Thử thách
Có rất nhiều báo cáo về Vi phạm Quyền riêng tư của các công ty công nghệ lớn. Những vi phạm này khiến chúng tôi tự hỏi liệu dữ liệu của chúng tôi có an toàn và bảo mật trên đám mây với các Tập đoàn lớn này hay không. Là chủ sở hữu doanh nghiệp hoặc cha mẹ, hầu như không thể bảo vệ dữ liệu cá nhân của chúng tôi khỏi con mắt tò mò của các tập đoàn, chính phủ, tin tặc và đối thủ cạnh tranh.
Ai biết tài liệu và bảng tính của chúng tôi đến đâu và ai có thể đặt tay vào chúng khi chúng được đưa lên đám mây.
Lưu trữ tài liệu
Lưu trữ tài liệu là một trong những lĩnh vực mà mọi người đã bắt đầu hướng tới Đám mây. Có nhiều lợi thế khác nhau của lưu trữ đám mây, như dễ truy cập, cộng tác, an toàn cho dữ liệu được lưu trữ. Chính những ưu điểm này lại trở thành nhược điểm nếu tính bảo mật của dữ liệu bị vi phạm vì bất kỳ lý do gì.
“Sự cần thiết là mẹ đẻ của phát minh.”
Giải pháp
Giải pháp cho những vấn đề này là hệ thống quản lý tài liệu tại chỗ hoặc tự lưu trữ. Trong nhiều năm, nhiều công ty và nhóm đã làm việc trên tại chỗ hoặc tự lưu trữ giải pháp lưu trữ tài liệu. Dữ liệu kỹ thuật số ngày càng gia tăng ở tất cả các tổ chức đã khiến cho việc quản lý dữ liệu và tài liệu trở thành một vấn đề lớn. Có nhiều quy tắc lưu trữ và tuân thủ khác nhau cần được lưu ý. Các tập đoàn lớn và những người tham gia vào các hoạt động được kiểm soát bởi luật như HIPAA bị ảnh hưởng nhiều bởi các mối quan tâm về quản lý tài liệu.
Một giải pháp cho những vấn đề này là NextCloud EFSS tự lưu trữ - Nền tảng đồng bộ hóa tệp doanh nghiệp và chia sẻ và cộng tác nội dung. Nextcloud cung cấp toàn bộ bộ sản phẩm có sẵn trên nền tảng của mình. Đáng chú ý nhất là:
Tệp Nextcloud: Đây là một hệ thống quản lý đồng bộ và chia sẻ tệp hoàn chỉnh, với khả năng đồng bộ tệp trên nhiều nền tảng và thiết bị, với các ứng dụng dành cho HĐH Máy tính để bàn và Điện thoại di động. Điều này cung cấp các kiểm soát tìm kiếm tệp, nhận xét và truy cập tệp, giống như Google Drive, mặc dù trên máy chủ của riêng bạn.
Nextcloud Talk: Đây là bộ truyền thông với các cuộc gọi, trò chuyện và cuộc họp riêng thông qua các nền tảng tự lưu trữ tại chỗ. Giao tiếp không bao giờ rời khỏi mạng của bạn nếu bạn đang ở trong mạng công ty hoặc đã tham gia thông qua VPN của công ty. Điều này cũng có sẵn trên điện thoại di động. Điều này giống như Microsoft Lync hoặc Google Meet trên mạng của riêng bạn.
Phần mềm nhóm Nextcloud: Các tính năng Thư, Lịch và Liên hệ của Nextcloud giúp các văn phòng nhỏ giao tiếp tốt hơn và hoàn thành công việc nhanh hơn. Điều này lại xảy ra trên mạng của riêng bạn nếu bạn lưu trữ Nextcloud trên các máy chủ của riêng mình. Điều này giải quyết được hai mối quan tâm, không gian và sự riêng tư. Vì dữ liệu nằm trên mạng của bạn nên nó an toàn và riêng tư. Ngoài ra, bạn có thể thêm dung lượng lưu trữ hầu như không giới hạn vào máy chủ của mình với chi phí không đáng kể và giải quyết thách thức “đầy dung lượng lưu trữ”!
Hãy quay thử
1. Có nhiều cách khác nhau để thử Nextcloud, chẳng hạn như tài khoản demo, hoạt động trong 60 phút và có sẵn tại đây.
2. Bạn cũng có thể nhận được một tài khoản được lưu trữ miễn phí để sử dụng, với các giới hạn về dung lượng, thông qua hàng chục nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ. Sau khi hài lòng với hiệu suất, bạn có thể nâng cấp bộ nhớ của mình bằng cách đăng ký tài khoản trả phí. Giá của tài khoản trả phí thay đổi tùy thuộc vào nhà cung cấp mà bạn chọn.
Tùy chọn phổ biến nhất vẫn sẽ là tải xuống và cài đặt gói máy chủ và cài đặt nó trên phần cứng của riêng bạn. Và bạn thực sự có các tùy chọn để làm điều đó!
- Hình ảnh Docker:https://hub.docker.com/_/nextcloud/
- Gói Snap:https://snapcraft.io/nextcloud
- Hình ảnh VM:https://download.nextcloud.com/vm/Nextcloud-VM.ova
- Tải xuống Lưu trữ để cài đặt trên Ubuntu:https://download.nextcloud.com/server/releases/nextcloud-20.0.2.zip
Cài đặt
Bạn cũng có thể sử dụng trình cài đặt web để cài đặt Nextcloud trên máy chủ của mình. Nó sẽ kiểm tra các phụ thuộc, tải xuống các gói phù hợp và sẽ giải nén với quyền và tài khoản người dùng phù hợp. Cách cài đặt gói dễ dàng hơn duy nhất mà chúng tôi đã thấy ở những nơi khác là WordPress, CMS phổ biến nhất hiện có!
Đừng quên kiểm tra Hướng dẫn sử dụng dành cho quản trị viên để được hướng dẫn thêm. Nó có sẵn ở đây.
https://docs.nextcloud.com/server/20/admin_manual/
Bạn có thể truy cập cài đặt của mình qua giao diện web hoặc tải xuống các ứng dụng khách cho Máy tính để bàn và Di động. Các ứng dụng khách Nextcloud có sẵn cho Windows, macOS, Linux, iOS và Android, về cơ bản là tất cả mọi thứ!
Chúng tôi đã đăng ký với Tab.Digital vì nó cung cấp không gian lưu trữ 8GB, cao nhất trong số tất cả các nhà cung cấp. Có những nhà cung cấp khác là tốt. Đây là một danh sách nhỏ.
Bạn nhận được địa chỉ WebDAV để truy cập các tệp của mình. Điều này có nghĩa là bạn có thể thiết lập máy tính của mình để truy cập không gian lưu trữ này thông qua ứng dụng khám phá tệp cục bộ mà bạn sử dụng.
Nguồn:Tài khoản Nextcloud trên Tab.Digital
Các ứng dụng có trong Nền tảng
Bạn nhận được tất cả các tính năng bạn cần từ hệ thống quản lý tài liệu.
Có các tab cho Tệp - trình lưu trữ và khám phá tệp, Ảnh - trình khám phá ảnh, Hoạt động - nhật ký hoạt động trong tài khoản của bạn, Nói chuyện - ứng dụng khách trò chuyện, Thư - nơi bạn có thể kết nối các tài khoản email hiện có của mình (đây KHÔNG phải là máy chủ email), Liên hệ - nơi bạn có thể kết nối AD của mình, v.v., Vòng kết nối - mạng xã hội với một số tính năng từ Sharepoint, Lịch , Ghi chú , Nhiệm vụ và Bộ bài - hệ thống quản lý kiểu kanban với thẻ.
Đối với hệ thống quản lý tài liệu, đây là những tính năng đáng kể giúp Nextcloud trở thành một lựa chọn hoàn hảo để quản lý dữ liệu nội bộ của bạn.
Vẫn còn nhiều điều hơn nữa cho Nextcloud, điều này đảm bảo rằng chúng tôi sẽ sử dụng nó trong thiết lập văn phòng nhỏ của mình! Bạn có thể mở các tệp Office phổ biến trong hệ thống và chỉnh sửa các tệp này. Không chỉ chỉnh sửa, bạn còn có thể làm những việc khác mà có lẽ không nền tảng nào khác cho phép.
Tích hợp Office
Hệ thống tích hợp với Onlyoffice, một Gói Ứng dụng Office mã nguồn mở, có sẵn tại https://www.onlyoffice.com/ với giấy phép AGPL. Điều này sẽ cho phép bạn tạo, chỉnh sửa và lưu tệp trong Hệ thống Nextcloud mà không cần ứng dụng khác. Trong khi sử dụng cài đặt Tab.Digital, không có độ trễ hoặc hiệu suất chậm chạp trong các ứng dụng Office Suite.
Có nhiều hành động để tương tác với các tệp. Có rất nhiều thứ có thể được thực hiện trong nền tảng này.
Hoạt động - Theo dõi những gì đang diễn ra với một tệp cụ thể.
Trò chuyện - Thảo luận về tệp, tốt, từ trong tệp!
Nhận xét - Để lại nhận xét về tệp cho các cuộc trò chuyện không theo thời gian thực.
Chia sẻ - Chia sẻ tệp với những người dùng khác trong hệ thống, bên ngoài hệ thống hoặc căn chỉnh với một dự án để tất cả dữ liệu được lưu tại một nơi.
Phiên bản - Kiểm soát phiên bản để hoàn nguyên nếu cần.
Cài đặt
Cài đặt quản trị là toàn diện. Quản trị viên cấp cao có thể thực hiện tất cả các thay đổi có liên quan và tùy chỉnh gói để sử dụng.
Bảo mật
Bạn có thể nhận được Xác thực 2 yếu tố, Xác thực dựa trên FIDO2 ít mật khẩu và mã dự phòng để đăng nhập. Bạn có thể xem các ứng dụng và thiết bị đã đăng nhập. Bảo mật toàn diện và đầy đủ.
Kết thúc nó
Tóm tắt lại trước khi đi vào chi tiết hơn, chúng tôi đã viết ra những gì một doanh nghiệp nhỏ sẽ cần đối với hệ thống Chia sẻ và Đồng bộ hóa Tệp bao gồm các công cụ cộng tác.
- Hệ thống lưu trữ tệp tại chỗ
- Chia sẻ tệp nội bộ
- Nền tảng trò chuyện nội bộ an toàn
- Kiểm soát phiên bản cho tệp
- Các ứng dụng từ Office Suite
- Liên hệ / Lịch / Công việc / Ghi chú
- Các tính năng chung của phương tiện truyền thông xã hội
- Bảo mật dữ liệu
- Quyền riêng tư của Thông tin liên lạc
- Kiểm soát việc lưu giữ dữ liệu
Các chuyên gia sẽ chỉ ra rằng hầu hết các tính năng này đều có sẵn trong các dịch vụ dựa trên Đám mây của các công ty như Google, Microsoft và Facebook (ở một mức độ nào đó). Những gì chúng tôi đang tìm kiếm là một hệ thống cách xa những tập đoàn lớn này. Chúng tôi đang tìm kiếm một giải pháp cho phép chúng tôi kiểm soát nhiều hơn việc lưu trữ dữ liệu, chính sách lưu giữ dữ liệu, các tính năng bảo mật và chi phí thấp.
Nextcloud là một gói có tất cả những điều trên và hơn thế nữa. Trong một thiết lập văn phòng nhỏ, đây là hệ thống hoạt động. Có những tùy chỉnh tối thiểu cần thiết. Bạn có thể bắt đầu sử dụng Nextcloud ngay lập tức.
Chúng tôi hy vọng chúng tôi đã cung cấp cho bạn đủ thông tin về Nền tảng quản lý tài liệu này. Khi bạn dùng thử Nextcloud trong tổ chức của mình, hãy cho chúng tôi biết trong phần nhận xét về trải nghiệm của bạn!