Nếu bạn muốn dùng tính năng hiện đại của Word 2019 hoặc Office 365, bạn cần nâng cấp tài liệu Word nếu chúng dựa trên phiên bản Word cũ hơn. Nâng cấp đảm bảo tài liệu tương thích với Word mới hơn và bạn có thể dùng công cụ định dạng và các công cụ mới trong phiên bản mới nhất.
Chuyển đổi tài liệu Word cũ sang phiên bản mới chỉ mất vài nhấp chuột miễn là phần mềm Word cài trên máy. Khi file chuyển đổi xong, bạn sẽ thấy nó có phần mở rộng mới chỉ file Word mới dùng.
Nâng Cấp Tài Liệu Word Dùng Phần Mềm Word
Nếu bạn cài bộ Microsoft Office trên máy, bạn có thể có Word cài sẵn. Bạn có thể dùng phần mềm này không cần thêm tiện ích để nâng cấp tài liệu Word.
Nhấp chuột phải vào tài liệu muốn chuyển đổi và chọn Open with (Mở bằng) theo sau Word. Điều này đảm bảo file mở trong đúng phần mềm.
Khi tài liệu mở, nhấp tab File ở góc trên bên trái. Sau đó chọn tab Info (Thông tin) ở thanh bên trái và nhấp Convert (Chuyển đổi) ở khung bên phải.
Hộp thoại sẽ hiện lên yêu cầu xác nhận hành động. Đây là những gì nó muốn nói:
- Tài liệu cũ sẽ được thay thế bằng tài liệu nâng cấp mới.
- Sẽ có thay đổi nhỏ về bố cục.
- Nhấp Tell Me More (Cho tôi biết thêm) nếu muốn biết thêm về quy trình. Nếu không muốn thấy hộp thoại này cho các lần chuyển đổi sau, tích vào ô kiểm.
- Cuối cùng, nhấn nút OK để bắt đầu chuyển đổi.
Cách khác nâng cấp tài liệu là dùng menu Save của Word. Khi tài liệu mở, nhấp tab File và chọn Save As (Lưu dưới tên).
Sau đó chọn Word Document từ menu thả xuống định dạng và nhấn Save. Lưu ý cách này không thay thế phiên bản cũ mà tạo bản sao hoàn toàn mới dựa trên phần mềm Word mới hơn.
Bạn có thể làm theo các bước trên để nâng cấp bao nhiêu tài liệu Word cũ sang phiên bản mới tùy ý.
Vì chỉ mất vài nhấp chuột và bạn có thể tắt hộp thoại, bạn có thể dễ dàng chuyển đổi nhiều tài liệu trong thời gian ngắn.
Nâng Cấp Tài Liệu Word Sang Microsoft Word Online
Nếu bạn không cài phần mềm Word trên máy và thích dùng ứng dụng Word trực tuyến, bạn cũng có thể dùng nó để chuyển đổi tài liệu Word.
Ứng dụng trực tuyến cung cấp gần như cùng tính năng và giao diện như phiên bản offline.
Mở trình duyệt web hiện đại và truy cập trang web Office online. Khi đã đó, đăng nhập tài khoản nếu chưa.
Khi giao diện chính tải xong, nhấp tùy chọn Start new (Bắt đầu mới) và chọn Upload and open (Tải lên và mở). Nó cho phép tải file Word cũ từ máy tính.
Điều hướng đến thư mục chứa tài liệu và chọn nó để tải lên trực tuyến.
Khi file tải lên và mở trên màn hình, nhấp tùy chọn Edit Document (Chỉnh sửa tài liệu) rồi chọn Edit in Browser (Chỉnh sửa trong trình duyệt).
Hộp thoại sẽ hiện nói sẽ chuyển đổi file trước rồi cho chỉnh sửa. Cũng nói bản sao tài liệu gốc sẽ được tạo.
Nhấp Convert (Chuyển đổi) trong hộp thoại.
Nếu muốn xem thay đổi bố cục, nhấp View (Xem). Ngược lại, nhấp Edit (Chỉnh sửa) để bắt đầu chỉnh sửa tài liệu.
Để lấy bản sao tài liệu để truy cập ngoại tuyến, nhấp menu File chọn Save As theo sau Download a Copy (Tải xuống bản sao).
Nhấp Download (Tải xuống) trên màn hình sau để bắt đầu tải tài liệu về máy.
Tài liệu tải xuống nên là phiên bản nâng cấp của tài liệu Word cũ.
Bây giờ tài liệu đã nâng cấp, bạn tự do dùng bất kỳ chức năng hiện đại nào của Word trong đó. Bạn có thể dùng công cụ chỉnh sửa mới, phần mở rộng file mới, v.v., không lo lắng.
Tuy nhiên, nhớ rằng nếu cần gửi file cho ai đó dùng phiên bản Word cũ, họ sẽ không thấy các thay đổi mới làm cho tài liệu.
Chế Độ Tương Thích (Compatibility Mode) Trong Microsoft Word Là Gì?
Khi mở phiên bản cũ của tài liệu trong Word mới nhất, bạn sẽ thấy chữ Compatibility Mode (Chế độ tương thích) xuất hiện bên cạnh tên tài liệu ở trên cùng. Bạn từng thắc mắc chữ đó nghĩa là gì?
Compatibility Mode thực sự là chế độ các phiên bản Word mới dùng để đảm bảo khi chỉnh sửa tài liệu cũ, chúng không bị sửa đổi bằng công cụ chỉnh sửa mới nhất trong phần mềm.
Điều này vì Word không muốn bạn thêm tính năng vào tài liệu cũ mà các phiên bản Word cũ không hiểu. Ví dụ: nếu bạn thêm tùy chọn định dạng mới trong Word 2016 vào tài liệu Word 2004, Word 2004 sẽ không hiểu định dạng đó. Nó có thể hiển thị tài liệu với văn bản bị xáo trộn.
Compatibility Mode đảm bảo những điều đó không xảy ra và bạn chỉ dùng định dạng và công cụ khác hoàn toàn tương thích với phiên bản tài liệu Word hiện tại.