Khi tạo Google Sheets mà người khác cần điền, danh sách thả xuống (dropdown list) có thể đơn giản hóa quy trình nhập dữ liệu.
Bạn có thể lấy mục cho danh sách thả xuống từ phạm vi ô khác, hoặc nhập trực tiếp. Học cách làm cả hai, cũng như cách sửa đổi danh sách thả xuống hiện có.
Tạo danh sách thả xuống thủ công trong Google Sheets
Cách nhanh nhất tạo danh sách thả xuống Google Sheets là liệt kê các mục bên trong cài đặt xác thực dữ liệu.
Để làm điều này:
1. Chọn ô nơi bạn muốn tạo danh sách thả xuống. Chọn Dữ liệu (Data) từ menu, rồi chọn Xác thực dữ liệu (Data validation).
2. Bên cạnh Tiêu chí (Criteria), chọn Danh sách các mục (List of items).
3. Trong trường bên cạnh lựa chọn này, gõ các mục bạn muốn đưa vào danh sách thả xuống, cách nhau bằng dấu phẩy.
4. Chọn nút Lưu (Save), bạn sẽ thấy ô đã chọn giờ có danh sách thả xuống.
Tùy chọn Xác thực dữ liệu
Có vài cài đặt quan trọng trong cửa sổ Xác thực dữ liệu cần lưu ý.
Nếu bạn bỏ chọn Hiển thị danh sách thả xuống trong ô (Show dropdown list in cell), mũi tên thả xuống sẽ không xuất hiện. Tuy nhiên, khi người dùng bắt đầu gõ, các mục danh sách sẽ xuất hiện.
Trong phần Dữ liệu không hợp lệ (On invalid data), nếu bạn chọn Hiển thị cảnh báo (Show warning), chỉ báo cảnh báo đỏ sẽ xuất hiện. Điều này hiển thị thông báo cảnh báo người dùng rằng mục gõ không khớp với gì trong danh sách.
Nếu bạn chọn Từ chối nhập (Reject input) thay vào đó, Google Sheets sẽ từ chối mục nhập và thay thế bằng mục đầu tiên của danh sách thả xuống.
Trong phần Giao diện (Appearance), nếu bạn chọn Hiển thị văn bản trợ giúp xác thực (Show validation help text) và gõ văn bản vào trường bên dưới, văn bản đó sẽ xuất hiện khi người dùng chọn ô thả xuống.
Tạo danh sách thả xuống từ phạm vi Google Sheets
Một cách động hơn tạo danh sách thả xuống Google Sheets là dùng nội dung của một phạm vi ô để điền danh sách.
Để làm điều này:
1. Trước tiên, tạo danh sách xác thực trong bất kỳ phạm vi ô nào. Chúng không phải ở cùng bảng tính. Bạn có thể tạo và chọn các danh sách này trong tab bảng tính khác.
2. Tiếp, chọn ô nơi bạn muốn tạo danh sách thả xuống. Chọn Dữ liệu (Data) từ menu, rồi chọn Xác thực dữ liệu (Data validation).
3. Lần này, chọn Danh sách từ phạm vi (List from a range) từ danh sách thả xuống Tiêu chí. Sau đó, chọn biểu tượng chọn lưới nhỏ để mở cửa sổ chọn phạm vi.
4. Chọn phạm vi bạn muốn dùng làm danh sách, bạn sẽ thấy văn bản phạm vi xuất hiện trong trường Chọn phạm vi dữ liệu (Select a data range).
5. Chọn OK để đóng cửa sổ chọn và quay lại cửa sổ xác thực. Cấu hình các tùy chọn thả xuống khác bạn muốn và chọn nút Lưu (Save) để hoàn tất.
6. Bây giờ, bạn sẽ thấy dữ liệu phạm vi xuất hiện như các mục danh sách thả xuống trong ô bạn chọn.
7. Tiếp tục quy trình tương tự cho bất kỳ cột nào bạn muốn thêm làm danh sách thả xuống động.
Dùng phạm vi làm nguồn dữ liệu là cách tuyệt vời giữ bảng tính cập nhật mà không phải thủ công duyệt qua và cập nhật mọi danh sách thả xuống bạn đã tạo.
Thú vị về danh sách thả xuống Google Sheets
Danh sách thả xuống Google Sheets kết nối với phạm vi là hữu ích nhất vì chúng giảm đáng kể bảo trì tổng thể của bảng tính.
Cập nhật nhiều ô bằng một thay đổi phạm vi
Điều này đặc biệt đúng nếu bạn có nhiều ô lấy dữ liệu từ một phạm vi mục đơn. Nếu bạn muốn cập nhật hoặc thay đổi các mục danh sách, bạn chỉ phải thay đổi ở một phạm vi đơn.
Dù có hàng trăm ô với các mục danh sách đó, cập nhật phạm vi một lần sẽ cập nhật ngay lập tức tất cả ô thả xuống đó.
Sao chép ô đã xác thực để tiết kiệm thời gian
Bạn cũng có thể tiết kiệm thời gian bằng cách sao chép ô thả xuống đã xác thực đến bất kỳ ô nào khác. Điều này tiết kiệm thời gian phải trải qua quy trình màn hình xác thực lại.
Sao chép ô đã xác thực đặc biệt hữu ích cho danh sách lựa chọn như ngày, tháng, giờ, và các tập dữ liệu chuẩn khác.
Xóa nhanh xác thực ô
Giả sử bạn không muốn mục danh sách đi kèm với bất kỳ ô nào. Bạn có thể xóa nhanh bằng cách nhấp chuột phải ô, chọn Xác thực (Validation), rồi chọn Xóa xác thực (Remove validation) trong cửa sổ Xác thực dữ liệu.
Bạn sẽ thấy mũi tên thả xuống biến mất khỏi ô, và tất cả mục thả xuống biến mất. Ô sẽ trở thành chỉ một ô bảng tính bình thường.
Sử dụng danh sách thả xuống kép trong Google Sheets
Một cách hữu ích khác dùng danh sách thả xuống Google Sheets là truyền thông tin giữa các sheet. Bạn cũng có thể dùng kỹ thuật này truyền thông tin giữa mọi người.
Ví dụ, nếu bạn có sheet gốc chứa danh sách nhiệm vụ hoàn thành bởi một nhóm, bạn có thể dựa trên các nhiệm vụ hoàn thành đó làm cơ sở cho bảng tính thứ hai.
Bạn có thể hoặc không muốn tạo danh sách đầu tiên dựa trên cùng danh sách thả xuống động như mô tả phần trước.
Dù cách nào, chọn ô trên sheet bạn muốn gửi nhiệm vụ hoàn thành như danh sách thả xuống khác, và mở cửa sổ xác thực như mô tả phần trước. Khi chọn phạm vi dữ liệu, chuyển sang sheet nhiệm vụ nguồn và chọn toàn bộ cột nhiệm vụ (bao gồm ô trống).
Bây giờ, trên bảng tính đích, bạn sẽ thấy dữ liệu từ cột nhiệm vụ được kéo vào. Điều này nghĩa là nhóm thứ hai có thể thực hiện nhiệm vụ dự án của họ dựa trên nhiệm vụ hoàn thành từ nhóm đầu.
Nhóm đầu có thể tiếp tục thêm nhiệm vụ hoàn thành mới vào bảng tính nguồn gốc.
Vì bạn bao gồm ô trống trong phạm vi nguồn, những nhiệm vụ mới duy nhất sẽ xuất hiện trong danh sách thả xuống của nhóm thứ hai.
Hãy nhớ chỉ các nhiệm vụ duy nhất sẽ xuất hiện trong danh sách thả xuống thứ hai. Nó không phải cách tốt nhất truyền các mục hàng cụ thể từ nguồn, nhưng là cách tuyệt vời để nhóm thứ hai thấy tất cả mục duy nhất được thêm vào bảng tính bởi người khác.
Bạn sẽ dùng danh sách thả xuống Google Sheets như thế nào?
Như bạn thấy, Google Sheets cung cấp nhiều cách bạn có thể kéo thông tin từ ô khác để điền danh sách thả xuống. Hoặc, nếu nhu cầu nhập dữ liệu khá đơn giản, bạn có thể gán thủ công các mục danh sách thả xuống cách nhau bằng dấu phẩy.
Dù cách nào, bạn nên có thể làm cho nhập dữ liệu cho bất kỳ bảng tính nào dễ dàng và đơn giản nhất có thể.