Bạn đang tìm cách dễ dàng chia sẻ lịch trong Microsoft Outlook? Dù bạn đang làm việc trên dự án nhóm hoặc cần phối hợp với người khác, hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn cách làm. Chúng tôi sẽ dạy bạn cách chia sẻ lịch trong Outlook bằng phiên bản máy tính để bàn và web. Và như một phần thưởng, bạn sẽ nhận được mẹo quản lý quyền hạn lịch.
Cách Chia Sẻ Lịch Outlook Sử Dụng Ứng Dụng Windows
Chia sẻ lịch sẽ rất dễ dàng nếu bạn dùng Microsoft Outlook cho Windows. Làm theo các bước sau:
1. Mở Outlook trên máy tính Windows của bạn.
2. Tìm biểu tượng Calendar (Lịch) ở góc dưới bên trái.
3. Trong tab Home chọn Share Calendar (Chia sẻ lịch) ở phía trên bên phải thanh công cụ.
4. Outlook sẽ trình bày danh sách lịch có thể chia sẻ. Hãy nhớ rằng không phải tất cả lịch bạn cấu hình trong Outlook đều có thể chia sẻ.
5. Nhấp vào lịch bạn muốn chia sẻ để chọn nó.
6. Một hộp thoại mới sẽ mở ra với thuộc tính lịch. Chọn Add (Thêm) để thêm người dùng.
7. Từ danh sách liên hệ (thường là sổ địa chỉ) chọn người bạn sẽ chia sẻ lịch. Bắt đầu gõ tên người, Outlook sẽ điền địa chỉ email.
8. Những người được thêm sẽ có mức quyền chia sẻ mặc định. Bây giờ bạn có thể chọn họ riêng lẻ và thay đổi mức truy cập theo ý muốn.
Cách Chia Sẻ Lịch Outlook Trên Trang Web
Bạn vẫn có thể chia sẻ lịch sử dụng trang web Outlook nếu bạn dùng thiết bị không có ứng dụng Microsoft Outlook. Đây là cách:
1. Mở trình duyệt web ưa thích và gõ Outlook.live.com vào thanh địa chỉ. Đăng nhập với thông tin đăng nhập.
2. Chọn biểu tượng Calendar (Lịch) ở menu bên trái.
3. Chọn lịch bạn muốn chia sẻ và nhấp chuột phải vào nó.
4. Nếu lịch cụ thể này có thể chia sẻ, bạn sẽ có tùy chọn Sharing and permissions (Chia sẻ và quyền hạn). Nhấp vào nó.
5. Hộp thoại mới sẽ bật lên. Gõ địa chỉ email của người bạn muốn chia sẻ lịch. Nếu người nhận trong danh sách liên hệ, Outlook web sẽ đề xuất danh sách để chọn email.
6. Khi đã thêm người dùng, bạn có thể đặt mức quyền của họ. Chọn giữa Can view all details (Xem tất cả chi tiết) và Can edit (Chỉnh sửa) từ menu thả xuống.
7. Chọn Share (Chia sẻ).
Hiểu Về Các Mức Quyền Hạn
Khi chia sẻ lịch Outlook với ai đó, bạn phải đặt mức quyền bằng cách làm theo các bước mô tả. Bạn có thể để mặc định hoặc thay đổi thành một trong các tùy chọn. Có năm tùy chọn nếu dùng ứng dụng Outlook máy tính để bàn và chỉ hai tùy chọn nếu chia sẻ qua web. Để biết chính xác mức quyền nào để chọn, bạn cần hiểu chúng.
Hãy nhớ rằng nếu bạn muốn mức quyền chi tiết hơn, bạn phải đặt bằng ứng dụng Outlook máy tính để bàn. Phiên bản web có tùy chọn hạn chế; bạn chỉ đặt Can view all details hoặc Can edit. Nghĩa là đồng nghiệp sẽ xem được tất cả mục lịch chi tiết hoặc xem và chỉnh sửa được.
Can View When I'm Busy (Xem khi tôi bận)
Đây là mức quyền mặc định, và nếu bạn không thay đổi, người nhận sẽ tự động có quyền này. Đồng nghiệp bạn chia sẻ lịch sẽ mở được và chỉ thấy bạn có sẵn, bận, vắng mặt hoặc có cuộc hẹn.
Can View Titles and Locations (Xem tiêu đề và địa điểm)
Nếu muốn hiển thị thêm chi tiết cho người nhận lịch, chọn "Can view titles and locations". Mặc dù cấp quyền truy cập chi tiết hạn chế, đồng nghiệp giờ thấy địa điểm và tiêu đề (chủ đề) cuộc họp. Bạn có thể gán một số cuộc họp là private appointments (cuộc hẹn riêng tư), và chúng sẽ không hiển thị địa điểm và tiêu đề. Thay vào đó, chúng được chỉ định là private ngay cả khi dùng mức quyền này.
Can View All Details (Xem tất cả chi tiết)
Cài đặt mức quyền này cho phép người nhận thấy đầy đủ chi tiết và tất cả mục lịch. Ngoài cuộc họp và hẹn, họ cũng thấy người tham gia, ghi chú cuộc họp và tệp đính kèm.
Can Edit (Chỉnh sửa)
Mức quyền này cho phép đồng nghiệp thay đổi Lịch Outlook của bạn. Họ có thể thêm hoặc xóa cuộc hẹn. Nhưng họ không thể nhận yêu cầu cuộc họp cho bạn, cũng không thể phản hồi lời mời cuộc họp.
Delegate (Uỷ quyền)
Bạn có thể muốn gán mức quyền này cho người đáng tin cậy. Nó cho phép họ xử lý hoàn toàn tất cả cuộc họp, hẹn và lời mời. Khi gán quyền delegate, bạn có thể chọn có cho họ quyền xử lý cuộc hẹn riêng tư không. Để tinh chỉnh các tùy chọn Lịch Outlook này, bạn phải vào Account Settings (Cài đặt tài khoản).
Để làm vậy, làm theo các bước:
1. Đi đến File ở góc trên bên trái ứng dụng Outlook.
2. Trong tab Info chọn Account Settings.
3. Tìm tùy chọn Delegate Access (Truy cập uỷ quyền)
4. Cấu hình tùy chọn Delegate. Bạn có thể chọn yêu cầu cuộc họp chỉ giao cho delegate, nhưng bạn nhận bản sao. Tùy chọn hai chỉ delegate nhận yêu cầu. Tùy chọn ba gửi yêu cầu cho cả bạn và delegate.
Quan trọng là biết bạn không thể đặt toàn bộ tổ chức hoặc người dùng bên ngoài làm delegate. Mức quyền này dành riêng cho người dùng hoặc nhóm cụ thể. Delegate sẽ có toàn quyền truy cập tất cả mục lịch, vì vậy hãy chọn cẩn thận ai bạn muốn gán quyền này.
Chia sẻ lịch trong Outlook là cách tuyệt vời để giữ mọi người cùng nhịp. Bằng cách làm theo các bước đơn giản này, bạn có thể dễ dàng chia sẻ lịch và yên tâm biết mọi người cùng lịch trình. Bạn có mẹo nào khác chia sẻ lịch trong Outlook? Cho chúng tôi biết trong bình luận!