Information Rights Management (IRM) là dịch vụ nhằm hạn chế truy cập vào tài liệu, sổ làm việc và bản trình bày Office. Ý nghĩa là gì? Nó đơn giản có nghĩa là bạn có thể chỉ định quyền truy cập trên tài liệu, bản trình bày, v.v. để chỉ cho phép một số người nhất định sử dụng. Nó giúp ngăn chặn thông tin nhạy cảm bị in, chuyển tiếp hoặc sao chép bởi người không có quyền.
Điểm mạnh của Dịch vụ Quản lý Quyền Thông tin là một khi quyền hạn cho file đã bị hạn chế bằng IRM, thì hạn chế truy cập và sử dụng file sẽ được thực thi nghiêm ngặt và luôn tồn tại, vì các quyền được chứa bên trong chính file đó.
IRM có thể giúp các tổ chức thực thi chính sách quản trị của họ về kiểm soát và phổ biến thông tin mật hoặc độc quyền. Đơn giản, Microsoft Office cho phép tổ chức giữ thông tin mật và phân loại của riêng mình. Tuy nhiên, IRM không đảm bảo nội dung không bị xóa, đánh cắp, hoặc chụp và truyền đi bởi các chương trình độc hại như Trojan, keylogger, và một số loại spyware.
Microsoft cung cấp dịch vụ IRM miễn phí bạn có thể truy cập bằng Tài khoản Microsoft. Dữ liệu nhạy cảm sẽ không bao giờ được lưu trữ hoặc gửi đến Microsoft. Thông tin xác thực và các thông tin liên quan khác được gửi đến dịch vụ nhưng không được lưu trữ.
Sử dụng IRM, bạn có thể bảo vệ file Word, Excel, và PowerPoint, v.v. Ví dụ, tôi sẽ chỉ cách dùng IRM trong PowerPoint. Nhấp vào hình ảnh để xem phiên bản lớn hơn.
Information Rights Management trong Office
Mở Microsoft PowerPoint
Nhấp tab File rồi tab Info.
Sau đó nhấp Protect Presentation (Bảo vệ bản trình bày) -> Restrict Permission by People (Hạn chế quyền theo người) -> Restricted Access (Truy cập bị hạn chế).
Cửa sổ IRM sẽ hiện ra.
Chọn tùy chọn Yes (Có) sau đó Windows Right Management sẽ hiện. Chọn tùy chọn phù hợp.
Sau khi điền thông tin xác thực, bạn sẽ thấy cửa sổ Select Computer, Type (Chọn máy tính, Loại).
Ngay sau đó bạn sẽ thấy cửa sổ cuối nơi bạn được yêu cầu Add/Remove Users (Thêm/Xóa người dùng).
Bây giờ bạn được yêu cầu thiết lập quyền trên tài liệu.
Nhấp OK và tất cả cài đặt sẽ được lưu.
Hãy cho chúng tôi biết bạn thấy mẹo này như thế nào, để hạn chế truy cập tài liệu của bạn.