Nhóm làm việc hiệu quả và thành công biết rằng phần mềm hội nghị video là حجر الزاوية của sự thành công.
Các công cụ như Zoom Cloud Meetings miễn phí cho phép nhóm người làm việc cùng nhau trong cuộc họp mặt đối mặt ảo.
Zoom là giải pháp truyền thông video dựa trên đám mây cho cộng tác, trò chuyện trực tiếp, hội nghị âm thanh và video, ghi âm cuộc họp, và webinar trên mọi thiết bị.
Bài viết này sẽ chỉ cho bạn cách tạo và tổ chức cuộc họp Zoom đám mây trên máy tính hoặc điện thoại.
Bắt đầu với Zoom Cloud Meetings trên máy tính
Trước tiên, bạn cần tạo tài khoản và tải ứng dụng nếu muốn tổ chức cuộc họp Zoom.
Đăng ký tài khoản Zoom
Bắt đầu bằng cách vào trang web Zoom, đăng ký, và mở tài khoản. Bạn có thể thiết lập tài khoản với địa chỉ email hoặc đăng nhập bằng Google hoặc Facebook.
Zoom sẽ gửi email xác nhận để kích hoạt tài khoản. Sau khi kích hoạt, bạn sẽ thấy màn hình Chào mừng nơi bạn điền tên, chọn mật khẩu, và tiếp tục.
Bây giờ nhấp vào logo Zoom ở góc trên bên trái để quay lại trang tham gia hoặc tổ chức cuộc họp.
Cách tải ứng dụng Zoom
Tải ứng dụng Zoom từ trang web.
Điều này tải gói đến máy tính như ứng dụng độc lập trên PC hoặc Mac. Nhấp Lưu tệp để bắt đầu tải.
Khởi chạy tệp .exe.
Để quay lại phần Trang chủ, nhấp Trang chủ.
Cách tổ chức cuộc họp Zoom trên máy tính
Zoom có phiên bản miễn phí mạnh mẽ và giàu tính năng cho đến 100 người tham gia. Phiên bản trả phí cho phép lên đến 1000 người cho bất kỳ cuộc họp nào.
Nhấp Cuộc họp mới từ màn hình trang chủ để khởi chạy Zoom trên máy tính. Chọn Tham gia với âm thanh máy tính.
Có vài tùy chọn cho cuộc họp Zoom như bạn thấy trong ảnh chụp màn hình dưới. Chúng tôi sẽ giải thích từng cái từ trái sang phải.
Tùy chọn
Nút Tắt tiếng (Mute) hữu ích nếu bạn đang chạy cuộc họp và không muốn người tham gia nghe tiếng ồn phụ từ phía bạn.
Nhấp mũi tên lên bên cạnh Tắt tiếng để xem tùy chọn khác.
Chọn micro và loa bạn muốn dùng cho cuộc họp từ các lựa chọn có sẵn.
Dùng Video
Để hiển thị bản thân trong cuộc họp, nhấp Bắt đầu Video. Để dừng video, nhấp Dừng Video.
Lưu ý dừng video không kết thúc cuộc họp hay dừng âm thanh. Cũng có mũi tên lên bên cạnh Bắt đầu Video và Dừng Video nơi bạn chọn camera, nền ảo, và cài đặt video khác.
Cách mời người tham gia
Sau khi thiết lập âm thanh và video, bạn có thể mời người tham gia cuộc họp. Nhấp Mời. Bạn có thể dùng danh bạ, email, hoặc nhấp Sao chép liên kết để lấy URL gửi thủ công.
Tùy chọn email rất trực quan.
Nó sẽ hiển thị cách tham gia cuộc họp, bao gồm URL, ID cuộc họp, và Mật khẩu.
Quản lý người tham gia
Khả năng quản lý người trong cuộc họp đặc biệt hữu ích nếu bạn có nhiều người tham gia. Bạn có thể kiểm soát từng người hoặc theo nhóm.
Nếu bạn đang trình bày và không muốn người khác tương tác, nhấp Tắt tiếng tất cả. Hữu ích Tắt tiếng người tham gia khi vào phòng họp phòng họp quên tắt tiếng.
Chia sẻ (Sharing)
Có ba loại bạn có thể chia sẻ.
Cơ bản
- Chia sẻ màn hình với người tham gia
- Màn hình iPhone/iPad: Cài plugin cần thiết, kết nối Wi-Fi, nhấp Screen Mirroring, chọn Zoom-info
- Vẽ trên bảng trắng để chia sẻ khái niệm trực quan với khán giả
Nâng cao
Chia sẻ phần màn hình, nhạc hoặc âm thanh máy tính, hoặc nội dung từ camera thứ hai.
Tệp
Chia sẻ tệp với người tham gia từ ổ cứng, Dropbox, Microsoft OneDrive, Google Drive, hoặc Box.
Cũng có tùy chọn chia sẻ nâng cao. Nhấp mũi tên lên bên cạnh Chia sẻ màn hình để xem.
Cách quản lý trò chuyện và ghi âm cuộc họp
Tính năng trò chuyện ở tab Thêm dưới ba chấm.
Điều này cho phép tất cả người tham gia trò chuyện và chia sẻ tệp. Nếu không muốn mọi người dùng trò chuyện, nhấp vào ba chấm bên cạnh Tệp.
Chọn từ:
- Không ai
- Chỉ chủ nhà
- Mọi người công khai
- Mọi người công khai và riêng tư
Tùy chọn ghi âm cuộc họp cũng ở tab Thêm. Khi dừng ghi âm và kết thúc cuộc họp, nó sẽ chuyển thành tệp MP4 trên màn hình nền.
Khi cuộc họp kết thúc, nhấn Kết thúc cuộc họp. Bạn sẽ có hai tùy chọn. Một là rời cuộc họp và để người khác tiếp tục mà không có bạn.
Tùy chọn khác là kết thúc cuộc họp nếu bạn là chủ nhà. Nếu đang ghi âm, chú ý pop-up cho biết tệp MP4 ở đâu.
Sau đó bạn quay lại trang chủ nơi có thể lên lịch cuộc họp mới hoặc tham gia cuộc họp hiện có.
Đâu là ID cho cuộc họp Zoom
Để tìm ID Cuộc họp Cá nhân từ ứng dụng, nhấp Cuộc họp từ thanh điều hướng trên cùng màn hình trang chủ.
Đâu là URL cuộc họp Zoom Cloud
Để lấy URL cuộc họp, nhấp Cuộc họp từ phần trang chủ của ứng dụng. Sau đó nhấp Hiển thị lời mời cuộc họp.
Cách tạo và tổ chức cuộc họp Zoom trên điện thoại
Phiên bản di động của ứng dụng Zoom trên Android, iPhone, và iPad là phiên bản đơn giản hóa của nền tảng trực tuyến.
Các tab chính ở dưới màn hình. Thiết lập trên thiết bị di động khác máy tính để bàn do không gian hạn chế.
Tải ứng dụng lên thiết bị di động. Cho bài này, chúng ta dùng iPhone.
Đăng nhập tài khoản Zoom hoặc tạo bằng cách nhấp Đăng ký.
Bây giờ bạn ở khu vực Gặp & Trò chuyện của ứng dụng Zoom. Khi khởi chạy, nó mở ở tab Trang chủ và Trò chuyện.
Tab Cuộc họp trên thanh dưới sẽ hiển thị sự kiện sắp tới và ID Cuộc họp Cá nhân. Từ màn hình này, bạn có thể bắt đầu cuộc gọi, gửi lời mời, hoặc chỉnh sửa sự kiện.
Nếu có cuộc họp sắp tới, nhấp vào để thêm người tham gia và gửi lời mời đến danh bạ qua tin nhắn hoặc email.
Tab Danh bạ trông giống phiên bản máy tính. Liệt kê yêu thích và người khác trong danh bạ.
Để thêm liên hệ, nhấp dấu cộng góc trên bên phải. Sẽ mở menu pop-up để thêm liên hệ mới, tham gia kênh công khai, hoặc tạo kênh mới.
Danh bạ chỉ người riêng lẻ, trong khi Kênh là nhóm liên hệ.
Dùng tab Cài đặt để thay đổi tài khoản. Cài đặt Zoom được tổ chức theo:
- Cuộc họp
- Danh bạ
- Trò chuyện
- Chung
- Siri Shortcuts
Nhấp tên bạn ở đầu màn hình để đổi ảnh hồ sơ, tên hiển thị, hoặc cập nhật mật khẩu.
Cách bắt đầu cuộc họp trên di động
Để bắt đầu cuộc họp, nhấp Cuộc họp mới > Bắt đầu cuộc họp.
Để hiện thanh menu dưới, nhấp giữa màn hình.
Để mời người khác đến cuộc họp, nhấp Người tham gia > Mời.
Bạn có thể gửi lời mời qua email, tin nhắn, danh bạ, hoặc gửi URL cuộc họp.
Tin nhắn bao gồm liên kết để người nhận nhấp và tham gia cuộc họp của bạn.
Sẵn sàng tổ chức cuộc họp Zoom Cloud?
Như bạn thấy, Zoom là công cụ họp ảo mạnh mẽ và miễn phí dễ dùng và cung cấp nhiều tùy chọn để gặp ai đó ở bất cứ đâu ảo.
Số người dùng Zoom đã tăng vọt lên 2,22 triệu năm 2020. Trong khi năm 2019, Zoom có 1,99 triệu người dùng.
Bạn đã thử dùng Zoom cloud meetings cho doanh nghiệp hay thăm gia đình bạn bè ảo? Cho chúng tôi biết mẹo Zoom hay nhất của bạn.