Các nhóm năng suất và thành công biết rằng phần mềm hội nghị truyền hình là nền tảng cho sự thành công của họ.
Các công cụ như Cuộc họp đám mây thu phóng miễn phí cho phép các nhóm người làm việc cùng nhau trong một cuộc họp trực tiếp ảo.
Zoom là giải pháp truyền thông video dựa trên đám mây để cộng tác, trò chuyện trực tiếp, hội nghị âm thanh và video, ghi âm cuộc họp và hội thảo trên web trên tất cả các thiết bị.
Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách tạo và tổ chức cuộc họp đám mây Zoom trên máy tính để bàn hoặc điện thoại thông minh của bạn.
Bắt đầu với Cuộc họp đám mây thu phóng trên máy tính để bàn của bạn
Trước tiên, bạn cần tạo một tài khoản và tải xuống ứng dụng nếu bạn muốn tổ chức một cuộc họp Zoom,
Đăng ký tài khoản Zoom
Bắt đầu bằng cách truy cập trang web Zoom, đăng ký và mở tài khoản. Bạn có thể thiết lập tài khoản bằng địa chỉ email của mình hoặc đăng nhập bằng Google hoặc Facebook.
Zoom sẽ gửi cho bạn một email xác nhận để kích hoạt tài khoản của bạn. Sau khi được kích hoạt, bạn sẽ thấy màn hình Chào mừng nơi bạn nhập tên của mình, chọn mật khẩu và tiếp tục.
Bây giờ hãy nhấp vào biểu trưng Thu phóng ở góc trên cùng bên trái để quay lại trang nơi bạn có thể tham gia hoặc tổ chức cuộc họp.
Cách tải xuống ứng dụng thu phóng
Tải xuống ứng dụng Thu phóng từ trang web.
Thao tác này sẽ tải một gói xuống máy tính của bạn dưới dạng một ứng dụng độc lập trên PC hoặc Mac của bạn. Nhấp vào Lưu tệp để bắt đầu tải xuống.
Khởi chạy tệp .exe.
Để quay lại phần Trang chủ, hãy nhấp vào Trang chủ.
Cách tổ chức cuộc họp thu phóng trên màn hình của bạn
Zoom có một phiên bản miễn phí mạnh mẽ và giàu tính năng cho tối đa 100 người tham gia. Phiên bản trả phí cho phép tối đa 1000 khách truy cập cho bất kỳ cuộc họp nào.
Nhấp vào Cuộc họp mới từ màn hình chính để khởi chạy tính năng Thu phóng trên máy tính của bạn. Chọn Tham gia với Âm thanh máy tính.
Có một số tùy chọn cho các cuộc họp Thu phóng như bạn có thể thấy trong ảnh chụp màn hình bên dưới. Chúng tôi sẽ giải thích từng bắt đầu từ trái sang phải.
Tùy chọn
Tắt tiếng nút này rất hữu ích nếu bạn đang điều hành một cuộc họp và không muốn người tham gia nghe thấy bất kỳ tiếng ồn không liên quan nào từ phía bạn.
Nhấp vào mũi tên lên bên cạnh Tắt tiếng để xem các tùy chọn khác.
Chọn micrô và loa bạn muốn sử dụng cho cuộc họp của mình từ các lựa chọn có sẵn.
Sử dụng Video
Để thể hiện chính bạn trong cuộc họp, hãy nhấp vào Bắt đầu video . Để dừng video, hãy nhấp vào Dừng video .
Lưu ý rằng việc dừng video không kết thúc cuộc họp hoặc dừng âm thanh. Ngoài ra còn có một mũi tên lên bên cạnh Bắt đầu video và Dừng video nơi bạn có thể chọn máy ảnh, nền ảo và các cài đặt video khác.
Cách mời người tham gia
Sau khi thiết lập âm thanh và video, bạn có thể mời mọi người tham gia cuộc họp của mình. Nhấp vào Mời. Bạn có thể sử dụng danh bạ, email của mình hoặc nhấp vào Sao chép liên kết để nhận URL để gửi theo cách thủ công.
Tùy chọn email rất đơn giản.
Nó sẽ hiển thị cách tham gia cuộc họp, bao gồm URL, ID cuộc họp và Mật khẩu.
Quản lý người tham gia
Có thể quản lý mọi người trong cuộc họp của bạn đặc biệt hữu ích nếu bạn có nhiều người tham dự. Bạn có thể kiểm soát từng người tham gia riêng lẻ hoặc theo nhóm.
Nếu bạn đang trình bày và không muốn người khác tương tác, hãy nhấp vào Tắt tiếng tất cả . Điều này rất hữu ích khi Bỏ qua người tham gia khi mới tham gia trong trường hợp họ không nhớ tự tắt tiếng.
Chia sẻ
Có ba danh mục mà bạn có thể chia sẻ.
Cơ bản
- Chia sẻ màn hình của bạn với những người tham dự cuộc họp
- Màn hình iPhone / iPad :Cài đặt plugin cần thiết, kết nối với Wi-Fi, chạm vào Phản chiếu màn hình và chọn Thông tin thu phóng
- Vẽ trên bảng trắng để chia sẻ các khái niệm trực quan với khán giả của bạn
Nâng cao
Chỉ chia sẻ một phần màn hình, âm nhạc hoặc âm thanh máy tính hoặc nội dung từ máy ảnh thứ hai.
Tệp
Chia sẻ tệp với những người tham gia từ ổ cứng, Dropbox, Microsoft OneDrive, Google Drive hoặc Box của bạn.
Ngoài ra còn có các tùy chọn chia sẻ nâng cao. Nhấp vào mũi tên lên bên cạnh Chia sẻ màn hình để xem chúng.
Cách quản lý trò chuyện và ghi lại cuộc họp của bạn
Tính năng trò chuyện có trên Thêm dưới ba dấu chấm.
Điều này sẽ cho phép tất cả những người tham gia trò chuyện và chia sẻ tệp. Nếu bạn không muốn mọi người có thể sử dụng tính năng trò chuyện, hãy nhấp vào dấu ba chấm bên cạnh Tệp .
Chọn từ:
- Không có ai
- Chỉ Máy chủ lưu trữ
- Mọi người Công khai
- Mọi người Công khai và Riêng tư
Tùy chọn ghi lại cuộc họp của bạn cũng nằm trong Thêm chuyển hướng. Khi bạn dừng ghi và kết thúc cuộc họp, nó sẽ được chuyển đổi thành tệp MP4 trên màn hình của bạn.
Khi cuộc họp của bạn kết thúc, nhấn Kết thúc cuộc họp . Bạn sẽ nhận được hai lựa chọn. Một là rời khỏi cuộc họp và để những người khác tiếp tục mà không có bạn.
Tùy chọn khác là kết thúc cuộc họp nếu bạn là người chủ trì. Nếu bạn đang ghi lại cuộc họp, hãy để ý cửa sổ bật lên hiển thị cho bạn vị trí của tệp MP4.
Sau đó, bạn sẽ trở lại trang chủ, nơi bạn có thể lên lịch một cuộc họp mới hoặc tham gia một cuộc họp hiện có.
Nơi tìm ID của bạn cho các cuộc họp thu phóng
Để tìm ID cuộc họp cá nhân của bạn từ ứng dụng, hãy nhấp vào Cuộc họp từ thanh điều hướng trên cùng trên màn hình chính của bạn.
Nơi tìm URL cuộc họp đám mây thu phóng của bạn
Để lấy URL cuộc họp, hãy nhấp vào Cuộc họp từ phần trang chủ của ứng dụng. Sau đó nhấp vào Hiển thị lời mời họp .
Cách tạo và tổ chức cuộc họp thu phóng trên điện thoại thông minh của bạn
Phiên bản di động của ứng dụng Zoom trên Android, iPhone và iPad là phiên bản đơn giản hóa của nền tảng trực tuyến.
Các tab chính ở cuối màn hình của bạn. Thiết lập trên thiết bị di động khác với trên máy tính để bàn do không gian có hạn.
Tải ứng dụng xuống thiết bị di động của bạn. Đối với bài viết này, chúng tôi sẽ sử dụng iPhone.
Đăng nhập vào tài khoản Zoom của bạn hoặc tạo một tài khoản bằng cách nhấp vào Đăng ký .
Bạn hiện đang ở trong khu vực Gặp gỡ &Trò chuyện của ứng dụng Zoom. Khi khởi chạy, nó sẽ mở trên tab Trang chủ và Trò chuyện.
Cuộc họp trên thanh dưới cùng sẽ hiển thị mọi sự kiện sắp tới và ID cuộc họp cá nhân của bạn. Từ màn hình này, bạn có thể bắt đầu cuộc gọi, gửi lời mời hoặc chỉnh sửa sự kiện.
Nếu bạn có một cuộc họp sắp tới, hãy nhấn vào cuộc họp đó để thêm người tham gia và gửi lời mời đến các địa chỉ liên hệ qua tin nhắn văn bản hoặc email.
Danh sách liên hệ tab trông giống như phiên bản dành cho máy tính để bàn. Nó liệt kê các mục yêu thích của bạn và những người khác trong danh sách liên hệ của bạn.
Để thêm một số liên lạc, hãy nhấn vào biểu tượng dấu cộng ở góc trên cùng bên phải. Thao tác này sẽ mở ra menu bật lên để bạn thêm địa chỉ liên hệ mới, tham gia kênh công khai hoặc tạo kênh mới.
Địa chỉ liên hệ đề cập đến từng người, trong khi Kênh là nhóm địa chỉ liên hệ.
Sử dụng Cài đặt để thực hiện các thay đổi đối với tài khoản của bạn. Cài đặt thu phóng được sắp xếp theo:
- Cuộc họp
- Danh bạ
- Trò chuyện
- Chung
- Phím tắt Siri
Nhấn vào tên của bạn ở đầu màn hình để thay đổi ảnh hồ sơ, tên hiển thị hoặc cập nhật mật khẩu của bạn.
Cách bắt đầu cuộc họp trên thiết bị di động
Để bắt đầu cuộc họp, hãy nhấp vào Cuộc họp mới > Bắt đầu cuộc họp .
Để hiển thị menu thanh dưới cùng, hãy nhấn vào giữa màn hình của bạn.
Để mời những người khác tham gia cuộc họp của bạn, hãy nhấp vào Người tham gia > Mời .
Bạn có thể gửi lời mời qua email, tin nhắn, danh bạ hoặc bằng cách gửi URL của cuộc họp.
Tin nhắn của bạn bao gồm liên kết để người nhận nhấp vào và tham gia cuộc họp của bạn.
Sẵn sàng tổ chức cuộc họp trên đám mây thu phóng?
Như bạn có thể thấy, Zoom là một công cụ họp ảo mạnh mẽ và miễn phí, dễ sử dụng và cung cấp nhiều tùy chọn để gặp gỡ mọi người ở bất kỳ đâu.
Số lượng người dùng Zoom đã tăng vọt lên 2,22 triệu cho đến nay vào năm 2020. Trong khi đó, vào năm 2019, Zoom có 1,99 triệu người dùng.
Bạn đã thử sử dụng các cuộc họp đám mây Zoom cho doanh nghiệp của mình hoặc để thăm gia đình và bạn bè chưa? Hãy cho chúng tôi biết các mẹo thu phóng cuộc họp tốt nhất của bạn.