Bao nhiêu lần mở tài liệu, phát hiện bị sửa đổi bởi thành viên team chia sẻ tài liệu? Sẽ thành ác mộng nếu ai đó xóa/sửa thứ quan trọng, không backup, trong tài liệu. Để ngăn ngừa, Microsoft Word có tính năng built-in hạn chế user chỉnh sửa phần nhất định của tài liệu. Hữu ích vì vẫn cho phép cộng tác mà không sửa phần nhạy cảm. Hạn chế user trong Word rất dễ. Cách bảo vệ phần tài liệu khỏi thay đổi:
Lưu ý: Đừng nhầm với "Document Protection" khóa toàn bộ tài liệu. Thủ tục demo trên Word 2013, cũng hoạt động các phiên bản trước. Quy trình có thể khác chút.
Hạn chế user chỉnh sửa phần tài liệu Word
Trước khi dùng tính năng hạn chế nội dung, cần bật tab "Developer" trên ribbon. Tab Developer ẩn mặc định vì chứa cài đặt nâng cao. Để bật, nhấp "File" chọn "Options" sidebar trái.
Hộp thoại "Options" mở. Vào tab "Customize Ribbon", tích "Developer" cột "Main Tabs" nhấn "Ok".
Tab "Developer" đã bật.
Để khóa nội dung, chọn nội dung chuột, nhấp "Rich Text Content Control" bên cạnh nút "COM Add-Ins". Tạo ranh giới nhìn thấy quanh text đã chọn. Nếu muốn, chọn "Plain Text Content Control".
Chọn "Properties".
Cửa sổ "Content Control Properties" mở. Nhập tiêu đề tùy chọn, tích cả hai checkbox "Content Control cannot be deleted" và "Contents cannot be edited" dưới "Locking". Có thể tùy biến thẩm mỹ như màu, ranh giới, v.v., nếu muốn nội dung bị hạn chế nổi bật hơn. Xong, nhấn "Ok".
Ngay khi nhấn "Ok", nội dung bị khóa, không ai (kể cả bạn) chỉnh sửa được trừ khi bỏ khóa từ hộp thoại "Properties".
Ngoài text thường, cũng khóa nội dung multimedia như ảnh. Quy trình tương tự. Chọn ảnh, khóa từ "Content Control Properties".
Đó là tất cả, rất dễ hạn chế user chỉnh sửa phần tài liệu Word. Điểm tốt: user khác vẫn chỉnh sửa tài liệu mà không đụng nội dung quan trọng/khóa. Tất nhiên, không phải cách chắc chắn 100%, nhưng vẫn tốt hơn không có.
Hy vọng hữu ích, hãy bình luận chia sẻ ý kiến về tính năng built-in nhỏ gọn này.