Kể từ khi Windows ra đời, Microsoft Excel luôn là chương trình首选 cho tính toán, bảng tính, hóa đơn, và tất cả những thứ khác trong cuộc sống bạn muốn tổ chức thành lưới vô hạn hàng và cột.
Nhưng kể từ khi Đám mây nổi lên, Google Sheets đã trở thành chương trình lựa chọn của nhiều người. Nó có thể không giàu tính năng như Excel, nhưng có nhiều thứ hơn những gì nhìn thấy lần đầu.
Dưới đây là một số mẹo và thủ thuật sử dụng Google Sheets đảm bảo bạn khởi đầu suôn sẻ.
1. Nhập dữ liệu từ bảng tính khác
Bạn có thể dễ dàng thiết lập Google Sheets để nhập dữ liệu động từ một bảng tính của bạn sang bảng tính khác. Điều này hoàn hảo nếu bạn muốn hiển thị tổng của một số kết quả nhất định trong một bảng tính, hoặc nếu bạn muốn di chuyển toàn bộ một phần của bảng. Lưu ý đây không giống sao chép dữ liệu vì khi bạn cập nhật dữ liệu trong bảng gốc, nó cũng sẽ cập nhật trong bảng bạn nhập vào.
Công thức cho việc này gọi là ImportRange và trông giống như sau:
=IMPORTRANGE("1CwAtNKfeZ1IywYofZBVVsUZ9FJGB7uX6C0x3RMzW0VE","SheetName!A1:D200")
Mã ký tự dài bí ẩn là tên URL của bảng tính, bạn sẽ tìm thấy ở thanh URL sau "spreadsheets/d/". Nơi viết "SheetName" ở trên, bạn nên thay bằng tên chính xác của trang tính bạn nhập dữ liệu từ đó, sau đó phần sau dấu chấm than đại diện cho phạm vi hàng/cột bạn muốn kéo dữ liệu.
2. Đóng băng hàng và cột
Khi bạn tạo bảng tính, trong hầu hết mọi trường hợp, bạn sẽ muốn một số thông tin nhất định hiển thị trên màn hình mọi lúc. Ví dụ, nếu bạn theo dõi công việc tự do, bạn sẽ muốn thông tin tiêu đề như "Số tiền đã trả", "Ngày hóa đơn" và "Trang web" luôn hiển thị ngay cả khi cuộn xuống trang.
Để làm điều này, bạn cần "Đóng băng" hàng hoặc cột bạn muốn luôn hiển thị. Chỉ cần nhấp "Xem -> Đóng băng", sau đó chọn số hàng hoặc cột bạn muốn đóng băng. Nếu bạn chọn một ô trước khi nhấp "Xem", bạn sẽ có tùy chọn đóng băng mọi hàng hoặc cột đến ô đó.
3. Tạo biểu mẫu bằng Google Sheets
Một tính năng ít người biết nhưng cực kỳ mạnh mẽ của Google Sheets là tùy chọn tạo biểu mẫu và bảng hỏi. Mở Google Sheet mới, nhấp "Công cụ -> Tạo biểu mẫu", và bạn sẽ được đưa đến ứng dụng tạo biểu mẫu đẹp mắt của Google.
Nó khá đơn giản để dùng. Bạn đặt tiêu đề và mô tả cho biểu mẫu, nhập câu hỏi ở nơi ghi "Câu hỏi không tiêu đề", sau đó nhấp "Lựa chọn nhiều" nếu muốn thay đổi định dạng phản hồi (lựa chọn nhiều, hộp kiểm, menu thả xuống, v.v.).
Ở góc trên bên phải của Biểu mẫu, bạn cũng sẽ thấy ba tùy chọn cho phép tùy chỉnh thêm giao diện bảng hỏi.
4. Chèn hình ảnh vào ô
Trước khi bạn thông minh chỉ ra chèn hình ảnh vào Google Sheets chỉ là nhấp "Chèn -> Hình ảnh", thì không hoàn toàn. Nếu bạn dùng phương pháp này, hình ảnh sẽ xuất hiện đè lên bảng tính thay vì gọn gàng đặt vào ô.
Để chèn hình ảnh thẳng vào ô, nhấp vào ô, sau đó gõ =image("URL của hình ảnh bạn muốn chèn"). Mặc định, hình ảnh sẽ giữ tỷ lệ khung hình trong khi thích ứng với kích thước ô, nhưng có một số biến thể của công thức để có kích thước hình ảnh/ô như ý.
=image("URL của hình ảnh",2)— thay đổi hình ảnh để vừa kích thước ô hiện có=image("URL của hình ảnh",3)— hình ảnh giữ kích thước gốc mà không thay đổi kích thước ô
5. Nhanh chóng cộng số
Đây là chức năng bảng tính kinh điển và kỳ lạ dễ quên. May mắn thay, Google Sheets làm cho mọi thứ tương đối dễ dàng. Nếu bạn muốn nhanh chóng cộng các số trong một hàng hoặc cột, chỉ cần bôi đen tất cả bạn muốn tính bằng chuột trái, và bạn sẽ ngay lập tức thấy tổng của những con số đó ở góc dưới bên phải Google Sheets.
Bạn sau đó có thể nhấp vào tổng ở góc dưới bên phải, và bạn sẽ nhận được danh sách tùy chọn để xem trung bình, số nhỏ nhất, số lớn nhất, v.v.
Nếu bạn muốn một ô hiển thị tổng cộng một nhóm con số trong hàng hoặc cột, nhấp vào ô nơi bạn muốn tổng hiển thị, sau đó gõ =sum(A1:A13) nơi A1 và A13 là ô nơi bạn muốn các số được cộng.
6. Định dạng có điều kiện
Không có gì như một chút mã hóa màu để đơn giản hóa tất cả dữ liệu Sheet hiển thị trước mặt bạn. Để đặt quy tắc tự động cho định dạng và tô màu ô, nhấp "Định dạng -> Định dạng có điều kiện".
Trong ngăn bên phải, bạn sẽ thấy một đống "Quy tắc định dạng có điều kiện". Tại đây bạn có thể làm cho bảng tính tự động tô ô đỏ, ví dụ, nếu nó trống (cách tuyệt vời để biết ngay nếu bạn cần nhắc ai đó trả nợ quá hạn), hoặc tô các ô chứa từ cụ thể màu bạn chọn.
Có nhiều tùy chọn ở đây, vì vậy hãy tự do sáng tạo! Bảng tính của bạn là bức tranh của bạn.
7. Thêm tùy chọn thả xuống vào ô
Giả sử bạn muốn giới hạn nội dung ô chỉ hai (hoặc nhiều) giá trị. Cách tốt nhất thực hiện điều này là thêm tùy chọn thả xuống. Để làm điều đó bạn sẽ phải tạo một Sheet mới để giữ các giá trị tùy chọn.
1. Tạo Sheet mới bằng cách nhấp biểu tượng "+" trên thanh công cụ dưới cùng.
2. Trong sheet mới nhập các giá trị tùy chọn ở cột đầu tiên.
3. Quay lại Sheet đầu tiên (hoặc sheet bạn đang làm việc), chọn ô bạn muốn chèn thả xuống.
4. Nhấp chuột phải vào nó và chọn "Xác thực dữ liệu" (ở cuối menu ngữ cảnh).
5. Trong trường "Tiêu chí", chọn "Danh sách từ phạm vi" và chọn Sheet, cột và ô trong trường "Dữ liệu". Tích tùy chọn "Hiển thị danh sách thả xuống trong ô".
6. Nhấp OK. Bây giờ bạn nên thấy trường thả xuống nơi bạn có thể giới hạn nội dung ô đến phạm vi giá trị cụ thể.
Tình huống lý tưởng với bảng tính là có một đống quy tắc tự động hóa việc như mã hóa màu và tính toán để bạn làm việc nhanh và hiệu quả nhất. Hy vọng năm mẹo này sẽ giúp bạn đạt được điều đó, làm cho thông tin trong đó rõ ràng hơn nhiều và thêm gia vị vào quá trình quản lý bảng tính thỉnh thoảng khô khan.