Microsoft cung cấp một số sản phẩm tốt nhất của mình qua đám mây. Chúng tôi không nói về Azure hay Office 365 cụ thể. Đây là bài viết tổng quan xem Microsoft triển khai Office dưới dạng Dịch vụ (SaaS) thay vì phần mềm độc lập và lợi ích cho người dùng cuối. Dù chúng ta sẽ xem giá, bài viết tập trung vào Office dưới dạng Dịch vụ miễn phí. Hãy bắt đầu!
Microsoft Office dưới dạng Dịch vụ
Tên gọi của Microsoft Office trên đám mây là Office 365. Có nhiều phiên bản – dựa trên cấp độ và loại sử dụng. Có phiên bản doanh nghiệp, gia đình, cá nhân và một phiên bản miễn phí. Tất cả trừ phiên bản miễn phí cung cấp cài đặt bản sao cục bộ của tất cả thành phần Microsoft Office. Phiên bản miễn phí sử dụng Office Web Apps cung cấp đủ tính năng để làm việc và cộng tác thời gian thực.
Giá bắt đầu từ $6.99/tháng cho Office Personal và lên đến $9.99 cho phiên bản Gia đình. Khác biệt là Personal cho phép cài đặt một bản sao Office trên máy tính cục bộ, trong khi Gia đình cung cấp 5 giấy phép. Vì không tập trung vào các phiên bản trả phí, mình sẽ để liên kết so sánh các phiên bản nếu bạn tò mò.
Office dưới dạng Dịch vụ – Bao gồm gì
Bạn có thể truy cập phiên bản miễn phí của Microsoft Office trên đám mây tại Office.com. Bạn truy cập được nhiều ứng dụng không cần tải và cài đặt trên máy tính. Chỉ cần đăng nhập tài khoản và bắt đầu sử dụng. Công việc bạn làm sẽ được lưu trên OneDrive.
Lưu ý: Bạn cần Tài khoản Microsoft để làm việc với office.com. Nếu chưa có (Hotmail, Live, hoặc Outlook), bạn có thể tạo tại Outlook.com.
Tính đến nay, các mục sau được bao gồm khi chọn Microsoft Office dưới dạng Dịch vụ:
- Word Online
- Excel Online
- OneNote Online
- PowerPoint Online
- Outlook (email của bạn)
- People (danh bạ)
- Lịch và
- OneDrive
Bạn có thể dùng Word để xem, tạo và sửa tài liệu. Tương tự, Excel cho bảng tính, PowerPoint cho bài thuyết trình. Bạn có ba lịch mặc định: một để tạo cuộc hẹn, một lịch sinh nhật, và một lịch ngày lễ. Bạn có thể xem kết hợp hoặc riêng biệt tùy ý. Có thể thêm lịch khác nếu muốn.
Office dưới dạng Dịch vụ – Lợi ích
Nếu đăng ký gói trả phí, bạn nhận được giấy phép cài đặt Microsoft Office (phiên bản mới nhất) trên máy tính cục bộ. Tương tự, khi dùng Office Online, bạn có phiên bản mới nhất của Word, Excel, PowerPoint và OneNote. Nghĩa là bạn không phải nâng cấp thủ công bằng cách mua phiên bản mới. Lợi ích đầu tiên là bạn luôn luôn làm việc trên phiên bản mới nhất của phần mềm có sẵn.
Bạn có thể tạo tài liệu, bảng tính, bài thuyết trình, ghi chú... mà không cần cài đặt bản sao cục bộ của Microsoft Office. Ngay cả khi dùng phiên bản trả phí, bạn vẫn có thể dùng ứng dụng trực tuyến mà không cần cài Office trên máy tính.
Bạn có thể dùng Office dưới dạng Dịch vụ trên laptop, máy tính bảng và thậm chí điện thoại thông minh. Vì chúng là cùng các file gắn với tài khoản Microsoft, bạn có thể tải ứng dụng OneDrive trên máy tính bảng và điện thoại hoặc truy cập trực tiếp qua trình duyệt. Để truy cập dễ dàng hơn, khuyên bạn tải ứng dụng OneDrive miễn phí cho máy tính bảng hoặc điện thoại. Ứng dụng OneDrive có sẵn cho mọi nền tảng: Android, iOS, v.v. Từ ứng dụng, bạn truy cập file dễ dàng – không cần đăng nhập lại nhiều lần.
Chia sẻ file dễ dàng hơn khi dùng Office dưới dạng Dịch vụ. Bạn nhấp vào file chọn Chia sẻ và yêu cầu liên kết. Phần mềm cung cấp liên kết đến thư mục hoặc file dựa trên tùy chọn (liên kết công khai, chỉ đọc, v.v.) mà bạn gửi cho người khác qua bất kỳ ứng dụng nhắn tin nào: email, SMS, WhatsApp, Facebook, v.v. Mọi người có thể xem và chỉnh sửa (nếu bạn cấp quyền) trên mọi nền tảng và thiết bị. Chỉ cần trình duyệt có kết nối Internet.
Cộng tác thời gian thực và bạn thấy ai đang chỉnh sửa file. Nó không khóa file mà cho phép truy cập và làm việc cùng lúc. Ở đây cũng vậy, bạn có thể giữ file riêng hoặc chia sẻ quyền chỉnh sửa để họ cũng sửa tài liệu. Cộng tác ám chỉ làm việc cùng nhau nên rõ ràng bạn sẽ cấp quyền. Trừ khi chia sẻ, quyền chỉnh sửa thuộc về người tạo file.
Bạn cũng có thể tải file lên và dùng Office dưới dạng Dịch vụ để xem, chỉnh sửa/sửa đổi và chia sẻ file như với file do Word, Excel, PowerPoint hay OneNote tạo. Lại nữa, nếu muốn chỉnh sửa tài liệu bằng bản sao cục bộ MS Word, bạn có thể làm. Thay đổi sẽ tự động tải lên và chia sẻ với những người cộng tác. Thông thường, bạn không cần ứng dụng cục bộ. Chỉ cần khi muốn tính năng nâng cao không có trên phiên bản đám mây.
Đây là những lợi ích mình tìm thấy khi dùng Microsoft Office dưới dạng Dịch vụ. Có thể còn nhiều hơn – như đồng bộ file qua nhiều máy tính bằng ứng dụng OneDrive. Nếu bạn có ý kiến, hãy chia sẻ qua phần bình luận bên dưới.
Lưu ý: Tương lai có thể thấy phần mềm Office hoàn toàn trên đám mây, loại bỏ cài đặt cục bộ. Chúng sẽ sẵn sàng dùng phần mềm. Bạn chỉ đăng nhập và bắt đầu dùng ứng dụng muốn. Với đó, Microsoft có thể cung cấp cơ chế trả phí chỉ cho ứng dụng bạn chọn dùng. Nghĩa là, nếu chỉ dùng MS Word, bạn không phải trả tiền cho Excel, PowerPoint và các ứng dụng khác như hiện nay khi mua bản độc lập của MS Office.
Đọc thêm: Windows As A Service.