Bạn đã bao giờ thử sao chép (Ctrl + c) và dán (Ctrl + v) một số thông tin từ một trang web hoặc email vào một tài liệu word chỉ để nội dung được dán không xuất hiện cùng kiểu với phần còn lại của tài liệu? Lý do điều này xảy ra là định dạng html ban đầu trong nội dung được sao chép được giữ lại trong quá trình này.
Rất may, có một cách để dán nội dung mà không cần giữ lại định dạng ban đầu; tính năng này được gọi là “Dán đặc biệt”. Nó cũng cung cấp một số tùy chọn hữu ích khi dán hình ảnh vào tài liệu. Bạn có thể Dán Đặc biệt bằng cách nhấn “Ctrl + Alt + V” trong bộ Microsoft Office và một số ứng dụng khác. Bài viết này sẽ chỉ cho bạn cách Paste Special có thể được sử dụng trong hai ứng dụng Office phổ biến nhất - Word &Excel. Xin lưu ý rằng hướng dẫn này được điều chỉnh cho phù hợp với Microsoft Office 2010 trở lên.
Microsoft Word 2010 trở lên
Sao chép văn bản từ trang web hoặc email vào Tài liệu Word
1. Khi bạn đã sao chép một số văn bản từ trang web vào khay nhớ tạm (Ctrl + C), trong Tài liệu Word, hãy điều hướng đến Trang chủ và chọn mũi tên bên dưới Dán - Dán đặc biệt (hoặc nhấn Ctrl + Alt + V).
2. Hộp thoại Dán Đặc biệt sẽ xuất hiện như sau:
3. Theo mặc định, tùy chọn định dạng HTML được đánh dấu khi chúng tôi đang sao chép văn bản từ một trang web. Nếu chúng tôi tiếp tục dán với tùy chọn này được chọn, văn bản được sao chép sẽ giữ nguyên định dạng html và rất có thể trông hoàn toàn không đúng vị trí trong tài liệu như hình ảnh bên dưới.
4. Thay vào đó, hãy chọn tùy chọn “Văn bản chưa được định dạng” để xóa định dạng html và đặt nó thành cài đặt mặc định trong tài liệu.
Sao chép hình ảnh từ trang web hoặc email sang Tài liệu Word
1. Nếu bạn đang biên dịch hình ảnh thành tài liệu từ Internet hoặc email, một vấn đề có thể phát sinh khi hình ảnh được sao chép là một tệp lớn. Ví dụ:hình ảnh được nhúng trong tệp đính kèm email thường là tệp bmp (bitmap), là một trong những tệp hình ảnh chất lượng lớn nhất hiện có. Để làm giảm chất lượng của đồ họa, có thể sử dụng Dán Đặc biệt. Hộp thoại Dán Đặc biệt sẽ cung cấp cho bạn các tùy chọn sau:
2. Thay vì sao chép hình ảnh ở định dạng html của nó như đã nêu ở trên, chọn một loại định dạng hình ảnh khác như GIF, PNG hoặc JPEG đảm bảo rằng kích thước đồ họa của hình ảnh được giảm bớt. Do đó, kích thước tệp tổng thể của tài liệu của bạn thu nhỏ lại, điều này rất hữu ích nếu gửi tài liệu qua email.
Microsoft Excel 2010 trở lên
Đối với những người trong chúng ta, những người thường xuyên lộn xộn trong bảng tính, Paste Special có thể là một lợi ích lớn về năng suất. Một số kỹ thuật Dán Đặc biệt dành riêng cho Excel được hiển thị bên dưới.
Chuyển dữ liệu
1. Một vấn đề dọn dẹp dữ liệu khá phổ biến trong Excel là việc chuyển đổi dữ liệu. Ví dụ:để biến các cột dữ liệu của chúng ta thành hàng, hãy đánh dấu dữ liệu gốc và nhấn “Ctrl + C”.
2. Điều hướng đến vùng dữ liệu trống trong bảng tính của bạn và nhấn “Ctrl + Alt + V”. Khi Dán Đặc biệt mở ra, hãy nhấp vào Chuyển đổi.
3. Một bản sao đã hoán vị của bảng bây giờ sẽ xuất hiện trong bảng tính.
Tính toán tự động
Dán Đặc biệt có thể được áp dụng khi cần thiết để thực hiện các phép tính đơn giản như nhân, trừ hoặc cộng trên nhiều ô cùng một lúc. Trong ví dụ này, chúng ta cần trừ 20 từ các giá trị trong B3-B10.
1, Trong một ô trống, nhập giá trị 20 và nhấn CTRL + C
2. Đánh dấu các ô B3-B10 và nhấn CTRL + ALT + V. Trong hộp thoại Dán Đặc biệt, chọn Trừ dưới tiêu đề Hoạt động. Nhấp vào OK.
3. Các ô A1-A20 hiện có 20 ô bị trừ khỏi tổng giá trị của chúng.
3. Định dạng đồ thị
Nếu bạn cần hiển thị nhiều biểu đồ, thì điều quan trọng là màu sắc, phông chữ và tỷ lệ phải đồng nhất trong toàn bộ. Tuy nhiên, việc tạo kiểu từng biểu đồ để phù hợp có thể trở nên vô cùng tẻ nhạt. Rất may, Paste Special lại có ích.
Trong ví dụ dưới đây, chúng tôi muốn chuyển đổi biểu đồ Vegetable Tally thành biểu đồ hình tròn Fruit Tally.
1. Chọn biểu đồ hình tròn và nhấn Ctrl + C. Chọn biểu đồ thanh và nhập Ctrl + Alt + V.
2. Khi hộp thoại Dán Đặc biệt mở ra, hãy chọn Định dạng.
3. Biểu đồ thanh Vegetable Tally hiện đã được định dạng để giống với biểu đồ hình tròn như Fruit Tally.
Kết luận
Như các ví dụ trên minh họa, Paste Special có thể mang lại một số cải tiến năng suất tuyệt vời. Các tác vụ định dạng phức tạp hoặc lặp đi lặp lại, đặc biệt là trong bảng tính excel, có thể được giải quyết bằng một cú nhấp chuột đơn giản trong hầu hết các trường hợp. Mặc dù chúng tôi chỉ đề cập đến việc sử dụng nó trong Microsoft Office, nó cũng có thể được sử dụng trong nhiều ứng dụng khác nhau, bao gồm cả Gmail. Chúng tôi khuyên bạn nên thử nó vào lần sau khi bạn sao chép văn bản từ Internet sang tài liệu word. Vui lòng gửi bình luận bên dưới nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào.
Tín dụng hình ảnh:Dán Sao chép Dán Bản sao