Đã bao nhiêu lần bạn mở một tài liệu, chỉ để biết rằng nó đã được sửa đổi bởi các thành viên trong nhóm của bạn mà bạn đã chia sẻ tài liệu với? Sẽ là một cơn ác mộng thực sự nếu ai đó trong nhóm của bạn xóa hoặc sửa đổi nội dung nào đó quan trọng mà không sao lưu trong tài liệu. Để ngăn điều này xảy ra, Microsoft Word đã tích hợp sẵn một tính năng có thể hạn chế người dùng chỉnh sửa các phần nhất định của tài liệu. Điều này rất hữu ích vì nó vẫn cho phép bạn cộng tác với những người khác mà không cần họ sửa đổi phần nhạy cảm của tài liệu. Việc hạn chế người dùng trong Word thực sự rất dễ dàng. Đây là cách bạn có thể bảo vệ một phần của tài liệu khỏi những thay đổi đang được thực hiện.
Lưu ý: Xin đừng nhầm lẫn điều này với "Bảo vệ tài liệu" có hiệu quả khóa toàn bộ tài liệu. Hơn nữa, quy trình được hiển thị trong Microsoft Word 2013 và nó cũng sẽ hoạt động với các phiên bản trước đó. Tuy nhiên, quy trình có thể khác một chút.
Hạn chế người dùng sửa đổi một phần của tệp Word
Trước khi có thể chơi với tính năng hạn chế nội dung trong Microsoft Word, bạn cần bật tab “Nhà phát triển” trong giao diện ruy-băng. Tab Nhà phát triển bị ẩn theo mặc định vì nó chứa tất cả các loại cài đặt nâng cao. Để bật tab Nhà phát triển, hãy nhấp vào nút “Tệp” và chọn “Tùy chọn” từ thanh bên trái.
Thao tác trên sẽ mở hộp thoại “Tùy chọn”. Điều hướng đến tab “Tùy chỉnh ruy-băng”, chọn hộp kiểm “Nhà phát triển” trong cột “Tab chính” và nhấp vào nút “Ok” để lưu các thay đổi.
Hành động trên sẽ bật tab "Nhà phát triển".
Bây giờ để khóa nội dung, hãy chọn nội dung bằng chuột của bạn và nhấp vào nút “Kiểm soát nội dung văn bản đa dạng thức” ở ngay bên cạnh nút “COM Add-Ins”. Hành động này sẽ tạo ra một ranh giới có thể nhìn thấy xung quanh văn bản đã chọn. Nếu muốn, bạn cũng có thể chọn tùy chọn nút “Kiểm soát nội dung văn bản thuần túy”.
Bây giờ hãy chọn tùy chọn “Thuộc tính”.
Hành động trên sẽ mở cửa sổ “Thuộc tính kiểm soát nội dung”. Tại đây, hãy nhập tiêu đề bạn chọn và chọn cả hai hộp kiểm “Không thể xóa Kiểm soát nội dung” và “Không thể chỉnh sửa nội dung” trong danh mục “Khóa”. Bạn cũng có thể sử dụng tính thẩm mỹ như màu sắc, ranh giới, v.v., nếu bạn muốn nội dung bị hạn chế của mình nổi bật hơn so với nội dung thông thường. Sau khi bạn thực hiện xong các thay đổi, hãy nhấp vào nút “Ok” để lưu các thay đổi.
Ngay sau khi bạn nhấp vào nút “Ok”, nội dung sẽ bị khóa và không ai (kể cả bạn) có thể chỉnh sửa nội dung đó trừ khi khóa được xóa khỏi hộp thoại “Thuộc tính”.
Ngoài nội dung văn bản thông thường, bạn cũng có thể khóa các nội dung đa phương tiện khác như hình ảnh. Các thủ tục là khá tương tự. Chỉ cần chọn hình ảnh và khóa nó từ “Thuộc tính kiểm soát nội dung”.
Đó là tất cả những gì cần làm và thật dễ dàng để hạn chế người dùng chỉnh sửa các phần nhất định của tài liệu Word. Ưu điểm của tính năng này là những người dùng khác vẫn có thể chỉnh sửa tài liệu mà không làm ảnh hưởng đến nội dung quan trọng hoặc bị khóa. Tất nhiên, đây không phải là một cách dễ dàng để làm điều đó, nhưng nó vẫn tốt hơn là không có gì.
Hy vọng rằng điều đó sẽ hữu ích và hãy bình luận bên dưới chia sẻ suy nghĩ của bạn về tính năng tích hợp nhỏ tiện dụng này.