Đồ thị và biểu đồ là hình ảnh trực quan tuyệt vời giúp bạn nhìn thấy thông tin rõ ràng. Nếu bạn cần thể hiện cấu trúc báo cáo của công ty, nhóm hoặc tập đoàn, bạn có thể tạo biểu đồ tổ chức (org chart) trong Microsoft Word, Excel hoặc PowerPoint.
Cùng với mẫu cho từng ứng dụng, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách tạo biểu đồ tổ chức từ đầu để bạn có thể tùy chỉnh theo ý thích.
Sử dụng mẫu biểu đồ tổ chức cho Word
Mẫu biểu đồ tổ chức đầu tiên cho Word cung cấp các hộp văn bản nhiều màu trên nền đẹp mắt. Từ TemplateLab, bạn có thể tải xuống biểu đồ miễn phí và chỉ cần thay thế tên và chức danh mẫu bằng của bạn.
Mặc dù bố cục mẫu Word tiếp theo tương tự, nhưng nó cung cấp thêm chút gì đó. Từ Template.net, mẫu biểu đồ tổ chức miễn phí này dành cho việc lập kế hoạch cấu trúc mà bên cạnh mỗi tên là điểm Readiness (Sẵn sàng).
Lợi ích ở đây là bạn có thể dùng cột đó cho bất cứ thứ gì bạn cần như năm kinh nghiệm, điểm kiểm tra hoặc đóng góp. Điều này làm cho nó trở thành lựa chọn tốt cho nhiều ngành và tình huống.
Sử dụng mẫu biểu đồ tổ chức cho Excel
Nếu bạn thích dùng Excel cho biểu đồ, mẫu miễn phí từ Smartsheet là lý tưởng. Bạn có thể nhập tên công ty ở trên cùng cùng với tên và ngày của bạn. Sau đó, chọn văn bản Name (Tên) và Title (Chức danh) trong mỗi hộp để thay thế bằng chi tiết của bạn.
Để thêm hộp và đường nối, sao chép một từ bên phải và dán vào vị trí bạn cần.
Để lựa chọn Excel khác, xem mẫu khác từ Smartsheet. Nó hoạt động và trông giống mẫu đầu tiên nhưng cung cấp vị trí cho ảnh chân dung. Điều này cho phép bạn đưa ảnh mỗi người bên cạnh tên và chức danh.
Để thêm ảnh, nhấp chuột phải vào một biểu tượng hình ảnh, chuyển đến Change Picture (Thay đổi hình ảnh) và chọn vị trí cho ảnh bạn muốn đưa vào.
Sử dụng mẫu biểu đồ tổ chức cho PowerPoint
Có thể bạn dự định đưa biểu đồ tổ chức vào bài thuyết trình. Bạn có thể chọn từ 30 mẫu PowerPoint miễn phí, nhiều màu từ Slidesgo. Khi bạn chọn Download this template (Tải xuống mẫu này) và chọn PowerPoint, bạn sẽ nhận được tất cả mẫu trong một bài thuyết trình để chọn mẫu bạn thích.
Mẫu đầu tiên này cho bố cục hơi khác với người chính ở giữa trên cùng, tiếp theo là cấp dưới bên dưới và cấp trực tiếp của họ ra hai bên. Chỉ cần chọn văn bản bên trong mỗi hộp để thay thế bằng của bạn.
Bạn muốn biểu đồ tổ chức ngang? Nếu vậy, mẫu tiếp theo hoàn hảo. Bắt đầu với người chính bên trái và mối quan hệ báo cáo lan ra bên phải.
Hãy chắc chắn xem từng tùy chọn trong gói mẫu này để tìm mẫu phù hợp với công ty bạn nhất.
Tạo biểu đồ tổ chức từ đầu
Có thể bạn có chuỗi chỉ huy duy nhất hoặc cấu trúc tổ chức khác nhau cho các bộ phận khác nhau. Bạn có thể tạo biểu đồ tổ chức từ đầu bằng tính năng SmartArt trong Word, Excel và PowerPoint.
Điều hay về SmartArt là bạn sẽ tìm thấy nhiều tùy chỉnh có thể thực hiện bằng một nút hoặc menu đơn giản thay vì thủ công. Điều này có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian và giúp bạn tạo biểu đồ chuyên nghiệp.
Ví dụ của chúng tôi sẽ dùng Microsoft PowerPoint để tạo biểu đồ, nhưng quy trình giống nhau trong cả ba ứng dụng.
Chèn biểu đồ tổ chức
Bạn có thể chọn từ biểu đồ tổ chức cơ bản, biểu đồ bao gồm chức danh hoặc hình ảnh, hoặc biểu đồ ngang bằng SmartArt.
Đi đến tab Insert (Chèn) và chọn SmartArt trong phần Illustrations (Hình minh họa) của dải ribbon.
Khi hộp Choose a SmartArt Graphic (Chọn đồ họa SmartArt) mở ra, chọn Hierarchy (Sơ đồ cấp bậc) bên trái. Bạn có thể chọn từng tùy chọn biểu đồ tổ chức để xem bản xem trước và mô tả ngắn gọn bên phải.
Chọn cái bạn muốn và chọn OK để đặt nó vào tài liệu.
Nếu bạn dùng Mac, bạn có thể dùng menu thả xuống SmartArt và chuyển đến Hierarchy để chọn bố cục bạn muốn trong menu bật ra.
Thêm văn bản
Tiếp theo, thêm chi tiết cho mỗi người trong tổ chức. Tùy thuộc vào loại sơ đồ cấp bậc bạn chọn, bạn có thể chỉ bao gồm tên hoặc tên kèm chức danh công việc.
Chọn một hình dạng (hộp văn bản) và gõ văn bản của bạn. Mỗi hình dạng sẽ tự động thay đổi kích thước để phù hợp với độ dài văn bản bên trong.
Thay vào đó, bạn có thể nhập chi tiết vào Text Pane (Khung văn bản). Chọn mũi tên bên trái của biểu đồ để mở bảng. Sau đó, chọn một cấp và nhập văn bản.
Nếu thích dùng kiểu phông chữ hoặc màu khác, chọn văn bản trong hình dạng và dùng thanh công cụ nổi hoặc tùy chọn trong nhóm Font (Phông chữ) trên tab Home.
Sử dụng hình dạng bổ sung
Nếu cần thêm hình dạng cho nhiều thành viên nhóm hơn, bạn có thể làm vậy dễ dàng. Vì SmartArt lo phần việc cho bạn, bạn không cần lo lắng về chèn thủ công các đường nối hoặc loại hình dạng đúng.
Chọn biểu đồ và đi đến tab SmartArt Design xuất hiện. Chọn một hình dạng trong biểu đồ liên quan đến hình dạng bạn muốn thêm.
Bên trái dải ribbon, dùng hộp thả xuống Add Shape (Thêm hình dạng) để chèn thêm. Bạn có thể thêm sau, trước, trên, dưới hoặc như trợ lý tùy theo cấp bậc của người đó.
Ở đây, chúng tôi thêm một hình dạng bên dưới hình dạng góc dưới bên phải.
Nếu thêm hình dạng ở vị trí cần di chuyển, bạn không cần làm thủ công. Chọn hình dạng, mở tab SmartArt Design và dùng nút Promote (Thăng cấp) hoặc Demote (Giáng cấp).
Bạn sẽ thấy hình dạng mới thêm di chuyển đến vị trí bạn cần trong tổ chức.
Tiếp tục quy trình này để thêm hình dạng cho tất cả mọi người và sau đó chèn văn bản cho mỗi người như mô tả trên.
Tạo kiểu cho biểu đồ
Sau khi thiết lập biểu đồ, chèn văn bản và thêm số lượng hình dạng cần thiết, bạn có thể làm đẹp biểu đồ tổ chức.
Chọn biểu đồ và đi đến tab SmartArt Design. Dùng tính năng Change Colors (Thay đổi màu) và Styles (Kiểu dáng) trong phần SmartArt Styles của dải ribbon.
Bạn có thể dùng menu thả xuống Change Colors để chọn bảng màu khác.
Sau đó, dùng hộp Styles để thêm sự sang trọng như giao diện 3D được mài giũa hoặc dùng góc độ khác.
Nếu bạn muốn thay đổi màu của một hình dạng cụ thể thay vì tuân theo bảng màu, bạn cũng có thể làm vậy. Nhấp chuột phải vào hình dạng và dùng hộp thả xuống Fill (Điền) trong thanh công cụ nổi hoặc chọn hình dạng và dùng tùy chọn Shape Fill (Điền hình dạng) trên tab Format (Định dạng).
Tùy chọn khác
Bạn có thêm vài tùy chọn cho biểu đồ tổ chức với tính năng SmartArt.
Trên tab SmartArt Design, bạn sẽ thấy các hành động để chuyển từ trái sang phải sang phải sang trái, thay đổi bố cục biểu đồ, đặt lại mặc định, hoặc chuyển đổi biểu đồ thành văn bản hoặc hình dạng đơn giản.
Tạo biểu đồ tổ chức không phải tốn nhiều công sức hay thời gian. Với mẫu hoặc công cụ SmartArt, bạn có thể ghi chép cấu trúc nhóm bằng cách tạo biểu đồ org trong Word, Excel hoặc PowerPoint chỉ trong vài phút.
Để thêm, hãy xem các mẫu quản lý dự án cho Excel.