Nếu bạn thấy mình viết đi viết lại những email giống nhau và muốn lên lịch nhắc nhở và theo dõi, thì có thể đã đến lúc thiết lập trả lời tự động và email đã lên lịch. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách thực hiện điều này trong Mozilla Thunderbird, ứng dụng email khách trên máy tính để bàn đa nền tảng, miễn phí và mã nguồn mở.
Lưu ý: Chúng tôi đã sử dụng phiên bản Windows của Thunderbird. Tuy nhiên, các hướng dẫn của chúng tôi đều áp dụng cho các phiên bản Mac và Linux, mặc dù giao diện có thể hơi khác một chút.
Bộ lọc Phản hồi Tự động
Bộ lọc trả lời tự động cho phép bạn xác định bộ lọc cho các email đến và ghép nối chúng với một tin nhắn mẫu. Khi một email kích hoạt bộ lọc, người gửi sẽ tự động nhận được phản hồi mẫu. Dưới đây là các ví dụ mà một trình tự động trả lời có thể hữu ích:
- Trả lời các câu hỏi phổ biến.
- Thiết lập một người trả lời không có mặt tại văn phòng khi bạn đang đi nghỉ (cách thực hiện việc này trong Outlook).
- Xác nhận rằng bạn đã nhận được email và sẽ trả lời trong thời gian sớm nhất.
Bây giờ, hãy xem cách bạn có thể tạo phản hồi tự động trong Mozilla Thunderbird.
Thiết lập Mẫu tin nhắn của bạn
Để tạo mẫu của bạn, hãy sử dụng Thanh Trình đơn để đi tới Tệp> Mới> Tin nhắn hoặc - nếu bạn đang sử dụng Thanh công cụ Thư - hãy nhấp vào nút Viết để bắt đầu một email mới hoặc chỉ cần nhấn phím tắt CTRL + N (Command + N trên Mac).
Tiếp theo, soạn tin nhắn như thể bạn đang viết một email thông thường. Hãy nhớ thêm Chủ đề!
Bây giờ hãy lưu tin nhắn của bạn dưới dạng mẫu. Trong Thanh trình đơn của email, đi tới Tệp> Lưu dưới dạng> Mẫu . hoặc - trong Thanh công cụ sáng tác - mở rộng Lưu thả xuống và nhấp vào Mẫu .
Viết bao nhiêu mẫu tùy ý, sau đó tiến hành tạo bộ lọc của bạn.
Mẹo: Nếu bạn không thể thấy bất kỳ menu hoặc thanh công cụ nào được đề cập ở trên, hãy nhấp chuột phải vào vị trí trống của thanh công cụ hiển thị để xem có những menu bổ sung nào. Đặt dấu kiểm bên cạnh bất kỳ thanh công cụ nào bạn đang thiếu để làm cho chúng hiển thị.
Thiết lập bộ lọc tin nhắn của bạn
Quay lại Thanh trình đơn Thunderbird của bạn, đi tới Công cụ> Bộ lọc tin nhắn ... để mở cửa sổ tương ứng.
Trong cửa sổ Bộ lọc Thư, nhấp vào nút Mới ... để bắt đầu thiết lập bộ lọc mới.
Lưu ý: Nếu bạn sử dụng nhiều tài khoản email trong Thunderbird, hãy nhớ đặt địa chỉ email mà bộ lọc của bạn sẽ áp dụng trong Bộ lọc cho .
Bắt đầu bằng cách đặt Tên bộ lọc . Đây phải là thứ bạn có thể dễ dàng nhận ra, trong trường hợp bạn cần chỉnh sửa bộ lọc của mình sau này.
Trong Áp dụng bộ lọc khi , hướng dẫn Thunderbird khi nào chạy bộ lọc. Ví dụ:nếu bạn muốn xem tất cả thư trước khi gửi phản hồi tự động, hãy chọn Chạy theo cách thủ công . Ưu điểm của việc chạy bộ lọc theo cách thủ công là bạn chỉ có thể áp dụng chúng cho các thư mục đã chọn. Để lọc tất cả thư đến, hãy chọn Nhận thư mới . Việc này có được thực hiện trước hay sau khi Phân loại rác không quan trọng, trừ khi bạn không thể yêu cầu Thunderbird lọc cơ thể một cách chính xác; trong trường hợp đó, hãy sử dụng Lọc sau khi Phân loại rác .
Lưu ý: Bạn cũng có thể đặt bộ lọc để chạy khi Lưu trữ hoặc Sau khi gửi email, nghĩa là bạn có thể sử dụng bộ lọc để sắp xếp thư của mình. Đối với trình trả lời tự động của chúng tôi, các tùy chọn này ít thú vị hơn.
Bây giờ là lúc để thiết lập các quy tắc của bạn. Trước tiên, hãy quyết định xem bộ lọc có nên Đối sánh tất cả hay không trong số những điều sau hoặc Đối sánh bất kỳ trong số các quy tắc sau . Sau đó soạn các quy tắc của bạn. Tiêu chí bộ lọc có thể áp dụng cho bất kỳ thứ gì từ email chủ đề đến người đã được CC và bạn thậm chí có thể tạo tiêu chí tùy chỉnh. Đối với mục đích của chúng tôi, Chủ đề và Nội dung nên đủ. Nhấp vào + biểu tượng để thêm các quy tắc bổ sung. Nhấp vào - sẽ xóa quy tắc tương ứng.
Lưu ý: Bạn cũng có thể đặt Thunderbird thành Đối sánh tất cả các tin nhắn , điều này sẽ không cho phép bạn thiết lập bất kỳ quy tắc nào. Tính năng này hữu ích nếu bạn cần xử lý hàng loạt email đến từ một địa chỉ cụ thể (được chọn ở bước đầu tiên). Ví dụ:bạn có thể có một tài khoản email spam và muốn tự động xóa tất cả các email đến.
Cuối cùng, Thunderbird cần biết phải làm gì với các tin nhắn phù hợp với quy tắc của bạn. Trong Thực hiện các tác vụ này bạn có thể chọn Trả lời bằng mẫu , sau đó chọn mẫu của bạn. Bạn cũng có thể đặt các quy tắc bổ sung, chẳng hạn như chuyển thư vào một thư mục cụ thể.
Khi bạn hài lòng với bộ lọc của mình, hãy nhấp vào OK để tiết kiệm.
Mẹo: Bạn có thể thiết lập nhiều giai đoạn của bộ lọc để hoạt động cùng nhau. Dưới đây là ảnh chụp màn hình của tất cả các hành động và tiêu chí bộ lọc có sẵn. Ví dụ:bạn có thể thiết lập bộ lọc tự động để di chuyển tất cả các thư đến vào các thư mục, dựa trên các quy tắc của bạn, nhưng không kích hoạt phản hồi tự động. Bây giờ bạn có thời gian để kiểm tra kỹ những gì trong các thư mục đó và chuyển thư vào và ra khi cần thiết. Cuối cùng, bạn có thể chạy thủ công các bộ lọc phản hồi tự động khác nhau trên các thư mục cụ thể.
Tạo một email đã lên lịch
Một tính năng độc đáo khác mà bạn có thể bật trong Thunderbird là tạo email theo lịch trình. Nó có nghĩa là Thunderbird sẽ gửi những email đó vào một thời gian cụ thể trong tương lai. Tính năng này sẽ thực sự hữu ích để gửi lời nhắc, cho chính bạn, bạn bè của bạn hoặc cho các nhóm người.
Vì đây không phải là tính năng Thunderbird mặc định, chúng tôi sẽ cần sử dụng tiện ích bổ sung có tên Gửi sau. Tiện ích bổ sung này tương tự như Boomerang dành cho Gmail, ngoại trừ việc nó miễn phí và không giới hạn.
Thiết lập Gửi sau
Cách dễ nhất để cài đặt tiện ích bổ sung Thunderbird là trực tiếp thông qua Trình quản lý tiện ích bổ sung. Nhấp vào biểu tượng Trình đơn Thunderbird (ba đường dọc) và chọn Tiện ích bổ sung . Trong Trình quản lý tiện ích bổ sung , chuyển đổi hoàn toàn Tiện ích mở rộng chuyển hướng. Tìm hộp tìm kiếm ở trên cùng bên phải và tìm kiếm tất cả các tiện ích bổ sung cho Gửi sau . Nhấp vào Cài đặt bên cạnh trận đấu của bạn.
Tiện ích bổ sung của bạn sẽ tải xuống và cài đặt trong một bước. Nhấp vào Khởi động lại ngay bây giờ để hoàn tất cài đặt.
Trước khi bạn bắt đầu sử dụng tiện ích bổ sung, hãy quay lại Trình quản lý tiện ích bổ sung> Tiện ích mở rộng và mở Tùy chọn gửi sau . Tại đây, bạn có thể thiết lập Tùy chọn Gửi sau của mình , bao gồm cả Genera l cài đặt, bàn phím tùy chỉnh Phím tắt đối với các độ trễ gửi khác nhau và Nâng cao tùy chọn.
Mẹo: Chọn "Gửi" rồi chọn "Gửi sau" nếu bạn muốn có thể hủy một tin nhắn mà bạn đã vô tình gửi.
Sử dụng Gửi sau
Lần tới khi bạn viết email bạn muốn gửi sau, hãy chuyển đến Tệp> Gửi sau hoặc nhấn CTRL + SHIFT + RETURN .
Trong phần Gửi email này sau cửa sổ bật lên, đặt ngày và giờ trong Đã gửi lúc , chọn một Định kỳ nếu bạn muốn email này lặp lại và chọn một trong các tùy chọn khác nếu cần.
Email của bạn đang được kiểm soát
Hai tính năng này sẽ giúp bạn kiểm soát email của mình. Họ cũng nêu bật lợi thế lớn của Thunderbird so với các ứng dụng email trực tuyến:một kho lưu trữ tiện ích bổ sung mở rộng chứa giải pháp cho bất cứ điều gì bạn muốn làm.
Làm cách nào để bạn sử dụng các bộ lọc và tiện ích bổ sung để sắp xếp email của mình trong Thunderbird? Chia sẻ thủ thuật của bạn và tiện ích bổ sung nào bạn thích nhất trong phần nhận xét bên dưới!
Nguyên văn bởi Jeffry Thurana vào ngày 19 tháng 1 năm 2011.