Nếu bạn muốn sử dụng các tính năng hiện đại của Word 2019 hoặc Office 365, bạn sẽ cần nâng cấp tài liệu Word của mình nếu chúng dựa trên phiên bản cũ hơn của phần mềm Word. Việc nâng cấp đảm bảo rằng tài liệu của bạn tương thích với các phiên bản Word mới hơn và bạn có thể sử dụng định dạng mới và các công cụ khác có sẵn trong các phiên bản mới nhất của phần mềm.
Chuyển đổi tài liệu Word cũ sang phiên bản mới hơn chỉ mất vài cú nhấp chuột miễn là phần mềm Word được cài đặt trên máy tính của bạn. Khi tệp được chuyển đổi, bạn sẽ thấy tệp có một phần mở rộng mới mà chỉ các tệp Word mới hơn mới sử dụng.
Nâng cấp tài liệu Word bằng phần mềm Word
Nếu bạn đã cài đặt bộ Microsoft Office trên máy tính của mình, bạn cũng có thể đã cài đặt Word. Bạn có thể sử dụng phần mềm này mà không yêu cầu bất kỳ tiện ích bổ sung nào để nâng cấp tài liệu Word của mình.
Nhấp chuột phải vào tài liệu bạn muốn chuyển đổi và chọn Mở bằng theo sau là Word . Điều này đảm bảo tệp sẽ mở bằng phần mềm phù hợp.
Khi tài liệu mở ra, hãy nhấp vào Tệp ở góc trên bên trái. Sau đó, chọn tab có nội dung Thông tin trong thanh bên bên trái và nhấp vào Chuyển đổi trong ngăn bên phải.
Một hộp thoại sẽ xuất hiện trên màn hình yêu cầu bạn xác nhận hành động của mình. Đây là những gì về cơ bản nó muốn nói với bạn:
- Tài liệu cũ của bạn sẽ được thay thế bằng tài liệu mới được nâng cấp.
- Sẽ có những thay đổi nhỏ đối với bố cục.
- Nhấp vào Cho tôi biết thêm nếu bạn muốn biết thêm về quy trình. Ngoài ra, nếu bạn không muốn thấy hộp thoại này cho các chuyển đổi trong tương lai, hãy đánh dấu vào hộp kiểm.
- Cuối cùng, nhấn OK để bắt đầu chuyển đổi.
Một cách khác để nâng cấp tài liệu của bạn là sử dụng menu lưu của Word. Trong khi tài liệu đang mở, hãy nhấp vào Tệp và chọn Lưu dưới dạng .
Sau đó, chọn Tài liệu Word từ trình đơn định dạng thả xuống và nhấn Lưu . Hãy nhớ rằng điều này không thay thế phiên bản cũ của tài liệu nhưng tạo ra một bản sao hoàn toàn mới của tài liệu dựa trên phần mềm Word mới hơn.
Bạn có thể làm theo các bước trên để nâng cấp nhiều tài liệu Word cũ của mình lên phiên bản mới hơn như bạn muốn.
Ngoài ra, vì chỉ cần một vài cú nhấp chuột và bạn có khả năng tắt hộp thoại, bạn có thể dễ dàng chuyển đổi một số tài liệu trong một khoảng thời gian ngắn.
Nâng cấp Tài liệu Word lên Microsoft Word Online
Nếu bạn chưa cài đặt phần mềm Word trên máy tính của mình và bạn muốn sử dụng ứng dụng Word trực tuyến, bạn cũng có thể sử dụng nó để chuyển đổi tài liệu Word của mình.
Ứng dụng trực tuyến cung cấp khá nhiều tính năng và giao diện giống như ứng dụng ngoại tuyến.
Mở trình duyệt web hiện đại và truy cập trang web trực tuyến Office. Khi bạn đã ở đó, hãy đăng nhập vào tài khoản của bạn nếu bạn chưa đăng nhập.
Khi giao diện chính tải lên, hãy nhấp vào tùy chọn có nội dung Bắt đầu mới và chọn Tải lên và mở . Nó sẽ cho phép bạn tải lên tệp Word cũ từ máy tính của mình.
Điều hướng đến thư mục chứa tài liệu của bạn và chọn nó để tải lên trực tuyến.
Khi tệp được tải lên và mở trên màn hình của bạn, hãy nhấp vào Chỉnh sửa tài liệu rồi chọn Chỉnh sửa trong trình duyệt .
Một lời nhắc sẽ xuất hiện cho biết trước tiên nó sẽ chuyển đổi tệp của bạn và sau đó cho phép bạn chỉnh sửa tệp. Nó cũng cho biết một bản sao của tài liệu gốc của bạn sẽ được tạo.
Nhấp vào Chuyển đổi trong lời nhắc.
Nếu bạn muốn xem những thay đổi trong bố cục, hãy nhấp vào Xem . Nếu không, hãy nhấp vào Chỉnh sửa để bắt đầu chỉnh sửa tài liệu.
Để nhận bản sao của tài liệu để truy cập ngoại tuyến, hãy nhấp vào Tệp và chọn Lưu dưới dạng tiếp theo là Tải xuống bản sao .
Nhấp vào Tải xuống trên màn hình sau để bắt đầu tải tài liệu xuống máy tính của bạn.
Tài liệu đã tải xuống phải là phiên bản nâng cấp của tài liệu Word cũ của bạn.
Giờ đây, tài liệu của bạn đã được nâng cấp, bạn có thể thoải mái sử dụng bất kỳ chức năng hiện đại nào của Word trong đó. Bạn có thể sử dụng các công cụ chỉnh sửa mới hơn, sử dụng phần mở rộng tệp mới hơn, v.v. mà không phải lo lắng gì.
Tuy nhiên, hãy nhớ rằng nếu bạn cần gửi lại tệp cho ai đó và họ sử dụng phiên bản phần mềm cũ hơn, họ sẽ không thể thấy những thay đổi mới hơn được thực hiện đối với tài liệu.
Chế độ Tương thích Trong Microsoft Word là gì?
Khi bạn mở phiên bản cũ của tài liệu trong phần mềm Word mới nhất, bạn sẽ tìm thấy dòng chữ Chế độ tương thích xuất hiện bên cạnh tên tài liệu ở trên cùng. Bạn có bao giờ tự hỏi văn bản đó có nghĩa là gì không?
Chế độ Tương thích thực sự là một chế độ mà các phiên bản Word mới hơn sử dụng để đảm bảo rằng khi bạn chỉnh sửa các tài liệu cũ của mình, chúng sẽ không bị sửa đổi bằng các công cụ chỉnh sửa mới nhất trong phần mềm.
Đó là vì Word không muốn bạn thêm bất kỳ tính năng nào vào tài liệu cũ của mình mà các phiên bản Word cũ không hiểu được. Ví dụ:nếu bạn thêm tùy chọn định dạng mới có sẵn trong Word 2016 vào tài liệu Word 2004 của mình, thì phiên bản Word 2004 sẽ không hiểu định dạng. Sau đó, nó có thể hiển thị tài liệu với văn bản xáo trộn, v.v.
Chế độ Tương thích đảm bảo những điều như vậy không xảy ra và bạn chỉ có thể sử dụng định dạng và các công cụ khác hoàn toàn tương thích với phiên bản tài liệu Word hiện tại của bạn.