Bạn đã bao giờ thử copy (Ctrl + C) và paste (Ctrl + V) thông tin từ trang web hoặc email vào tài liệu Word chỉ để thấy nội dung dán không xuất hiện cùng phong cách với phần còn lại của tài liệu? Lý do điều này xảy ra là định dạng HTML gốc trong nội dung được copy được giữ lại trong quá trình.
May mắn thay, có một cách để dán nội dung mà không giữ định dạng gốc; tính năng này gọi là "Paste Special" (Dán đặc biệt). Nó cũng cung cấp một số tùy chọn hữu ích khi dán hình ảnh vào tài liệu. Bạn có thể Paste Special bằng cách nhấn "Ctrl + Alt + V" trong bộ Microsoft Office và một số ứng dụng khác. Bài viết này sẽ chỉ cho bạn cách Paste Special có thể được dùng trong hai ứng dụng Office phổ biến nhất – Word & Excel. Lưu ý hướng dẫn này dành cho Microsoft Office 2010 trở lên.
Microsoft Word 2010 Trở Lên
Copy văn bản từ trang web hoặc email vào Word Document
1. Khi bạn đã copy một ít văn bản từ trang web vào clipboard (Ctrl + C), trong Word Document, đi đến Home (Trang chủ) và chọn mũi tên dưới Paste – Paste Special (hoặc nhấn Ctrl + Alt + V).
2. Hộp thoại Paste Special sẽ xuất hiện như dưới:
3. Mặc định, tùy chọn HTML format được highlight vì chúng ta đang copy văn bản từ trang web. Nếu chúng ta tiếp tục dán với tùy chọn này được chọn, văn bản copy sẽ giữ định dạng HTML và trông có thể hoàn toàn không phù hợp trong tài liệu như hình dưới.
4. Thay vào đó, chọn tùy chọn "Unformatted text" (Văn bản không định dạng) để loại bỏ định dạng HTML và đặt nó về cài đặt mặc định trong tài liệu.
Copy hình ảnh từ trang web hoặc email vào Word Document
1. Nếu bạn đang biên soạn hình ảnh vào tài liệu từ Internet hoặc email, một vấn đề có thể nảy sinh khi hình ảnh được copy là tệp lớn. Ví dụ, hình ảnh nhúng trong tệp đính kèm email thường là file bmp (bitmap), một trong những tệp hình ảnh chất lượng lớn nhất có sẵn. Để giảm chất lượng đồ họa, Paste Special có thể được sử dụng. Hộp thoại Paste Special nên cho bạn các tùy chọn sau:
2. Thay vì copy hình ảnh ở định dạng HTML như được highlight ở trên, chọn loại định dạng hình ảnh khác như GIF, PNG hoặc JPEG đảm bảo kích thước đồ họa của hình ảnh được giảm. Kết quả là, kích thước tệp tổng thể của tài liệu của bạn thu nhỏ, rất hữu ích nếu email tài liệu.
Microsoft Excel 2010 Trở Lên
Đối với những người trong chúng ta thường xuyên "làm loạn" trong spreadsheet, Paste Special có thể là một sự hỗ trợ năng suất lớn. Một vài kỹ thuật Paste Special dành riêng cho Excel được chỉ dưới đây.
Chuyển Đổi Dữ Liệu (Transposing Data)
1. Một vấn đề dọn dẹp dữ liệu khá phổ biến trong Excel là chuyển đổi dữ liệu. Ví dụ, để biến cột dữ liệu của chúng ta thành hàng, highlight dữ liệu gốc và nhấn "Ctrl + C".
2. Điều hướng đến khu vực dữ liệu trống của spreadsheet và nhấn "Ctrl + Alt + V". Khi Paste Special mở, nhấp Transpose (Chuyển vị).
3. Một bản sao chuyển vị của bảng sẽ bây giờ xuất hiện trong spreadsheet.
Tự Động Tính Toán (Auto Calculations)
Paste Special có thể áp dụng khi cần để thực hiện tính toán đơn giản như nhân, trừ hoặc cộng qua nhiều ô cùng lúc. Trong ví dụ, chúng ta cần trừ 20 từ các giá trị trong B3-B10.
1, Trong một ô trống, gõ giá trị 20 và nhấn CTRL + C
2. Highlight ô B3-B10 và nhấn CTRL + ALT + V. Trong hộp thoại Paste Special, chọn Subtract (Trừ) dưới tiêu đề Operation (Phép toán). Nhấp OK.
3. Các ô A1-A20 bây giờ đã bị trừ 20 từ tổng giá trị của chúng.
3. Định Dạng Biểu Đồ (Formatting of graphs)
Nếu bạn cần trình bày nhiều biểu đồ, thì quan trọng là màu sắc, font, và tỷ lệ phải thống nhất xuyên suốt. Tuy nhiên, tạo kiểu cho mỗi biểu đồ để khớp có thể trở nên cực kỳ nhàm chán. May mắn thay, Paste Special lại đến giải cứu.
Trong ví dụ dưới, chúng ta muốn chuyển biểu đồ Vegetable Tally (Thống kê rau) để trông giống như biểu đồ tròn Fruit Tally (Thống kê trái cây).
1. Chọn biểu đồ tròn và nhấn Ctrl + C. Chọn biểu đồ cột và vào Ctrl + Alt + V.
2. Khi hộp thoại Paste Special mở, chọn Formats (Định dạng).
3. Biểu đồ cột Vegetable Tally bây giờ đã được định dạng để trông giống biểu đồ tròn như Fruit Tally.
Kết Luận
Như các ví dụ trên minh họa, Paste Special có thể mang lại một số cải tiến năng suất tuyệt vời. Các tác vụ định dạng phức tạp hoặc lặp lại, đặc biệt trong spreadsheet Excel, có thể được giải quyết bằng một cú nhấp chuột đơn giản trong hầu hết các trường hợp. Mặc dù chúng tôi chỉ nhắc đến việc sử dụng nó trong Microsoft Office, nó cũng có thể dùng trong nhiều ứng dụng khác, bao gồm Gmail. Chúng tôi đề nghị thử nó lần sau khi bạn copy văn bản từ Internet vào tài liệu Word. Vui lòng đăng bình luận bên dưới nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào.
Ảnh: Paste Copy Paste Copy