Thách Thức
Có nhiều báo cáo về vi phạm quyền riêng tư bởi các công ty công nghệ lớn. Những vi phạm này khiến chúng ta tự hỏi liệu dữ liệu của mình có an toàn và bảo mật trong đám mây với các tập đoàn lớn này hay không. Là chủ doanh nghiệp hoặc cha mẹ, việc bảo vệ dữ liệu riêng tư khỏi ánh mắt dòm ngó của các tập đoàn, chính phủ, tin tặc và đối thủ cạnh tranh đã trở nên gần như không thể.
Ai biết tài liệu và bảng tính của chúng ta đi đâu, và ai có thể tiếp cận được chúng khi được đăng tải lên đám mây.
Lưu Trữ Tài Liệu
Lưu trữ tài liệu là một lĩnh vực mà mọi người đã bắt đầu chuyển sang đám mây. Có nhiều lợi ích của lưu trữ đám mây như dễ dàng truy cập, cộng tác, an toàn dữ liệu đã lưu. Tuy nhiên, những lợi ích này trở thành nhược điểm nếu bảo mật dữ liệu bị vi phạm vì bất kỳ lý do nào.
"Nhu cầu là mẹ của sự phát minh."
Giải Pháp
Giải pháp cho các vấn đề này là hệ thống quản lý tài liệu tại chỗ (on-premises) hoặc tự lưu trữ (self-hosted). Nhiều năm nay, nhiều công ty và nhóm đã làm việc trên các giải pháp lưu trữ tài liệu tại chỗ hoặc tự lưu trữ. Lượng dữ liệu số ngày càng tăng tại mọi tổ chức đã khiến quản lý dữ liệu và tài liệu trở thành một vấn đề lớn. Có nhiều quy định tuân thủ và quy tắc lưu trữ cần được tuân thủ. Các tập đoàn lớn và những tổ chức hoạt động dưới sự quản lý của các luật như HIPAA bị ảnh hưởng rất nhiều bởi các vấn đề quản lý tài liệu.
Một giải pháp cho các vấn đề này là Nextcloud EFSS (Enterprise File Sync and Sharing) tự lưu trữ – nền tảng đồng bộ và chia sẻ tệp doanh nghiệp và cộng tác nội dung. Nextcloud cung cấp toàn bộ bộ sản phẩm trên nền tảng của mình. Những sản phẩm nổi bật nhất bao gồm:
Nextcloud Files: Đây là hệ thống quản lý đồng bộ và chia sẻ tệp hoàn chỉnh, với khả năng đồng bộ tệp đa nền tảng và đa thiết bị, có ứng dụng cho hệ điều hành máy tính để bàn và điện thoại di động. Cung cấp tìm kiếm tệp, bình luận và kiểm soát truy cập tệp, giống như Google Drive, nhưng trên máy chủ của riêng bạn.
Nextcloud Talk: Bộ công cụ truyền thông với cuộc gọi riêng tư, trò chuyện và họp qua nền tảng tự lưu trữ tại chỗ. Giao tiếp không bao giờ rời khỏi mạng của bạn nếu bạn đang ở mạng doanh nghiệp hoặc tham gia qua VPN doanh nghiệp. Cũng có sẵn trên điện thoại di động. Điều này giống như Microsoft Lync hoặc Google Meet trên mạng của bạn.
Nextcloud Groupware: Tính năng Thư, Lịch và Danh bạ của Nextcloud giúp các văn phòng nhỏ giao tiếp tốt hơn và hoàn thành công việc nhanh hơn. Điều này cũng nằm trên mạng của bạn nếu bạn tự lưu trữ Nextcloud trên máy chủ riêng. Điều này giải quyết hai mối quan tâm: dung lượng và quyền riêng tư. Vì dữ liệu nằm trên mạng của bạn, nó an toàn và riêng tư. Ngoài ra, bạn có thể thêm dung lượng lưu trữ gần như không giới hạn cho máy chủ với chi phí thấp và giải quyết thách thức "dung lượng lưu trữ đầy"!
Thử Nghiệm
1. Có nhiều cách để thử Nextcloud, như tài khoản demo, hoạt động trong 60 phút và có sẵn tại đây.
2. Bạn cũng có thể nhận tài khoản lưu trữ miễn phí để sử dụng, với giới hạn dung lượng, thông qua hàng chục nhà cung cấp lưu trữ. Khi bạn hài lòng về hiệu suất, bạn có thể nâng cấp dung lượng bằng cách đăng ký tài khoản trả phí. Giá tài khoản trả phí khác nhau tùy thuộc vào nhà cung cấp bạn chọn.
Tùy chọn phổ biến nhất vẫn là tải xuống và cài đặt gói máy chủ và cài đặt nó trên phần cứng của riêng bạn. Và bạn thực sự có nhiều lựa chọn để làm điều đó!
- Docker Image: https://hub.docker.com/_/nextcloud/
- Snap Package: https://snapcraft.io/nextcloud
- VM Image: https://download.nextcloud.com/vm/Nextcloud-VM.ova
- Tải xuống Archive để cài đặt trên Ubuntu: https://download.nextcloud.com/server/releases/nextcloud-20.0.2.zip
Cài Đặt
Bạn cũng có thể sử dụng trình cài đặt web để cài đặt Nextcloud trên máy chủ của mình. Nó sẽ kiểm tra các phụ thuộc, tải xuống các gói phù hợp và giải nén với quyền và tài khoản người dùng đúng. Gói cài đặt dễ dàng hơn mà chúng tôi từng thấy ở nơi khác chỉ có WordPress, CMS phổ biến nhất!
Đừng quên kiểm tra Hướng dẫn Quản trị để biết thêm hướng dẫn. Nó có sẵn tại đây.
https://docs.nextcloud.com/server/20/admin_manual/
Bạn có thể truy cập cài đặt của mình qua giao diện web hoặc tải xuống các ứng dụng khách cho máy tính để bàn và di động. Các ứng dụng khách Nextcloud có sẵn cho Windows, macOS, Linux, iOS và Android, cơ bản là mọi nền tảng hiện có!
Chúng tôi đăng ký với Tab.Digital vì nó cung cấp 8GB dung lượng lưu trữ, cao nhất trong tất cả các nhà cung cấp. Cũng có các nhà cung cấp khác. Đây là một danh sách nhỏ.
Bạn nhận được địa chỉ WebDAV để truy cập tệp của mình. Điều này có nghĩa là bạn có thể thiết lập máy tính để truy cập không gian lưu trữ này thông qua ứng dụng trình duyệt tệp cục bộ mà bạn sử dụng.
Nguồn: Tài khoản Nextcloud trên Tab.Digital
Ứng Dụng Đi Kèm Trong Nền Tảng
Bạn nhận được tất cả các tính năng bạn cần từ một hệ thống quản lý tài liệu.
Có các tab cho Files – trình lưu trữ và khám phá tệp, Photos – trình khám phá ảnh, Activity – nhật ký hoạt động trong tài khoản của bạn, Talk – ứng dụng trò chuyện, Mail – nơi bạn có thể kết nối các tài khoản email hiện có (đây KHÔNG phải là máy chủ email), Contacts – nơi bạn có thể kết nối AD của mình, Circles – mạng xã hội với một số tính năng từ Sharepoint, Calendar, Notes, Tasks và Deck – hệ thống quản lý kiểu kanban với thẻ.
Đối với một hệ thống quản lý tài liệu, đây là những tính năng đáng kể khiến Nextcloud trở thành lựa chọn hoàn hảo để quản lý dữ liệu nội bộ của bạn.
Vẫn còn nhiều thứ hơn về Nextcloud, đảm bảo rằng chúng tôi sẽ sử dụng nó trong thiết lập văn phòng nhỏ của mình! Bạn có thể mở các tệp Office phổ biến trong hệ thống và chỉnh sửa các tệp này. Không chỉ chỉnh sửa, bạn còn có thể làm nhiều việc khác, mà có lẽ không nền tảng nào khác cho phép.
Tích Hợp Office
Hệ thống tích hợp với Onlyoffice, một gói ứng dụng Office mã nguồn mở, có sẵn tại https://www.onlyoffice.com/ với giấy phép AGPL. Điều này cho phép bạn tạo, chỉnh sửa và lưu tệp trong hệ thống Nextcloud, mà không cần ứng dụng khác. Khi sử dụng cài đặt Tab.Digital, không có độ trễ hoặc hiệu suất chậm chạp trong các ứng dụng bộ Office.
Có nhiều hành động để tương tác với tệp. Có rất nhiều việc có thể thực hiện trong nền tảng.
Hoạt động – Theo dõi những gì đang xảy ra với một tệp cụ thể.
Trò chuyện – Thảo luận về tệp, ngay từ trong chính tệp!
Bình luận – Để lại bình luận trên tệp cho các cuộc trò chuyện không theo thời gian thực.
Chia sẻ – Chia sẻ tệp với người dùng khác trong hệ thống, bên ngoài hệ thống, hoặc liên kết với một dự án để tất cả dữ liệu được lưu ở một nơi.
Phiên bản – Kiểm soát phiên bản để khôi phục nếu cần.
Cài Đặt
Các cài đặt quản trị rất toàn diện. Quản trị viên cao cấp có thể thực hiện tất cả các thay đổi liên quan và tùy chỉnh gói để sử dụng.
Bảo Mật
Bạn có thể có xác thực 2 yếu tố, xác thực không mật khẩu dựa trên FIDO2 và mã sao lưu để đăng nhập. Bạn có thể xem các ứng dụng và thiết bị đã đăng nhập. Bảo mật toàn diện và hoàn chỉnh.
Tóm Lại
Tóm lại trước khi đi sâu vào chi tiết, chúng tôi đã liệt kê những gì một doanh nghiệp nhỏ cần cho một hệ thống Đồng bộ và Chia sẻ Tệp bao gồm công cụ cộng tác.
- Hệ thống Lưu trữ Tệp Tại Chỗ
- Chia Sẻ Tệp Nội Bộ
- Nền Tảng Trò Chuyện Nội Bộ An Toàn
- Kiểm Soát Phiên Bản Cho Tệp
- Ứng Dụng Từ Bộ Office
- Danh Bạ/Lịch/Nhiệm Vụ/Ghi Chú
- Tính Năng Mạng Xã Hội Chung
- Bảo Mật Dữ Liệu
- Quyền Riêng Tư Giao Tiếp
- Kiểm Soát Chính Sách Giữ Dữ Liệu
Các chuyên gia sẽ chỉ ra rằng hầu hết các tính năng này đều có sẵn trong các sản phẩm dựa trên đám mây từ các công ty như Google, Microsoft và Facebook (đến một mức độ nào đó). Chúng tôi đang tìm kiếm một hệ thống tách biệt với các tập đoàn lớn này. Chúng tôi tìm kiếm một giải pháp cho phép chúng ta kiểm soát nhiều hơn về lưu trữ dữ liệu, chính sách giữ dữ liệu, tính năng quyền riêng tư và chi phí thấp.
Nextcloud là một gói có tất cả các yếu tố trên và hơn nữa. Trong thiết lập văn phòng nhỏ, đây là hệ thống首选. Cần tối thiểu tùy chỉnh. Bạn có thể bắt đầu sử dụng Nextcloud ngay lập tức.
Chúng tôi hy vọng đã cung cấp đủ thông tin về Nền Tảng Quản Lý Tài Liệu này. Khi bạn thử Nextcloud trong tổ chức của mình, hãy cho chúng tôi biết trải nghiệm của bạn trong phần bình luận!