Microsoft 365 gần đây đã công bố các tính năng mới để theo dõi năng suất. Nó nhằm mục đích theo dõi dữ liệu về nhân viên nhưng việc khởi chạy tính năng này đã phản tác dụng sau khi mọi người được biết về lượng dữ liệu người dùng được thu thập bởi Microsoft Teams .
Microsoft Teams thu thập dữ liệu nào?
Microsoft Teams thu thập ba loại dữ liệu, tức là Điều tra dân số, Sử dụng, và Dữ liệu báo cáo lỗi . Dữ liệu điều tra dân số không là gì ngoài thông tin tiêu chuẩn về thiết bị, hệ điều hành và ngôn ngữ người dùng của bạn. Nó cũng tạo ra một ID người dùng cụ thể, được bảo vệ hai lần để tránh liên kết không cần thiết. Dữ liệu điều tra dân số trong báo cáo hoạt động của người dùng Nhóm là dữ liệu mặc định được thu thập và người dùng không thể chọn không tham gia.
Microsoft cũng thu thập dữ liệu sử dụng bao gồm số lượng tin nhắn đã gửi , cuộc gọi và cuộc họp đã tham gia cùng với tên của tổ chức . Nó cũng hỗ trợ theo dõi các lỗi để có thể sửa chữa kịp thời. Nó được gọi là dữ liệu báo cáo Lỗi.
Báo cáo hoạt động của người dùng Microsoft Teams
Để xem và chỉnh sửa báo cáo hoạt động của người dùng trong Nhóm, bạn phải là Quản trị viên dịch vụ của Nhóm . Để biết thêm về các quyền và vai trò quản trị viên, hãy truy cập vai trò quản trị viên Nhóm để quản lý nhóm .
- Trong ngăn điều hướng bên trái của trung tâm quản trị Microsoft Teams, chuyển đến Phân tích &báo cáo> Báo cáo sử dụng .
- Chọn Hoạt động của người dùng trong nhóm từ Xem báo cáo trong tab Báo cáo tab.
- Chọn một phạm vi trong phạm vi dữ liệu tab
- Nhấp vào Chạy báo cáo.
Diễn giải Báo cáo hoạt động của người dùng trong nhóm
Báo cáo hoạt động của người dùng trong Nhóm có thể được xem trong 7 ngày, 30 ngày hoặc 90 ngày qua . Báo cáo đưa ra phân tích về việc sử dụng của người dùng. Nó cung cấp chi tiết về tin nhắn kênh, trả lời và đăng tin nhắn, chi tiết cuộc họp được tổ chức và tham gia vào chi tiết cuộc họp. Người ta cũng có thể cung cấp thông tin chi tiết về hoạt động gần đây nhất, thời gian video và hoạt động chia sẻ màn hình.
Báo cáo này hữu ích cho các quản trị viên công ty để xem thông tin chi tiết về hoạt động của nhân viên bằng cách sử dụng Nhóm. Quản trị viên có thể xem tới 19 loại dữ liệu hoạt động khác nhau của người dùng. Hiện tại, không có cách nào để người dùng từ chối thu thập dữ liệu này từ các quản trị viên công ty tương ứng của họ. Mặc dù nhiều công ty có thể không biết về tính khả dụng của những dữ liệu đó.
Dữ liệu người dùng của Nhóm được lưu trữ ở đâu?
Microsoft Teams hoạt động trên toàn thế giới và ở một số khu vực pháp lý với các tiêu chuẩn khác nhau về cách xử lý dữ liệu. Trong trường hợp bạn muốn xem nơi dữ liệu cá nhân được lưu trữ thực tế, bạn có thể truy cập Trung tâm quản trị Microsoft 365 . Nhấp vào Cài đặt> Hồ sơ tổ chức rồi cuộn đến Vị trí dữ liệu .
Quản lý Thông báo của Nhóm
Trong khi làm việc trong Nhóm, việc nhận một số thông báo với tiếng ping liên tục ở góc dưới bên phải của màn hình có thể khiến bạn khá mất tập trung.
Bạn có thể lấy lại quyền kiểm soát bằng cách nhấp vào dấu ba chấm ở trên cùng bên phải của Nhóm, chọn Thông báo kênh và tắt chúng hoàn toàn. Bạn cũng có thể thiết lập các quy tắc mới bằng cách chọn “Tùy chỉnh” .
Bạn có thể muốn tắt “ Tất cả bài đăng mới ”Và cũng có thể muốn giảm lượt đề cập đến Kênh, tức là khi ai đó gắn thẻ bạn trong kênh bằng tên @Channel từ“ Biểu ngữ và nguồn cấp dữ liệu ”Thành“ Chỉ hiển thị trong nguồn cấp dữ liệu “.
Một sự phân tâm khác là khi bạn đã được mời tham dự một cuộc họp đã lên lịch hoặc đã rời cuộc họp giữa chừng nhưng vẫn nhận được thông báo mỗi khi tin nhắn được nhập vào hộp trò chuyện của cuộc họp đang diễn ra.
Giải pháp tạm thời cho vấn đề này là thay đổi trạng thái của bạn thành “ Không làm phiền ”. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách nhấp vào ảnh hồ sơ của mình trên trang chính của Nhóm, nhấp vào “ Có sẵn ”Và thay đổi thành“ Không làm phiền ”.
Bạn cũng có thể quản lý mức độ ưu tiên bằng cách đi tới Cài đặt> Quyền riêng tư , nhấp vào “ Quản lý quyền truy cập ưu tiên ”Và thêm tên của những người mà bạn muốn nhận thông báo.
Đọc :Microsoft Teams bị treo hoặc bị treo trong khi họp.
Kiểm soát quyền truy cập trong Microsoft Teams
Teams cũng cung cấp cho bạn một cách để giới hạn quyền truy cập trên Microsoft Teams để bạn có thời gian và không gian để suy nghĩ và làm việc.
Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách đi tới Cài đặt> Quyền riêng tư và chuyển đổi “ Đã đọc biên nhận Nút radio ”.
Bạn có thể yêu cầu tổ chức của mình bật xác thực đa yếu tố trên tài khoản của bạn và thêm một lớp bảo vệ bổ sung. Mật khẩu mạnh, duy nhất và trình quản lý mật khẩu là cần thiết để bảo vệ tài khoản.
Bạn cũng có thể thiết lập kênh riêng tư nếu bạn là thành viên của một nhóm cụ thể, chỉ cho phép truy cập hạn chế vào một số thành viên nhất định của nhóm. Trong nhóm đã chọn, hãy chuyển đến phần kênh và nhấp vào dấu ba chấm. Đi tới Thêm kênh , trong Quyền riêng tư và chọn Bảo mật .
Sau đó, bạn có thể chọn những người tương ứng để thêm vào nhóm - tối đa 250 người. Chỉ người tạo kênh mới có thể thêm hoặc xóa mọi người khỏi kênh riêng tư. Bất kỳ ai bên ngoài kênh đó đều không thể truy cập vào các tệp hoặc tin nhắn được chia sẻ trong một kênh riêng tư.
Microsoft Teams đã trở nên phổ biến với việc chuyển sang làm việc từ xa. Giờ đây, nhân viên cần cộng tác trong khi đảm bảo dữ liệu nhạy cảm vẫn hoàn toàn an toàn và báo cáo hoạt động của người dùng Nhóm không bị lạm dụng. Các đề xuất nêu trên sẽ giúp bảo mật dữ liệu của bạn trong khi duy trì liên lạc thông suốt. Hy vọng chúng hiệu quả cho bạn.
Đọc tiếp theo :Sự cố sử dụng CPU và bộ nhớ cao của Microsoft Teams.