xác nhận bạn đã nhận email và sẽ phản hồi sớm nhất có thể.
Bây giờ hãy xem cách bạn có thể tạo phản hồi tự động trong Mozilla Thunderbird.
Thiết Lập Mẫu Tin Nhắn Của Bạn
Để tạo mẫu của bạn, dùng Menu Bar (thanh menu) để đi đến File > Mới (New) > Tin Nhắn (Message) hoặc — nếu bạn đang dùng Mail Toolbar (thanh công cụ thư) — nhấp nút Viết (Write) để bắt đầu email mới hoặc đơn giản nhấn phím tắt CTRL + N (Command + N trên Mac).
Tiếp theo, soạn thảo tin nhắn như thể bạn đang viết một email bình thường. Nhớ thêm Chủ Đề (Subject)!
Bây giờ lưu tin nhắn của bạn làm mẫu. Trong Menu Bar của email, đi đến File > Lưu Dưới Dạng (Save As) > Mẫu (Template). hoặc — trong Composition Toolbar (thanh công cụ soạn thảo) — mở rộng menu thả xuống Lưu (Save) và nhấp Mẫu (Template).
Viết bao nhiêu mẫu bạn cần, sau đó tiến hành tạo bộ lọc của bạn.
Mẹo: Nếu bạn không thấy bất kỳ menu hoặc thanh công cụ nào được đề cập ở trên, nhấp chuột phải vào chỗ trống của thanh công cụ hiển thị để xem menu bổ sung nào có sẵn. Đặt dấu kiểm bên cạnh bất kỳ thanh công cụ nào bạn thiếu để làm cho chúng hiện ra.
Thiết Lập Bộ Lọc Tin Nhắn Của Bạn
Quay lại Menu Bar của Thunderbird, đi đến Công Cụ (Tools) > Bộ Lọc Tin Nhắn (Message Filters...) để mở cửa sổ tương ứng.
Trong cửa sổ Bộ Lọc Tin Nhắn, nhấp nút Mới (New...) để bắt đầu thiết lập bộ lọc mới.
Lưu ý: Nếu bạn dùng nhiều tài khoản email trong Thunderbird, hãy chắc chắn đặt địa chỉ email bộ lọc của bạn nên áp dụng cho dưới Bộ Lọc Cho (Filters for).
Bắt đầu bằng cách đặt Tên Bộ Lọc (Filter name). Điều này nên là thứ bạn dễ dàng nhận ra, trong trường hợp bạn cần chỉnh sửa bộ lọc sau này.
Dưới Áp Dụng Bộ Lọc Khi (Apply filter when), chỉ dẫn Thunderbird khi nào chạy bộ lọc. Ví dụ, nếu bạn muốn xem tất cả thư trước khi gửi phản hồi tự động, chọn Chạy Thủ Công (Manually Run). Lợi thế của chạy bộ lọc thủ công là bạn có thể áp dụng chúng cho thư mục được chọn chỉ. Để lọc tất cả thư đến, chọn Nhận Thư Mới (Getting New Mail). Cho dù việc này được làm trước hay sau Phân Loại Rác (Junk Classification) không quan trọng, trừ khi bạn không thể khiến Thunderbird lọc thân email chính xác; trong trường hợp đó, chọn Lọc Sau Phân Loại Rác (Filter after Junk Classification).
Lưu ý: Bạn cũng có thể đặt bộ lọc chạy khi Lưu Trữ (Archiving) hoặc Sau Khi Gửi (After Sending) email, nghĩa là bạn có thể dùng bộ lọc để tổ chức thư của mình. Cho bộ phản hồi tự động của chúng ta, các tùy chọn này kém thú vị hơn.
Bây giờ đến lúc đặt quy tắc của bạn. Trước tiên, quyết định bộ lọc nên Khớp Tất Cả Các Điều Kiện Sau (Match all of the following) hay Khớp Bất Kỳ Điều Kiện Sau (Match any of the following rules). Sau đó soạn thảo quy tắc của bạn. Tiêu chí bộ lọc có thể áp dụng cho bất cứ thứ gì từ chủ đề email đến ai được CC và bạn thậm chí có thể tạo tiêu chí tùy chỉnh. Cho mục đích của chúng ta, Chủ Đề (Subject) và Thân (Body) nên đủ. Nhấp biểu tượng + để thêm quy tắc bổ sung. Nhấp nút -- sẽ xóa quy tắc tương ứng.
Lưu ý: Bạn cũng có thể làm cho Thunderbird Khớp Tất Cả Tin Nhắn (Match all messages), điều này không cho phép bạn đặt bất kỳ quy tắc nào. Tính năng này hữu ích nếu bạn cần xử lý hàng loạt email đến từ một địa chỉ cụ thể (được chọn ở bước đầu tiên). Ví dụ, bạn có thể có tài khoản email rác và muốn tự động xóa tất cả email đến.
Cuối cùng, Thunderbird cần biết làm gì với tin nhắn khớp với quy tắc của bạn. Dưới Thực Hiện Những Hành Động Này (Perform these actions) bạn có thể chọn Trả Lời Với Mẫu (Reply with Template), sau đó chọn mẫu của bạn. Bạn cũng có thể đặt quy tắc bổ sung, như di chuyển tin nhắn đến một thư mục cụ thể.
Khi bạn hài lòng với bộ lọc, nhấp OK để lưu.
Mẹo: Bạn có thể thiết lập nhiều giai đoạn bộ lọc để làm việc cùng nhau. Dưới đây là ảnh chụp màn hình tất cả tiêu chí bộ lọc và hành động có sẵn. Ví dụ, bạn có thể thiết lập bộ lọc tự động di chuyển tất cả tin nhắn đến vào thư mục, dựa trên quy tắc của bạn, nhưng không kích hoạt phản hồi tự động. Bây giờ bạn có thời gian kiểm tra xem có gì trong những thư mục đó và di chuyển thư vào và ra khỏi theo cần thiết. Cuối cùng, bạn có thể chạy thủ công các bộ lọc phản hồi tự động khác nhau trên các thư mục cụ thể.
Tạo Email Lên Lịch (Scheduled Email)
Một tính năng độc đáo khác bạn có thể bật trong Thunderbird là tạo email lên lịch. Nó có nghĩa là Thunderbird sẽ gửi những email đó vào một thời gian cụ thể trong tương lai. Tính năng này sẽ thực sự hữu ích để gửi nhắc nhở, hoặc cho chính bạn, bạn bè, hoặc nhóm người.
Vì đây không phải là tính năng mặc định của Thunderbird, chúng ta sẽ cần nhờ đến tiện ích mở rộng gọi là Send Later. Tiện ích mở rộng này tương tự như Boomerang cho Gmail, trừ việc nó miễn phí và không giới hạn.
Cài Đặt Send Later
Cách dễ nhất để cài đặt tiện ích mở rộng Thunderbird là trực tiếp qua Trình Quản Lý Tiện Ích Mở Rộng (Add-ons Manager). Nhấp biểu tượng Menu Thunderbird (ba gạch dọc) và chọn Tiện Ích Mở Rộng (Add-ons). Trong Trình Quản Lý Tiện Ích Mở Rộng, chuyển sang tab Extensions (Phần Mở Rộng). Tìm hộp tìm kiếm ở góc trên bên phải và tìm kiếm tất cả tiện ích mở rộng cho Send Later. Nhấp Cài Đặt (Install) bên cạnh kết quả khớp của bạn.
Tiện ích mở rộng của bạn sẽ tải xuống và cài đặt trong một bước. Nhấp Khởi Động Lại Ngay (Restart now) để hoàn tất cài đặt.
Trước khi bạn đi dùng tiện ích mở rộng, quay lại Trình Quản Lý Tiện Ích Mở Rộng > Extensions và mở Tùy Chọn Send Later. Ở đây bạn có thể thiết lập Tùy Chọn Send Later của bạn, bao gồm cài đặt Chung (General), phím tắt Shortcuts tùy chỉnh cho các độ trễ gửi khác nhau, và tùy chọn Nâng Cao (Advanced).
Mẹo: Chọn "Gửi" Làm "Gửi Sau" ("Send" does "Send Later") nếu bạn muốn có thể hủy tin nhắn bạn vô tình gửi.
Sử Dụng Send Later
Lần tới khi bạn đã viết email bạn muốn gửi sau, đi đến File > Gửi Sau (Send Later) hoặc nhấn CTRL + SHIFT + RETURN.
Trong cửa sổ bật lên Gửi Email Này Sau (Send this email later), đặt ngày và giờ dưới Gửi Lúc (Sent at), chọn chế độ Lặp Lại (Recur) nếu bạn muốn email này lặp lại, và chọn một trong các tùy chọn khác nếu cần.
Email Của Bạn Được Kiểm Soát
Hai tính năng này nên giúp bạn giữ email của mình dưới kiểm soát. Chúng cũng làm nổi bật lợi thế lớn của Thunderbird so với webmail: kho tiện ích mở rộng rộng lớn chứa giải pháp cho bất cứ điều gì bạn muốn làm.
Bạn dùng bộ lọc và tiện ích mở rộng như thế nào để tổ chức email trong Thunderbird? Chia sẻ thủ thuật và tiện ích mở rộng bạn thích nhất trong bình luận bên dưới!
Bản gốc được viết bởi Jeffry Thurana vào ngày 19 tháng 1 năm 2011.