Nếu bạn không am hiểu, bạn có thể cho rằng tài liệu PDF không thể chỉnh sửa, điều này có thể gây bất tiện trong một số tình huống.
May mắn thay, có những cách để sử dụng PDF như những tệp mà người khác có thể chỉnh sửa và thao tác, điều này hữu ích cho cộng tác, giao tiếp và khả năng sử dụng chung, nên đây chỉ là một vài cách để thực hiện việc này.
Cách thêm vào hoặc chỉnh sửa tệp PDF không thể điền
Trước hết, bạn sẽ vui khi biết rằng bạn có thể thực hiện thay đổi cho bất kỳ PDF nào mà không cần bắt đầu từ đầu.
Một trong những tùy chọn tiện lợi nhất là sử dụng các công cụ dựa trên trình duyệt cho phép bạn chỉnh sửa PDF trực tuyến, tất cả mà không cần tải xuống bất kỳ phần mềm bổ sung nào. Chỉ cần tải lên tệp bạn muốn chỉnh sửa và bạn đã sẵn sàng!
Bạn cũng có thể đạt được kết quả tương tự bằng cách chuyển đổi tệp PDF sang tài liệu Word, thực hiện thay đổi trong phần mềm xử lý văn bản của Microsoft, sau đó xuất tài liệu hoàn thành dưới dạng PDF. Cách này hơi tốn thời gian hơn, nhưng có thể cho bạn kết quả bạn cần.
Cách tạo biểu mẫu PDF có thể điền
Sử dụng bộ phần mềm Acrobat của Adobe, bạn có thể tạo ra các PDF có thể điền của riêng mình, hoặc xây dựng chúng từ đầu, hoặc chuyển đổi các tài liệu và biểu mẫu hiện có để chúng có thể chỉnh sửa bởi bên thứ ba.
Tất cả những gì bạn cần làm là khởi động Acrobat, sử dụng tab Công cụ để tìm tùy chọn Chuẩn bị biểu mẫu (Prepare Form) và sau đó chọn tệp hoặc tài liệu bạn muốn tạo thành PDF có thể điền.
Acrobat sẽ làm phần việc nặng nhọc ban đầu cho bạn, phát hiện nơi cần thêm trường biểu mẫu và bao gồm chúng tự động. Nếu bạn muốn bao gồm các trường của riêng mình, bạn có thể làm điều này qua thanh công cụ, cũng như di chuyển và định vị lại các trường của biểu mẫu theo nhu cầu của bạn.
Sau khi bạn hài lòng, hãy lưu kết quả và chia sẻ tệp theo ý muốn, qua email hoặc dịch vụ chia sẻ ưa thích của bạn, hoặc thông qua chức năng Distribute tích hợp sẵn của Acrobat, nghĩa là mọi phản hồi bạn nhận được qua biểu mẫu sẽ được thu thập để phân tích mà không cần bạn xử lý thủ công.
Các cân nhắc cần nhớ
Khi tạo tài liệu PDF có thể điền, bạn cần nhớ một vài điều để đảm bảo sản phẩm cuối cùng thực sự có thể thực hiện mục đích ban đầu của nó.
Thứ nhất, đừng nhồi nhét quá nhiều trường cần điền vào tài liệu, vì nếu có quá nhiều để theo dõi, mọi người có thể bỏ lỡ một số trong hỗn loạn đó; giao diện rất quan trọng.
Thứ hai, hãy nhớ rằng bạn có thể sử dụng hộp kiểm (checkbox) để đặt câu hỏi trắc nghiệm, thay vì bắt buộc mọi phản hồi phải được điền bằng câu trả lời viết tay duy nhất của người nhận. Điều này có thể làm cho việc tổng hợp dữ liệu sau này dễ dàng hơn.
Cũng hãy suy nghĩ xem việc sử dụng đây có phải là cơ hội để xây dựng thương hiệu hay không. Nếu đây là khảo sát hoặc bảng câu hỏi liên quan đến hoạt động thương mại, thì việc thêm logo và thông điệp vào biểu mẫu cùng với các trường thông thường có thể tạo tác động. Tương tự, nếu tài liệu là hợp đồng hoặc tài liệu ràng buộc quan trọng khác, hãy kiểm tra để đảm bảo nó đáp ứng tất cả các yêu cầu pháp lý, để cả bạn và người ký đều được bảo vệ.
Cuối cùng, cân nhắc thêm nút "đặt lại" (reset) vào biểu mẫu để người dùng có thể xóa tất cả thông tin đã nhập trong nháy mắt và bắt đầu lại. Tóm lại, hãy làm cho PDF có thể điền nhất quán và dễ hiểu nhất có thể để đạt kết quả tốt nhất.
Bạn có bất kỳ ý kiến nào về điều này? Hãy cho chúng tôi biết ở phần bình luận bên dưới hoặc tiếp tục thảo luận trên Twitter hoặc Facebook.
Đề xuất của biên tập viên:
- Chuyển đổi tệp: Cách chuyển đổi PDF thành biểu mẫu điền trực tuyến
- Cách chuyển đổi Word sang PDF trực tuyến miễn phí?
- 6 lợi ích của việc sử dụng tệp PDF cho doanh nghiệp của bạn
- Trình chỉnh sửa PDF này cho phép bạn dễ dàng chỉnh sửa, chuyển đổi và quản lý PDF – hiện tại chỉ 30$