Ngoài các tính năng khác như chia sẻ màn hình, thăm dò, và đăng ký người tham dự, Zoom còn cho phép chủ cuộc họp tạo báo cáo cụ thể. Các báo cáo này dựa trên thăm dò hoặc đăng ký người tham dự được thực hiện trong một cuộc họp Zoom cụ thể. Báo cáo chứa thông tin về người tham dự cuộc họp cũng như kết quả thăm dò hoặc thông tin đăng ký.
Để tạo báo cáo trên Zoom, cần đáp ứng một số yêu cầu. Hãy xem các yêu cầu này trước khi học quy trình tạo báo cáo cuộc họp.
Yêu cầu tạo báo cáo cuộc họp Zoom
- Chỉ người dùng có tài khoản có giấy phép (licensed) mới dùng được tính năng tạo báo cáo cuộc họp trên Zoom.
- Bạn phải bật Đăng ký người tham dự (Attendee Registration) và Tính năng Thăm dò (Polling Feature) trước đó để tạo báo cáo sau.
- Chỉ chủ cuộc họp (host) mới có thể tạo báo cáo liên quan đến cuộc họp cụ thể họ chủ trì.
- Báo cáo bị xóa sau 30 ngày kể từ khi cuộc họp lên lịch kết thúc. Do đó chủ cuộc họp phải thu thập chúng trong khung thời gian này.
Đọc thêm: Khắc phục: Không nghe ai trên Zoom
Cách tạo báo cáo cuộc họp trên Zoom
Bước 1: Đăng nhập tài khoản Zoom qua trình duyệt web.
Bước 2: Đến bảng Quản trị (Admin) và chọn Quản lý tài khoản (Account Management).
Bước 3: Từ menu thả xuống của Quản lý tài khoản, chọn tab Báo cáo (Reports).
Bước 4: Bạn sẽ được chuyển đến cửa sổ mới và dưới phần Báo cáo sử dụng (Usage Report).
Bước 5: Trong phần Báo cáo sử dụng, nhấp vào Cuộc họp (Meetings). Ở đây bạn sẽ xem được báo cáo đăng ký và thăm dò cho các cuộc họp Zoom.
Bước 6: Bây giờ, bạn sẽ được chuyển đến tab Báo cáo cuộc họp (Meeting report).
Bước 7: Trong tab này, đi đến Loại báo cáo (Report Type) và chọn báo cáo bạn muốn tạo – Báo cáo Đăng ký (Registration Report) hoặc Báo cáo Thăm dò (Poll report).
Bước 8: Chọn khung thời gian. Điều này sẽ tạo kết quả thăm dò/đăng ký đã thực hiện trong khoảng thời gian chỉ định.
Bước 9: Từ danh sách kết quả báo cáo liên quan đến thăm dò hoặc đăng ký, chọn cái bạn muốn tạo báo cáo hoàn chỉnh.
Bước 10: Nhấp nút Tạo (Generate) để xác nhận tạo báo cáo cho thăm dò hoặc đăng ký liên quan trong cuộc họp Zoom.
Bước 11: Zoom sẽ tạo báo cáo cuộc họp và hiển thị kết quả cùng với Meeting ID đã dùng.
Bước 12: Nhấp nút Tải xuống (Download) để tải báo cáo thăm dò hoặc đăng ký Zoom cho cuộc họp đã chọn. Tệp tải xuống sẽ ở định dạng .csv.
Đọc thêm: Cách tắt tiếng ai đó trên Cuộc họp Zoom
Thông tin báo cáo cuộc họp Zoom cung cấp?
Có hai loại báo cáo có thể tạo cho cuộc họp Zoom qua cổng web, và cả hai cung cấp thông tin khác nhau:
1. Báo cáo Đăng ký (Registration Report)
- Tên người tham dự
- Địa chỉ Email
- Ngày và Giờ đăng ký người tham dự
- Trạng thái phê duyệt đăng ký
2. Báo cáo Thăm dò (Polling Reports)
- Tên người dùng người tham dự
- Địa chỉ Email
- Ngày và Giờ nộp câu trả lời thăm dò
- Câu hỏi và câu trả lời liên quan của Câu hỏi thăm dò do mỗi người tham dự cung cấp
Dữ liệu trong các báo cáo này phải chia sẻ cẩn thận qua phương tiện an toàn. Nó chứa thông tin cá nhân nhạy cảm và với các lỗ hổng bảo mật được báo cáo trên Zoom; chủ cuộc họp phải đặc biệt cẩn thận. Có lẽ đây là lý do báo cáo Zoom chỉ tạo được trên tài khoản có giấy phép, không dành cho chủ cuộc họp dùng dịch vụ Zoom miễn phí. Các báo cáo này theo dõi người thường xuyên tham dự cuộc họp chính thức không bỏ lỡ và giữ bản ghi tài liệu hóa bất kỳ cuộc thăm dò nào để lấy ý kiến nhóm.
Luôn đảm bảo báo cáo được tạo trong ba mươi ngày kể từ cuộc họp lên lịch để báo cáo không bị xóa theo chính sách Zoom.
Có thể bạn quan tâm:
Bảng tắt phím Zoom
Cách tốt nhất ghi màn hình Cuộc họp Zoom
Cách xóa tài khoản Zoom