Bạn không thể trở thành một trong những công ty lớn nhất hành tinh nếu không biết một vài thủ thuật về năng suất. Và đó là chưa kể nhiều công cụ năng suất do Google tạo ra.
Google có một số nhà lãnh đạo giỏi nhất trong đội ngũ nhân viên của mình, như Eric Schmidt, Sergey Brin và Larry Page. Công ty đã nổi tiếng với những thông lệ như yêu cầu nhân viên dành 20% thời gian của họ cho một dự án cá nhân. Và còn nhiều điều khác nữa từ đâu ra.
1. Sử dụng Hệ thống bốn góc phần tư để sắp xếp việc cần làm
Không, các chuyên gia về năng suất, đây không phải là Ma trận Eisenhower để ưu tiên danh sách việc cần làm của bạn, mặc dù nó trông giống nhau. Thomas Davies, Giám đốc Google for Work, có một hệ thống mới để phân chia trách nhiệm công việc của bạn và hoàn thành công việc.
Bắt đầu bằng cách tạo bốn góc phần tư. Ba trong số những góc phần tư đó sẽ là khoảng ba trong số những phần quan trọng nhất trong công việc của bạn. Góc phần tư thứ tư sẽ là "nhiệm vụ giao dịch".
Các nhiệm vụ giao dịch là bất kỳ hoạt động nào bạn cần thực hiện một lần và thực hiện nhanh chóng. Nó có thể là một cái gì đó nhỏ như gọi điện thoại cho khách hàng hoặc trả lời email. Nếu bạn hoàn thành nhanh chóng, nhiệm vụ sẽ được thực hiện ở đây.
Quá trình này không phải là có bốn góc phần tư mà mỗi bạn dành 25 phần trăm thời gian của mình. Davies nói rằng hệ thống này giúp bạn lưu tâm đến các nhiệm vụ trong các khía cạnh khác nhau của công việc và thực hiện chúng trong khi duy trì sự cân bằng.
Đây là một hoạt động hoàn hảo để tổ chức ở Trello, hoặc một trong những bảng kanban thay thế tốt nhất của Trello.
2. Giải quyết "Vấn đề Nghiên cứu Zero-Million-Dollar"
Là CEO của Alphabet (công ty hiện sở hữu Google), quan điểm của Larry Page rộng hơn hầu hết mọi người. Nhưng bạn vẫn có thể học được nhiều điều từ cách anh ấy suy nghĩ.
Trong một cuộc phỏng vấn với Fortune, Page đã nói rất dài về việc giải quyết "các vấn đề nghiên cứu trị giá không triệu đô la". Ý tưởng là tìm ra một vấn đề thú vị mà không ai đang giải quyết và sau đó tự giải quyết nó.
Có hàng ngàn vấn đề nhỏ như vậy trong bất kỳ nhóm hoặc văn phòng nào, bất kể quy mô. Nói chung, bạn phàn nàn về chúng nhưng lại phớt lờ chúng. Bạn đã bao giờ thử giải quyết vấn đề chưa?
3. Thực hiện Đánh giá Hàng tuần và Đặt Mục tiêu Hàng tuần
Một trong những cách làm đầu tiên của Google đã cực kỳ có lợi cho các công ty khác. Nó được gọi là Snippets và nó yêu cầu nhân viên dành một phút để xem lại những gì họ đang làm.
Hàng tuần, tất cả nhân viên của Google được yêu cầu viết Đoạn trích và gửi qua email cho người quản lý của họ. Snippet đã hoàn thành tất cả những gì họ đã hoàn thành trong tuần trước và những gì họ hy vọng sẽ đạt được trong tuần tới. Kế hoạch tuần tới của họ sau đó sẽ được đăng cho mọi người xem. Như chúng ta biết, đôi khi danh sách việc cần làm công khai có thể phù hợp với bạn nếu không có gì khác.
Hệ thống Snippets cực kỳ phổ biến và được các công ty khác áp dụng. Mặc dù thật bất tiện khi nhập và gửi, nhưng đó là một phương pháp giúp bạn có trách nhiệm hơn. Nhìn chung, bạn sẽ hiểu rõ hơn về những gì bạn đang làm và nơi bạn sẽ đến.
4. Đặt Mục tiêu Công khai và Đo lường Chúng bằng OKRs
Kể từ năm 1999, Google đã sử dụng hệ thống mục tiêu được gọi là Mục tiêu và Kết quả Chính (OKRs) để thúc đẩy các nhóm. Nó sẽ thay đổi cách bạn làm việc.
Trong hệ thống OKR của Google, các nhóm đặt ra các mục tiêu đầy tham vọng trong một khung thời gian - điều này dường như gần như không thể. Sau đó, xác định các lĩnh vực kết quả chính có thể đo lường và định lượng được sẽ đưa nhóm đến mục tiêu đó. Tốt nhất, bạn cần ba mục tiêu và khoảng 3-5 lĩnh vực kết quả chính cho mỗi mục tiêu.
Sau khi hoàn tất, hãy đặt OKR ở chế độ công khai để mọi người có thể nhìn thấy chúng. Và sau đó mỗi thành viên trong nhóm cập nhật kết quả khi họ đạt được. Đó là một chiến lược được hỗ trợ bởi khoa học về lập mục tiêu thành công.
Đối với một dự án cá nhân, bạn vẫn có thể sử dụng OKRs. Sau cùng, chúng không có nghĩa là danh sách việc cần làm được chia sẻ, chúng là những mục tiêu chung. Đối với bất kỳ thông tin nào khác, Google đã tạo một hướng dẫn để đặt mục tiêu với OKR.
5. Thực hiện theo "9 Quy tắc email" của Eric Schmidt
Ít người biết nhiều hơn về email và nghi thức email hơn Eric Schmidt, Chủ tịch và cựu Giám đốc điều hành của công ty. Schmidt đã viết chín quy tắc để quản lý hộp thư đến của bạn tốt hơn.
- Phản hồi nhanh chóng.
- Khi viết email, mọi từ đều quan trọng và văn xuôi vô ích thì không. Hãy rõ ràng trong giao hàng của bạn.
- Dọn dẹp hộp thư đến của bạn liên tục.
- Xử lý email theo thứ tự LIFO (gửi cuối cùng, gửi trước).
- Tự hỏi bản thân, "Tôi nên chuyển tiếp điều gì nhưng không chuyển tiếp?"
- Khi bạn sử dụng BCC, hãy tự hỏi xem nó có cần thiết không.
- Đừng la hét. Không viết hoa tất cả.
- Chuyển tiếp các email quan trọng cho chính bạn và thêm các từ khóa mà bạn có thể sử dụng trong các tìm kiếm trong tương lai.
- Tự đánh dấu thẻ cho các email bạn cần theo dõi và gắn nhãn cho chúng là Theo dõi.
6. Tạo Thói quen mới về lòng trắc ẩn trong tinh thần
Chade-Meng Tan, một nhà động viên tại Google, đã nói rằng thành công của công ty nằm ở cách nó xây dựng văn hóa nhân ái tại nơi làm việc. Ông cho biết thêm, một phần của điều đó là xây dựng một thói quen tinh thần mới cho chính bạn.
"Hãy tưởng tượng bất cứ khi nào bạn gặp bất kỳ người nào khác, suy nghĩ đầu tiên theo thói quen, bản năng của bạn là 'Tôi muốn bạn hạnh phúc.' Hãy tưởng tượng bạn có thể làm được điều đó, "Tan nói trong bài nói chuyện trên TED. "Có thói quen này, thói quen tinh thần này sẽ thay đổi mọi thứ trong công việc. Bởi vì thiện ý này được người khác tiếp thu và tạo ra niềm tin. Và lòng tin tạo ra rất nhiều mối quan hệ tốt trong công việc."
Bất kể công việc của bạn là gì, nó sẽ liên quan đến việc tương tác với những người khác. Nếu bạn giỏi hơn trong những tương tác này, toàn bộ môi trường sẽ hữu ích và hiệu quả hơn. Đó là lý do tại sao lòng trắc ẩn là một trong những chiến thuật hạnh phúc để bắt đầu học ngay hôm nay.
7. Bảo vệ Thời gian "Kiếm" của Bạn
Cách đây rất lâu, Google đã tách biệt lực lượng lao động của mình thành "nhà sản xuất" và "người quản lý":người quản lý xử lý các nhóm trong khi các nhà sản xuất tạo ra sản phẩm. Kể từ đó, một số nhân viên của công ty nhận thấy vai trò của họ trùng lặp. Jeremiah Dillon, Giám đốc Tiếp thị Sản phẩm của Google Apps for Work cho biết đã đến lúc mọi người phải là "nhà sản xuất" và bảo vệ thời gian "làm ra" của mình. Đó là triết lý mà tất cả chúng ta đều có thể áp dụng.
Bất kể bạn làm ở vai trò nào trong tổ chức của mình, việc tạo ra những điều mới thường là cách sử dụng thời gian tốt nhất của bạn. Dillon nói rằng tất cả chúng ta cần trở thành những người sáng tạo để tất cả chúng ta đang tạo ra những thứ mới, thay vì cố gắng chỉ quản lý những gì đã tồn tại. Trong khi quản lý là quan trọng, nó không hoàn thành như làm. Và với quan điểm đó, bạn cần thay đổi cách quản lý thời gian.
Đối với các nhà sản xuất, quản lý thời gian là rất quan trọng, Dillon nói. Bất kể bạn làm gì, bạn nên sắp xếp thời gian "Thực hiện" trong ngày làm việc của mình và không thỏa hiệp về điều đó. Đây là những gì sẽ dẫn đến sự phát triển, cho dù là một người hay một tổ chức. Thậm chí, internet có thể khiến bạn trở nên sáng tạo hơn bao giờ hết.
Một thử nghiệm nhanh trong Google cho thấy rằng vị trí "Make" chuyên dụng giúp ích cho tất cả mọi người tham gia. Sau khi bạn làm điều đó, bước tiếp theo là bảo vệ lịch trình "Thực hiện" của riêng bạn và không vi phạm những người khác.
8. Cuộc họp Cần có Mục tiêu, Trước và Sau
Mọi nhân viên văn phòng đã quen với những cuộc họp chẳng đi đến đâu. Cuối cùng, bạn vẫn còn tự hỏi tại sao tất cả các bạn lại tập trung trong phòng họp đó. Tại Google, tất cả các cuộc họp đều có mục tiêu trước và sau.
Googler Lisa Conquergood nói với Fast Company rằng tại Google, họ biết mục tiêu của mỗi cuộc họp trước khi bắt đầu và sau cuộc họp, họ cần thực hiện các bước hành động nào. Bạn có thể nói điều đó về công ty của bạn không?
9. Công thức để được trả những gì bạn xứng đáng
Công việc là về lương thưởng. Nếu bạn không được khen thưởng xứng đáng cho những nỗ lực của mình, bạn sẽ thiếu động lực và ý chí. Làm thế nào để bạn đảm bảo rằng bạn đang nhận được mức lương phù hợp? Bằng cách định khung giá trị của bạn một cách chính xác.
Giám đốc Nhân sự của Google, Laslo Block nói rằng trong bất kỳ bản sơ yếu lý lịch (hoặc bản thẩm định) nào, bạn cần tuân thủ một công thức đơn giản. Điều này sẽ đảm bảo bạn được trả những gì bạn xứng đáng. Block nói với The New York Times :
"Chìa khóa là định hình điểm mạnh của bạn như:'Tôi đã hoàn thành X, so với Y, bằng cách làm Z." Hầu hết mọi người sẽ viết một bản sơ yếu lý lịch như thế này:'Đã viết các bài xã luận cho The New York Times.' Tốt hơn nên nói:'Đã có 50 op-ed được xuất bản so với trung bình 6 của hầu hết các op-ed [người viết] là kết quả của việc cung cấp cái nhìn sâu sắc về lĩnh vực sau trong ba năm. " Hầu hết mọi người không đưa nội dung phù hợp vào lý lịch của họ. "
Năng suất của bạn được liên kết với động lực của bạn. Nếu bạn được thúc đẩy bởi việc trả lương, hãy đảm bảo rằng bạn nhận được khoản bồi thường xứng đáng. Nói về những gì bạn đã làm, so sánh với những người khác và cho thấy bạn tốt hơn như thế nào.
Bạn yêu thích những bản hack năng suất nào của Google?
Chắc chắn phải có hàng nghìn cách hack năng suất tuyệt vời khác từ Google hoặc nhân viên của Google. Vì đó là chủ đề của rất nhiều sách và phim tài liệu, nên có rất nhiều điều để học.
Bạn đã học được cách hack năng suất nào từ Google?