Kể từ khi Windows ra đời, Microsoft Excel đã là chương trình phù hợp để xử lý số, bảng tính, hóa đơn và tất cả những thứ khác trong cuộc sống mà bạn muốn được tổ chức thành các lưới hàng và cột vô hạn.
Nhưng kể từ khi Đám mây nổi lên, Google Trang tính đã trở thành chương trình được nhiều người lựa chọn. Nó có thể không nhiều tính năng như Excel, nhưng có nhiều thứ hơn so với lần đầu tiên nhìn thấy.
Dưới đây là một số mẹo và thủ thuật để sử dụng Google Trang tính sẽ đảm bảo bạn có một khởi đầu suôn sẻ.
1. Nhập dữ liệu từ một bảng tính khác
Bạn có thể dễ dàng đặt Google Trang tính để nhập dữ liệu động từ một trong các bảng tính của mình sang một bảng tính khác. Điều này hoàn hảo nếu bạn muốn hiển thị tổng các kết quả nhất định trong một bảng tính hoặc nếu bạn muốn di chuyển qua toàn bộ phần của bảng. Lưu ý rằng điều này không giống như sao chép dữ liệu vì khi bạn cập nhật dữ liệu trong trang tính gốc, nó cũng sẽ cập nhật trong trang mà bạn đang nhập.
Công thức cho điều này được gọi là ImportRange và trông giống như sau:
=IMPORTRANGE("1CwAtNKfeZ1IywYofZBVVsUZ9FJGB7uX6C0x3RMzW0VE","SheetName!A1:D200") Đoạn mã dài khó hiểu là tên URL của bảng tính mà bạn sẽ tìm thấy trong thanh URL sau “bảng tính / d /”. Ở vị trí "Tên trang tính" ở trên, bạn nên thay thế bằng tên của trang tính chính xác mà bạn đang nhập dữ liệu từ đó, sau đó bit sau dấu chấm than thể hiện phạm vi hàng / cột mà bạn muốn lấy dữ liệu từ đó.
2. Cố định hàng và cột
Khi bạn tạo bảng tính, trong mọi trường hợp, bạn sẽ luôn muốn có một số thông tin nhất định hiển thị trên màn hình của mình. Ví dụ:nếu bạn đang theo dõi các tab về công việc tự do của mình, bạn sẽ muốn có thông tin tiêu đề như “Số tiền đã thanh toán”, “Ngày lập hóa đơn” và “Trang web” được hiển thị liên tục ngay cả khi bạn cuộn xuống trang.
Để làm điều này, bạn cần phải "Cố định" hàng hoặc cột bạn muốn luôn hiển thị. Chỉ cần nhấp vào “Xem -> Cố định”, sau đó chọn số hàng hoặc cột bạn muốn cố định. Nếu bạn chọn một ô trước khi nhấp vào “Xem” thì bạn sẽ có tùy chọn để cố định mọi hàng hoặc cột cho đến ô đó.
3. Tạo biểu mẫu bằng Google Trang tính
Một tính năng ít được biết đến nhưng cực kỳ mạnh mẽ của Google Trang tính là tùy chọn để tạo biểu mẫu và bảng câu hỏi. Mở Google Trang tính mới, nhấp vào “Công cụ -> Tạo biểu mẫu” và bạn sẽ được đưa đến ứng dụng tạo Biểu mẫu ưa thích của Google.
Nó khá đơn giản để sử dụng. Bạn đặt tiêu đề và mô tả cho biểu mẫu, nhập một câu hỏi có nội dung “Câu hỏi không có tiêu đề”, sau đó nhấp vào “Nhiều lựa chọn” nếu bạn muốn thay đổi định dạng thành nơi mọi người có thể trả lời (nhiều lựa chọn, hộp kiểm, danh sách thả xuống, v.v.) .
Ở trên cùng bên phải của Biểu mẫu, bạn cũng sẽ thấy bộ ba tùy chọn cho phép bạn tùy chỉnh thêm giao diện bảng câu hỏi của mình.
4. Chèn hình ảnh vào một ô
Trước khi bạn hiểu rõ và chỉ ra rằng việc chèn hình ảnh vào Google Trang tính chỉ cần nhấp vào “Chèn -> Hình ảnh”, không hẳn vậy. Nếu bạn sử dụng phương pháp này, thì một hình ảnh sẽ xuất hiện trên đầu bảng tính của bạn thay vì được đặt gọn gàng trong một ô.
Để chèn hình ảnh thẳng vào một ô, hãy nhấp vào ô đó, sau đó nhập =image("URL of the image you want to insert") . Theo mặc định, hình ảnh sẽ giữ nguyên tỷ lệ co trong khi điều chỉnh theo kích thước ô, nhưng có một số biến thể bạn có thể thực hiện trên công thức để có được hình ảnh / ô ở kích thước bạn muốn.
-
=image("URL of the image",2)- định hình lại hình ảnh để phù hợp với kích thước ô hiện có -
=image("URL of the image",3)- hình ảnh giữ nguyên kích thước ban đầu mà không thay đổi kích thước ô
5. Thêm nhanh các số
Đó là một chức năng bảng tính cổ điển nhưng lại dễ quên một cách kỳ lạ. Rất may, Google Trang tính giúp bạn làm mọi thứ tương đối dễ dàng. Nếu bạn muốn nhanh chóng cộng các số trong một hàng hoặc cột, chỉ cần đánh dấu mọi thứ bạn muốn tính bằng cách nhấp chuột trái và ngay lập tức bạn sẽ thấy tổng các số đó ở góc dưới cùng bên phải của Google Trang tính.
Sau đó, bạn có thể nhấp vào tổng ở dưới cùng bên phải và bạn sẽ nhận được danh sách các tùy chọn để thay vào đó xem xét số trung bình, số nhỏ nhất, số lớn nhất, v.v.
Nếu bạn muốn có một ô hiển thị tổng của một nhóm số liệu trong một hàng hoặc cột, hãy bấm vào ô mà bạn muốn tổng được hiển thị, sau đó nhập =sum(A1:A13) trong đó A1 và A13 là các ô mà bạn muốn các số được cộng lại.
6. Định dạng có điều kiện
Không có gì giống như một chút mã hóa màu sắc để đơn giản hóa tất cả dữ liệu Trang tính hiển thị trước mặt bạn. Để đặt các quy tắc tự động cho định dạng và tô màu ô, hãy nhấp vào “Định dạng -> Định dạng có điều kiện.”
Trong khung bên phải, bây giờ bạn sẽ thấy một loạt các “Quy tắc định dạng có điều kiện”. Tại đây, bạn có thể làm cho bảng tính của mình tự động tô màu đỏ cho một ô, chẳng hạn như nếu ô đó trống (một cách tuyệt vời để biết ngay liệu bạn có cần đuổi theo bất kỳ ai vì thanh toán quá hạn hay không) hoặc sơn các ô chứa một từ nhất định bằng màu bạn chọn .
Có rất nhiều lựa chọn ở đây, vì vậy hãy đi hoang dã! Bảng tính của bạn là canvas của bạn.
7. Thêm tùy chọn thả xuống vào ô của bạn
Giả sử bạn muốn giới hạn nội dung của một ô chỉ có hai (hoặc nhiều hơn) giá trị. Cách tốt nhất để thực hiện điều này là thêm tùy chọn Dropdown. Để làm điều đó, bạn sẽ phải tạo một Trang tính mới để chứa các giá trị tùy chọn.
1. Tạo Trang tính mới bằng cách nhấp vào biểu tượng “+” trên thanh công cụ dưới cùng.
2. Trong trang tính mới, hãy nhập các giá trị tùy chọn của bạn vào cột đầu tiên.
3. Quay lại Trang tính đầu tiên (hoặc trang tính bạn đang làm việc), chọn ô mà bạn muốn chèn menu thả xuống.
4. Nhấp chuột phải vào nó và chọn “Data Validation” (ở cuối menu ngữ cảnh).
5. Trong trường “Tiêu chí”, chọn “Danh sách từ một dải ô” và chọn Trang tính, cột và ô trong trường “Dữ liệu”. Chọn tùy chọn “Hiển thị danh sách thả xuống trong ô.”
6. Bấm OK. Bây giờ bạn sẽ thấy trường thả xuống nơi bạn có thể giới hạn nội dung của ô trong một phạm vi giá trị cụ thể.
Tình huống lý tưởng để sử dụng bảng tính là có một loạt các quy tắc tự động hóa những thứ như mã hóa màu sắc và tính toán để bạn có thể làm việc nhanh nhất và hiệu quả nhất có thể. Hy vọng rằng năm mẹo này sẽ giúp bạn đạt được điều đó, làm cho thông tin chứa trong đó rõ ràng hơn rất nhiều và thêm gia vị cho quá trình quản lý bảng tính đôi khi vô trùng.