Sau khi bị hủy năm ngoái, Google I/O 2021 năm nay diễn ra sôi động với những tuyên bố đáng chú ý. Một trong những tuyên bố nổi bật cho nền tảng Workspace là Smart Canvas. Đây là cửa sổ đơn tích hợp các công cụ năng suất và cộng tác của Google, đưa Google có lợi thế cạnh tranh (Edge) so với Microsoft Office, nhà cung cấp công cụ văn phòng lâu đời nhất.
Bài viết này sẽ tìm hiểu thêm về Smart Canvas khiến các ứng dụng Google Workspace – Docs, Sheets, Slides – kết nối liền mạch.
Microsoft Office và Google Workplace – Tóm tắt nhanh
Đã hơn 30 năm kể từ khi Microsoft ra mắt Office, công cụ không thể thiếu cho nơi làm việc (người chiến thắng không tranh cãi). Nhưng khoảng năm 2006, Google, đối thủ lớn nhất, ra mắt trình soạn thảo văn bản trực tuyến, mọi thứ bắt đầu thay đổi. Người dùng Office bắt đầu chuyển sang Google Workplace vì có thể truy cập tài liệu, bảng tính từ bất kỳ đâu trên thế giới. Cùng lúc, các lựa chọn thay thế Office khác cũng xuất hiện, cuộc chiến bắt đầu.
Vì mỗi công cụ thay thế đều hoạt động theo đường lối của Office, không thấy khác biệt lớn. Tuy nhiên, chúng tiếp tục thử và thêm tính năng mới. Nhìn vào đó, Google gần đây đã ra mắt Smart Canvas.
Smart Canvas là gì?
Đây là cách mới để cộng tác với nhóm và xây dựng tương lai cho công việc từ xa. Sử dụng nó, hàng triệu người dùng Docs, Sheets, Slides sẽ làm việc trơn tru hơn. Các @mention (nhắc tên) đã dùng sẽ nâng cao hơn nhờ Smart Chips được thêm vào Docs cho file và cuộc họp được đề xuất. Giờ sẽ thấy thêm thông tin như: vị trí, chức danh, thông tin liên lạc của người đó.
Khi nào Smart Chips được thêm vào Sheets?
Trong vài tháng tới, Smart Chips sẽ được thêm vào Sheets. Khi đó, cộng tác viên sẽ mở rộng chức năng @mention. Nghĩa là khi gõ @, Smart Chips cho phép xem trước tài liệu liên kết, duyệt cuộc họp liên kết không cần chuyển tab.
Ngoài ra, Smart Canvas còn cung cấp nhiều hơn nữa.
Smart Canvas cung cấp gì?
- Gắn thẻ người trong tài liệu (Tag people in docs) – @mention với Smart Chips hiển thị danh sách người, file, cuộc họp được đề xuất. Tương tự, tham chiếu tài liệu khác để click dễ dàng cũng được thêm.
- Giao việc từ trong tài liệu (Assign tasks from within docs) (tính năng checklist) – giúp giao hành động checklist cho người khác. Lưu ý: Các mục hành động sẽ hiển thị trong Google Tasks, giúp mọi người dễ dàng quản lý danh sách To-Do dự án.
- Đính kèm docs/sheets/slides & các loại tài liệu khác – Dựa trên văn bản được highlight nơi người dùng muốn thêm liên kết, tính năng chèn liên kết sẽ gợi ý file Drive, tiêu đề và bookmark.
- Chia sẻ tài liệu trong Meet – Từ hôm nay, người dùng có thể trình bày nội dung trực tiếp qua cuộc gọi Google Meet. Giúp nhóm tập trung vì không còn phải nhảy giữa cộng tác tài liệu và cuộc trò chuyện trực tiếp.
- Lưu ý: Vào mùa thu, Google dự định mở rộng tính năng này bằng cách ra mắt Google Meet picture-in-picture. Khi đó, người dùng có thể cộng tác Docs, Sheets, Slides trên web và nhìn thấy nhau. Tính năng sẽ hiển thị trên các ứng dụng Google Workspace.
- Định dạng không trang (Pageless format) – Tính năng mới cho phép xóa ranh giới trang. Nghĩa là bất kể thiết bị hay màn hình, một bề mặt mở rộng sẽ được tạo. Hỗ trợ làm việc với bảng rộng, ảnh lớn, phản hồi chi tiết trong bình luận. Cũng cho phép nhập thông tin từ lời mời họp Calendar.
- 2 chế độ xem mới (Two new views) – Timeline view (Xem dòng thời gian) và Flexible view (Xem linh hoạt). Cũ giúp theo dõi nhiệm vụ dễ dàng và nhanh hơn, mới cho phép tổ chức dữ liệu theo chủ sở hữu, danh mục, chiến dịch hoặc thuộc tính phù hợp nhất.
- Phụ đề trực tiếp và dịch thuật (Live captions and translation) – Hỗ trợ 5 ngôn ngữ, thêm nhiều ngôn ngữ khác sắp tới.
Tất cả công cụ này có độc đáo hay Google lại lấy cảm hứng?
Thật tiếc, không phải tất cả tính năng đều độc đáo. Google dường như đã sao chép một số tính năng từ công cụ cộng tác như Tello, Asana, v.v. Nhưng việc thực hiện rất sáng tạo.
Ai sẽ thắng cuộc: Google hay Microsoft?
Tất cả tính năng mạnh mẽ thêm vào Google Suite chắc chắn tạo khác biệt. Không còn ai nói Google Docs là bản sao của Microsoft Office. Smart Canvas sẽ làm nó nổi bật trải dài. Cho đến nay chưa công cụ nào cung cấp nhiều tính năng tích hợp tốt và dễ dùng như vậy. Tính năng mẫu (templates) cũng cho phép tạo tài liệu bảng Workspace – kết hợp văn bản và công cụ bảng tính. Sẽ như "may mắn trong bất hạnh" cho quản trị dự án vì họ có thể theo dõi từng giai đoạn dự án.
Chắc chắn mọi thứ trông đầy hứa hẹn, nhưng người dùng có dùng tổ hợp này không? Có thấy dễ dàng không? Google sẽ giữ sự đơn giản của tính năng như thế nào?
Thấy Google nỗ lực đổi mới giải pháp năng suất là tốt. Nhưng không có nhiều đối thủ trong phân khúc Office. Vậy cuối cùng giống như cuộc kéo co giữa Google và Microsoft. Bạn nghĩ ai sẽ thắng?
Bạn sẽ chọn cái nào và tại sao?
Chia sẻ suy nghĩ trong phần bình luận để chúng tôi tương tác. Bạn cũng sẽ thể hiện quan điểm tự do.