Biểu đồ Excel chính:Lời khuyên của chuyên gia để có hình ảnh chuyên nghiệp, ấn tượng

Biểu đồ là công cụ mạnh mẽ nhất để trực quan hóa dữ liệu trong Excel. Biểu đồ Excel cung cấp nhiều tính năng khác nhau để trực quan hóa dữ liệu một cách linh hoạt. Bằng cách làm theo các mẹo và thủ thuật đơn giản, bạn có thể biến các biểu đồ thông thường thành những biểu đồ tuyệt đẹp và chuyên nghiệp. Biểu đồ thể hiện dữ liệu theo định dạng giúp nắm bắt thông tin chi tiết ngay lập tức. Biểu đồ giúp trình bày báo cáo cho giám đốc điều hành, khách hàng và đồng nghiệp. Hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn các mẹo và thủ thuật để tạo biểu đồ tuyệt đẹp trong Excel.

Bước 1:Chọn loại biểu đồ phù hợp

Điều quan trọng là chọn loại biểu đồ phù hợp dựa trên dữ liệu và loại trực quan hóa của bạn. Các loại tập dữ liệu khác nhau yêu cầu các loại biểu đồ khác nhau.

1. Đánh dấu dữ liệu của bạn.
2. Đi tới Chèn tab>> nhấp vào Biểu đồ được đề xuất nút.
3. Cuộn qua các loại biểu đồ được đề xuất hoặc bạn có thể chọn một biểu đồ cụ thể;
   • Biểu đồ cột hoặc thanh :Tốt nhất để so sánh các danh mục như doanh số giữa các khu vực.
   • Biểu đồ đường :Phù hợp với các xu hướng theo thời gian như tăng trưởng doanh thu hàng tháng/hàng năm.
   • Biểu đồ hình tròn :Lý tưởng để hiển thị tỷ lệ thị phần như thị phần.
   • Biểu đồ phân tán :Hiển thị mối tương quan giữa hai biến.

Mẹo :Nếu không cần thiết, hãy tránh sử dụng biểu đồ 3D vì chúng có thể cản trở việc diễn giải dữ liệu.

Bước 2:Thêm và định dạng nhãn dữ liệu

Việc thêm nhãn dữ liệu giúp biểu đồ của bạn có nhiều thông tin hơn, bạn có thể thêm nhãn dữ liệu trực tiếp vào biểu đồ của mình. Nó cho biết trục nào trình bày dữ liệu nào.

1. Chọn biểu đồ của bạn.
2. Nhấp vào Thành phần biểu đồ nút (biểu tượng dấu cộng bên cạnh biểu đồ)>> chọn Nhãn dữ liệu .

Để tùy chỉnh nâng cao:

• Nhấp vào Dữ liệu Nhãn>> sau đó chọn Tùy chọn khác .
• Tùy chỉnh Tùy chọn nhãn và Tùy chọn văn bản từ Định dạng nhãn dữ liệu .

Mẹo :Chỉ gắn nhãn cho những điểm dữ liệu quan trọng nhất nếu được yêu cầu, nếu không biểu đồ có nhãn có thể khiến biểu đồ khó đọc hơn.

Bước 3:Đặt kiểu và màu biểu đồ để định dạng nhất quán

Bạn thay đổi phong cách và màu sắc biểu đồ của bạn. Kiểu biểu đồ cung cấp các biểu đồ theo mẫu có định dạng và một tập hợp màu sắc. Sự nhất quán về màu sắc, phông chữ và kích thước sẽ mang lại cho biểu đồ của bạn một cái nhìn bóng bẩy và gắn kết. 

1. Chọn biểu đồ.
2. Nhấp vào Phong cách biểu đồ (biểu tượng cọ vẽ ở bên phải biểu đồ)
3. Từ Phong cách chọn kiểu biểu đồ sau đó từ Màu chọn màu bạn muốn.
4. Chọn không quá 3-4 màu để duy trì tính thẩm mỹ rõ ràng, chuyên nghiệp.

Ưu đãi Excel Bố cục nhanh :

• Đi tới Thiết kế biểu đồ tab>> từ Bố cục nhanh>> chọn bất kỳ Bố cục nào .

Mẹo :Cố gắng sử dụng các dải màu thân thiện với mắt phù hợp với ý nghĩa của biểu đồ. Tránh sử dụng bảng màu mặc định của Excel.

Bước 4:Tùy chỉnh các thành phần biểu đồ

Để làm cho biểu đồ của bạn trở nên chuyên nghiệp và dễ đọc cho tất cả mọi người, bạn có thể tùy chỉnh các thành phần biểu đồ như trục, đường lưới, tiêu đề, v.v.

1. Chọn biểu đồ.
2. Nhấp vào Thành phần biểu đồ nút, nó sẽ hiển thị cho bạn tất cả các thành phần.
   • Chỉnh sửa biểu đồ và tiêu đề trục: Thêm tiêu đề trục và biểu đồ mang tính mô tả nhưng ngắn gọn. Gắn nhãn cho trục bằng các đơn vị thích hợp để làm rõ ý nghĩa của từng trục.
   • Đường lưới :Xóa các đường lưới để có giao diện rõ ràng hơn nhằm tập trung vào dữ liệu.
   • Truyền thuyết :Điều chỉnh vị trí của chú giải (ví dụ:trên, dưới, phải hoặc trái) hoặc xóa chú giải nếu không cần thiết.

Mẹo :Sử dụng các thành phần biểu đồ một cách khôn ngoan. Thiết kế biểu đồ gọn gàng giúp bạn nhanh chóng hiểu rõ các điểm dữ liệu quan trọng.

Bước 5:Thêm đường xu hướng và dự báo

Nếu tập dữ liệu của bạn cần định hướng để dự báo các giá trị trong tương lai, bạn có thể sử dụng các đường xu hướng giúp trực quan hóa hướng và tốc độ thay đổi của dữ liệu.

1. Chọn biểu đồ của bạn.
2. Nhấp vào Thành phần biểu đồ nút (biểu tượng dấu cộng bên cạnh biểu đồ)>> chọn Thêm đường xu hướng . Dựa trên loại tập dữ liệu của bạn, hãy chọn đường xu hướng;
   • Tuyến tính: Tốt nhất cho các mối quan hệ nhất quán, thẳng hàng trong dữ liệu.
   • Số mũ: Nó cho thấy tốc độ tăng trưởng hoặc phân rã của dữ liệu.
   • Dự báo tuyến tính: Để dự đoán các giá trị trong tương lai dựa trên xu hướng tuyến tính trong quá khứ
   • Trung bình động hai kỳ: Hữu ích trong việc điều chỉnh các biến động ngắn hạn để phát hiện xu hướng dài hạn.
3. Bạn có thể Hiển thị phương trình trên biểu đồ nếu bạn muốn hiển thị công thức toán học.

Mẹo :Đối với dữ liệu bán hàng và tài chính, hãy sử dụng đường xu hướng để làm nổi bật các xu hướng theo thời gian.

Bước 6:Lưu biểu đồ dưới dạng mẫu

Nếu bạn sử dụng biểu đồ thường xuyên, bạn có thể tạo một mẫu để mang lại cái nhìn đặc trưng cho riêng mình. Thực hiện tất cả các tùy chỉnh trong biểu đồ tiêu chuẩn, sau đó lưu dưới dạng mẫu để sử dụng cho các tập dữ liệu và dự án tiếp theo.

1. Nhấp chuột phải trên biểu đồ hoàn chỉnh của bạn.
2. Chọn Lưu dưới dạng mẫu .
3. Đặt tên cho mẫu và lưu nó.

Để sử dụng lại mẫu:

1. Đi tới Chèn tab>> từ Chèn biểu đồ hộp thoại>> nhấp vào Tất cả biểu đồ>> từ Mẫu>> chọn mẫu đã lưu của bạn.

Mẹo :Mẫu giúp duy trì định dạng chữ ký trên nhiều biểu đồ, hoàn hảo cho báo cáo hoặc bản trình bày.

Bước 7:Thêm chú thích để hiển thị

Mặc dù các thành phần biểu đồ cung cấp nhiều tùy chọn khác nhau nhưng nó vẫn hoạt động với tất cả dữ liệu có sẵn trong biểu đồ. Đôi khi một biểu đồ đơn giản có thể yêu cầu làm nổi bật các điểm cụ thể thay vì tất cả. Bạn có thể thêm chú thích để làm nổi bật các điểm dữ liệu hoặc xu hướng, điểm ngoại lệ hoặc thông tin chi tiết cụ thể.

1. Chọn biểu đồ.
2. Đi tới Thiết kế biểu đồ tab>> chọn Hình dạng hoặc Hộp văn bản .
3. Đặt chú thích của bạn lên biểu đồ để làm nổi bật các điểm hoặc xu hướng cụ thể.
4. Bạn có thể sử dụng mũi tên hoặc chú thích để hướng sự chú ý đến các khu vực cụ thể trong biểu đồ của mình, chẳng hạn như tăng mạnh hoặc giảm đột ngột.

Mẹo :Giữ các chú thích ngắn gọn, đơn giản và phù hợp, đồng thời đảm bảo chúng không làm quá nhiều biểu đồ.

Bước 8:Sử dụng Sparklines cho biểu đồ thu nhỏ

Nếu tập dữ liệu của bạn không yêu cầu định dạng biểu đồ truyền thống thì bạn có thể chọn biểu đồ thu nhỏ để tạo các biểu đồ nhỏ trong một ô cung cấp bản tóm tắt trực quan nhanh chóng về dữ liệu của bạn. Sparklines cũng hỗ trợ nhiều loại biểu đồ khác nhau.

1. Chọn dữ liệu bạn muốn trực quan hóa.
2. Đi tới Chèn tab>> từ Sparklines>> chọn Dòng, Cột hoặc Thắng/Thua .
3. Chọn vị trí rồi đặt chúng bên cạnh dữ liệu của bạn để tạo biểu đồ nhỏ.

Mẹo :Để theo dõi các xu hướng đơn giản một cách nhanh chóng trong một ô, các biểu đồ thu nhỏ là tốt nhất.

Bước 9:Tận dụng sức mạnh của PivotChart

PivotChart là công cụ mạnh mẽ để phân tích và tóm tắt các tập dữ liệu lớn một cách linh hoạt. Nó tạo ra các biểu đồ tuyệt đẹp với các tùy chọn bộ lọc.

1. Tạo một PivotTable từ tập dữ liệu của bạn.
2. Đi tới Chèn tab>> chọn PivotChart .
3. Chọn loại biểu đồ phù hợp nhất với nhu cầu phân tích dữ liệu của bạn.

Mẹo :Trong khi tạo trang tổng quan tương tác, hãy thử sử dụng PivotChart với bộ cắt và bộ lọc để cập nhật mọi thay đổi về dữ liệu một cách linh hoạt.

Bước 10:Xem xét và sửa đổi cho rõ ràng

Xem lại biểu đồ của bạn để biết rõ ràng và tác động. Khám phá các biểu đồ tích hợp của Excel để tìm biểu đồ chính xác. Điều chỉnh bố cục, màu sắc và nhãn nếu cần để đảm bảo dữ liệu của bạn được thể hiện một cách ấn tượng. Trong khi tạo biểu đồ, hãy nhớ ít hơn là nhiều hơn. Tập trung vào giao tiếp, phân tích và dữ liệu chuyên sâu sẽ được thể hiện thông qua biểu đồ.

• Hãy nhớ làm sạch dữ liệu trước khi tạo biểu đồ.
• Định dạng Ngày và Số nếu cần bằng cách sử dụng Định dạng ô tùy chọn.

Mẹo:Nhận phản hồi từ đồng nghiệp hoặc người dùng để xem liệu biểu đồ có truyền đạt thông tin chi tiết dự định một cách hiệu quả hay không.

Kết luận

Tất cả các bước được đề cập sẽ giúp bạn tạo các biểu đồ tuyệt đẹp. Bằng cách khám phá tất cả các tính năng của biểu đồ, bạn có thể biến biểu đồ Excel của mình thành hình ảnh tuyệt đẹp, chất lượng chuyên nghiệp. Biểu đồ phải dễ đọc và dễ hiểu. Hãy thực hành những kỹ thuật này và thoải mái thử nghiệm các tùy chọn tùy chỉnh khác nhau để tìm ra phương án phù hợp nhất với nhu cầu cụ thể của bạn.