Trừ khi bạn biết, bạn có thể cho rằng tài liệu PDF không thể chỉnh sửa, điều này có thể gây bất tiện trong một số trường hợp nhất định.
Rất may, có nhiều cách để sử dụng PDF làm tệp mà người khác có thể chỉnh sửa và sửa đổi, điều này rất hữu ích cho việc cộng tác, giao tiếp và khả năng sử dụng chung, vì vậy đây chỉ là một số cách để thực hiện điều này.
Cách thêm hoặc chỉnh sửa tệp PDF không có thể lấp đầy
Trước hết, bạn sẽ rất vui khi biết rằng bạn có thể thực hiện các thay đổi đối với bất kỳ tệp PDF nào mà không cần phải bắt đầu lại từ đầu.
Một trong những tùy chọn thuận tiện nhất là sử dụng các công cụ dựa trên trình duyệt cho phép bạn chỉnh sửa tệp PDF trực tuyến, tất cả mà không cần tải xuống bất kỳ phần mềm bổ sung nào. Chỉ cần tải lên tệp bạn muốn chỉnh sửa và bạn đã sẵn sàng!
Bạn cũng có thể đạt được điều tương tự bằng cách chuyển đổi tệp PDF sang tài liệu Word, thực hiện các thay đổi trong phần mềm xử lý văn bản của Microsoft, sau đó xuất tài liệu hoàn chỉnh dưới dạng PDF. Việc này tốn thời gian hơn một chút nhưng có thể mang lại cho bạn kết quả mà bạn cần.
Cách tạo biểu mẫu PDF có thể điền
Sử dụng bộ phần mềm Acrobat của Adobe, bạn có thể tạo các tệp PDF có thể điền được của riêng mình, xây dựng chúng từ đầu hoặc chuyển đổi các tài liệu và biểu mẫu hiện có để các bên thứ ba có thể chỉnh sửa chúng.
Tất cả những gì bạn cần làm là khởi chạy Acrobat, sử dụng tab Công cụ để tìm tùy chọn Chuẩn bị biểu mẫu và sau đó chọn tệp hoặc tài liệu bạn muốn tạo dưới dạng PDF có thể điền.
Acrobat sẽ thực hiện công việc ban đầu cho bạn, phát hiện vị trí các trường biểu mẫu cần được thêm vào và tự động đưa chúng vào. Nếu bạn muốn bao gồm các trường của riêng mình, bạn có thể thực hiện việc này qua thanh công cụ, đồng thời di chuyển và định vị lại các trường của biểu mẫu theo nhu cầu của bạn.
Sau khi bạn hài lòng, hãy lưu kết quả và sau đó chia sẻ tệp khi bạn thấy phù hợp, qua email hoặc dịch vụ chia sẻ ưa thích của bạn hoặc thông qua chức năng Phân phối tích hợp của Acrobat, điều này cũng có nghĩa là mọi phản hồi bạn nhận được qua biểu mẫu sẽ được thu thập để phân tích mà bạn không cần phải xử lý việc này theo cách thủ công.
Những điều cần lưu ý
Khi tạo tài liệu PDF có thể điền, bạn cần nhớ một số điều để đảm bảo rằng sản phẩm cuối thực sự có thể hoàn thành mục đích ban đầu của nó.
Thứ nhất, đừng điền quá nhiều tài liệu với các trường cần điền, vì nếu có quá nhiều thứ để theo dõi thì mọi người có thể bỏ sót một số trong trận cận chiến; giao diện quan trọng rất nhiều.
Thứ hai, hãy nhớ rằng bạn có thể sử dụng các hộp kiểm để đặt ra các câu hỏi trắc nghiệm, thay vì nhất thiết phải điền vào mọi câu trả lời bằng câu trả lời bằng văn bản duy nhất của người nhận. Điều này có thể làm cho việc đối chiếu dữ liệu sâu hơn trong dòng dễ dàng hơn.
Ngoài ra, hãy nghĩ xem có nên sử dụng điều này như một cơ hội để xây dựng thương hiệu hay không. Nếu đây là một cuộc khảo sát hoặc bảng câu hỏi liên quan đến hoạt động thương mại, thì việc thêm biểu trưng và thông điệp vào biểu mẫu cùng với các trường thông thường có thể có tác động. Tương tự như vậy nếu tài liệu là hợp đồng hoặc tài liệu ràng buộc quan trọng khác, hãy kiểm tra để đảm bảo rằng tài liệu đó đáp ứng tất cả các yêu cầu theo quy định của pháp luật, để cả bạn và các bên ký kết đều được bảo vệ.
Cuối cùng, hãy cân nhắc thêm nút ‘đặt lại’ vào biểu mẫu để người dùng có thể xóa tất cả thông tin đã nhập ngay lập tức và bắt đầu lại. Tóm lại, hãy làm cho tệp PDF có thể điền được nhất quán và dễ hiểu nhất có thể để có được kết quả tốt nhất.
Bạn có suy nghĩ gì về điều này không? Hãy cho chúng tôi biết bên dưới trong phần nhận xét hoặc chuyển cuộc thảo luận qua Twitter hoặc Facebook của chúng tôi.
Đề xuất của ban biên tập:
- Chuyển đổi tệp:Cách chuyển đổi tệp PDF sang biểu mẫu có thể điền trực tuyến
- Làm cách nào để chuyển đổi Word sang PDF trực tuyến miễn phí?
- 6 lợi ích của việc sử dụng tệp PDF với doanh nghiệp của bạn
- Trình chỉnh sửa PDF này cho phép bạn dễ dàng chỉnh sửa, chuyển đổi và quản lý các tệp PDF - hiện giá giảm xuống còn $ 30