Email đã tồn tại gần như bằng tuổi của chính internet. Thực tế, có một lịch sử kỳ lạ về cách email trở nên phổ biến. Nhưng ngay cả sau nhiều năm, vẫn còn chỗ để cải thiện. Và những thay đổi đó đến từ các ứng dụng web nhỏ mà bạn chưa từng nghe đến.
Một số vấn đề này đã tồn tại từ lâu, trong khi những vấn đề khác thì mới. Rác thư (spam), ví dụ, giờ đây không còn là vấn đề lớn bằng việc hủy đăng ký các bản tin (newsletter). Và khi email đã trở thành nhu cầu bắt buộc tại nơi làm việc, giao thức xã hội của nó cũng quan trọng không kém. Bạn cần biết cách viết email, cũng nhiều như cần biết cách sử dụng email.
Vậy đây là một vài trang web giải quyết những phiền toái thường gặp về email. Tất nhiên có nhiều hơn nữa, nhưng bạn có lẽ chưa từng nghe đến những cái này trước đây.
1. Unsubscribe Robot: Chuyển Tiếp Bất Kỳ Email Nào Để Hủy Đăng Ký Tự Động
Bộ lọc rác thư thường đủ tốt ngày nay để bảo vệ bạn, nhưng mối họa lớn hơn là các bản tin. Bất cứ khi nào bạn đăng ký bất cứ thứ gì trên internet, trang web đó sẽ bắt đầu gửi cho bạn các bản tin. Unsubscribe Robot là cách đơn giản để đối phó với chúng.
Không cần cố gắng tìm nút hủy đăng ký một cú nhấp chuột, chỉ hoạt động trên một số bản tin nhất định. Không cần sử dụng các ứng dụng hủy đăng ký hàng loạt để dọn dẹp hộp thư đến. Nếu bạn không muốn nhận thêm email, chỉ cần chuyển tiếp email đó cho Unsubscribe Robot, nó sẽ tự động xử lý các bước hủy đăng ký cho bạn.
Một cựu kỹ sư Google đã phát triển ứng dụng này như sự đóng góp của ông trong hành trình tìm kiếm "Inbox Zero" (hộp thư đến trống). Khác với hầu hết các ứng dụng khác, ứng dụng này bảo vệ quyền riêng tư của bạn bằng cách không bao giờ yêu cầu quyền truy cập vào hộp thư đến của bạn.
2. Pro Email Writer: Mẫu Để Viết Email Chuyên Nghiệp
Sử dụng email cho công việc có nghĩa là bạn cần viết các tin nhắn chuyên nghiệp. Không lỗi chính tả, không ngữ pháp tồi, và đặc biệt không ngôn từ thô lỗ. Cách bạn xây dựng email nói lên rất nhiều điều về bạn. Và nếu bạn gặp khó khăn với điều đó, hãy để Pro Email Writer gánh vác phần nặng nề.
Trang web này là một bộ sưu tập các mẫu cho các tình huống phổ biến tại nơi làm việc. Ngay cả việc đối mặt với ai đó về một vấn đề cũng cần một email chuyên nghiệp, trên hết. Sử dụng các mẫu của Pro Email Writer, bạn có thể tùy chỉnh thông điệp để nói chính xác những gì bạn muốn.
PEW cung cấp mẫu cho tìm việc, truyền tin xấu, yêu cầu cái gì đó, đối mặt với ai đó, xin lỗi, chia tay hoặc từ chức, và chúc mừng. Bạn có thể chuyển đổi giữa giọng điệu thân mật và trang trọng cho từng mẫu.
Chỉ cần sao chép - dán văn bản và điền vào các chỗ trống, bạn đã sẵn sàng. Đây là cách bạn đảm bảo gửi một email chuyên nghiệp mỗi lần.
3. HTML Mail: Tạo Và Gửi Email HTML Đẹp Mắt
Khi một email thực sự quan trọng, bạn nên dành thời gian để soạn thảo nó đúng đắn. Nó giống như sơ yếu lý lịch của bạn: chú ý đến định dạng, font chữ và các kiểu dáng khác sẽ tạo ấn tượng với người đọc. Với HTML Mail, bạn có thể tạo ra các tin nhắn đẹp mắt dễ dàng như trong Word.
Ứng dụng hỗ trợ bảng, ký tự đặc biệt, hình ảnh, siêu liên kết và các kiểu định dạng khác. Thêm vào đó, bạn còn thấy được mã HTML, nên nếu bạn biết HTML hoặc CSS, bạn có thể nâng cao trình độ email của mình với các bài soạn thảo trông tuyệt vời.
Ứng dụng HTML Mail chủ yếu hoạt động cho Gmail, cho phép bạn gửi email trực tiếp sau khi cấp quyền truy cập vào hộp thư đến. Nhưng bạn vẫn có thể sử dụng cho các dịch vụ không phải Gmail. Chỉ cần soạn thảo tin nhắn, sau đó sao chép - dán mã HTML vào chế độ xem HTML của dịch vụ của bạn.
4. MySignature.io: Công Cụ Nhanh Và Dễ Để Tạo Chữ Ký Đẹp Mắt
Một chữ ký email thêm chút chuyên nghiệp như không gì khác. Nhưng nếu bạn đào sâu vào Gmail, Outlook, hoặc Apple Mail để tạo chữ ký đẹp của riêng mình, bạn sẽ sốc vì quy trình đó khó khăn và rườm rà đến mức nào. Hãy để MySignature làm cho nó dễ dàng hơn.
Đi đến ứng dụng và điền các chi tiết cá nhân và chuyên nghiệp bạn muốn đưa vào chữ ký. Bạn cũng có thể thêm liên kết đến các hồ sơ mạng xã hội, sẽ được hiển thị dưới dạng biểu tượng có thể nhấp chuột. Có rất nhiều kiểu dáng để chọn, và bạn có thể tùy chỉnh màu sắc, font chữ và các chi tiết nhỏ khác.
Phần tốt nhất là MySignature hoạt động với bất kỳ nhà cung cấp dịch vụ email nào, không chỉ Gmail. Khi bạn hoàn thành, bạn sẽ tìm thấy hướng dẫn từng bước về cách sao chép - dán chữ ký vào ứng dụng email yêu thích của mình. Đúng rồi, đây là cách bạn tạo ra chữ ký email hoàn hảo mà không cần mồ hôi!
5. Publish This Email: Chia Sẻ Bất Kỳ Email Nào Dưới Dạng Một Trang Web
Muốn chia sẻ một email với nhiều người mà không cần chuyển tiếp cho họ? Publish This Email là cách đơn giản để làm điều đó. Thêm vào đó, bạn có thể dùng nó để tạo một trang web mới với bất kỳ văn bản hoặc hình ảnh nào từ một email bạn soạn thảo.
Cái này đơn giản đến mức nào: Chuyển tiếp một tin nhắn hiện có hoặc tạo một tin nhắn mới, và gửi nó đến page@publishthis.email. Chỉ trong vài giây, nội dung của email sẽ được biến thành một trang web mới trên internet, và liên kết sẽ được gửi cho bạn. Tự do chia sẻ liên kết này với bất kỳ ai bạn muốn. Và bạn cũng có tùy chọn xóa trang web này bất cứ khi nào bạn muốn. Không cần đăng ký hoặc tài khoản!
Publish This Email có lẽ là cách dễ dàng nhất để tạo một trang web mới với bất kỳ nội dung bạn muốn. Chắc chắn, nó tuyệt vời để khoe một email bạn nhận được, nhưng nó thậm chí còn tốt hơn để tạo một bài đăng blog nhanh chóng để chia sẻ.
Điều Gì Khiến Bạn Phiền Toái Về Email?
Những công cụ này đều nhằm mục đích làm cho trải nghiệm email và hộp thư đến tốt hơn cho bạn. Nhưng đó không phải là điều duy nhất gây phiền toái trong email, phải không? Thường xuyên hơn, phiền toái lớn nhất của email đến từ những người sử dụng nó. Cần rất nhiều công sức để viết email để người ta đọc và trả lời.
Thói quen phiền toái nhất của mọi người trong các email bạn nhận được là gì?