Tạo Dự báo quy trình bán hàng đáng tin cậy trong Excel – Hướng dẫn từng bước

Dự báo quy trình bán hàng là một quá trình quan trọng để doanh nghiệp dự đoán doanh thu trong tương lai dựa trên trạng thái của các giao dịch trong kênh bán hàng. Mô hình này giúp dự đoán, phân tích và theo dõi doanh số bán hàng trong tương lai, giúp tập trung vào doanh số bán hàng.  Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn cách xây dựng mô hình dự báo quy trình bán hàng trong Excel.

Bước 1:Chuẩn bị dữ liệu trong Excel

Để xây dựng mô hình dự báo, bạn phải đảm bảo dữ liệu bán hàng có cấu trúc. Quy trình bán hàng của bạn phải bao gồm dữ liệu sau.

• ID giao dịch :Mã định danh duy nhất cho mỗi giao dịch.
• Giá trị giao dịch :Doanh thu ước tính từ giao dịch.
• Giai đoạn bán hàng :Trạng thái của giao dịch (ví dụ:Tìm kiếm khách hàng tiềm năng, Đàm phán, Đã gửi đề xuất, Đã chốt được, Đã chốt bị mất).
• Xác suất đóng :Khả năng thành công của giao dịch được ước tính dựa trên dữ liệu lịch sử.
• Ngày đóng dự kiến :Ngày dự kiến hoàn tất thỏa thuận.

Trường được tính toán:

• Doanh thu dự kiến dựa trên tỷ lệ chuyển đổi :Dự báo doanh thu có tính đến xác suất và giá trị giao dịch.
• Doanh thu gia quyền tích lũy :Tổng doanh thu có trọng số theo thời gian.
• Danh mục ngày đóng ước tính :Phân loại giao dịch dựa trên khung thời gian.
• Trạng thái thắng/thua :Cho biết giao dịch thắng hay thua.

Bạn cũng có thể bao gồm tên khách hàng, đại diện bán hàng, ngành, tỷ lệ chuyển đổi, các giai đoạn khác nhau, v.v.

Bước 2:Tính toán các trường dự báo

2.1. Doanh thu dự kiến:

• Chọn ô F2 và chèn công thức sau.
• Kéo công thức xuống để áp dụng cho các ô còn lại.

Công thức:

Công thức này nhân giá trị giao dịch với xác suất mang lại doanh thu dự kiến.

2.2. Doanh thu gia quyền tích lũy:

• Chọn ô G2 và chèn công thức sau.
• Kéo công thức xuống để áp dụng cho các ô còn lại.

Công thức:

Công thức này đảm bảo rằng mỗi hàng tính tổng tất cả các giá trị trước đó, tạo thành tổng tích lũy.

3.2. Ngày đóng dự kiến Danh mục:

• Chọn ô H2 và chèn công thức sau.
• Kéo công thức xuống để áp dụng cho các ô còn lại.

Công thức:

=IF(E2<=TODAY()+30, "Short-Term", IF(E2<=TODAY()+90, "Medium-Term", "Long-Term"))

Công thức này kiểm tra xem Ngày đóng dự kiến có nằm trong phạm vi sau hay không.

• 30 ngày>> Ngắn hạn
• 31-90 ngày>> Trung hạn
• Trên 90 ngày>> Dài hạn

4.2. Tính toán trạng thái thắng/thua:

• Chọn ô I2 và chèn công thức sau.
• Kéo công thức xuống để áp dụng cho các ô còn lại.

Công thức:

=IF(C2="Closed Won", "Won", IF(C2="Closed Lost", "Lost", "Open"))

Công thức này kiểm tra Giai đoạn bán hàng để đảm bảo trạng thái Thắng/Thua.

• “Thắng” nếu giao dịch đã chốt thắng.
• “Mất” nếu giao dịch bị đóng Mất.
• Trạng thái khác sẽ là “Mở”.

Bước 3. Chèn Bảng tổng hợp để dự báo doanh thu bán hàng

Để dự đoán doanh thu mỗi tháng, bạn có thể sử dụng Bảng tổng hợp.

• Chọn phạm vi dữ liệu của bạn.
• Đi tới Chèn tab>> chọn PivotTable .
• Chọn Bảng tính mới>> nhấp vào OK

Trong Danh sách trường bảng tổng hợp :

• Kéo Ngày đóng dự kiến trong Hàng phần.
• Kéo Doanh thu dự kiến trong Giá trị phần.
• Kéo Trạng thái thắng/thua trong Cột phần.
• Kéo Giai đoạn bán hàng trong Bộ lọc phần.

Bước 4:Trực quan hóa dự báo

• Chọn dữ liệu bảng tổng hợp.
• Đi tới Phân tích PivotTable tab>> chọn PivotChart .

Đầu ra:

Phân phối doanh thu:

• Tổng doanh thu dự kiến: 30.568 USD
• Đã mất: 9.688 USD
• Mở: 10.480 USD
• Thắng: 10.400 USD

Thông tin chi tiết chính:

•   Tháng 2 có Doanh thu giành được cao nhất ($10.400).
•   Tháng 3 và tháng 4 có nhiều giao dịch mở, báo hiệu những giao dịch sắp đóng cửa trong tương lai.
•   Tháng 6 và tháng 7 cho thấy doanh thu thấp, báo hiệu khoảng trống trong quy trình.
•   Biểu đồ phân biệt các giao dịch Thua, Mở và Thắng.

Bước 5:Phân tích xu hướng và điều chỉnh

Bạn có thể phân tích độ chính xác của dự báo quy trình bán hàng, theo dõi các chỉ số chính và điều chỉnh dựa trên thông tin chi tiết về dữ liệu thực tế.

Thông tin chi tiết chính cần theo dõi:

• Tắc nghẽn đường ống :  Phân tích Ngày kết thúc dự kiến và Trạng thái thắng/thua để xác định các giao dịch diễn ra chậm. Các giao dịch vẫn mở sau 60 ngày có thể cho thấy sự chậm lại.
• Xu hướng tỷ lệ chuyển đổi :Theo dõi tỷ lệ phần trăm giao dịch chuyển từ mở sang chốt thắng theo thời gian. So sánh tỷ lệ thành công ở các giai đoạn bán hàng khác nhau để xác định điểm yếu.
• Độ chính xác của dự báo doanh thu :So sánh Doanh thu dự kiến với Doanh thu thực tế từ các giao dịch giành được. Nếu doanh thu thực tế liên tục thấp thì ước tính xác suất có thể cần điều chỉnh.

Để cải thiện độ chính xác của dự báo:

• Bạn có thể cập nhật tỷ lệ chuyển đổi thường xuyên dựa trên dữ liệu Thắng/Thua lịch sử để tinh chỉnh các dự đoán doanh thu.
• Bạn có thể sử dụng Danh mục ngày đóng (Ngắn, trung bình, dài hạn) để hiểu xu hướng trong các khung thời gian khác nhau.
• Theo dõi chặt chẽ tỷ lệ Thắng/Thua để đánh giá tính hiệu quả của chiến lược bán hàng và điều chỉnh quy trình cho phù hợp.

Kết luận

Bằng cách làm theo các bước trên, bạn có thể xây dựng mô hình dự báo quy trình bán hàng chức năng trong Excel để ước tính doanh số bán hàng trong tương lai dựa trên dữ liệu quy trình, xác suất chuyển đổi và giá trị giao dịch. Mô hình này sẽ giúp bạn dự đoán các giá trị trong tương lai và xác định hiệu suất quy trình để tối ưu hóa chiến lược bán hàng. Với các bản cập nhật và sàng lọc thường xuyên, nó có thể là một công cụ mạnh mẽ để đưa ra quyết định trong bất kỳ tổ chức định hướng bán hàng nào. Bạn có thể áp dụng tùy chỉnh thêm trong mô hình dựa trên yêu cầu cụ thể của mình.