Bạn không thể trở thành một trong những công ty lớn nhất hành tinh nếu không biết một vài mẹo năng suất. Và đó chưa kể các công cụ năng suất do Google tạo ra.
Google có những người lãnh đạo xuất sắc nhất trong nhân sự, như Eric Schmidt, Sergey Brin, và Larry Page. Công ty nổi tiếng với các thực hành như yêu cầu nhân viên dành 20% thời gian cho dự án cá nhân. Và còn nhiều hơn thế nữa.
1. Sử Dụng Hệ Thống Tứ Quadrant Để Tổ Chức Việc Cần Làm
Không, các chuyên gia năng suất, đây không phải là Ma Trận Eisenhower để ưu tiên danh sách việc cần làm, dù nó trông tương tự. Thomas Davies, Giám Đốc tại Google for Work, có một hệ thống mới để chia trách nhiệm công việc của bạn và hoàn thành mọi thứ.
Bắt đầu bằng cách tạo bốn quadrant. Ba trong số đó sẽ về ba phần quan trọng nhất trong công việc của bạn. Quadrant thứ tư sẽ là "nhiệm vụ giao dịch (transactional tasks)."
Nhiệm vụ giao dịch là bất kỳ hoạt động nào bạn cần làm một lần, và chúng nhanh chóng. Nó có thể nhỏ như gọi cho khách hàng hoặc trả lời email. Nếu bạn sẽ xong nó nhanh, nhiệm vụ đó vào đây.
Quy trình không về việc có bốn quadrant mà bạn dành 25% thời gian cho mỗi cái. Hệ thống này, Davies nói, nhằm mục đích làm cho bạn ý thức về nhiệm vụ trong các khía cạnh khác nhau của công việc, và làm chúng trong khi duy trì sự cân bằng.
Đây là một hoạt động hoàn hảo để tổ chức trong Trello, hoặc một trong những bảng kanban thay thế Trello tốt nhất.
2. Giải Quyết "Vấn Đề Nghiên Cứu Zero-Triệu Đô La"
Là CEO của Alphabet (công ty hiện sở hữu Google), góc nhìn của Larry Page rộng hơn hầu hết mọi người. Nhưng bạn vẫn có thể học được nhiều từ cách ông suy nghĩ.
Trong một phỏng vấn với Fortune, Page nói dài dòng về giải quyết "vấn đề nghiên cứu zero-triệu đô la". Ý tưởng là tìm một vấn đề thú vị mà không ai đang làm việc, và sau đó tự giải quyết nó.
Có hàng nghìn vấn đề nhỏ như vậy trong bất kỳ nhóm hoặc văn phòng nào, không quan trọng kích thước. Lớn về mặt chung, bạn than phiền về chúng nhưng bỏ qua chúng. Bạn có bao giờ thử giải quyết vấn đề?
3. Làm Báo Cáo Tuần Và Đặt Mục Tiêu Tuần
Một trong những thực hành sớm nhất của Google đã cực kỳ có lợi cho các công ty khác. Nó được gọi là Snippets và yêu cầu nhân viên dành một phút để xem lại những gì họ đang làm.
Mỗi tuần, tất cả nhân viên Google được yêu cầu viết một Snippet và gửi email cho quản lý của họ. Snippet có tất cả những gì họ hoàn thành trong tuần trước, và những gì họ hy vọng đạt được trong tuần tới. Kế hoạch tuần tới của họ sau đó được đăng công khai để bất kỳ ai cũng thấy. Như chúng ta biết, đôi khi danh sách việc cần làm công khai có thể giúp bạn nếu không có gì khác giúp được.
Hệ thống Snippets cực kỳ phổ biến và được các công ty khác áp dụng. Mặc dù không tiện khi gõ và gửi, đó là thực hành giúp bạn có trách nhiệm hơn. Tổng thể, bạn sẽ có hiểu biết tốt hơn về những gì bạn đang làm và bạn đang đi đâu.
4. Đặt Mục Tiêu Công Khai Và Đo Lường Chúng Với OKRs
Kể từ năm 1999, Google đã dùng hệ thống mục tiêu gọi là Mục Tiêu và Kết Quả Then Chốt (OKRs) để điều động các đội nhóm. Nó sẽ thay đổi cách bạn làm việc.
Trong hệ thống OKR của Google, các đội nhóm đặt mục tiêu tham vọng trong một khung thời gian — nó nên dường như gần như không thể. Sau đó, xác định các lĩnh vực kết quả then chốt có thể đo lường và định lượng sẽ đưa đội nhóm đến mục tiêu đó. Tốt nhất, bạn cần ba mục tiêu và khoảng 3-5 lĩnh vực kết quả then chốt cho mỗi mục tiêu.
Khi đó xong, làm cho OKRs công khai để mọi người đều thấy. Và sau đó mỗi thành viên đội nhóm cập nhật kết quả khi chúng đạt được. Đây là chiến lược được khoa học thành công của việc đặt mục tiêu hỗ trợ.
Đối với dự án cá nhân, bạn vẫn có thể dùng OKRs. Chúng không phải là danh sách việc cần làm chia sẻ, cuối cùng, chúng là mục tiêu được chia sẻ. Để biết thêm thông tin, Google đã tạo hướng dẫn đặt mục tiêu với OKRs.
5. Tuân Thủ "9 Quy Tắc Email" Của Eric Schmidt
Ít người biết nhiều hơn về email và ứng xử email hơn Eric Schmidt, Chủ Tịch và cựu CEO của công ty. Schmidt viết chín quy tắc để quản lý hộp thư đến tốt hơn.
- Phản hồi nhanh chóng.
- Khi viết email, mỗi từ đều quan trọng, và văn xuôi vô ích thì không. Hãy súc tích trong việc truyền đạt.
- Làm sạch hộp thư đến liên tục.
- Xử lý email theo thứ tự LIFO (last in, first out - vào sau ra trước).
- Hãy tự hỏi, "Tôi nên đã chuyển tiếp cái gì mà không làm?"
- Khi bạn dùng BCC, hãy tự hỏi xem có cần thiết không.
- Đừng hét. Không viết HOA tất cả.
- Chuyển tiếp email quan trọng cho chính bạn và thêm từ khóa bạn có thể dùng trong tìm kiếm sau này.
- CC cho chính bạn trên email bạn cần theo dõi và gán nhãn Follow-Up (Theo Dõi).
6. Tạo Thói Quen Tâm Lý Mới Của Sự Biết Ơn (Compassion)
Chade-Meng Tan, người truyền cảm hứng tại Google, đã nói rằng thành công của công ty nằm ở cách nó xây dựng văn hóa biết ơn tại nơi làm việc. Một phần của đó, ông thêm, là xây dựng một thói quen tâm lý mới cho bản thân bạn.
"Hãy tưởng tượng bất cứ khi nào bạn gặp bất kỳ người nào khác, suy nghĩ đầu tiên theo bản năng, thói quen của bạn là, 'Tôi muốn bạn hạnh phúc.' Hãy tưởng tượng bạn có thể làm điều đó," Tan nói trong bài nói TED của ông. "Việc có thói quen này, thói quen tâm lý này, thay đổi mọi thứ tại công việc. Vì thiện chí tốt này được người khác nhận ra, và nó tạo ra niềm tin. Và niềm tin tạo ra rất nhiều mối quan hệ làm việc tốt."
Không quan trọng công việc của bạn là gì, nó sẽ liên quan đến tương tác với người khác. Nếu bạn tốt hơn ở những tương tác này, toàn bộ môi trường sẽ hữu ích và năng suất hơn. Đó là lý do sự biết ơn là một trong những chiến thuật hạnh phúc để bắt đầu học hôm nay.
7. Bảo Vệ Thời Gian "Tạo Tác" (Make Time) Của Bạn
Lâu lắm rồi, Google chia lực lượng lao động của mình thành "người tạo (makers)" và "người quản lý (managers)": người quản lý xử lý nhóm trong khi người tạo tạo ra sản phẩm. Kể từ đó, một số nhân viên đã thấy vai trò của họ chồng chéo. Đã đến lúc mọi người trở thành "người tạo" và bảo vệ "thời gian tạo tác" của họ, nói Jeremiah Dillon, Trưởng Marketing Sản Phẩm cho Google Apps for Work. Đây là triết lý chúng ta đều có thể áp dụng.
Không quan trọng vai trò bạn làm trong tổ chức, tạo ra điều mới thường là cách dùng thời gian tốt nhất của bạn. Dillon nói chúng ta đều cần là người tạo để chúng ta đều tạo ra điều mới, thay vì chỉ cố quản lý những gì đã tồn tại. Mặc dù quản lý quan trọng, nó không thỏa mãn như tạo tác. Với góc nhìn đó, bạn cần thay đổi cách bạn quản lý thời gian.
Đối với người tạo, quản lý thời gian là then chốt, Dillon nói. Không quan trọng bạn làm gì, bạn nên lên lịch một khe "Tạo Tác" (Make) trong ngày làm việc và không thỏa hiệp trên đó. Điều này sẽ dẫn đến sự tăng trưởng, dù như một cá nhân hay tổ chức. Ngay cả internet cũng có thể làm bạn sáng tạo hơn bao giờ hết.
Một thí nghiệm nhanh trong Google thấy rằng một khe "Tạo Tác" chuyên biệt giúp tất cả người liên quan. Khi bạn làm điều đó, bước tiếp theo là bảo vệ lịch "Tạo Tác" của chính bạn, và không xâm phạm vào của người khác.
8. Cuộc Họp Cần Mục Tiêu Trước Và Sau
Mọi nhân viên văn phòng đều quen với cuộc họp đi không đâu. Cuối cùng, bạn còn lại tự hỏi tại sao tất cả mọi người tụ tập trong phòng họp đó. Tại Google, tất cả cuộc họp có mục tiêu trước và sau.
Googler Lisa Conquergood nói với Fast Company rằng tại Google, họ biết mục tiêu của mỗi cuộc họp trước khi vào, và sau cuộc họp, những bước hành động nào họ cần thực hiện. Bạn có thể nói điều đó về công ty của bạn?
9. Công Thức Để Được Trả Lương Xứng Đáng Với Giá Trị Của Bạn
Công việc là về bồi thường. Nếu bạn không được thưởng đúng đắn cho nỗ lực của bạn, bạn sẽ thiếu động lực và ý chí. Làm sao để đảm bảo bạn nhận được mức lương đúng? Bằng cách khung định giá trị của bạn đúng cách.
Trưởng Nhân Sự của Google Laslo Block nói rằng trong bất kỳ sơ yếu lý lịch (hoặc đánh giá) nào, bạn cần tuân thủ một công thức đơn giản. Điều này sẽ đảm bảo bạn được trả lương xứng đáng. Block nói với The New York Times:
"Chìa khóa là khung định điểm mạnh của bạn như: 'Tôi đã hoàn thành X, so với Y, bằng cách làm Z.' Hầu hết mọi người sẽ viết sơ yếu lý lịch như này: 'Viết bài bình luận cho The New York Times.' Tốt hơn sẽ là nói: 'Đã có 50 bài quan điểm được xuất bản so với trung bình 6 của hầu hết tác giả bài quan điểm nhờ cung cấp cái nhìn sâu sắc vào lĩnh vực sau trong ba năm.' Hầu hết mọi người không đặt nội dung đúng vào sơ yếu lý lịch của họ."
Năng suất của bạn liên quan đến động lực của bạn. Nếu bạn được thúc đẩy bởi tiền lương, hãy chắc chắn bạn nhận được bồi thường đúng. Hãy nói về những gì bạn đã làm, đưa ra so sánh với người khác, và chỉ ra làm sao bạn tốt hơn.
Mẹo Năng Suất Của Google Nào Bạn Yêu Thích?
Chắc chắn phải có hàng nghìn mẹo năng suất tuyệt vời khác từ Google hoặc nhân viên của nó. Vì nó là chủ đề của nhiều sách và tài liệu ký, có rất nhiều để học.
Mẹo năng suất nào bạn học được từ Google?