Microsoft 365 gần đây công bố tính năng mới theo dõi năng suất, nhằm giám sát dữ liệu nhân viên. Tuy nhiên, tính năng này gây phản ứng ngược khi mọi người biết lượng dữ liệu người dùng được Microsoft Teams thu thập.
Microsoft Teams thu thập dữ liệu gì?
Teams thu thập 3 loại: Census (Thống kê), Usage (Sử dụng) và Error reporting (Báo cáo lỗi). Dữ liệu Census là thông tin tiêu chuẩn về thiết bị, hệ điều hành, ngôn ngữ người dùng, và tạo ID người dùng được bảo vệ hai lớp. Census là dữ liệu mặc định, không thể từ chối.
Dữ liệu Usage bao gồm: số tin nhắn gửi, cuộc gọi, cuộc họp tham gia, tên tổ chức. Dữ liệu Error reporting giúp theo dõi và sửa lỗi kịp thời.
Báo cáo hoạt động người dùng Microsoft Teams
Để xem/chỉnh sửa báo cáo, bạn phải là Teams service admin. Xem thêm về vai trò admin tại access Teams administrator roles.
- Trong Teams admin center, ngăn trái: Analytics & reports > Usage reports.
- Chọn Teams user activity từ tab View reports dưới tab Report.
- Chọn khoảng thời gian dưới tab Date range.
- Nhấp Run report.
Đọc hiểu Báo cáo hoạt động người dùng Teams
Báo cáo xem được trong 7, 30, 90 ngày qua. Phân tích sử dụng theo người dùng: tin nhắn kênh, trả lời/bài đăng, chi tiết tổ chức/tham gia cuộc họp, hoạt động gần đây, thời gian video, chia sẻ màn hình.
Báo cáo giúp admin xem thông tin hoạt động nhân viên qua Teams. Admin có thể xem đến 19 loại dữ liệu hoạt động. Hiện tại không có cách để người dùng từ chối thu thập dữ liệu này từ admin công ty. Nhiều công ty có thể chưa biết tồn tại dữ liệu này.
Dữ liệu người dùng Teams lưu trữ ở đâu?
Teams hoạt động toàn cầu với nhiều khu vực quyền lực, tiêu chuẩn xử lý dữ liệu khác nhau. Để xem vị trí lưu trữ vật lý: vào Microsoft 365 admin center → Settings > Organization profile → cuộn đến Data Location.
Quản lý thông báo Teams
Nhận nhiều thông báo liên tục ở góc dưới phải màn hình rất gây mất tập trung.
Kiểm soát lại bằng cách: nhấp ba chấm góc trên phải Teams → Channel notifications → tắt hoàn toàn. Hoặc thiết lập quy tắc mới chọn Custom.
Bạn có thể tắt "All new posts" và giảm nhắc kênh (khi ai đó @tên kênh) từ "Banner and feed" sang "Only show in feed".
Phiền toái khác: được mời cuộc họp đã lên lịch hoặc rời cuộc họp giữa chừng nhưng vẫn nhận thông báo mỗi khi có tin nhắn trong hộp thoại cuộc họp đang diễn ra.
Giải pháp tạm thời: đổi trạng thái thành "Do not disturb" (Không làm phiền). Nhấp ảnh hồ sơ trang chính Teams → nhấp "Available" → đổi thành "Do not disturb"
Quản lý ưu tiên: Settings > Privacy → nhấp "Manage priority access" → thêm tên người bạn muốn nhận thông báo.
Đọc thêm: Microsoft Teams bị treo/đóng băng trong cuộc họp.
Kiểm soát truy cập trong Microsoft Teams
Teams cung cấp cách giới hạn truy cập để bạn có thời gian, không gian suy nghĩ và làm việc.
Vào Settings > Privacy → tắt công tắc "Read receipts" (Xác nhận đã đọc).
Yêu cầu tổ chức bật xác thực đa yếu tố (MFA) cho tài khoản để tăng bảo vệ. Mật khẩu mạnh, duy nhất và trình quản lý mật khẩu là cần thiết.
Cũng có thể thiết lập kênh riêng tư (private channels) nếu là thành viên nhóm, chỉ cho phép thành viên cụ thể truy cập. Trong nhóm đã chọn, vào phần kênh → nhấp ba chấm → Add channel → dưới Privacy chọn Private.
Chọn người thêm vào kênh — tối đa 250 người. Chỉ người tạo kênh mới thêm/xóa thành viên. Tệp/tin nhắn trong kênh riêng tư không thể truy cập từ bên ngoài.
Teams phổ biến nhờ chuyển dịch làm việc từ xa. Nhân viên cần cộng tác đồng thời đảm bảo dữ liệu nhạy cảm an toàn và báo cáo hoạt động không bị lạm dụng. Gợi ý trên giúp bảo mật dữ liệu và duy trì giao tiếp suôn sẻ. Hy vọng hữu ích.
Đọc tiếp: Vấn đề bộ nhớ và CPU cao của Microsoft Teams.